Контроль и ревизия. 61
1 (7). Методы документального контроля …………………………………… 3
2 (10). Другие методы фактического контроля ……………………………… 9
3 (21). Ревизия поступления материалов ……………………………………. 13
Задача ……………………………………………………………
Список использованной литературы ……………………………………….. 21
Системность в ревизии достигается комбинированным использованием различных способов и приемов логического и математического, документального и фактического контроля.
Существуют две группы методов документального контроля.
Методы формально-правовой проверки документов предполагают:
- проверку соблюдения правил составления, полноты и подлинности оформления документов;
- сопоставление учетных
и отчетных показателей с
- проверку соблюдения
правил учета отдельных
- проверку арифметических расчетов - перерасчет, т.е. арифметический контроль.
Методы проверки реальности (достоверности) отраженных в документах обстоятельств и процессов подразумевают:
- сопоставление данных документов, отражающих операции с данными документами, которые являлись основанием для этих операций;
- получение письменного подтверждения от третьих лиц о реальности остатков на счетах денежных средств, счетах расчетов и других;
- проверку записей в регистрах бухгалтерского учета и отчетности, правильности корреспонденции счетов;
- аналитические процедуры (самостоятельно осуществляемые ревизором расчеты, часто значительные по объему);
- прослеживание, то есть проверяющий исследует некоторые первичные документы, проверяет отражение их данных в регистрах аналитического и синтетического учета, находит заключительную корреспонденцию и убеждается в правильности (неправильности) отражения в учете соответствующей операции;
- специальные методы (встречная проверка, взаимная проверка, контрольное сличение, восстановление натурально-стоимостного учета, логическое исследование хозяйственных операций);
- подготовку альтернативных балансов, как промежуточных - сырья, материалов, выхода продукции, так и заключительного.
Методические приемы документального контроля также подразделяются на:
Приемы проверки отдельного документа (формальная проверка, арифметическая проверка, нормативно-правовая проверка, проверка на действительность хозяйственной операции).
Формальная проверка, т.е. визуальная проверка документов: проверка правильности заполнения реквизитов, отсутствия неоговоренных исправлений, наличия и подлинности тех реквизитов, которые предусмотрены для данного типа документов.
Арифметическая проверка предполагает пересчет итоговых результатов, взаимоувязки начислений и удержаний и т.д.
Нормативно-правовая проверка подразумевает проверку соблюдения различных нормативов, инструкций, положений.
Приемы проверки нескольких документов по однотипным или взаимосвязанным хозяйственным операциям (встречная проверка, взаимная сверка).
Встречная проверка представляет собой сопоставление двух различных вариантов одного и того же документа, а также учетных регистров, которые находятся в двух различных организациях либо в двух различных подразделениях одного и того же предприятия (позволяет выявить: излишнее списание товарно-материальных ценностей, денежных средств, присвоение выручки от реализации продукции, работ и услуг).
Взаимная сверка - сопоставление различных по своему наименованию и характеру документов, в которых отражаются различные аспекты одной и той же или нескольких взаимосвязанных операций (позволяет выявить: создание неучтенных излишков готовой продукции, сырья, материалов, необоснованного начисления и выплаты заработной платы и других).
Приемы проверки системных бухгалтерских записей (контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета, хронологическая проверка товарно-материальных ценностей и денежных средств, сканирование, подготовка альтернативного баланса).
Контрольное сличение - проверка главным образом количественной информации о движении однородных ценностей за межинвентаризационный период. Особенности контрольного сличения позволяют выявить злоупотребления персонала, которые связаны: с созданием неучтенных излишков отдельных видов ТМЦ; с сокрытием части выручки, полученной от населения за реализацию и др.
Пользуясь контрольным сличением, можно выяснить, не было ли приписок в инвентаризационных ведомостях, не было ли завоза товаров и других ценностей без документов. Часто этот метод применяют при проверке складских товарных операций.
