Анализ Фхд

 

 

 

Содержание

Задание 1

Анализ  организационной структуры.…………………………………………...3

Схема  информационных потоков……………………………………………….5

Свойства  информационных потоков……………………………………………8

Задание 2

Программные и  технические средства автоматизации  на предприятии…….10

Методы  обеспечения  компьютерной безопасности…………………………..15

Задание 3

Перспективы  автоматизации управления  предприятием ………………… 16

Задание 4

Процедуры  создания шаблона и документа с помощью шаблона в Microsoft Office…………………………………………………………………………….  18

Создание шаблонов……………………………………………………………   22

Задание 5

Системы автоматизации делопроизводства……………………………………27

 

Список  использованных источников……………………………………… 42

 

 

 

 

 

 

 

Задание 1.

Анализ организационной структуры

Семейный развлекательный  центр "Отдыхайка" расположен в городе Череповце на улице Октябрьская пр. 70 (Ледовый дворец) и занимается коммерческой деятельностью. Форма собственности данного предприятия - общество с ограниченной ответственностью.

Основное направление  деятельности центра - организация  детского досуга.

 

 

Рис1.1. Организационная структура предприятия

 

 

 

Тип организационной  структуры (рис. 1.1.) семейного развлекательного центра "Отдыхайка" - механистический, а именно, структура организована по функциональному признаку. Каждое подразделение (отдел маркетинга, бухгалтер и т.д.) выполняет определенные, свойственный ему функции, виды деятельности.

Функции подразделений предприятия

Директор - осуществляет общее руководство производственно-хозяйственной  и финансово – экономической  деятельности предприятия. Принимает  и увольняет работников, ведет  внешние переговоры с поставщиками, сотрудниками, инвесторами и т.п., осуществляет контроль за соблюдением установленных на предприятии норм и правил.

Маркетолог - занимается разработкой планов продвижения  продукции и услуг центра, определяет целевую аудиторию потребителей, прогнозирует колебание спроса и  предложения на услуги данной области, организует акции, рекламные кампании, формирует набор услуг. Подчиняется  директору.

Бухгалтер – ведет  денежную и коммерческую отчетность организации. Подчиняется директору. Ведет учет основных средств, затрат на техническое обеспечение центра, объема реализации услуг, результатов  хозяйственно-финансовой деятельности; расчетов с поставщиками и заказчиками  за предоставленные услуги и т.п.

Кассир - осуществлять операции по приему, учету, выдаче и  хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением  правил, обеспечивающих их сохранность. Оформляет документы и получает в соответствии с установленным порядком денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составлять кассовую отчетность.

Менеджер - контролирует деятельность персонала (продавца-кондитера, нянек, охранников и т.д.), разрешает  и устраняет возникшие конфликтные  ситуации между ними, следит за качеством  обслуживания и т.п.

Продавец-кондитер - осуществляет реализацию продукции, имеющейся в кафе (мучные изделия, напитки и т.п.), составляет заявку на необходимую кафе продукцию. Подчиняется  менеджеру.

Охранник - отвечает за безопасность сотрудников и посетителей  центра. Подчиняется администратору.

Уборщица - следит за соблюдением чистоты в кафе: уборка в центре, в частности, игровой  зоны и зоны кафе до и после начала рабочего дня.

Мойщица - следит за соблюдением чистоты на кухне, занимается мытьем посуды. Подчиняется  продавцу-кондитеру.

Обслуживающий персонал - консультирует посетителей о  видах услуг и их эксплуатации, ведет работу с детьми, а именно организует их досуг: проводит различные  конкурсы, эстафеты, игры. Также осуществляет бдительный контроль за маленькими посетителями центра (от 3 до 5 лет).

         Один из работников обслуживающего  персонала осуществляет прием денежных средств для оплаты за пользование услугами. Подчиняются менеджеру.

Схема информационных потоков

 

Совершенствование методов управления является одной  из основных задач, от решения которой  зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность  обмена информацией на предприятии, в связи с чем, большую актуальность приобретает проблема создания методов  описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения  рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

Сегодня не существует единого и универсального метода для решения вышеперечисленных  задач. Графические методы являются наиболее простыми, иллюстративными, универсальными и экономичными методами описания информационных потоков. Они позволяют прослеживать пути документов, регистрировать моменты  их образования, операции, осуществляемые с документами, и составить общую  характеристику документооборота предприятия, а также сделать некоторые  выводы относительно его эффективности, но при условии относительно небольшой  размерности документопотоков. По результатам  анализа можно определить основные характеристика документооборота: общий  объем документов и их объем по отдельным подразделениям; маршруты движения и жизненный цикл документов. Одними из таких методов являются диаграмма потоков данных и схема  информационных потоков.

