Бухгалтерская служба. 3

План

Введение

1. Положение о бухгалтерской  службе 

2. Структура бухгалтерской  службы на предприятии

3. Функции бухгалтерской  службы на предприятии

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Под  бухгалтерской   службой  понимается структурная единица организации, выполняющая функции сбора, обработки и группировки информации в виде сводных  бухгалтерских  документов, внесения записей на счета  бухгалтерского  учета. Бухгалтерская   служба  является наиболее организованной частью информационного обеспечения управленческих решений. Это единственный источник поставки документально обоснованной и системно обеспеченной экономической информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов организации, хозяйственных процессах и результатах деятельности, долговых обязательствах, расчетах и претензиях.

В зависимости от организационной  структуры  учетной  службой  может являться не только бухгалтерия, но и иные подразделения (группа учета налогов, группа сводной отчетности, группа работы с дебиторами, экономический, финансовый отделы и т.д.).

В учетной политике необходимо также отразить порядок организации  бухгалтерии, под которой понимается  структура   бухгалтерской   службы  в организации.

Так, в соответствии с  п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (действует с последующими изменениями и дополнениями) руководители организаций могут:

- учредить  бухгалтерскую   службу  как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

- ввести в штат должность  бухгалтера (одного главного бухгалтера);

- передать на договорных  началах ведение  бухгалтерского  учета централизованной бухгалтерии;

- вести  бухгалтерский   учет лично.

Если в организации  бухгалтерия выделена в отдельную  службу, то в учетной политике необходимо отразить ее структурное строение.

1. Положение о  бухгалтерской   службе   предприятия

Согласно действующему законодательству Российской Федерации  все  предприятия  и организации, включая  предприятия, которые организованы с участием нерезидентов (иностранных инвесторов) или полностью принадлежат им, должны вести  бухгалтерский  учет и нести ответственность за соблюдение порядка ведения  бухгалтерской  отчетности.

За организацию финансовой работы и  бухгалтерского  учета на предприятии отвечает руководитель данного предприятия. Для ведения на предприятии финансовой работы и учета (статистического, оперативного и бухгалтерского) организуется бухгалтерия в виде самостоятельного специализированного структурного подразделения, которое входит в состав управления.       В случае значительного объема учетной работы и при наличии трех и более бухгалтеров на  предприятии  учреждается структурное подразделение —  бухгалтерская   служба. По организационной форме бухгалтерия может находиться в составе экономической  службы   предприятия  и возглавляться финансовым директором, или может быть также самостоятельным подразделением. Деятельность  бухгалтерской   службы   предприятия  должна строиться на основании «Положения о бухгалтерии», которое составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Бухгалтерская   служба  состоит из бухгалтерии. В соответствии с Законом РФ «О  бухгалтерском  учете» руководитель организации назначает главного бухгалтера, который непосредственно подчиняется ему.

Руководитель контролирует выполнение требований бухгалтера по предоставлению всеми  службами  и подразделениями, имеющими отношение к учету документов и сведений, оформленных надлежащим образом.

Руководитель организации утверждает разработанные специалистами сметы, бюджеты, утверждает после согласования с привлечением соответствующих специалистов учетную политику, разрабатываемую главным бухгалтером, утверждает план документооборота, внутренние предписания (инструкции) по ведению бухучета, инвентаризации, составлению и анализу внутренней  бухгалтерской  и внешней финансовой отчетности.

В своей повседневной деятельности  бухгалтерская   служба  руководствуется законами, указами, положениями, инструкциями и рекомендациями высших органов государственной власти РФ по вопросам учета, а также решениями местных органов власти и внутренними распоряжениями руководителя организации при соблюдении приоритета законодательных актов.

Подразделения и  службы  организации несут полную ответственность за законность совершаемых операций и правильность оформления. Они обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухучета и контроля документы (приказы, постановления, распоряжения), а также договоры, соглашения, сметы, нормативы и другие материалы. За несвоевременное недоброкачественное оформление и составление этих документов, задержку передачи их отражения в  бухгалтерском  учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов отражающих незаконные операции ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы. Списки должностных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов, и которым предоставляется право их подписи, согласовываются с главным бухгалтером.

Задача осуществления  учета в минимальные сроки  и с высоким качеством влияет на распределение участков учета между работниками бухгалтерии и зависит от условий организации производства и от степени оснащенности средствами автоматизации. Работники бухгалтерии могут подчиняться непосредственно главному бухгалтеру либо его заместителю, или  бухгалтерская   служба  может состоять из отделов (групп), возглавляемых начальниками (старшими бухгалтерами).

К главным задачам, стоящим перед  службой   бухгалтерского  обслуживания  предприятия, относятся следующие задачи:

- предоставлять полную и достоверную информацию руководству о финансовом состоянии  предприятия, о неблагоприятных ситуациях в сфере материальных поставок и договорных отношений, а также о дефиците денежных средств;

- регулировать и осуществлять расчетные взаимоотношения с кредиторами и дебиторами, а также с сотрудниками  предприятия  по оплате труда и средствам, выданным под отчет;

- контролировать работу материально ответственных лиц;

- отвечать осуществление своевременное выполнение  предприятием  своих обязательств по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами в полном объеме;

- отвечать за четкость и полноту операций по безналичному и наличному денежному обороту организации;

- представлять в срок в контролирующие органы  бухгалтерскую, финансовую и налоговую отчетность организации.

При вступлении в должность  главному бухгалтеру в первую очередь  необходимо ознакомиться с «Положением о бухгалтерии», а при его отсутствии — составить такой документ. Он должен включать следующие разделы: общие положения; цели, задачи бухгалтерии; функции бухгалтерии; права и обязанности работников; взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации; организация работы.

В разделе «Общие положения» указывается организационная форма  ведения бухучета, которая выбирается руководителем организации в зависимости от объема учетной работы. В Положении могут быть закреплены основные квалификационные требования, предъявляемые к главному бухгалтеру (например, на должность главного бухгалтера может быть принят специалист с опытом работы в бухгалтерии не менее пяти лет, имеющий высшее экономическое образование и аттестат профессионального бухгалтера).

Главный бухгалтер должен обоснованно определить количество работников бухгалтерии и степень их квалификации, для чего разрабатываются должностные инструкции.

Должностные инструкции составляются для каждого работника  бухгалтерской   службы  в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. В должностной инструкции необходимо указать, какие документы получает работник для обработки, кому он их в дальнейшем передает, какие документы он имеет право подписывать. Закрепление за работниками участков  бухгалтерского  учета позволяет избежать дублирования или неотражения отдельных хозяйственных операций.

Бухгалтерский  учет на  предприятии  может осуществляться:

- бухгалтерией, являющейся  самостоятельным структурным подразделением данного  предприятия;

- специализированной профессиональной организацией на договорных началах, том числе централизованной бухгалтерией; соответствующим специалистом на договорных началах.

В первом случае речь о средних и крупных  предприятиях, на которых выделение бухгалтерского  учета из общего управленческого процесса немыслимо. Остальные варианты ведения учета используются малыми  предприятиями, которых подчас содержание собственной бухгалтерии – дорогостоящее и нерациональное занятие.

Независимо от того, имеет  предприятие  собственную бухгалтерию или пользуется услугами сторонней организации, ответственность за организацию  бухгалтерского  учета несет руководитель  предприятия. В его обязанности входит создание необходимых условий для правильного ведения  бухгалтерского  учета, выполнения всеми подразделениями и  службами , работниками  предприятия , имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера относительно порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

  Главный бухгалтер или лицо, исполняющее его функции, несет ответственность за соблюдение общих методологических принципов  бухгалтерского  учета. Основные его  функции  состоят в обеспечении контроля и отражении на счетах  бухгалтерского  учета всех осуществляемых  предприятием  хозяйственной операции, предоставление оперативной информации, составлении в установленные сроки  бухгалтерской  отчетности и осуществлении (с другими подразделениями и  службами ) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности  предприятия.

 Обязанности бухгалтерской   службы:

- Представлять руководству  предприятия  предложения о наложение взысканий на лиц, допускающих систематическое недоброкачественное оформление и составление документов, несвоевременную передачу их и отражения на счетах  бухгалтерского  учета и отчетности, а также за недостоверность содержащихся в документах данных;

- Осуществлять связь со сторонними организациями по вопросам входящим в компетенцию  бухгалтерской   службы ;

- Выполнять неукоснительно все функции, возложенные на  бухгалтерскую   службу  данным положением.

Права бухгалтерской   службы:

- Требовать от подразделений  предприятия  материалов (справок, отчетов и т.п.) необходимых для выполнения работы, входящей в компетенцию бухгалтерии;

- Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходования, хранения и расходования денежных средств, оборудования, материальных и других ценностей;

- Указания  бухгалтерской   службы  в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению всеми подразделениями  предприятия;

Ответственность бухгалтерской   службы:

- Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением на  бухгалтерскую   службу   предприятия  задач и функций несет главный бухгалтер;

- Степень ответственности других работников бухгалтерии устанавливается их должностными инструкциями персонально.

2. Структура   бухгалтерской   службы на предприятии

Вопросы организации  бухгалтерского  учета на предприятии  отнесены к компетенции собственников или должностных лиц предприятия - в соответствии с законодательством и учредительными документами (Закон от 16.07.99 г. 996-XIV).

Каким образом организовать ведение бухгалтерского учета на  предприятии, руководство решает самостоятельно. Как правило, выбирается один из

вариантов:

- на  предприятии создается бухгалтерская служба во главе с главным бухгалтером;

 - предприятие  пользуется услугами специалиста по бухгалтерскому  учету, зарегистрированного частным предпринимателем без создания юрлица;

- предприятие заключает договор с фирмой, которая оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета;

- руководитель или собственник  предприятия  самостоятельно ведет  бухгалтерский  учет.

Наиболее традиционным является первый вариант - создание  бухгалтерской   службы  во главе с главным бухгалтером. В Справочнике квалифи-кационных характеристик профессий работников экономической деятельности, утвержденном приказом Минтруда и соцполитики от 29.12.04 г. №306, сформулированы должностные обязанности главного бухгалтера. В частности, главбух обязан:

- выбрать оптимальную  структуру   бухгалтерской  службы  и численность ее работников;

- внедрить автоматизированную систему обработки данных  бухгалтерского  учета исходя из особенностей деятельности  предприятия  или усовершенствовать действующую;

- улучшить информационное обеспечение аппарата управления.

В зависимости от конкретных условий деятельности  предприятия учет на нем может быть организован по централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

- При централизации учета все работы по текущему обобщению и систематизации информации, составлению  бухгалтерских  отчетов, экономическому анализу и контролю сосредоточиваются в едином подразделении  предприятия. Это обеспечивает возможность рационального разделения труда и организации действенного контроля со стороны учетного аппарата за работой производственных подразделений.

- При децентрализации учета наряду с центральной бухгалтерией  предприятия  в отдельных подразделениях создаются свои бухгалтерии. Они осуществляют законченный цикл учетных работ, вплоть до составления отдельного  бухгалтерского  баланса, активы и пассивы которого включаются в общий баланс  предприятия. К несомненным достоинствам децентрализованной формы необходимо отнести приближение учетного персонала к производственным подразделениям, повышение оперативности и аналитичности учета.

- Предприятия  может применять и смешанную форму организации учета, когда лишь некоторые (наиболее крупные) подразделения составляют отдельный баланс либо когда  бухгалтерские   службы  подразделений выполняют только часть учетных работ (приемку и проверку первичных документов, учет расчетов с работниками, группировку информации в разрезах, необходимых для руководства подразделением, и др.).

Состав и соподчиненность отдельных  бухгалтерских  подразделений и  работников определяют исходя из численности  персонала и объема учетно-контрольных  работ, вытекающего из масштабов хозяйственной деятельности  предприятия, качества и рациональности постановки самого учета.

На небольших  предприятиях   функции  ведения  бухгалтерского  учета распределяются между исполнителями, как правило, по предметному признаку: каждый исполнитель осуществляет весь комплекс работ на определенном участке учета (учет материальных ценностей, учет производственных затрат и т.д.). Все работники  бухгалтерской   службы  подчиняются главному бухгалтеру.

На крупных и средних  предприятиях  в составе  бухгалтерской   службы  предусматривается ряд подразделений (отделы, сектора). Они, как правило, выделяются так же по предметному признаку. Внутри этих подразделений работа может распределяться между исполнителями по линейному (когда работник обслуживает целиком какое-либо производственное подразделение) или функциональному (когда работник выполняет определенную группу операций) признаку.

Например, в состав бухгалтерии  предприятия  может быть расчетный, материальный, производственный, сводный отделы и другие подразделения. Расчетный отдел обычно занимается комплексом работ по учету расчетов по оплате труда, расчетов с Фондом социального страхования, Пенсионным фондом и другими подобными органами, а также соответствующей отчетностью. Материальный отдел отвечает за ведение учета и осуществление контроля за наличием  и движением материальных ресурсов. Производственный отдел ведет учет затрат на производство, исчисляет себестоимость продукции. На сводный отдел возлагается обобщение данных  бухгалтерского  учета, составление  бухгалтерской  отчетности. Специальные подразделения бухгалтерии могут заниматься учетом капитальных вложений (при большом объеме капитального строительства), учетом готовой продукции и реализации, финансово-банковскими операциями, расчетами по налогам и неналоговым платежам в бюджет.

Основными предпосылками  рациональной организации  бухгалтерского  учета является:

- изучение организации, законоположений и инструкций и других регламентирующих документов по учету и отчетности;

- установление наиболее рациональных взаимоотношений производственных участков организации с ее бухгалтерией;

- определение характера и объема  бухгалтерской  информации; рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата.

При изучении специфики  функционирования организации необходимо установить ее организационно-правовую форму, организационную  структуру  и  структуру  управления, определить наличие видов производств, видов хозяйственной деятельности, а также наличие структурных подразделений и их территориальное расположение. Изучению подлежат также организационно- технологические особенности и системы методов управления видами деятельности организации. Все эти аспекты оказывают существенное влияние на организацию и построение учетного процесса, в частности на выбор рабочего плана счетов, других организационных, методических и технических аспектов  бухгалтерского  учета при разработке и принятии учетной политики организации.

Например, знание организационной структуры,  структуры вспомогательных, основных и обслуживающих производств предопределяет возможность правильного документооборота, рациональной расстановки учетных работников и распределения между ними объемов учетных работ. Знание технологии и организации производства позволяет правильно организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельности использовать наиболее прогрессивные методы производственного и системы управленческого учета затрат на производство и т. д.

При организации учета важным условием являются знание работниками  бухгалтерской   службы  законодательных актов и инструктивных материалов, регламентирующих  бухгалтерский  учет и отчетность в РФ. Без знания общеустановленных правил и принципов (вариантов) организации, методики и техники ведения  бухгалтерского  учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и правильно отражать хозяйственные операции.

При организации  бухгалтерского  учета необходимо установить наиболее рациональное взаимоотношение производственных подразделений с бухгалтерией. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.

Для определения объема и характера  бухгалтерской  информации, необходимо установление направлений и характера учетных работ (определение штата бухгалтерии и распределение работ между отдельными работниками бухгалтерии).

Рациональная организация  бухгалтерского  учета в значительной степени зависит от правильности определения  структуры  бухгалтерии и  бухгалтерского  аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структурной единицей организации.

Количественный состав бухгалтерии зависит от размеров организации, от видов деятельности и их отраслевой принадлежности, от организации и технологии производства, от наличия структурных подразделений и их территориального расположения, от квалификации работников учета и автоматизации учетных работ и др.

В зависимости от величины и специализации предприятия, а также объема выполняемых учетных операций могут быть выбраны различные варианты организации  бухгалтерской   службы  на  предприятии, причем в зависимости от периодически проходящих организационных изменений на  предприятии  могут меняться варианты организации  бухгалтерской   службы, как в целом, так и отдельных ее групп.

В зависимости от размера  предприятия, количества самостоятельных подразделений, видов деятельности и видов услуг, видов функций и операций, количество штатных единиц бухгалтеров может быть различным (от 0,5 единицы до 100 человек). При этом функции  бухгалтерского  учета могут комбинироваться различными способами при их выполнении конкретными работниками.

 Структура  аппарата  бухгалтерии зависит от особенностей  каждой организации. Она бывает:

1. Линейная – все  работники подчиняются главному  бухгалтеру (небольшие организации).

2. Вертикальная – создаются  промежуточные звенья управления (отделы), возглавляемые старшими бухгалтерами (средние и крупные организации). Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). Отделы  бывают: расчетный, материальный, учет готовой продукции, производства и калькуляции  себестоимости; общий отдел.

3. При функциональной (комбинированной) организации  структуры  бухгалтерии ее специальные структурные подразделения (по центрам ответственности и другим организационным  структурам) выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленных компетенций (на крупных  предприятиях).

Количество работников бухгалтерии и число рабочих  мест определяются масштабом организации, количеством одновременно осуществляемых видов предпринимательской деятельности и объемом  бухгалтерской  информации по каждому направлению.

В организации, осуществляющей предпринимательскую деятельность по выпуску продукции или занимающейся торговой деятельностью,  бухгалтерской   службой  должны выполняться операции:

1. Кассовые.

2. Расчеты с работниками по оплате труда.

3. Материально-производственных  запасов.

4. Расчеты с поставщиками  и подрядчиками.

5. Расчеты с покупателями  и заказчиками.

6. Расчеты с бюджетом  по налогам и сборам.

7. Учет производственных  затрат и издержек обращения  (в торговых организациях).

Если объем работ  на участке является значительным, вместо 1-го рабочего места создается группа, в которой заняты от 2 и более работников.

Если организация осуществляет валютные операции, целесообразно организовать отдельное рабочее место, бухгалтер, который будет заниматься исключительно этими операциями. При этом следует иметь в виду, что для проведения операций с наличной валютой обособленная касса создаваться не может – все операции с наличными деньгами должны производиться в одной кассе.

 В некоторых крупных  организациях (например, в торговых  холдингах) в штат бухгалтерии  вводится должность бухгалтера-ревизора, который подчиняется непосредственно главному бухгалтеру. Группа для формирования отчетности (включая статистическую и налоговую), как правило, не создается, так как практически не может работать постоянно, а только в периоды подготовки годовой и промежуточной отчетности. В крупных организациях практикуется разработка и утверждение внутреннего распорядительного документа, в котором определяются объем работ по подготовке отчетных данных, сроки выполнения работ и ответственный за выполнение по каждому рабочему месту или группе  бухгалтерских  работников.

 При необходимости  в штат бухгалтерии может вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и группами.

        3. Функции бухгалтерской службы на предприятии 

Бухгалтерская   служба  является самостоятельной функциональной  службой, ответственной за отражение на счетах  бухгалтерского  учета всех осуществленных хозяйственных операций, представление оперативной информации о финансовом состоянии  предприятия , составление в установленные сроки  бухгалтерской  отчетности и участие в экономическом анализе финансово-хозяйственной деятельности  предприятия .

В своей деятельности  бухгалтерская   служба  руководствуется  действующим законодательством: гражданским, трудовым, финансовым, административным правом; нормативным, методическими и другими руководящими материалами; приказами и указаниями руководства  предприятия; Положением о  бухгалтерской   службе.

 Бухгалтерская   служба осуществляет ведение бухгалтерского  учета на основе установленных правил его ведения, а также контроля за движением имущества и выполнением обязательств.

 Бухгалтерская   служба  совместно с руководителями  соответствующих подразделений и служб контролирует:

- соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;

- правильность расходования фонда оплаты труда,  установления должностных окладов, строгое соблюдение кассовой дисциплины;

- соблюдение установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;

- взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженности, соблюдение платежной дисциплины;

- законность списания с  бухгалтерских  счетов недостач, дебиторской и кредиторской задолженности и других потерь.

Функции, выполняемые  бухгалтерскими   службами, прямо вытекают из задач бухгалтерского учета, определяемых законом «О  бухгалтерском учете». Они состоят из:

1. Ведение  бухгалтерского  учета в соответствии с требованиями  действующего законодательства РФ.

2. Организация документооборота и обмена данными  бухгалтерского  учета и отчетности с целью  обеспечения информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям  бухгалтерской   отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ.

3. Оперативный и систематический  анализ данных  бухгалтерского  учета и отчетности с целью  выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Кроме того, в обязанности  бухгалтерских   служб  входит:

1. Контроль за правильным  и экономным расходованием денежных  средств, материальных и  трудовых ресурсов.

2. Обеспечение сохранности  денежных средств в процессе  их получения, хранения и использования.

3. Контроль за сохранностью  материальных ценностей в местах  хранения и эксплуатации.

4. Формирование рациональной  схемы документооборота со структурными подразделениями организации, выделенными на обособленный баланс.

5. Начисление и выплата  в установленные сроки оплаты  труда работникам, проведение расчетов с  работниками по иным основаниям.

6. Своевременное проведение  расчетов, возникающих в процессе осуществления  предпринимательской деятельности.