Для этого сопоставляют данные последней инвентаризации с предыдущей у одного и того же лица на определенную дату в течение межинвентаризационного периода. Дополнение обобщенных результатов контрольного сличения подобным изучением ежедневного движения ценностей с подсчетом их остатков на конец каждого дня позволит выявить расход этих ценностей за отдельные дни, превышающий сумму первоначального остатка и прихода. Такое положение может быть результатом различных причин. Например, необоснованного уменьшения остатков ценностей на начало проверяемого периода, реализации неоприходованных ценностей, наличия бестоварных расходных документов.
Хронологическая проверка движения товарно-материальных ценностей и денежных средств заключается в том, что их остатки определяют не только на дату той или иной инвентаризации, но при необходимости - на каждую дату (на конец каждого дня) любого межинвентаризационного периода.
Сканирование, т.е. просмотр первичных документов и отчетов, составленных на их основе материально, ответственными лицами за ряд смежных периодов.
Прослеживание - прием, при котором анализируется первичный документ, устанавливается его реальность, правильность обработки, переноса в учетный регистр и обоснованность бухгалтерской записи.
Подготовка альтернативного баланса - позволяет выявить отклонения от нормативного расхода сырья, материалов, выхода продукции и тем самым убедиться в достоверности исчисленного финансового результата.
Другую группу методов – методы документальной проверки – можно разделить на две группы: методы формальной проверки и методы проверки реальности отраженных в документах обстоятельств.
К методам формальной проверки документов относятся:
– проверка соблюдения правил составления, оформления, полноты и подлинности оформления документов;
– сопоставление учетных и отчетных показателей с установленными нормативами (нормативная проверка);
– проверка соответствия отраженных в документах операций установленным правилам; счетный контроль.
Общие правила оформления документов для всех предприятий и организаций установлены Положениями о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Этими Положениями предусмотрено, что первичные документы должны содержать для придания им юридической силы обязательные реквизиты. Таковыми являются: наименование документа (формы), код формы; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Кроме того, наименование организации, от имени которой составлен документ. В необходимых случаях могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом. Другие реквизиты определяются характером документируемых хозяйственных операций.
Сопоставление учетных и отчетных показателей с установленными нормативами (нормативная проверка) позволяет выявить завышение (занижение) себестоимости продукции (работ, услуг), занижение размера удержаний из заработной платы, в том числе подоходного налога, занижение размеров отчислений во внебюджетные фонды, ошибки в применении норм естественной убыли товаров, в исчислении и уплате налога на добавленную стоимость и других налогов.
Проверка соответствия отраженных в документах операций установленным правилам дает возможность выяснить правомерность разнообразных хозяйственных операций. С ее помощью можно выяснить, например, выплату заработной платы другому лицу без предъявления доверенности и т.п.
Счетный контроль позволяет выяснить правильность сделанных в документах, в бухгалтерских регистрах в формах отчетности вычислений (правильность таксировки, подсчета переходящих остатков ценностей в отчетах материально-ответственных лиц, подсчета итогов и т.п.). Часто к этому методу прибегают для проверки правильности подсчета итогов в горизонтальных и вертикальных графах расчетно-платежных ведомостей. Счетный контроль обычно сопровождается применением других методов документальной проверки.
Другой метод проверки реальности отраженных в документах обстоятельств – восстановление натурально-стоимостного учета. Данный метод дает возможность конкретно анализировать движение ценностей по каждому его виду в отдельности. Его сущность состоит в том, что на основе первичных документов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей полностью восстанавливается натурально-стоимостный их учет. Этот прием может применяться в тех подразделениях, по которым натурально-стоимостный учет ценностей не ведется (например, в производствах), хотя все операции по их движению оформляются выпиской соответствующих документов. По данным этих документов, можно восстановить движение ценностей по их видам с выведением остатков.
С помощью этого приема может быть выявлено, что при отсутствии недостач или излишков в условиях ведения стоимостного учета фактически в подразделениях имеются недостача одного вида ценностей и излишки других, которые до этого в стоимостном учете взаимно перекрывались.
Самый распространенный метод фактического контроля – инвентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.