Для графического представления обмена информацией  между специалистами нашего предприятия  можно использовать схему информационных потоков представленном на рисунке 1.2.

 

 

 

 

 

             10                      13        3                     8           2

 

                  12

12

4 1

                                                                 9 и 7

                6          12        11    8

 

 

Рис. 1.2. Схема информационных потоков

1. Обработка информации

2. Формы отчетности и другие бух. документы

3. Проверки, контроль

4. Договоры, поставки

5. Информация о внешней среде

6. Договоры, соглашения

7. Информация об оплаченных счетах

8. Указания, распоряжения

9. Отчеты

10. Исследование рынка

11. Информация  о внутренней среде

12. Сотрудничество

13. Налоговая отчетность

Свойства  информационных потоков

 

Быстрое нарастание информационных потоков во всех сферах человеческой деятельности характеризуется постоянным увеличением объема информации, возрастанием сложности ее обработки. В системах управления наряду с указанными свойствами информационных потоков важным является оперативность обмена информацией.

Итак, информация является динамическим объектом, образующимся в момент взаимодействия объективных  данных и субъективных методов. Как  и всякий объект, она обладает свойствами (объекты различимы по своим свойствам). Характерной особенностью информации, отличающей ее от других объектов природы  и общества, является отмеченный выше дуализм: на свойства информации влияют как свойства данных, составляющих ее содержательную часть, так и свойства методов, взаимодействующих с данными  в ходе информационного процесса. По окончании процесса свойства информации переносятся на свойства новых данных, то есть свойства методов могут переходить на свойства данных.

Можно привести немало разнообразных свойств информации. Каждая научная дисциплина рассматривает  те свойства, которые ей наиболее важны.

Свойства информации

Объективность – не зависит от чего-либо мнения.

Достоверность – отражает истинное положение дел.

Полнота – достаточна для понимания задачи и принятия решения.

Актуальность – важна и существенна для настоящего времени.

Ценность (полезность, значимость) обеспечивает решение поставленной задачи, нужна для того чтобы принимать правильные решения.

Понятность (ясность) - выражена на языке, доступном получателю.

        Кроме того информация обладает еще следующими свойствами.

Атрибутивные  свойства (атрибут – неотъемлемая часть чего-либо).

Важнейшими среди  них являются:

-  дискретность (информация состоит из отдельных частей, знаков);

-  непрерывность (возможность накапливать информацию).

Динамические  свойства связаны с изменением информации во времени:

- копирование  – размножение информации;

- передача от  источника к потребителю;

- перевод с  одного языка на другой;

- перенос на  другой носитель;

- старение (физическое  – носителя, моральное – ценностное).

Практические  свойства - информационный объем и плотность. 

Информация хранится, передается и обрабатывается в символьной (знаковой) форме. Одна и та же информация может быть представлена в различной  форме:

1) Знаковой письменной, состоящей из различных знаков среди которых выделяют символьную в виде текста, чисел, спец. символов; графическую; табличную и т.д. 

2) В виде жестов  или сигналов.

3) В устной словесной форме (разговор). 

Представление информации осуществляется с помощью языков, как знаковых систем, которые строятся на основе определенного алфавита и  имеют правила для выполнения операций над знаками.

Информационные потоки определяются следующими свойствами:

•   любая  информационный поток может быть подвергнут анализу, построен и управляем на основе общих принципов построения потоков;

•    информационный поток является динамичным и развивающемся;

•   при построении информационных потоков необходимо использовать системный подход;

•   выходной продукцией информационных потоков является информация, на основе которой принимаются решения;

•  информационные потоки следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время  сложилось мнение об экономической  информационных потоков как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистом некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Итак, информационный поток представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений.

 

Задание 2.

