Анализ, современное состояние и перспективы развития на примерах диктофонной техники

СОДЕРЖАНИЕ

 

Тема 1: Анализ, современное состояние и перспективы развития на примерах диктофонной техники………………………………………………..2

Введение…………………………………………………………………………….2

1.Диктофон…………………………………………………………….……………2

2. Диктофонно-компьютерный  ввод текста………………………………………3

3. Устройство диктофона……………………………………………….………….5

4. Основные характеристики  диктофонов……………………………………...…6

5. Применение диктофонов…………………………………………….…………..7

6. Тенденции развития современных диктофонов………………………..………9

7.Лучшие представители  класса цифровых диктофонов…………….........…….10

Заключение……………………………………………………...………….………17

Тема 2: Средства хранения документов…………………………..……..…….18

Введение……………………………………………………………………………181. Классификация средств хранения документов…………….…………….……18

2.Средства  хранения документов……………………………………...…...…….21

3. Оперативное хранение  документов……………………………………………25

4. Средства хранения  документов в организации………………………………..26

5. Современные средства оперативного хранения документов…………...…….28

6.Создание оптимальных условий хранения документов…………………….…29  

7. Система мер обеспечения  сохранности документов…………………………30

Заключение……………………………………………………...…………………..31

Список использованной литературы……………………………………………...32

 

 

 

 

 

2 вариант

 

Тема 1: Анализ, современное состояние и перспективы развития на примерах диктофонной техники.

Введение

 

     В настоящее время огромное значение придается различной информации, в том числе и голосовой. Возникает проблема в удобных способах хранения этой информации. Для этого применяют различные звукозаписывающие устройства. Принцип построения этих устройств различен - от записи на восковой носитель первого фонографа, до преобразования звуковой информации в цифровой код, с последующим её хранением в виде цифровых кодов. Самым удобным средством хранения звуковой информации является диктофон. Профессий, для которых диктофон является необходимым устройством - множество. Это и журналисты, телевизионщики, корреспонденты, органы охраны правопорядка.  
     Для повышения производительности документов применение диктофонной техники имеет очень важное значение. Диктофонная техника применяется в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. Статистика показывает, что затраты труда на составление документа с промежуточной задиктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновика.  
Но развитие техники не стоит на месте, рассмотрим диктофонные технологии создания электронных документов, т.е. когда ввод текста с диктофона в компьютер автоматизирован.  

1.Диктофон

 

     Диктофон – это устройство для магнитофонной записи речи с целью воспроизведения ее как в обычном режиме, так и в режиме диктовки. Основное назначение диктофона – перепечатывание информации машинописным или компьютерным способом или переписывание от руки. Диктофон является частным случаем магнитофона – устройства для записи звуковой информации на магнитный носитель с целью последующего ее воспроизведения. Магнитофоны и диктофоны появились благодаря созданию американским изобретателем Томасом Эдисоном в 1877 г. первого устройства для записи и воспроизведения звука – фонографа.  
     Рожок направлял звук на металлическую мембрану, соединенную со стальной иглой. Звук заставлял мембрану вибрировать, и игла делала вмятины различной глубины на тонкой фольге, покрывающей специальный восковой валик. Когда валик вращали снова для прослушивания, вмятины заставляли иглу колебаться. Эти колебания мембрана превращала снова в звук. Поначалу фонограф продавался как забавная игрушка, и лишь после того как с его помощью Томасу Эдисону удалось записать музыку, к этому изобретению отнеслись как к научному открытию.  
     В русской секретарской политике диктофоны стали использовать с 1904 года и применяются по сей день. Сегодня открыты целые диктофонно-машинные бюро с использованием стационарных диктофонов, так как затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон в три-четыре раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновиков.