В процессе ревизии тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные документы, организация инвентаризаций, правильность принятых решений по пересортице товарно-материальных ценностей, недостачам и излишкам.
К началу инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам. К ним нужно прикрепить ярлыки со сведениями, характеризующими эти ценности. Если ценности находятся в различных местах, то их все, кроме проверяемых, запирают и опечатывают. Ключи от мест хранения находятся у материально ответственного лица, а пломбир или печать – у ревизора. Одновременно проверяются измерительные приборы, весы и т.д., наличие запасных ключей от мест хранения ценностей.
Фактическое наличие ценностей проверяется путем пересчета, взвешивания, перемешивания в натуре исходя из установленных соответствующих единиц измерения. Количество материала и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей.
Недостатком в организации и проведении инвентаризации является то, что отдельные вопросы в процессе пересчета денежных средств, материальных ценностей и проверки расчетов некоторые ревизоры передоверяют материально-ответственным лицам.
В зависимости от времени проведения выделяют следующие формы фи-
нансового контроля:
- предшествующий, который проводится до осуществления финансовых операций;
- текущий, в процессе финансовых операций (перечисление налогов, собрания, образование фондов денежного средства, осуществление выплат и др.);
- последующий, который проводится по окончании определенных периодов, по итогам месяца, квартала, года.
Термин «метод» означает совокупность приемов труда в какой-либо области, способ достижения какой-то цели. Существуют различные приемы, характерные для специалистов разных областей знаний, которыми могут пользоваться контролирующие органы, применяя их в зависимости от поставленной задачи. Знание специфики деятельности определенной организации в сочетании с приемами, выбранными правильно и в определенной последовательности, позволяют аудиторам более эффективно проводить проверки.
Методы фактического контроля включают:
Инвентаризацию - способ фактической проверки наличия товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также контроля за их сохранением. Большинство случаев недостатков, краж, растрат обнаруживается с помощью инвентаризации. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства, сверх норм - на счет виновных лиц, а если виновные не установлены - на финансовые результаты организации.
Осмотр. Этот методический прием довольно часто применяется материально ответственными лицами, например, при принятии товарно-материальных ценностей, при осмотре места хранения ТМЦ, незавершенного строительства. Результаты осмотра сопоставляются с нормативными требованиями, содержанием хозяйственных договоров, бухгалтерских документов и записей с последующей корректировкой.
Обследование - непосредственное изучение компетентными работниками определенных объектов хозяйственной системы (состояние складского хозяйства, наличие охраны, сигнализации, исправность весоизмерительных приборов). Для обследования чаще привлекаются работники правоохранительных или финансовых органов, а также специалисты.
Контрольный запуск сырья в производство или контрольный раскрой материалов осуществляется с целью проверки сырья и материалов в производстве, выхода готовой продукции, отходов производства, производительности оснащения, а также установления реальности разработки и применения норм расходования сырья и материалов, топлива и т.п. Этот способ контроля фактического расходования является эффективным средством выявления случаев необоснованного списания сырья и материалов на производство продукции как по завышенным нормам, так и свыше установленных норм. Результаты контрольного запуска оформляются актом, которые подписывают ревизор, технолог и работники организации.
Лабораторный анализ качества сырья, материалов и готовой продукции - его целью является уточнение существенных характеристик сырья, материалов и готовой продукции и получение на этой основе качественно новой информации.
Проверку объемов выполненных работ. Фактический объем выполненных работ на отдельных участках сопоставляется с объемом работ, оформленных документами, на основании которых осуществлены начисления заработной платы и списания материалов, а также с объемом работ, предусмотренных проектно-сметной, нормативной и технологической документацией. Кроме того, с помощью контрольного обмера можно установить факты завышения выполненных работ. При выявлении завышенной стоимости выполненных работ не допускается зачет стоимости выполненных, но не включенных в акты приемки работ. По результатам контрольного обмера ревизор составляет акт и сведение перерасчета стоимости работ. Эти документы подписывают ревизоры, представители заказчика и подрядчика.
