Движение материального потока на складе

      Министерство  науки и образования Российской Федерации

      Санкт-Петербургский  государственный инженерно-экономический  университет 

      Факультет экономики и управления на предприятии  транспорта

Контрольная работа

      по  дисциплине

«»

      на  тему: «Движение материального потока на складе»

Выполнил:

      Проверил: 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург 

     2005

     Рассмотрение  движения материального потока на складе на конкретном примере начнем с общей  информации о возможностях, которые  существуют в современных логистических  системах управления.

     Рассмотрение  отдельных процессов в контексте  всей логистической цепочки материальных потоков в большинстве случаев  дает оптимальное решение и для  тех ее звеньев, где постоянно  или на некоторое время происходит накопление сырья, полуфабрикатов, готовых изделий. Именно целостный, комплексный проект показывает, что необходимо сделать с грузом в месте его накопления: возможно, поступившие грузовые единицы необходимо расформировать, товары переупаковать и хранить определенное время, затем сформировать новые грузовые единицы и в нужный момент доставить их потребителю. С этой целью в логистической системе организуют склад. 
Склады – это здания, сооружения и разнообразные устройства, предназначенные для хранения и внутрискладской обработки поступивших товаров, от приема на хранение до подготовки к реализации и отпуска потребителю. Назначение их может быть разным. Так, изготовителю продукции необходимы склады сырья и исходных материалов, с помощью которых поддерживается непрерывность производственного процесса. Склады готовой продукции позволяют содержать запас, обеспечивающий непрерывность сбыта. На торговых складах накапливаются и ожидают своего покупателя готовые изделия. 
Его роль заключается в создании условий для оптимизации материального потока. Помимо этого, правильно организованная логистика позволяет решить как задачу гармоничной организации внутрискладских процессов, так и проблему технической, технологической и планово-организационной сопряженности внутрискладских процессов с процессами, происходящими в окружающем экономическом пространстве.

     Склады  являются одним из важнейших элементов  логистических систем, поскольку  объективная необходимость в  специально обустроенных местах для  содержания запасов существует на всех стадиях движения материального  потока, начиная от первичного источника сырья и заканчивая конечным потребителем. Этим и объясняется наличие большого количества видов складов. Размеры складов варьируются в весьма широком диапазоне, как по площади хранения, так и по высоте размещения товара (штабельное хранение, высотное, ярусное хранение). Склады различаются по конструкции (от многоэтажных помещений до открытой площадки) и системам обеспечения специальных режимов хранения (поддержание необходимого уровня температуры и влажности). Склады могут использоваться для хранения товаров одного или нескольких юридических лиц, или предоставлять услуги физическим лицам, например для хранение меховых изделий, автошин и др. Они также различаются по степени механизации складских операций (от немеханизированных до автоматических) и типу транспортных средств, на которых доставляется товар. Склад может находиться в цепи движения продукции производственно-технического назначения (специализированные склады, склады готовой продукции, сырья и проч.) или на участке движения товаров народного потребления (товарные склады).

     Совокупность работ, выполняемых на различных складах, примерно одинаковая – это временное размещение и хранение материальных запасов, преобразование материальных потоков, обеспечение логистического сервиса в системе обслуживания. 
Склады обрабатывают входные, внутренние и выходные материальные потоки, что требует выполнения в том числе погрузочно-разгрузочных работ, внутрискладских перемещений товара, работ по подготовке товара к хранению, непосредственному хранению и отправке потребителю.

     Склады  следует рассматривать в двух аспектах: как элементы систем, через  которые проходят материальные потоки и в то же время как самостоятельные  системы. Соответственно выделяют две  группы задач проектирования: задачи, связанные со складами, которые возникают при проектировании логистических систем движения материальных потоков, и задачи по проектированию складов как самостоятельных систем.

     При проектировании логистических систем наиболее часто возникают следующие  задачи, непосредственно относящиеся к складам: сколько складов иметь в логистической системе, где их разместить, иметь собственный склад или пользоваться услугами логистического оператора, какие функции возлагать на склад в проектируемой логистической системе. Наряду с перечисленным, при организации складской подсистемы приходится решать проблемы выбора рациональных видов тары, погрузочно-разгрузочного, транспортного и складского оборудования, согласования схемы механизации погрузочно-разгрузочных и транспортно-складских работ по всему циклу движения грузов и др.

     В соответствии с методом системного подхода решения по складской  подсистеме принимаются поэтапно в  результате описанной ниже последовательности действий:  
– определение места склада как элемента в логистической системе товародвижения; 
– определение числа складов и их мест расположения в регионе деятельности предприятия; 
– непосредственное проектирование склада и прилегающей к нему территории; 
– разработка системы управления товародвижением и основные расчеты по складскому хозяйству – персонал, погрузочно-разгрузочное оборудование и оснащение склада; 
– разработка систем документации и информационного обеспечения деятельности предприятия. 
Определение места расположения склада можно проводить двумя способами: методом поиска центра тяжести грузовых потоков и методом поиска центра тяжести товарных потоков. Если первая методика используется при расчетах склада, входящего в технологический процесс того или иного предприятия, и связана с минимизацией логистических затрат при доставке сырья, комплектующих и готовой продукции от производителей (поставщиков) к потребителям (дилерам), то вторая базируется на комплексе специализированных маркетинговых исследований и применяется при технико-экономическом обосновании разработки комплекса логистических услуг по хранению товаров третьих лиц. 

     В отношение материальных потоков  можно изложить следующее: товарные потоки по отношению к логистической системе могут быть:

• входными, поступающими в логистическую систему из внешней среды;
• выходными, поступающими из логистической системы во внешнюю среду;
• внешними, протекающими во внешней для предприятия среде;
• внутренними, которые образуются в результате осуществления логистических операций с товаром внутри системы.

     Материальный поток и его информационное обеспечение можно показать схематично:

     Эффективное управление информационными потоками очень важно для обеспечения  должного уровня исполнения логистических операций. К основным объектам использования информационных потоков относятся: сроки и время доставки товаров, управление уровнем запасов, учет поступления и исполнения заказов, контроль отгрузки и транспортировки и многое другое.

     Требования, предъявляемые к качеству информационного потока, базируются на следующих принципах:

     1. Правильность и точность информации. На этом основывается правильность принимаемых управленческих решений.

     2. Гарантия доступности информации, её наличие в нужное время в нужном месте.

     Логистическая информационная система обеспечивает доступ менеджеров-специалистов к информации, позволяющей организовать и осуществить  процессы планирования и исполнения логистических операций.

     С функциональной точки зрения логистическая информационная система представляет собой четырехуровневую информационную систему, где:

• на первом уровне решаются вопросы осуществления конкретных операций - формирование заказов, получение товара, маркировка и складирование, распределение товара по торговым объектам;
• на втором уровне решаются вопросы учета и контроля: управление запасами, учет наличия складских площадей, контроль процесса транспортировки и т.д.;
• на третьем уровне решаются вопросы аналитического характера - использование логистики для поддержания маркетинговых операций, планирование заказов, финансовое планирование;
• на последнем, четвертом уровне решаются стратегические проблемы - планирование операций на уровне компании, изменения в структуре, определение приоритетных направлений в логистической работе.

     Традиционно работающие компании часто не имеют  в своей структуре отдельного подразделения по логистике. Это  влияет на их принципы построения информационных систем.

     Современные специализированные западные и некоторые  российские программные решения для автоматизации торговли промышленными товарами в той или иной мере содержат в себе подсистему управления логистикой.

     В программном комплексе TradeX реализованы два направления традиционной логистики: закупочная и распределительная.

     Закупочная логистика решает две задачи: расчет объема заказа и отслеживание его выполнения. При определении объема заказа базовых моделей TradeX исходит из сложившейся истории продаж товаров: прогнозируется остаток товара на предполагаемый период торговли и рассчитывается минимально необходимый объем закупки. Общий заказ на размещение товара у поставщика сначала собирается по магазинам, и лишь затем агрегируется в общем документе заказа. Такой подход предпочтителен, поскольку менеджеры магазинов, обладающие всей полнотой знаний об особенностях покупательского спроса в своей торговой точке, могут откорректировать предложенный программой вариант заказа. Более сложной задачей является планирование заказа новых моделей. Невозможно предсказать успех продаж каждой новой модели, и потому невозможно определить оптимальный объем заказа, но можно на основании сложившейся истории продаж аналогичной продукции соблюсти размерный ряд и цветовую гамму для моделей определенного типа в их ценовой нише.

     После того, как заказ сформирован, важно отследить все стадии его выполнения. И Программный комплексе TradeX система логистических документов: подтверждения заказов, отказы, инвойсы формируются с минимальным объемом операторской работы, поскольку все документы логически связаны между собой, и содержимое одного типа документа переходит в другой. На основании заказов с учетом подтверждений и отказов формируются инвойсы поставщика. Информация по ним в каждом вышедшем грузовике и суммы накладных расходов - на транспортировку, растаможивание, погрузочно-разгрузочные работы, страховые затраты - являются основой для расчета цен товаров с накладными расходами, что позже позволит достоверно оценить эффективность продаж каждой единицы товара.

     Информация  о планируемой поставке и информация о товаре в вышедшем грузовике позволят оперативно оприходовать товар на складе и провести сверку между инвойсом и фактическим приходом товара. После того, как товар оприходован на складе, или после получения информации о готовящейся поставке товара, этот программный продукт позволяет спланировать распределение товара между магазинами. Для этого в системе существует специально разработанный интерфейс пополнения запасов, совмещающий преимущество табличного редактора с автоматическими алгоритмами расчетов. Предусмотрена возможность пополнения запасов магазинов по факту продаж, по темпу продаж, по минимальному запасу, по нулевым остаткам, и, наконец, пропорциональное распределение остатка склада или пропорциональное распределение плановой поставки между магазинами. В условиях недостаточности остатка склада для удовлетворения потребностей всех магазинов предусмотрено ранжирование магазинов на основе приоритетов. Также могут быть определены весовые доли для каждого из них, регламентирующие объем поставки. Документ пополнения запасов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционными подходами к распределению товара:

• пополнение запасов производится с точностью до размера, что позволяет избежать ошибок в планировании ассортимента;
• варьирование приоритетов и веса объектов позволяет решать сложные задачи распределения в условиях недостаточности остатка;
• позволяет производить расчет с учетом остатков товара не только в торговом зале, но и в подсобном помещении;
• позволяет выполнять поставку товара в региональный склад для последующего распределения по региональным магазинам.

     Для крупных торговых организаций может  применяться специализированное логистическое  ПО или отдельные модули логистики, например, модуль логистики в ERP-системах - Microsoft Business Solutions - Axapta, SAP, Oracle E-Business Suite.

     Для обеспечения эффективности логистических  операций необходима оперативность  и точность передачи информации между  всеми участниками процесса доставки товара: поставщиком, грузоперевозчиком и торговым предприятием. Это возможно на основе электронного документооборота. 

    Для учета товарно-материальных ценностей на складе применяются следующие логистические решения в области управления запасами:

1. Перечень документов при отпуске товаров со склада:
• Счет-фактура
• Накладная на отпуск товара на сторону
• ТТН (товарно-транспортная накладная)
• Сертификат
• Упаковочный лист
2. Виды цен при учете ТМЦ
• Учетная (твердая, неменяющаяся цена)
• Фактическая = Учет. цена (договорная, контрактная, плановая, оптовая, прейскурантная)
3. Составляющие отклонения: транспортно-заготовительные расходы, расходы на бункерные операции (по сохранению товара в транзите при смене видов транспорта), фактические затраты на содержание заготовительных контор, потери по норме естественной убыли (усушка, утряска, бой - по каждому товару). Например, Т = 20 т. 10 % = 2 т. т. е. у. = 2 т. Потери - 2, 5 тонны. Потери сверх норм естественной убыли (0,5 тонны) относятся на убытки предприятия; затраты на брокерские услуги.
4. Таможенные платежи:
• таможенный сбор,
• таможенная пошлина

       Первичные документы оформляются по ОКУД. ОКУД - общероссийский классификатор управленческой деятельности (утв. Госкомстатом). Первичные документы не реже одного раза в три дня сдаются по реестру в бухгалтерию. Необходимо вовремя предоставить отчетность (раз в квартал, полугодие, 9 месяцев, за год). Отчетные документы также оформляются согласно ОКУД. Анализ финансово-хозяйственной деятельности на предприятии ведется для выявления внутренних резервов и для получения большей прибыли.

       К.С.У. - карточка складского учета по форме М-17. Товар принимается на склад согласно Инструкции П-6 и П-7 (товар отфактурован). Если товар неотфактурован или поврежден, недостача и т.п., покупателю сообщается об этом. Если продавец находится в этом же городе, его представителя ожидают в течение 1 дня для составления акта приемки продукции. Если продавец из другого города - в течение 4 дней. В случае отсутствия продавца (или его представителя), в состав комиссии включается независимое лицо, сведущее в учете ТМЦ. Комиссия оформляет акт приемки материалов по форме М7 в 2 экземплярах. В состав комиссии входят:

• представитель покупателя,
• представитель продавца,
• кладовщик покупателя.

       Со  склада товар поступает либо на сторону, либо на внутреннее потребление.

       При отпуске товара на сторону - оформляется  накладная на отпуск материалов на сторону по форме М15 в 2 экземплярах. При отпуске товара для внутреннего потребления большими систематическими партиями оформляется лимитно - заборная карта по форме М8 в 2 экземплярах. При разовом отпуске для внутреннего потребления оформляется требование-накладная по форме М11 в 2 экземплярах. Систематически реестр прихода и расхода с комплектом первичных документов сдаются в бухгалтерию. Второй экземпляр реестра подкалывается к карточке складского учета.

       На  склад товаро - материальные ценности могут поступать от: юридических лиц (облагается НДС), ПБОЮЛ (облагается НДС при превышении объема реализации 1 млн. руб. с первого января 2002 года), физических лиц, учредителей, при демонтаже основных средств.

     Со склада ТМЦ могут быть отпущены:

• юридическим лицам (облагается НДС),
• физическим лицам (облагается НДС),
• ПБОЮЛ (облагается НДС),
• учредителям,
• быть подарены (облагается НДС) (дарение - безвозмездная передача),
• на внутреннее потребление.

       Обязательные  реквизиты первичных документов при учете ТМЦ:

• Название (отражает содержание хозяйственной операции).
• Порядковый номер (с начала финансового года по каждому виду документов).
• Дата составления документа (документ составляется в момент проведения операции, при невозможности сразу после нее).
• Место составления документа (краткое юридическое название предприятия).
• Содержание хозяйственной операции (краткое, четкое, достаточное)(Что, кому, от кого, сколько, цена, сумма).

       Измерители хозяйственной операции:

• Натуральные
• в системе СИ
• в национальной системе измерений
• в условных единицах
• денежные
• в иностранной валюте (свободно и не свободноконвертируемой)
• в национальной валюте
• в отечественной валюте.

       Подписи ответственных лиц должны сопровождаться указанием должности и расшифровкой подписи.  

        ЗАО «БелПаз» занимается производством и реализацией абразивных инструментов и алмазных порошков. Предприятие организовано в 1992 году в городе Белгороде. Численность работников предприятия на сегодняшний день составляет 98 человек. В логистической цепочке непосредственное участие принимает порядка 16-18 человек. Движение материальных потоков на складе реализовано по следующему принципу:

       За  время существования предприятия  накоплен определенный опыт в складировании и движении материальных потоков.

       Склад организован и оборудован в специальном  помещении. Общая площадь составляет 300 кв.м. На территории склада рядами сооружены  стеллажи. Так как продукция и  хранящееся на складе сырье, очень тяжелые, полки обладают высокой прочностью. Каждая ячейка (полка) пронумерованы в соответствии с рядом, этажностью и занимаемым местом. В последствии заполнение каждой ячейки происходит в соответствие с наименованием и характеристикой товара.

       Структурирование расположения единицы товара задано в специальном программном приложении, используемом на предприятии. Оно представляет собой базу данных, в которой присутствует перечень наименований товаров, определена нумерация в соответствие с рядом, полкой и местом, дата поступления на склад, идентификационный номер менеджера по закупкам, определение объема продукции, описание упаковки, условия хранения, способ транспортировки, дата поступления заявки от менеджера по продажам или от производственного отдела на определенный вид продукции с указанием даты, объема, способа упаковки, документов, для ее дальнейшего использования; дата выбытия со склада, объем, ответственное лицо за выбытие и другие параметры.

       С момента поступления продукции  на склад, менеджер определяет соответствующее место для хранения. Данные об этом вносятся в базу данных. После сохранения информации эти данные доступны для работы менеджеров по производству или продажам. В дальнейшем, при продаже определенного количества товара, менеджеру необходимо заполнить специальную структурированную заявку с указанием параметров заказа для выдачи товара со склада. Такая заявка распечатывается на бумажную основу и подписывается руководителем отдела. Данные об этом передаются заведующему складом. Далее, с помощью заполненной заявки, автоматически заполняются необходимая документация (товарно-транспортная накладная, товарная накладная, счет-фактура, специальный купон). Заказ формируется работниками склада. Время сборки заказа зависит от самого заказа.

       Далее, менеджер передает оформленные документы заведующему складом, который выдает заказ. Корешок купона подписывается обоями сторонам и остается у заведующего складом. В случае потери данных из базы они могут быть восстановлены при помощи этих корешков.

       Складским хозяйством заведуют: заведующий складом и два менеджера, которые работают посменно. Правом подписи на документах приемки и/или отпуска товара со склада имеет только заведующий складом, поэтому все заявки обязательно поступают с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00 – во время работы заведующего складом. А сама погрузка/разгрузка может осуществляться в любое другое время в присутствии работников склада по документам.

       Закупочную  деятельностью и пополнение материальных ресурсов (сырья, материалов, комплектующих  изделий) осуществляет отдел снабжения. Этот отдел выполняет задачи, связанные с планированием в потребностях в материальных ресурсах, выбирает поставщиков и заключает с ними договора на поставку, отслеживает количество и сроки поставки, согласовывает закупки с другими звеньями логистической цепи предприятия и передает эти ресурсы для хранения на склад. Планирование потребностей определяется исходя из оптимального объема выпуска конечной продукции предприятия и объемов продаж готовых изделий. Для этого:

• анализируется потребление ресурсов в прошлые периоды,
• определяется номенклатура и общее количество материальных, необходимых для предприятия,
• устанавливается требования к качеству материальных ресурсов,
• исследуются данные об имеющихся запасах на складе,
• определяется необходимое количество закупаемых материальных ресурсов.

       Поставку  материалов и готовых товаров  осуществляют давние и проверенные  поставщики, поэтому на сегодняшний  момент нет необходимости осуществлять глубокий мониторинг рынка поставок.

       Транспортировкой поставок занимается собственный транспортный отдел. В связи с тем, что габариты и объемы необходимых материальных ресурсов являются малыми, транспортировка грузов осуществляется на легковых и полу грузовых автомобилях, которыми располагает компания. Сотрудники фирмы осуществляют транспортировку материальных ресурсов, распределение перевозок между различными видами транспорта, комплектование групп материальных ресурсов для перевозок, составление графиков движения транспорта, экспедирование грузов, и бесперебойное выполнение графиков поставок. В транспортном отделе также присутствует менеджер, который отвечает непосредственно за страхование грузов и работу с таможней.

       Инвентаризация  проводится в соответствии с бухгалтерскими требованиями, по требованию руководства и каждую вторую неделю месяца. Это на является очень накладным занятием, т.к. не представляет большой сложности при проведении, но позволяет определить точное количество единиц на складе. Это бывает очень полезным, особенно если данные не были точно или вовремя введены в базу данных.

       В соответствии с условиями хранения материалов и продукции на складе в зимнее время функционирует  центральное отопление, поддерживается необходимая температура и уровень  влажность. Соответственно, склад оборудован специальными измерительными приборами. В летнее время функционируют несколько кондиционеров.

       Въезд/вход в помещение может быть и обычной  дверью и воротами. Охраняется специальным  сигнализационным устройством в  ночное время.

       Из  технических средств, присутствующих на складе, присутствуют: ПК, принтер, телефон, кондиционеры, погрузчик и другие.

       Само  помещение склада находится на дворовой территории главного офиса компании. Это позволяет оперативно взаимодействовать  сотрудникам предприятия. 

      Список используемой литературы:

1. Зеваков А.М. Логистика материальных запасов и финансовых активов. –СПб.: Питер, 2005.
2. Сидоров И.И. Логистическая концепция управления предприятием. – СПб.: ДНТП общество «Знание».
3. В. Лесняк, директор Московской ассоциации коммерческих складов, «Склад и Техника»;№4/2004.
4. Демина И.П., преподаватель, Центр компьютерного обучения при МГТУ им. Н.Э.Баумана, Координационный совет по логистике, ноябрь 2002