 
2. Диктофонно-компьютерный  ввод текста 

 
     Программы для диктовки текстов (одно из применений функции распознавания речи) первоначально могли понимать только так называемую "раздельную" речь, в которой после каждого произнесенного слова требовалось сделать небольшую паузу. Такая манера говорить неестественна - в процессе обычного человеческого разговора интенсивность звука практически никогда не падает до нуля. Распознавать диктовку текстов общей тематики, выполняемую в манере слитной речи, коммерческие программы научились только в 1997 году. Разумеется, что словарь подобных пакетов обслуживает так называемую общую тематику и охватывает лишь небольшую часть всей лексики. Значительная часть пользователей этим словарем не ограничивается и подключает еще специализированные (технические, медицинские, юридические и другие) словари.  
     На качество распознавания влияет даже манера ведения разговора - непринужденную беседу с относительно небольшим количеством используемых лексических единиц запротоколировать гораздо сложнее, чем размеренный диктант. Проблема заключается, в основном, в вариативности и наличии большого количества различных смысловых оттенков у самых простых конструкций. Тяжелее всего распознаются короткие слова, в результате по сравнению с многосложными частота ошибок при их обработке несравненно больше. Серьезнейшая проблема - одно-двухбуквенные слова. Заставить компьютер различать английские "а" и "an" можно, только обращаясь к контексту всей фразы. Расшифровка диктофонных записей, компьютерное стенографирование конференций и обсуждений - задача, к решению которой создатели ПО для распознавания речи приблизились совсем недавно. По заявлениям разработчиков компаний Dragon Systems, IBM и Lernout&Hauspie, компьютер (при непрерывной диктовке) способен правильно распознавать до 95% текста, а меж тем известно, что для комфортной работы точность распознавания требуется довести до 99%. Завоевание таких высот в реальных условиях требует, неординарных усилий...  
     Работа в зашумленных помещениях также, разумеется, оказывает самое негативное влияние на качество распознавания. Каждый микрофон имеет свой особый "профиль", поэтому программу требуется "обучить" не только работе с конкретным пользователем, но и с конкретным оборудованием. Подключенному к компьютеру диктофону тоже потребуется свой "профиль". Специальные микротелефонные гарнитуры поставляются вместе с известными программами распознавания речи -Via Voice Gold корпорации IBM Research, Naturally Speaking Preferred фирмы Dragon Systems и Voice Xdivss (Lernout&Hauspie Speech Products).  
     Центральным элементом любого продукта, относящегося к одной из перечисленных групп, служит механизм распознавания речи. Большинство механизмов распознавания речи состоит из четырех основных блоков: препроцессора, экстрактора, компаратора и интерпретатора.  
Распознавание, опирающееся на анализ речи, является важной функцией обработки речи, выполняемой системой. Этот процесс позволяет заменять непроизводительную работу с клавиатурой.

 
3. Устройство диктофона 

 
     Но сами диктофоны существенно видоизменились. Появились малогабаритные диктофоны с носителем информации на компакт – дисках или на флэш – картах. Технология их производства растет семимильными шагами. Визуально переносной диктофон можно представить как устройство, состоящее из трех основных частей:  
а) основной блок (электронные схемы, динамик),  
б) блок ввода информации (микрофон),  
в) устройство записи информации (магнитная лента, компакт – диск или электронные накопители (флэш-карта и др.)).  
     Отличительной особенностью большинства моделей диктофонов является то, что носителем информации является магнитная лента.  
     Цифровые диктофоны – это последние достижения в области диктофонных технологий. На стандартных объемах флэш-памяти цифровой диктофон позволяет сохранить до несколько десятков часов речи. При этом его размеры сравнимы с авторучкой, а вес не превышает 50 г.  
     Современные диктофоны в качестве носителей информации используют цифровые модули памяти. Ресурс модулей памяти даже при самом интенсивном использовании составит не менее нескольких лет. В таких моделях отсутствует сложный лентопротяжный механизм.  
     Вывод - главной особенностью цифрового диктофона является повышенная надежность и удобство в эксплуатации. Поэтому проектирование новых типов цифровых диктофонов является важной задачей ввиду все более нарастающей потребности удобства хранения звуковой информации.

 

4. Основные  характеристики диктофонов 

     Основными характеристиками диктофонно-компьютерных средств вычислительной техники являются:  
- тип используемого магнитного носителя записи,  
- скорость движения магнитного носителя при записи и воспроизведении звука и возможность ее плавногорегулирования,  
- диапазон воспроизводимых частот, определяющий качество записи и воспроизведения звуковой информации,  
- емкость магнитного носителя и время воспроизведения записи,  
- возможность воспроизведения через внешние акустические системы,  
- наличие дистанционного управления, в том числе речевого (автоматическое включение при появлении звука определенной частоты и выключение при длительном его отсутствии),  
- бесшумность работы,  
- тип источника питания и продолжительность непрерывной работы,  
- потребляемая и выходная мощность,  
- габариты и вес устройства.  
     Одной из проблем, которая возникает перед отечественным пользователем - это выбор лучшей по соотношению качество/цена модели. Неизбалованные отечественные пользователи часто не придают особого значения устройству и техническим характеристикам диктофонов. Мало кто сознает, насколько проще и легче может стать работа с этим устройством, если серьезно отнестись к его выбору.  
     Каждый человек может выбрать диктофон, исходя из своих возможностей и потребностей. Современные компании предлагают большой ассортимент диктофонов для различных целей:  
а) диктофоны для лекций, которые наверняка заинтересуют любого студента, уставшего от постоянного конспектирования;  
б)миниатюрные диктофоны для незаметной записи (шпионские диктофоны), которые предназначены для фиксации разговоров с продажными чиновниками, сотрудниками ГИБДД, преподавателями и пр.;  
в)профессиональные диктофоны для фиксации мыслей, важных разговоров, совещаний и т.д., которые оценит любой бизнесмен, журналист, писатель, ученый;  
г)многофункциональные диктофоны для развлечения и отдыха;  
д)также можно купить диктофон в подарок. Стильный имиджевый диктофон-брелок или авторучка-диктофон станут постоянными спутниками и надежными помощниками в учебе, науке, в бизнесе и повседневной жизни.

 
5. Применение диктофонов 

 
     Сегодня область применения диктофонной технологии не ограничивается только записью докладов, выступлений, телефонных переговоров, устных указаний и распоряжений с целью последующего их перепечатывания на пишущей машинке или персональном компьютере.  
     К примеру, диктофонная техника широко используется в аварийно-спасательных и муниципальных службах:  
Принцип постоянной готовности аварийно-спасательных служб, аварийно-спасательных формирований к оперативному реагированию на чрезвычайные ситуации и проведению работ по их ликвидации предъявляет особые требования к аварийно-спасательным средствам, в том числе к системам регистрации поступающих сообщений.  
     С момента поступления запроса о помощи до непосредственного проведения комплекса аварийно-спасательных, поисково-спасательных работ или работ по ликвидации медико-санитарных последствий чрезвычайных ситуаций счет ведется на доли секунд. От возможности повторного прослушивания записи входящего сообщения и оценки достоверности поступившей информации зачастую зависит весь комплекс аварийно-спасательных работ и жизнь людей.  
     Современная диктофонная техника является оптимальным решением для работы аварийно-спасательных служб и муниципальных служб.  
Диктофонная техника призвана обеспечивать высокую эффективность и продуктивность проводимых работ, способна вести запись неограниченного количества и типов каналов. Вся поступающая информация автоматически обрабатывается и размешается в Базе Данных фонограмм вместе с ассоциированными данными (номер абонента, время и длительность сеанса связи и т.п.), что в комплексе с цифровым технологиями обработки информации позволяет:  
а) вести быстрый поиск конкретной записи;  
б) передавать критически важную информацию другим службам мгновенно;  
в) осуществлять мгновенный доступ к любому участку записи;  
г) сортировать данные и формировать выборку из записей по заданному критерию;  
д)мгновенно передавать критически важную информацию другим подразделениям. 
     Немаловажную роль диктофонная техника играет и в медицинских учреждениях. Ее использование позволяет:  
1) исключить проблему стыковки аналоговых телефонных линий с диктофонной панелью, а также проблему поиска специалистов, способных выполнить такую работу, что позволяет сэкономить еще и на оплате работы этих специалистов;  
2)обрабатывать накопившиеся сообщения в режиме реального времени, не тратя время на замену записанных носителей в диктофонной панели и установку данных носителей на рабочем месте стенографистки для обработки записанных данных;  
3) исключить проблемы изнашивания механических деталей, характерных для диктофонных панелей, и физического износа магнитной ленты из-за ее постоянной перемотки в процессе прослушивания и стенографирования;  
4) значительно ускорить процесс оформления выписок.  
Диктофоны применяются в современных телекоммуникационных системах:  
а) в качестве голосового почтового ящика;

б) для контроля за поведением персонала;  
в) для записи и прослушивания собственных телефонных переговоров;  
г) в различных ведомствах для ведения как промышленного, так и политического шпионажа;  
д) и всем известные черные ящики в различных изделиях – это тоже своего рода диктофоны для записи кризисных ситуаций.

6. Тенденции развития современных диктофонов

     Рынок цифровых диктофонов в России развивается очень динамично. Мини диктофон стал привычным аттрибутом современного человека, а новые модели появляются практически каждую неделю. По объему используемых инноваций отрасль цифровых технологий является одним из лидеров рынка. Именно поэтому российские цифровые диктофоны заняли лидирующее положение не только в России, но и за рубежом.                                              Одними из лидеров отрасли на сегодняшний день являются диктофоны компании Телесистемы, которые неоднократно получали признание международное признание и даже несколько лет подряд удерживают пальму первенства в книге рекордов Гиннесса, как самые маленькие диктофоны на планете.

     Зеленоградские ученые, тем не менее, прекрасно понимают, что стоять на месте нельзя, и поэтому используют все новые и новые разработки для улучшения продукции. Каковы же современные тенденции развития рынка диктофонов? Специалисты сайта www.e-dic.ru выделяют следующие направления:

    1.Увеличение объема памяти. Если сравнить с моделями, которые были еще 2-3 года назад, когда максимальная память в 256 Мб считалась верхом технологической мысли, то современные диктофоны ушли далеко вперед. Сейчас норма — диктофоны с 16, 32 и даже 64 гигабайтами памяти. Такого диктофона хватит на несколько месяцев, даже если запись будет идти круглосуточно. К тому же, увеличение объема памяти приводит к уменьшению ее физического объема, поэтому с каждым годом диктофоны становятся все более миниатюрными.

     2. Оптимизация энергопотребления. Использование более современных аккумуляторов позволяет значительно увеличить продолжительность работы диктофона без подзарядки. Но это лишь одно направление. Ученые стараются уменьшить энергопотребление самого диктофона. И это им удалось. Современные цифровые диктофоны потребляются в 1000 раз меньше энергии, чем их коллеги, работавшие на кассетах. Тем не менее работы в этой области еще активно ведутся и, возможно, через несколько лет мы получим модели, которые перевернут наше сознание по уровню развития технологий.

     3. Использование альтернативных источников энергии. В частности, одной из самых интересных разработок компании Телесистемы является модель E-dic «Солар». Для питания диктофон использует солнечную батарейку, таким образом проблема севшей батареи Вас не побеспокоит, если имеются солнечные места.

 
Цифровой диктофон E-dic Солар с солнечной батареей

     Современные диктофоны являются одной из наиболее динамично развивающихся отраслей. Возможно, в ближайшем будущем новые разработки отечественных и зарубежных ученых осуществят настоящий переворот в нашем сознании и представлении о технике.

7.Лучшие представители класса цифровых диктофонов.

 

     Цифровые диктофоны прочно заняли нишу среди подобной себе аудиотехники. Эти профильные приборы для записи речи – отличные помощники для людей разных профессий и учащихся. На нашем сайте 
Вы узнаете, как выбрать цифровой диктофон для собственных 
нужд, исходя из их основных параметров и возможностей.  
     Представленные здесь модели диктофонов являются одними из  
лучших представителей своего класса. Они, без сомнений, станут  
вашими постоянными спутниками, надежно выполняя возложен- 
ную на них задачу по записи голосовой информации.

 

 

Цифровой диктофон Denpa VT-32F2 Цифровой диктофон Denpa VT-32F2 представляет собой уникальное устройство, призванное облегчить работу и скрасить досуг людям самых разных специальностей. В диктофонах этой серии предусмотрены все необходимые мелочи, без которых просто невозможно обойтись. При этом стоит отметить, что качество записи, сделанной диктофонами Denpa VT-32F2, всегда остается на очень высоком профессиональном уровне. Множество настроек и функций позволяют использовать данное устройство не только как простой диктофон, но и как аудиоплеер, FM-радиоприемник или флэш-карту. Функциональные возможности: - способен вести запись до 283 часов; - прием радиостанций на FM частотах; - большой LCD-дисплей повышенной контрастности; - прямая запись в память с радиоэфира; - стереозапись одним прикосновением; - более 590 файлов в памяти; - объем памяти 1-4 Гб (в зависимости от модели). - Размер диктофона, мм: 100х35х22. - Вес, г: 40. Производитель: Тайвань

Цифровые диктофоны  Российского производства.

 

 

	Профессиональный цифровой диктофон Гном 2М комплектация Бизнес Звукозапись - документ в суде!  Цифровые стереофонические диктофоны "Гном 2М" являются профессиональными диктофонами, признанными самыми надежными и качественными во всем мире. Они обладают отличной чувствительность и обеспечивают великолепную запись даже в самых сложных акустических условиях. Имеют функцию эффективной фильтрации любых посторонних шумов.  В отличие от "Гном Р" эта модель имеет на корпусе клавиши управления и дисплей. Запись ведется на съемные fash-карты (тип CF). Функциональные особенности: - высочайшее качество записи; - продолжительная запись звука (или стереозвука); - съемная флеш-карта на 4 Гб в комплекте ; - эффективное устранение посторонних шумов; - устойчивость к воздействию электромагнитного излучения от работающих приборов; - 100%-ая защита данных; - включение записи  голосом;  - USB-интерфейс для работы  с ПК. - Размер диктофона,  мм: 115х55х15. - Вес (с аккумулятором), г: 130. Производитель: Россия
	Профеccиональный цифровой диктофон Гном 2М комплектация Профеccионал Звукозапиcь - документ в cуде!  У цифровых диктофонов "Гном 2М" в профессиональной комлектации, в отличие от "Гном 2М комплектация Бизнеc", в комплект поставки дополнительно входят: - специализированное  ПО Sound Manager - для работы с записями  на ПК; - "Транcкрайбер Цезарь" - программа компьютерного cтенографирования (перевод аудиозаписей в текст); - гаpнитуpа из двух микpофонов и пульта ДУ - для проведения стереозаписи; - ударопрочный кейc для транcпортировки и хранения. - Размер диктофона, мм: 115х55х15. - Вес (с аккумулятором), г: 130. Соответственно, работа с прибором становится гораздо эффективнее, возрастает удобство эксплуатации. Производитель: Россия
	Профессиональный цифровой диктофон Гном Р комплектация Бизнес Звукозапись - документ в суде!  Цифровые диктофоны "Гном P" - одни из лучших профессиональных диктофонов в мире. Они обладают высокой чувствительностью, отменным качеством и продолжительным временем записи. Эти диктофоны идеально подходят для записи в любых условиях и на большой удаленности от микрофона без потери качества звука.  Особенность диктофона - отсутствие клавиш управления на корпусе (управление происходит посредством одного переключателя и через USB на ПК). Функциональные особенности: - высочайшее качество записи; - продолжительная запись монозвука; - возможность записи стереозвука при использовании выносных стерео-микрофонов; - встроенная флеш-память на 2 Гб ; - устойчивость к воздействию электромагнитного излучения от работающих приборов; - 100%-ая защита данных; - включение записи голосом; - USB-интерфейс; - адаптация для работы с компьютером. - Размер диктофона, мм: 73x47x12,5. - Вес (с аккумулятором), г: 90. Производитель: Россия
	Профессиональный цифровой диктофон Гном Р комплектация Профеccионал Звукозапись - документ в суде!  У цифровых диктофонов "Гном P" в профессиональной комлектации, в отличие от "Гном Р комплектация Бизнеc", в комплект поставки дополнительно входят: - гаpнитуpа из двух микpофонов и пульта ДУ - для проведения стереозаписи; - миниатюpные головные телефоны (наушники); - адаптеp питания от cети 110-240В 50/60Гц. - Размер диктофона, мм: 73x47x12,5. - Вес (с аккумулятором), г: 90. Соответственно, функциональные возможности прибора возрастают. Производитель: Россия
	Миниатюрный цифровой диктофон "Гном – nano" комплектация "Бизнес" Уникальный представитель  класса стереофонических субминиатюрных цифровых диктофонов. Его основными отличительными чертами являются высочайшее качество записи, простота и удобство использования, высокая степень устойчивости к помехам и миниатюрные габариты. Модель предназначена для аудиозаписи информации как на улице, так и в помещении. Как показали многочисленные испытания, устройство отлично работает в сложной звуковой обстановке, обеспечивая неизменно высокое качество аудиозаписей. Функциональные особенности: - продолжительная запись в режиме стерео/моно; - встроенная память 2 Гб; - устойчивость к электромагнитному излучению, шумам; - защита подлинности записей ("цифровая подпись"); - возможность ручной и автоматической активации (голосовая активация, таймер); - функциональный usb-интерфейс; - размер диктофона: 47 х 35 х 6 мм; - вес (с аккумулятором): 30 г. Производитель: Россия
	Миниатюрный цифровой диктофон "Гном – nano" комплектация "Профессионал" В отличие от "Гном – nano" в комплектации "Бизнес", в расширенную комплектацию "Профессионал" включены аксессуары и устройства, позволяющие работать более оперативно и эффективно, а также повышающие удобство эксплуатации диктофона. В комплект дополнительно входят: - адаптер линейного входа (стерео); - гарнитура: микрофон + пульт ДУ; - миниатюрные головные телефоны; - адаптер для подзарядки от сети 110-240 В 50/60 Гц; - размер диктофона: 47 х 35 х 6 мм; - вес (с аккумулятором): 30 г. Производитель: Россия
	Миниатюрный цифровой диктофон E-dic LCD “E-dic LCD” – одна из последних моделей в линейке самых маленьких диктофонов в мире. Традиционно малые размеры и вес, в сочетании с простым управлением, стойкостью к воздействию внешней среды, а также высокое качество записи и наличие ЖК экрана, выгодно отличают этот мини диктофон. Функциональные особенности:      - миниатюрный размер (59х28х9мм);      - малый вес (не более 11 грамм);      - длительное время записи;      - выносной микрофон с чувствительностью – до 7 метров;      - автономная работа при неприрывной записи – до 250 часов;      - возможность записи с телефона;      - несколько степеней сжатия речи;      - трёхстрочный ЖК экран;      - активация голосом;      - широкий динамический диапазон;      - удобное управление – джойстик;      - USB-адаптер.
	Миниатюрный цифровой диктофон E-dic Gold Профессиональные цифровые диктофоны "E-dic Gold" – самые маленькие диктофоны серии e-dic, они имеют еще меньшие габариты, чем занесенные в книгу рекордов Гиннеса 2007 "E-dic Tiny". Металлический корпус этого диктофона очень прочен, а сам прибор для удобства можно прицепить в виде брелка. Стильный "E-dic Gold" в сочетании с прекрасным качеством записи делают этот диктофон превосходным имиджевым подарком для делового человека. Функциональные особенности:       - самый маленький размер (31х25х6мм);       - малый вес (не более 13 грамм);       - очень прост в использовании - управление одной кнопкой;       - длительное время записи;       - выносной микрофон с чувствительностью до 7 метров;       - автономная работа при неприрывной записи – до 24 часов;       - функция «цифровой подписи» для защиты записанных файлов;       - активация голосом;       - возможность записи с телефона;       - широкий динамический диапазон;       - встроенный USB-интерфейс.
	Цифровой диктофон E-dic PLUS Новинка!  Диктофоны "E-dic PLUS" относятся к новой серии миниатюрных диктофонов, отличающихся более высоким качеством записи и расширенной функциональностью при сохранении традиционно малых размеров. Корпус модели изготовлен из металла. Функциональные особенности: - миниатюрный размер (8x15х40 мм); - малый вес (не более 6 грамм); - автономная работа при неприрывной записи – до 230 часов; - записи профессионального качества за счет применения 16-ти разрядного аудиокодека; - встроенный USB-интерфейс 2.0; - низкое энергопотребление; - прослушать сделанные записи можно при помощи наушников прямо с диктофона; - функция "временная метка".

 

Заключение 

 
     Документационное обеспечение офисного труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата. Наиболее эффективный путь сокращения трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышения качества работы с документационной информацией – это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).  
     Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выработанной формой организации размещения средств оргтехники в офисе.  
Средства организационной техники (оргтехники) – это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда. К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.  
     Диктофон – это портативный аппарат для звукозаписи, предназначенный главным образом для фиксации человеческой речи. Используется, как правило, в различных случаях, например для ведения репортажа, если во время события журналист может свободно перемещаться, чтобы сконцентрировать внимание аудитории на выступлении конкретного человека или конкретной звуковой детали.  
     Основное отличие от магнитофона – наличие устройств, облегчающих расшифровку, перенос на бумагу записанной на магнитную ленту информации (дистанционное управление, возможность замедления скорости воспроизведения и т.д.).  
     Сегодня область применения диктофонной технологии увеличивается с каждым днем, она применяется практическим во всех областях, используемых человеком и является незаменимым средством для работы и отдыха.

 

Тема 2: Средства хранения документов.

Введение 

      Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.                                                                   

     Документы являются средством закрепления  различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Они закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.                                                                                                        В государственных и ведомственных  архивах, библиотеках, других центрах  документации сосредоточен большой  объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях. 

1. Классификация средств хранения документов:

     При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:

- удобство и простота организации, пополнения и замены документов;

- удобство и простота поиска документов;

- минимальный размер занимаемой площади;

- невысокая стоимость.

     Средства хранения документов это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.                                   

      Наибольший интерес представляют картотеки.                     

      Картотека это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенные в систематизированном порядке.             Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др. Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов.                Плоские картотеки карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал изпод всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты. Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми.                                                         

     Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др. Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток относительная трудность поиска карт.          Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию.                                                                                                                Вращающиеся картотеки это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.              

     Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления.   Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев, которые нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель. На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 67 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5-6 признакам.                                                         

      Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позволяют легко создавать удобные информационнопоисковые системы в весьма распространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации. Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке. Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов. Из всех используемых на практике систем хранении документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации. Известны информационнопоисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10 20 мин. Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранение микрофотокопий.

2.Средства  хранения документов

     Стеллажное  оборудование.                            

     Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе хранилищ. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания.                   

     На  практике применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов.                   

       Вертикальная  библиотечная система предназначена  для хранения папок (325*230*60 мм) и коробок (350*245*180 мм) для стандартных дел. Ее применяют для постоянного (в архивах) и для оперативного текущего хранения делопроизводственных документов в коробках и папках в один ряд на стеллажной полке.                                                                        

      Горизонтальную  систему, предназначенную для документов в коробках (180*350*245), которые размещают в один или два ряда на стеллажах, применяют, в основном, для постоянного хранения документов.                            В вертикальной подвесной системе  используют шкафы с выдвижными ящиками  для подвесного хранения документов. Их применяют для оперативного текущего хранения документов.                              

     Вертикальная  каталожная система - это шкафы с  выдвижными ящиками для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для не скрепленных документов, карточек. Система предназначена для оперативного текущего хранения документов.                                    

      Для хранения документов применяют стеллажи, шкафы, коробки, папки, а также сейфы, контейнеры. Одной из важнейших деталей  оборудования хранилищ являются стеллажи. Для нормального функционирования хранилищ и обеспечения надлежащей сохранности документов прочность конструкций стеллажей и удобство пользования ими имеют существенное значение. Уже в процессе проектирования нового здания хранилища необходимо предусматривать, какой тип стеллажей будет в нем установлен. Гибкость планировки и помещений хранилища должна также позволять в будущем без особых сложностей заменить устаревшие конструкции на более современные и рациональные.                                                                    

     Хранилища документов в большинстве случаев  оснащены, как правило, стальными  стеллажами. Деревянные стеллажи сохраняются лишь в административных помещениях и читальных залах только по соображениям эстетики.