 

Семейный развлекательный  центр "Отдыхайка" оснащен весьма обширным парком средств вычислительной техники. Производительность средств вычислительной техники на каждом рабочем месте различна и отвечает требованиям выполняемых задач. Система сетевых и электрических коммуникаций для средств вычислительной техники выделена отдельно, что позволяет заканчивать работу в штатном режиме в случае потери электроснабжения. Также, особо важные подсистемы обеспечены значительно более мощными источниками резервного питания.

Семейный развлекательный  центр "Отдыхайка" по степени охвата задач управления оснащен:

- автоматизированной обработкой данных на базе использования средств вычислительной техники;

- имеется автоматизация функций управления и т.д.

По классу реализованных  технологических операций оснащен:

- графические  и текстовые редакторы, текстовые  процессоры

- табличный процессор

- СУБД

- мультимедия

- гипертекстовые  технологии

- сетевые технологии

По типу пользовательского  интерфейса используется пакетный режим

Построения сети является локальным.

Все программное  обеспечение компании можно разделить  по областям применения.

- Программное обеспечение систем автоматизированного учета

- Программное обеспечение бухгалтерского учета

- Программное обеспечение документооборота, пользовательских ПК, и иных клиентских приложений.

Программное обеспечение систем автоматизированного  учета

База программного обеспечения данной группы автоматизированных систем учет имеет четыре направления:

- закупки, торговля;

- продажи и  маркетинг, CRM;

- интеграция направлений, ERP;

- персонал и  зарплата.

  Программное обеспечение закупки, склад, логистика и торговля

Автоматизация закупок и торговли позволяет значительно сократить расходы как производственных предприятий, так и предприятий торговли, предприятий сервиса. Автоматизация этих направлений позволяет с одной стороны избежать простоев из-за отсутствия товара, а с другой, значительно сократить объем ненужного товара, повысить скорость оборачиваемости финансовых средств. Все это достигается за счет автоматически рассчитываемого программой графика закупок и расчётом наиболее экономичных объемов закупок и способа доставки. При расчете принимается во внимание как календарный план продаж, так и скидки, сроки поставки, стоимости различных видов доставки, возможности и стоимости хранения закупаемых позиций.

Система управления закупками и цепочками поставок связана с интеграцией направлений и информационных систем. Кроме того, автоматизация этих видов деятельности связана с использованием штрихкодирования, что также поддерживается специализированными программами.

Такие автоматизированные системы компании Conte представлении линейкой продуктов «Фолио» в которую входят следующие продукты:

Отраслевые складские  программы. Версии 7.5х

- ФОЛИО Торговый  Зал

- ФОЛИО Услуги

Обмен данными

- ФОЛИО Обмен

Управление цепочками  поставок

- ФОЛИО ЗаказПоставка (ФОЛИО SCM)

Мобильная торговля

- ФОЛИО Торговый  Зал

- ФОЛИО POS Магазин

- ФОЛИО Услуги

Программное обеспечение продажи, маркетинг, CRM

Автоматизация работы отделов продаж и маркетинга позволяет  компании, во-первых, выйти на новый  уровень сервиса по отношению  к клиентам, когда клиент поучает  в любой момент полную и точную информацию, с другой стороны - позволяет  более целенаправленно проводить маркетинговые мероприятия и отслеживать их эффект.

Основу концепции  программного обеспечения для отделов  маркетинга и отделов продаж обычно составляет подход CRM лучше всего  зарекомендовавший себя в отделах  продаж и поддержки клиентов.

Отраслевые складские  программы. Версии 7.5х

- ФОЛИО Торговый  Зал

- ФОЛИО POS Магазин

- ФОЛИО Услуги

Управление взаимоотношениями  с клиентами

- ФОЛИО CRM

- Интернет-приложения

- ФОЛИО Интернет-магазин

На нашем предприятии, которое относится к малым, также  можно выделить следующие особенности:

Информационные  технологии связаны с решением задач бухучета, созданием информационных баз данных по отдельным бизнес-процессам, организация телекоммуникационной среды, связи между пользователями и другими предприятиями. Рабочие места специалистов организованы в виде автоматизированных рабочих мест (АРМ), объединенных в локально вычислительную сеть.

В семейном развлекательном  центре "Отдыхайка"  имеется средство для ведение бизнес-процесса.

