Контроль и ревизия. 27

Введение 

     Инвентаризация  является одним из методов контроля за сохранностью денежных средств в  кассе и на счетах в банке и  проводится в соответствии с Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств утверждаются Приказом Минфина России

     Проверка операций с денежными средствами включает проверку кассовых операций. Основная цель проверки - установление законности, достоверности и целесообразности совершения операций с денежными средствами предприятия, а также правильность их отражения в учёте.

Денежные  средства характеризуют начальную  и конечную стадии кругооборота хозяйственных  средств, скорость движения которых  определяет эффективность всей деятельности предприятия. Объем имеющихся у  предприятия денег определяет платежеспособность предприятия (одну из важнейших характеристик финансового положения предприятия).

     Денежные  средства - единственный вид оборотных  средств, обладающий абсолютной ликвидностью, т.е. немедленной способностью выступать  средством платежа по обязательствам предприятия. Платежеспособность предприятия определяется сопоставлением уровня денежных средств с размером текущих обязательств предприятия. Кроме погашения обязательств, необходимы определенные запасы денежных средств для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления выгодных инвестиций.

     Наличные  денежные средства и денежные документы  хранятся и учитываются в кассе  предприятия. Общие правила хранения, использования и учета денежных средств в кассе устанавливаются  Центральным Банком РФ (инструкции, положения и пр. нормативные документы). 
 

     Инвентаризация  осуществляется в соответствии с  требованиями следующих нормативных документов:

     1) Федеральный Закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006) «О бухгалтерском учете»;

     2) Инструкция о порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённым решением Совета директоров Банка России от 2.09.93 № 40, (с изменениями от 26.02.96);

     3) Методические указания по инвентаризации  имущества и финансовых обязательств, утверждённые приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

       Поступление денег в кассу  происходит при их получении  с расчетного или других счетов  в банках, приеме наличных денег  за продукцию и услуги, различных  взносов работников предприятия  или возврате ранее выданных  им авансов. Из кассы деньги расходуются на выплату зарплаты и другие платежи работникам, выдаются на хозяйственные или другие расходы или вносятся на счета в банках.

     На  большинстве предприятий объём операций с денежными средствами бывает довольно значительным, поэтому проверка их является трудоёмким процессом, хотя сами процедуры её проявления достаточно просты. От аудитора требуется повышенное внимание, так как на практике наибольшее количество нарушений и злоупотреблений должностных лиц связано именно с этим участком учёта.

     Для выявления ошибок и предотвращения злоупотреблений проводят внезапную  инвентаризацию кассы, в ходе которой  производится полный пересчет наличных денег и проверка других ценностей, находящихся в кассе.

     Путем проведения проверки необходимо убедиться, соответствует ли принятый на предприятии порядок учета денежных средств порядку, установленному соответствующими нормативными документами. Так, порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен письмом Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 и Положением Центробанка РФ от 5 января 1998 г. N 14п "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Инвентаризация  денежных средств в кассе. 

     В ходе проведения инвентаризации денежных средств решаются следующие задачи:

- ознакомление  с условиями хранения наличных  денег, ценных бумаг и других  денежных документов в кассе  ;

- изучение  фактического порядка документального  оформления операций по приходу  и расходу денежных средств ведению кассовой книги, учет кассовых операций;

-проверка  соблюдения кассовой дисциплины (своевременности и полноты оприходования  денежных средств, установленных  правил расчётов наличными деньгами  с юридическими лицами, порядка  выдачи и возврата в кассу подотчётных сумм , целевого использования полученных из банка по чекам денежных средств);

- определение  законности и целесообразности  операций по поступлению и  списанию средств с банковских  счетов предприятия, правильности  их отражения в учёте ;

- проверка  состояния платёжно-расчётной дисциплины  по заключённым договорам .

     Источниками информации для проверки операций с  денежными средствами являются: кассовая книга, отчёты кассира с приложенными первичными документами (приходные  и расходные кассовые ордера , платёжные ведомости , квитанции и т. д. ), чековые денежные книжки, выписки банков по рублёвым и валютным счетам с приложенными первичными документами (счета , платёжные поручения , платёжные требования- поручения и др.), журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, платёжных поручений и т.п., учётные регистры ( ведомости, журналы-ордера) по счетам 50 , 51 , 52 , 55 , 57 и т. д, . Главная книга , "Баланс" ( Ф, № 1 ), "Отчёт о движении денежных средств " ( Ф.№ 4 ) и др.

     Журнал- ордер №1 и ведомость №1 сверяются с Главной книгой по счету 50 “Касса” и оборотом по корреспондирующим счетам.

     Журнал-ордер  №1 и ведомость №1 проверяются  по форме и по существу, на правильность промежуточных и окончательных  итогов, проверяется сумма на уголок.

     Журнал-ордер  №1 и ведомость №1 сверяются с  данными кассовой книги. Кассовая книга  ведется кассиром. Каждое предприятие  может иметь только одну кассовую книгу. Итог по строке в журнале-ордере №1 должен совпадать с “Итого расход”  по кассовой книге за ту же дату. Итог по строке в ведомости №1 должен совпадать “Итого приход” за туже дату.

     Необходимо  проверить соответствие единым требованиям по технической укрепленности к оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий Письмо ЦБ РФ от 26.02.96 N 247.

    Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

    - быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

    - располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

    - иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

    - закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

    - оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

    - иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

    - располагать исправным огнетушителем;

    - Допускается использование фигурных решеток с прочностными характеристиками.

     Приступая к проверке операций с денежными средствами, целесообразно получить, по возможности , полную информацию о состоянии внутреннего контроля по данному участку учета. Нередко денежные средства, как наличные так и безналичные, являются объектом хищений , и злоупотреблений со стороны кассира, бухгалтера и других должностных лиц Выяснить, насколько жестко контролируются операции с денежной наличностью, в том числе с валютной, как чётко обеспечивается санкционирование различных платежей с расчетного и других счетов предприятия , можно путём фактической проверки , обследования , наблюдения и т.д.

    Порядок ведения кассовых операций регулируется письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 (ред. от 26.02.1996) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"

(вместе  с "ПОРЯДКОМ ...", утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40):

ПИСЬМО  
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения  
II. Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов  
III. Ведение кассовой книги и хранение денег  
IV. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины  
Приложение N 1. Признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России

1. Признаки платежности  
2. Допустимые повреждения платежных банкнот  
3. Порядок обмена банкнот и монет  
4. Порядок экспертизы денежных знаков  
Приложение N 1а. Заявление  
Приложение N 1б. Опись высылаемых со счета N 9960 денежных билетов на экспертизу

Приложение N 2. Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке  
Приложение N 3. Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий

I. Общие положения  
II. Требования по технической укрепленности помещений касс предприятий  
III. Требования к оборудованию помещений касс средствами охранной и охранно - пожарной сигнализации

Приложение N 4. Акт  ревизии наличных денежных средств 

Проверка  операций по применению контрольно-кассовой техники

     При проведении проверки необходимо убедиться, соответствует ли принятый на предприятии порядок применения контрольно-кассовой техники порядку, установленному соответствующими нормативными документами.

     Выполняя  процедуру проверки операций по применению контрольно-кассовой техники, необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Порядок применения контрольно-кассовой техники соответствует положениям нормативных актов?
2. Сфера применения контрольно-кассовой техники соответствует положениям нормативных актов?
3. В организации выполняются требования, которым должна отвечать контрольно-кассовая техника, согласно положений нормативных актов?
4. Порядок учета операций по покупке контрольно-кассовых машин соответствует положениям нормативных актов?

   В соответствии со ст. 2 Федерального закона РФ от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) на территории РФ в обязательном порядке все организации при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг применяют контрольно-кассовую технику. Причем только ту, которая включена в государственный реестр. Государственный реестр, в котором названы модели используемой организациями контрольно-кассовой техники, утвержден Приказом Федерального агентства по промышленности от 06.03.2007 N 105.

   В статье 4 Закона N 54-ФЗ перечислены требования, предъявляемые к ККТ, порядок  и условия ее хранения. Согласно ее нормам ККТ должна быть зарегистрированной в налоговых органах по месту учета организации в качестве налогоплательщика, исправной и опломбированной в установленном порядке и должна иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

   Регистрация и применение ККТ осуществляются в соответствии с Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 (далее - Положение N 470).

   Положение о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации  утверждено Решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 06.03.95 (протокол N 2/18-95).

   Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.

     В кассе организации могут храниться  денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и документов строгой отчетности. Денежные средства представлены денежной наличностью. К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие документы.

     Бланками  строгой отчетности являются: квитанционные  книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.

     Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в  банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Материальную  ответственность за сохранность  всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

     Инвентаризация  кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

     До  начала проверки наличия денежных средств  и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

     Если  в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

     На  практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача (п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием "до инвентаризации на "____" (дата)". Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

     Кассир  должен дать расписку о том, что к  началу инвентаризации все приходные  и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

     В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим  основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу и расходу  и правильности подсчета итогов страниц  книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

     При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств  в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

     При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

     Деньги  и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

     Денежные  средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и  кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка  фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира).

     Для организации учета денежных средств  и документов предусмотрен активный счет 50 "Касса". Этот счет имеет три субсчета: 50/1 "Касса организации", 50/2 "Операционная касса", 50/3 "Денежные документы".

     Путем сопоставления фактических и  учетных остатков выявляется результат  инвентаризации: излишек или недостача.

     Согласно утвержденному Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н и в соответствии с п. 77 Приказа Минфина России от 28.06.2000 г. № 60н "О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации", выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

     Дебет 50 "Касса" субсчета 1 "Касса организации" или 3 "Денежные документы"

     Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1"Прочие доходы".

     При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 "Бланки строгой  отчетности" в условной (номинальной) оценке.

     В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По недостающим  денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая  стоимость.

     На  сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и  документов в учете осуществляется запись:

Дебет 94  
Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

     Сумма недостающих бланков строгой  отчетности отражается по кредиту счета 006 "Бланки строгой отчетности". Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица - кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты  по возмещению материального ущерба" 
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

     Возмещение  суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей  записью:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" 
Кредит счета 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

     Если  недостача возмещается в кассу  организации, то в бухгалтерском  учете производится запись:

Дебет 50/1"Касса  организации" 
Кредит 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

     При отсутствии конкретного виновного  лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав вне реализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет 91/2 "Прочие расходы" 
Кредит счет 94

     Результаты  инвентаризации наличных денежных средств  и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 (Приложение 4), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г., в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира - в двух экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

     Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг  и бланков документов строгой  отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16 (Приложение 2). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение  

     Проведённый мною анализ состояния системы организации учёта и аудита кассовых операций и расчётов с подотчётными лицами, на данном предприятии, показал, что все операции по кассе ведутся в соответствии с должностными инструкциями. Порядок операций регламентируется AP от 10.07.2002 №86-ФЗ «О Центральном банке РФ (БАНКЕ РОССИИ)» (принят ГД ФС РФ 27.06.2002)( с изменениями вступил в силу с 10.01.2009) Большой объём работы кассира по обработке первичной документации занимает много времени, поэтому одно из моих предложений это компьютеризация кассовых операций на данном предприятии. 

     В финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто возникают  ситуации, когда требуется производить  расходы через сотрудников. Для  этих целей работникам выдаются определённые денежные суммы в подотчёт, поэтому  я считаю, что руководителю предприятия и другим заинтересованным лицам необходимо, как можно внимательнее и строже контролировать порядок выдачи денежных средств, целесообразность расходов, направление их списания, а также своевременность сдачи неиспользованных авансов сотрудниками, не допускать неотрегулированных сумм по данным расчётам. Пристальное внимание необходимо уделять представительским расходам, а также затратам на использование автотранспорта. 

     Следующим моим предложением будет организация  службы внутреннего аудита на данном предприятии из высококвалифицированных специалистов. Хочу заметить, что у многих работников бухгалтерии, понятие аудитор ассоциируется с понятием ревизор. Но аудитор, это не ревизор прошлых лет, сегодня это советник руководителя предприятия. Его задача не столько найти имеющуюся ошибку, а сколько во чтобы то ни стало объективно разобраться в ней, корректно изложить её существо и предложить исчерпывающие меры по её устранению. Ни для кого ни секрет, что в настоящее время руководители многих предприятий, да и работники тоже, пришли из самых разных отраслей, которые ранее не занимались ведением бухгалтерского учёта, анализом финансово-хозяйственной деятельности предприятия, налогообложением и другими направлениями в экономике. Интенсивная и большая нагрузка на предприятии не позволяет руководящему персоналу пополнять экономические и правовые знания. Поэтому консультации специалиста аудитора можно рассматривать, как обучение на рабочем месте, без отрыва от производства. Я считаю, что чем больше будет аудиторских проверок на предприятии, тем более своевременно можно предупредить об имеющихся нарушениях, ведущих к материальным потерям.