Контроль и ревизия. 26

1. Виды контроля

Предварительный контроль. Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых  и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Материальные ресурсы.

Очевидно, что сделать  высококачественную продукцию из плохого  сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы.

Важнейшим средством  предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также

предельные значения затрат и не позволяют тем самым  какому-либо отделу или организации  в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль. Цель: выявить и своевременно просечь нарушения и отклонения. Основывается на обратной связи как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь - это  данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Все системы с обратной связью:

1. Имеют цели;

2. Используют внешние  ресурсы;

3. Преобразуют внешние  ресурсы для внутреннего использования;

4. Следят за значительными  отклонениями от намеченных целей;

5. Корректируют эти  отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Заключительный контроль. Цель: Установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и недостатки. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичны работы предполагается проводить в будущем.

Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации.

Если руководство организации  связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного  уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. «Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

2. Организация ревизионной работы на объектах организационно-правовых форм и форм собственности

Ревизия на объектах разных организационно-правовых форм собственности представляет собой  систему обязательных контрольных  действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности, совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Проверка представляет собой  единичное контрольное действие или исследование состояния дел  на определенном участке деятельности проверяемой организации.

Основная цель ревизии  на объектах разных организационно-правовых форм собственности состоит в  изучении специальными приемами документального  и фактического контроля экономической  эффективности финансово-хозяйственной деятельности, законности, достоверности и целесообразности хозяйственных и финансовых операций. Ревизия является важным средством вскрытия и предупреждения различных злоупотреблений, нарушений государственной и финансовой дисциплины, а также выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов.

Ревизия отличается от других методов контроля определенной периодичностью (не реже одного или двух раз в  год). Результаты ревизии оформляются  актом, имеющим юридическое значение как источник доказательств в судебно-следственной практике

При осуществлении данных задач ревизии должны обеспечить: выявление и мобилизацию имеющихся  резервов производства, повышение его  эффективности и качества работы; усиление режима экономии в использовании  денежных средств и материальных ценностей; укрепление государственной дисциплины; выявление причин и условий, способствующих образованию потерь, недостач и совершению хищений; закрытие каналов хищений материальных ценностей.

Ревизия поступления и  расходования средств федерального бюджета, использования внебюджетных средств, доходов от имущества (в том числе от ценных бумаг), находящегося в федеральной собственности, в федеральных органах исполнительной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления и организациях любых форм собственности, осуществляется как в плановом, так и внеплановом порядке.

Ревизия организаций любых  форм собственности по мотивированным постановлениям, требованиям правоохранительных органов осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Ревизия поступления  и расходования бюджетных и внебюджетных средств органов государственной  власти субъектов РФ и органов  местного самоуправления и доходов  от имущества, находящегося в их собственности, осуществляется по обращениям этих органов в установленном порядке с возмещением расходов по проведению такой ревизии соответствующим органом государственной власти субъекта РФ или органом местного самоуправления.

Конкретные  вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии (далее - программа ревизии).

Программа ревизии  включает ее тему, период, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ревизии, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа.

Составлению программы  ревизии и ее проведению должен предшествовать подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить  необходимые законодательные и  другие нормативные правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность организации, подлежащей ревизии.

Ревизия финансово-хозяйственной деятельности организации проводится путем осуществления:

- проверки учредительных, регистрационных, плановых, отчетных, бухгалтерских и других документов по форме и содержанию в целях установления законности и правильности произведенных операций;

- проверки фактического  соответствия совершенных операций  данным первичных документов, в том числе по фактам получения и выдачи указанных в них денежных средств и материальных ценностей, фактически выполненных работ (оказанных услуг) и т.п.;

- встречных  проверок поступления и расходования  средств федерального бюджета,  использования внебюджетных средств, доходов от имущества, находящегося в федеральной собственности - сличения имеющихся в ревизуемой организации записей, документов и данных с соответствующими записями, документами и данными, находящимися в тех организациях, от которых получены или которыми выданы денежные средства, материальные ценности и документы. Контрольно-ревизионный орган при необходимости проведения встречных проверок в организациях, расположенных на территории других субъектов РФ, обращается по этому вопросу в службы финансово-бюджетного надзора Министерства финансов РФ в соответствующих субъектах РФ, которые обязаны обеспечить в кратчайшие сроки проведение встречных проверок и направление материалов проверок контрольно-ревизионному органу, по просьбе которого произведены проверки. При этом в обращениях должны быть указаны полные наименования организаций и идентификационные номера налогоплательщиков (ИНН), в которых необходимо провести встречные проверки, их юридические адреса, телефоны, счета организаций в учреждениях банка, а также перечень вопросов, подлежащих проверке;