Говоря о бизнес-процессах, нужно отметить, что основным средством  функционального моделирования  бизнес систем является диаграмма потоков  данных (DFD-Data Flow Diagramz).C ее помощью система разбивается на функциональные компоненты и представляется в виде сети, связанной потоками данных. DFD «Учет оплаты услуг» семейного развлекательного центра "Отдыхайка"  смотри рис. 1.3.

Описание DFD:

На схеме представлен  уровень функциональной модели предприятия, занимающийся учетом оплаты услуг питания  и игровой зоны (в частности, игровых  автоматов).

Клиент, приходящий в центр "Отдыхайка"  и желающий попасть в игровую комнату, где находятся игровые автоматы, батуты и т.п. должен произвести оплату, которую отслеживает обслуживающий персонал центра, после произведения оплаты.

 ЧЕК

ПЛАТЕЖ

ПЛАТЕЖ          ЧЕК

 

 

                                                                           ИГРА

 

И продукты

                              питания

 

 

 

Рис. 1.3   Учет оплаты услуг

 

 

Платеж заносится  в базу данных (БД) «Учет счетов за игровые автоматы».

После чего клиенту  выдается чек и он может пользоваться оплаченными услугами. Аналогичная ситуация происходит в кафе центра "Отдыхайка". Кассир, ответственный за прием платежей от клиентов, заносит эти платежи в БД «Учет счетов за питание». После этого клиенту выдается чек, и он получает продукты питания.

Таким образом, на нашем предприятии было рассмотрено достаточно много процессов автоматизации и мы видим что на предприятии улучшены информационные технологии.

 

Методы обеспечения компьютерной безопасности

Антивирусная  защита

На корпоративный  сервер электронной почты установлено антивирусное ПО. Также установлен антивирус на файловый сервер организации, который осуществлять проверку его содержимого каждые сутки, в 0:00 часов, когда эта проверка не мешает нормальной работе пользователей.

 На компьютеры пользователей установлено антивирусное ПО, которое непрерывно проверяет все загружаемые файлы. Это позволяет избежать заражения компьютеров пользователей известными вирусами.

Использование Proxy-сервера

На предприятии установлено корпоративный Proxy-сервер с доступом к ресурсам Интернета по паролю. Это позволяет незначительно сократить интернет-трафик, так как дублирующаяся информация будет кэширована Proxy-сервером. Во-вторых, это позволяет скрыть от посторонних глаз внутренние имена и адреса компьютеров, так как Proxy-сервер осуществляет выборку веб-страниц от своего имени, рассылая затем информацию потребителям внутри предприятия по списку. И в-третьих, это позволяет выявлять нарушителей, подключившихся к сети предприятия с целью получения доступа в Интернет.

 

Задание 3.

 

До самого последнего времени наибольшей популярностью  в сфере торговли пользовалось программное  обеспечение, предназначенное для  автоматизации процесса ведения  бухгалтерии.

Сейчас на рынок  выходят и программные продукты другого плана, но практика использования  программного обеспечения по управлению торговыми объектами в России ещё не достаточно развита, исключая практику применение систем учёта.

 Отечественные  компании-разработчики программного  обеспечения могут предложить  более десятка проверенных программных  продуктов, готовых к использованию как в небольших магазинов, так и крупных торговых центрах.

На предприятии  имеется программное обеспечения бухгалтерского учета.

Автоматизация работы бухгалтерии компании является одним  из основных направлений. Решение задачи автоматизации бухгалтерии компании базируется на программах линейки «Турбо Бухгалтер».

Программа "Турбо  Бухгалтер" входит в пятерку лидеров  на российском рынке программного обеспечения  для бухгалтерии и является хорошим  учетно-аналитическим инструментом, с помощью которого комплексно решаются учетные задачи предприятия.

Важное достоинство  линейки продуктов - преемственность  программ, что упрощает переход с  одной программы на другую по мере роста и развития предприятия. Все  они имеют единый интерфейс, одинаковые структуры справочников и картотек, все привычные формы журналов хозяйственных операций (текстовый, табличный, картотечный). Отличие заключается  в функциональных возможностях.

Программное обеспечение  для управленческого и финансового  учета позволяет руководителям  высшего и среднего уровня в реальном времени отслеживать и планировать  деятельность предприятия или организации, ее эффективность. Для успешной работы компания реализовала данные решения  на программном обеспечении «Турбо 9», а также «ТБ Корпорация».