Получение устных и письменных объяснений, справок и ответов на заранее разработанные анкеты. Письменные объяснения материально ответственных и должностных лиц нужны для выявления причин допущенных нарушений и виновных лиц. Объяснения оказывают содействие вспомогательному выяснению обстоятельств и условий нарушений и недостатков, реальности хозяйственных операций и достоверности фактов злоупотреблений.
Контрольную покупку - специальный, по особой программе организованный методический прием фактического контроля, потенциально позволяющий определить правильность и законность отпуска товаров покупателям и расчетов с ними в условиях непосредственного совершения указанных хозяйственных операций. Контрольная покупка призвана способствовать выявлению и документальной фиксации фактов обмана покупателей, нарушения лицензионных правил торговли и других.
Ревизия поступления материалов проводится по нескольким направлениям. Остановимся на двух важнейших из них.
Выборочная документальная проверка отнесения товарно-материальных ценностей (поступивших за последний отчетный год) к материалам. Ревизор выборочным методом проверяет обоснованность отнесения объектов к материалам. В сводной табличной форме представляются результаты проверки, которые позволяют оценить правильность (обоснованность):
- применения критерия для отнесения объектов к материалам;
- установление производственного и непроизводственного характера приобретенных материалов;
- документального оформления учета материалов (наличие документов, подтверждающих право собственности, инвентарных карточек учета материалов, накладных на получение материалов).
Документальная проверка учета поступающих материалов. При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что первичные документы по поступлении материалов играют важную роль в организации учета материалов, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется контроль за поступлением товарно-материальных ценностей. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.
Ревизор проверяет порядок учета поступающих материалов, в частности, наличие утвержденного плана материального обеспечения, наличие в отделе снабжения ведомостей оперативного учета выполнения договоров поставки или журнала учета поступающих материалов, в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика, дата и номер транспортного документа; дата и номер счета; род груза; дата приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. Ревизор должен также выявить факты недопоставки и излишней поставки товаров путем сверки фактически поступивших материалов в части ассортимента, количества, цены с данными договоров поставки.
Кроме того, нужно установить соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение ТМЦ требованиям нормативных документов. По данным журнала учета доверенностей на получение ТМЦ выявляются случаи выдачи доверенностей лицам, не работающим в ревизуемой организации, контролируется порядок оформления доверенностей (заполненных полностью или частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны), правила их выдачи (новая доверенность выписывается одному и тому же лицу после представления отчета об использовании ранее полученной доверенности), определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ.
При ревизии поступлений материалов на склады организации автотранспортом проводится сверка журнала учета поступающих материалов с данными автотранспортных накладных, приходных ордеров и карточек учета материалов. Журнал учета поступающих материалов должен находиться в отделе снабжения, автотранспортные накладные и приходные ордера - в материальном отделе бухгалтерии, карточки учета материалов - у кладовщика. На всех первичных документах проверяются подписи, дата, сумма, цена. Обороты материалов по журналу учета поступающих материалов и первичным документам сверяются с оборотами ведомости № 10 «Учет материалов на складе». Если в организации действует пропускная система, то для сверки могут быть взяты данные пропусков, которые, как правило хранятся в материальном отделе бухгалтерии.
Если материалы вывозятся со склада продавца своим автотранспортом, то ревизор обязан провести дополнительно сверку с корешками доверенностей, выданных работникам организации для получения ТМЦ на складе продавца, или с журналом регистрации доверенностей.
При наличии актов приемки материалов формы № М-7 вместо приходных ордеров ревизор проводит их экспертизу. Он проверяет полномочия членов приемочной комиссии, поставивших свои подписи в акте. Для этого изучается приказ по основной деятельности о создание приемочной комиссии, в котором зафиксированы фамилии и должности ответственных лиц. Далее проверяется работа юридической службы организации по работе с претензиями поставщику, зафиксированными в акте.
При доставке ТМЦ железнодорожным транспортом также осуществляется сверка данных журнала учета поступающих материалов (журнала регистрации доверенностей) с данными железнодорожных накладных, приходных ордеров, карточек учета материалов, корешков доверенностей, выданных материально ответственным лицам на получение груза на товарной станции.
Если ревизор при проверке информации о поставках материальных ценностей железной дорогой обнаруживает коммерческие акты, по которым принимаются ТМЦ, то необходимо провести экспертизу юридической силы таких актов. Для этого проверяются подписи, даты, соответствие названий материальных ценностей данным железнодорожной накладной и договора поставки. Далее исследуется порядок работы с коммерческими актами претензионной службы организации.
При ревизии поступлений
материалов на склады организации от подотчетных
лиц проверяется сверка журнала учета
поступающих материалов с товарными чеками,
приходными ордерами и карточками
Товарный чек - документ, подтверждающий факт приобретения и стоимость товара, приобретенного подотчетным лицом за наличный расчет. Товарные чеки прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица и хранятся в материальном отделе бухгалтерии организации.
При ревизии поступления на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, и пр. проводится сверка данных журнала учета поступающих материалов с данными накладных на внутреннее перемещение и карточек учета материалов. Все подобные поступления на склады оформляются однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписываются подразделением-сдатчиком в двух экземплярах, один является основанием для списания материалов с подразделения-сдатчика, другой направляется на склад и используется в качестве приходного документа. При выявлении в ходе ревизии акта формы № М-35 ревизор проверяет правомочие подписей, количество, сумму, наименование ТМЦ. Все данные акта сверяются с данными акта форм № ОС-4, инвентарной карточки формы № ОС-6. Акт по форме № М-35 составляется в том случае, если разборку здания или сооружения проводит подрядчик. Ревизор может сделать запрос подрядчику о подтверждении данных акта по форме № М-35. Далее данные акта сверяются с оборотами в журналах-ордерах № 11 и № 13.
При обнаружении оформления оприходования на склад материальных ценностей требованием-накладной формы № М-11 необходимо изучить причины и определить ответственность должностных лиц, допустивших отпуск со склада излишних материалов, сдаваемых теперь на склад. Перемещение материальных ценностей с одного склада на другой также оформляется требованием-накладной формы № М-11. Таким случаям ревизор должен дать экономическую оценку, установить экономическую целесообразность действий
должностных лиц, допустивших перемещение грузов с одного склада на другой.
Ревизор проверяет полноту оприходования на складах организации ТМЦ путем исследования актов, составленных на расхождения в количестве и качестве, выявленные при приемке ТМЦ, поступивших без счета поставщика, карточки учета претензий. Каждый случай недопоставки товаров против количества, указанного в сопроводительных документах, исследуется с даты возникновения недостачи до времени ее погашения.
Задача № 2.
В ходе ревизии
организации была проведена
Задание:
- Отразите перечисленные операции хозяйственной деятельности бухгалтерскими записями.
- Правильно ли ревизор использовал типовую форму по итогам инвентаризации? Если нет, то укажите наименование и типовой номер нужной формы.
- Правомерны ли действия ревизора? Если нет, то укажите, в чем заключается неравномерность, и покажите, как нужно было поступить.
Решение:
1. Дт Кт Сумма Содержание хозяйственной операции
1). 94 50 900 Выявлена недостача денежных средств в кассе
2). 73.2 94 900 Недостача отнесена на кассира
3). 50 73.2 750 Получены от работника наличные в
4). 73.2 94 150 Остаток суммы недостачи числящаяся за кассиром
5). 94 99 150 Списана недостача денежных средств на убытки
2. Инвентаризация производится
в соответствии с приказом
№ 49 Минфина РФ от 13.06.1995г. Об
утверждении методических
Ревизор использовал не правильную типовую форму по результатам инвентаризации составляется Акт по форме ИНВ – 15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки.
3. Ревизор должен тщательно проверить соблюдение Порядка ведения кассовых операций. Для этого прежде всего устанавливают правильность документного оформления назначающая кассира на работу и его материальной ответственности.
В нашем
случае у кассира обнаружена
недостача, поэтому вопрос о
возможности использования