- организации  процедур фактического контроля  над наличием и движением материальных  ценностей и денежных средств,  правильностью формирования затрат, полнотой оприходования продукции,  достоверностью объемов выполненных работ и оказанных услуг, в том числе с привлечением специалистов других организаций, обеспечением сохранности денежных средств и материальных ценностей путем проведения инвентаризаций, обследований, контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции, контрольных обмеров выполненных объемов работ, экспертиз и т.п.;

- проверки достоверности  отражения произведенных операций  в бухгалтерском учете и отчетности, в том числе соблюдения установленного порядка ведения учета, сопоставления записей в регистрах бухгалтерского учета с данными первичных документов, сопоставления показателей отчетности с данными бухгалтерского учета, арифметической проверки первичных документов;

- проверки использования и сохранности бюджетных средств, средств государственных внебюджетных фондов и других государственных средств, доходов от имущества, находящегося в государственной собственности;

- проверки в  необходимых случаях организации  и состояния внутреннего (ведомственного) контроля.

Применение  тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения  информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой  совокупности, обеспечивающего надежную возможность сбора требуемых  сведений, определяется ревизором в соответствии с планом проверки.

Ревизия автотранспортных организаций проводится комплексно. Для каждого специалиста, участвующего в ревизии, составляется программа. В соответствии с программой лица, осуществляющие ревизию, проверяют:

- наличие основных  средств: подвижной состав и  оборудование;

- наличие технических  паспортов;

- ведение оперативного  учета эксплуатации автомобильных  шин: ведется ли раздельный  учет автомашин, находящихся в  эксплуатации, подлежащих сдаче  в ремонт и полученных из него;

- соблюдение графиков  технических уходов, планово-предупредительных  мероприятий;

- наличие договоров о  выполнении работ, заявки внутренних  структурных подразделений;

- своевременность получения  путевых листов и их сдачи  диспетчеру, поступление в бухгалтерию (или отдел эксплуатации) для выписки счетов-фактур клиентам;

- наличие планов по  обеспечению безопасности движения, актов о служебных расследованиях  аварий, журналов регистрации дорожно-транспортных  происшествий.

Путевые листы являются бланками строгой отчетности, они выдаются бухгалтерией диспетчерам (заведующим гаражом) под расписку. В установленные сроки они сдают отчеты об использовании путевых листов. К отчетам прилагаются указанные путевые листы и передаются в отдел эксплуатации (или бухгалтерию). В этой связи проверяющее лицо обязано проверить выполнение всех требований по оформлению путевых листов.

В отделе эксплуатации или  бухгалтерии данные путевых листов накапливаются по каждому автомобилю, водителю; определяются объем перевозок, пробег, грузооборот, расход ГСМ (фактический и по норме). В данном случае путевой лист является основным первичным документом для определения объема перевозок, списания ГСМ, начисления оплаты труда водителям. Ведение учета работы автомобиля является обязательным. При проверке данного участка работы необходимо изучить порядок ведения учета и правильность определения пробега, грузооборота, списания ГСМ и начисления оплаты труда. Ревизор должен использовать как источники информации не только путевые листы, но и нормы расхода ГСМ, расценки, тарифные ставки на оплату труда. Он обязательно проверяет порядок оприходования, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, организацию хранения и сдачи отработанных отходов смазочных масел, а также наличие горюче-смазочных материалов.

Ревизор должен знать, что  на каждый резервуар для хранения нефтепродуктов должна иметься калибровочная (замерная) таблица. При инвентаризации нефтепродуктов их объем, хранящийся в резервуарах (горизонтальных и вертикальных), определяют по калибровочным таблицам. Для этого измеряют уровень (высоту) залива нефтепродуктов в резервуарах метрштоком не менее двух раз с точностью до 1 мм (в двух противоположных точках по осевой линии) и рассчитывают среднее значение. Одновременно с проверкой нефтепродуктов отбирают пробы для определения их плотности и температуры, а также устанавливают количество воды в резервуарах.

В автопредприятии может  не быть автозаправочной станции, водители заправляются по ранее приобретенным  талонам. Ревизор обязан проинвентаризировать ГСМ в талонах, составить акт инвентаризации, где указать виды ГСМ, количество литров, цену, стоимость.

Кроме того, ревизор проверяет  остатки топлива в баках автомобилей  и наличие талонов у водителей, что оформляет актом. Для этого изучают порядок составления отчетов, ведения складского учета. Обращают внимание, проводятся ли внезапные инвентаризации шин, дефицитных запчастей. Если будут установлены факты непроведения внезапных инвентаризаций, проверяющие лица обязаны провести выборочные инвентаризации шин и фактическое наличие шин по серийным номерам сопоставить с карточками учета их работы, выявить факты преждевременного выхода шин из эксплуатации в результате списанных с недопробегом, установить, соблюдались ли правила эксплуатации шин и организован ли профилактический ремонт резины.

В ходе ревизии анализируют  эффективность работы автомобильного транспорта, выявляют и оценивают  факторы, влияющие на объем работ, на себестоимость автоперевозок в  разрезе статей себестоимости.

Используя метод цепных подстановок, анализируется влияние технико-эксплуатационных показателей на изменение грузооборота. Расходы на эксплуатацию и содержание автомобильного транспорта находятся в определенной зависимости от грузооборота и пробега автомобильного транспорта. По расчетно-эксплуатационным алгоритмам анализируют влияние технико-эксплуатационных показателей на себестоимость автомобильных перевозок.

Приступая к ревизии в  строительных организациях, следует  четко знать весь набор нормативных  документов, регламентирующих деятельность заказчиков, и в ходе проверок необходимо оперативно использовать их. При ревизии строительных работ проверяются:

- исполнение договоров  строительного подряда;

- законность, целесообразность  и достоверность операций по  строительству;

- обеспеченность проектно-сметной  документацией;

- исполнение смет затрат;

- достоверность отчетных  данных об объеме строительно-монтажных  работ и вводимых объектах;

- обеспечение  сохранности и экономного использования  всех материальных и денежных  средств;

- качество строительно-монтажных  работ;

- наличие копии  государственной лицензии подрядчика  у заказчика.

Согласно ст. 173 ГК РФ сделки, совершенные в ходе лицензируемой деятельности юридическим  лицом, не имеющим лицензии, могут  быть признаны судом недействительными по иску этого юридического лица, его учредителя (участника) или государственного органа, осуществляющего контроль или надзор за деятельностью юридического лица. Статьей 167 ГК РФ предусмотрено, что в случае признания судом сделки, совершенной юридическим лицом, не имеющим лицензии на занятие соответствующей деятельностью, сделка признается недействительной и каждая из сторон обязана возвратить другой все полученное по сделке;

- соблюдается  ли порядок оценки и отражения  в учете строительных работ, выполняемых подрядным способом. При подрядном способе производства выполненные и оформленные в установленном порядке строительные работы отражаются у заказчика по договорной стоимости согласно оплаченным или принятым к оплате счетам подрядных организаций, а при хозяйственном способе производства строительные работы отражаются в учете по фактически произведенным застройщиком затратам;

- соответствие  произведенных затрат действующей  технологической структуре капитальных  вложений, определенной инструкцией по заполнению форм федерального статистического наблюдения по капитальному строительству;

- стоимость  строительных работ;

- стоимость  работ по монтажу оборудования;

- стоимость  оборудования (требующего и не  требующего монтажа), предусмотренного  в сметах на строительство;

- стоимость  инструмента и инвентаря включаемых  в сметы на строительство;

- стоимость  машин и оборудования, не входящих  в сметы на строительство;

- стоимость  прочих капитальных работ и  затрат.

При ревизии  строительных работ, выполненных подрядным способом, необходимо сделать следующее.

1. Проверить  выполнение договорных обязательств  и соблюдение смет на строительно-монтажные  работы, установить соответствие  договоров требованиям, предусмотренным  гражданским законодательством,  а также отраслевым особенностям заключения и исполнения подрядных договоров. Отраслевые особенности составления договоров подряда содержатся в Руководстве по составлению договоров подряда на строительство в Российской Федерации.

2. Обратить внимание  на порядок определения стоимости объекта. Договорная стоимость объекта строительства определяется в договоре строительства и может рассчитываться:

• на основе стоимости, определяемой в соответствии с проектом (твердая цена), с учетом оговорок, касающихся порядка их изменения;
• на условиях возмещения фактической стоимости строительства в сумме принимаемых затрат, оцененных в текущих ценах, плюс согласованная с заказчиком прибыль подрядчика (открытая цена).

Ревизору необходимо учесть, что метод учета затрат на строительство зависит от способов расчета между заказчиком и подрядчиком, предусмотренных в договоре строительного подряда: в форме промежуточных платежей за выполненные работы по этапам или путем оплаты после завершения всех работ на объекте строительства.

3. Проверить,  не завышены ли физические объемы строительных работ. Сопоставляя физические объемы работ по сметам с объемами работ, включенными в акты приемки работ, можно установить факты завышения стоимости выполненных работ.

При значительных объемах строительства следует  получить экспертное заключение сметчиков по сметам, где, как правило, указаны завышения при применении коэффициентов на стесненные условия, на зимние условия, на заводские расходы и другие, предусмотренные СНИПами. Ревизор должен иметь в виду, что по районным, областным, краевым, городским и другим территориям коэффициенты в СНИПах могут меняться ежемесячно или раз в квартал по всем видам расценок.

Далее надо установить своевременность и полноту ввода  объектов в эксплуатацию и изучить  возможные причины срыва договорных сроков ввода в действие объектов. Такими причинами могут быть: перебои в снабжении строительства материалами, конструкциями, оборудованием и их некомплектные поставки; необеспеченность строительства рабочей силой или ее неправильное распределение по объектам; недостаточная обеспеченность строительными машинами и механизмами, их неэффективное использование.

Затем следует  выборочно проверить возможные  факты завышения объемов в  актах приемки выполненных строительно-монтажных  работ по отдельным видам. Завышение объемов производится в тех случаях, когда в акты приемки включают и затем списывают как израсходованные на строительство материалы, принадлежащие заказчику, или материалы от разборки сооружений, что обусловливает завышение стоимости отдельных видов работ (например, земляных за счет неверного указания твердости грунта и работ по отводу воды, якобы из-за значительного ее притока), исправление брака и недоделок в процессе строительства, завышение цен на строительные материалы, неправильное определение стоимости монтируемого оборудования и т.д.

Проверяя достоверность  объемов выполненных подрядных  работ, ревизору необходимо выяснить, производились ли контрольные обмеры, и ознакомиться с содержанием  актов контрольных обмеров и  других проверок, проведенных в ревизуемом периоде. При необходимости непосредственно самому организовать контрольные обмеры, что позволит установить соответствие фактических объемов строящегося объекта предусмотренным проектно-сметной документацией. При подготовке к контрольному обмеру, его проведении и оформлении результатов ревизор должен располагать информацией, содержащейся в актах рабочих комиссий по приемке в эксплуатацию зданий и сооружений; календарных планах производства работ, сметах, технической документации на оборудование, актах испытаний установленного оборудования, первичных документах бухгалтерского учета.

Основным приемом  контрольных обмеров строительных работ является их визуальный осмотр и сопоставление с объемом  выполненных работ, исчисленных  по рабочим чертежам. По строительно-монтажным работам, замер которых в натуре затруднен или не вызван необходимостью, правильность объемов выполненных работ, отраженных в актах приемки, устанавливают по рабочим чертежам.

Проверка объемов  скрытых работ (засыпанные фундаменты, траншеи с уложенными в них трубопроводами и т.п.) проводится по актам на скрытые работы или по рабочим чертежам. После обмера составляется акт контрольного обмера. В нем указываются: наименование объекта, его адрес, дата обследования, должность и фамилии лиц, участвовавших в обследовании, период времени, за который проверялись объемы выполненных работ; стоимость проверенных работ; выявленная сумма завышения стоимости работ, а также подробно излагается, в чем состоит нарушение, указывается сумма ущерба.

Наряду с актом контрольного обмера целесообразно составлять акт о качестве работ» акт документальной проверки актов приемки и счетов за выполненные работы.

Если качество работ не соответствует условиям договора, то заказчик обязан предъявлять  претензии к подрядчику. Ревизор, руководствуясь пунктами договора об ответственности за ненадлежащее качество работ, проверяет наличие и порядок предъявленных претензий.

Ревизор обязан проверить, предъявлялись ли претензии  за неисполнение обязательств. Одним  из наиболее распространенных способов обеспечения надлежащего исполнения обязательств, предусмотренных договором, является начисление неустойки. Соглашение о неустойке включается в текст договора либо составляется отдельно.

В соответствии со ст. 330 ГК РФ неустойкой (штрафами, пенями) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своего обязательства.