 Программное обеспечение документооборота, пользовательских ПК, и иных клиентских приложений помимо описанных выше структурных программных решений каждый пользователь имеет доступ к почтовым программам Lotus 6.5, программе быстрого обмена сообщениями ISQ, и иным клиентским приложениям.

Реализация такого уровня программного обеспечения предусматривает  хороший парк вычислительной техники. Средний уровень автоматизации  персонального рабочего места являет собой персональный компьютер состоящий из системного блока марки «Celeron G440» с производительность 1,60 Ггц., 18.5 дюймовые мониторы, устройства ввода вывода, цифровую камеру, аудио систему.

Отдел маркетинга и директорат оснащены планшетными компьютерами «Asus prime». Устройства вывода информации реализовано на централизованных многофункциональных офисных гибридах. Размещение баз данных реализовано не серверных решениях «Xeon» высокой производительности. На всех персональных компьютерах установлено лицензионное программное обеспечение «Windows XP», антивирусное программное обеспечение «Eset NOD 32», «Internet Security». Учитывая выше сказанное можно сделать вывод что компания Conte для реализации своей деятельности использует новейшую вычислительную технику, парк которой обновляется каждые три года, программное обеспечение удовлетворяющее динамично развивающемуся процессу, позволяющее контролировать любое перемещение товара, отслеживать тенденцию продаж и строить план графиков для дальнейшего предоставления услуг, эффективно использовать человеческий ресурс. Координировать действия сотрудников и отделов, обеспечивать доступность к документальной базе и многое другое.

Задание 4.

Шаблоны

Шаблоны обеспечивают:

Пользовательские  меню и панели инструментов, сочетание  клавиш для частого применяемых  команд меню или панелей, удаление неиспользуемых команд из меню и панелей, определение  комбинаций клавиш для вызова команд и макросов.

Макросы для автоматического  выполнения сложных или часто  повторяющихся задач одной командой.

Вставку стандартного текста и изображения (например, названия или логотипа компании) в любой  документ, связанный с данным шаблоном

Типовое форматирование (например, шрифты, размеры полей  и ориентацию страниц)

Хранение элементов  автотекста для вставки часто применяемых текстов и графиков.

Шаблоны и приложение.

Шаблоны помогут  модифицировать и само приложение: меню, панели инструментов и назначения клавиш в соответствии с потребностями  разных пользователей или применительно  к разным типам документов.

Например, можно  создать для новичков, панель инструментов и меню, разработанные для упрощения  стандартных операций. Более опытные  пользователи, уже знакомые с этими  операциями, в подобной опеке уже  не нуждаются – они могут создавать  шаблоны с нужными кнопками инструментов.

Шаблоны и документы.

Шаблон – одновременно и заготовка нового документа  и руководство по его созданию. Используя шаблоны, Вы  можете быстро создавать стандартные документы  определенного типа. Например, шаблон служебной записки сбережет время  за счет автоматической установки полей  страницы, логотипа компании, текста со стандартными заголовками. В частично подготовленный документ легче внести остальной текст.

Связывание  шаблона с документом.

Все документы  Word  основаны на шаблонах. Только, что созданный документ имеет лишь те характеристики, что заданы активным шаблоном. Набор шаблонов, доступных для нового документа, определяется способом создания документа.

Если  Вы используете…..	Доступны
Команду  "Файл\Создать"	Все шаблоны и  мастера Word, приведенные в списках шаблонов пользователя и рабочей группы на вкладке Расположение файлов диалогового окна  Параметры меню Сервис
Команду  "Пуск\Создать"	Все шаблоны Office в списках шаблонов пользователя и рабочей группы на вкладке Общие, Письма и факсы, Другие документы и WEB страницы  диалогового окна  Создание документов Office
Кнопку  "Создать" стандартной панели инструментов Word	"Обычный шаблон"; диалоговое окно  "Создание документов" при этом не открывается

 

Помимо обычного шаблона Word включает шаблоны самых распространенных документов, писем, служебных записок, отчетов, конвертов и наклеек.

Шаблоны применяются  не только для создания новых документов – существующий документ можно связать  с дополнительным шаблоном. Документ при этом должен быть активен.

Чтобы связать  документ с дополнительным шаблоном необходимо выполнить: