Контрольная работа по "Основы менеджмента". 4

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

1).Внутренняя среда организации, ее основные внутренние переменные,

     их характеристика  и взаимосвязь  ……………………………………….3

    Дайте характеристику  параметров внутренней среды  Вашей

    Организации………………………………………………………………..5

 

2). Функция контроля: сущность, значение…………………………………6

      Виды контроля  и этапы его проведения…………………………………7

      Дайте характеристику  различных видов контроля и  перечислите

      должностных лиц, осуществляющих контроль в Вашей  организации..10

 

3). Понятие «деловое общение». Формы и фазы делового общения.

     Абстрактные  типы собеседников………………………………………….12

     Охарактеризуйте  основные формы делового общения, используемые

      в вашей  организации и дайте оценку…………………………………….16

 

4).Оптовая торговля организации имеет договорные отношения с магазином,

    который постоянно  нарушает условия и сроки оплаты  реализованных 

    товаров. Какие  виды и источники информации  потребуется для решения

    сложившейся проблемы? Какое оптимальное решение необходимо  принять

    руководству организации  для исключения нарушений договорных 

    обязательств…………………………………………………………………16

 

Литература………………………………………………………………………17

 

 

 

 

 

 

Внутренняя среда организации - это управленческий  производственный потенциал предприятия. Основными переменными внутренней среды организации являются: цели: структура, трудовые ресурсы; оборудование, материальные запасы; технология: культура организации.

ВНУТРЕННИЕ ПЕРЕМЕННЫЕ - это ситуационные  факторы внутри организации. Они, в основном, являются результатом управленческих  решений, однако, не все и не всегда могут полностью контролироваться  руководителями.  
Основные переменные, которые требуют внимания руководства, -  это цели, структура, задачи, технология, люди.

Организация существует в определённой среде. Перерабатывая ресурсы, оказывает услуги, которые поставляются на рынок, обеспечивая покупателей соответствующей информацией (свойства товара, места продажи, гарантии). С рынка фирма получает деньги и информацию (объёмы и темпы продаж, данные о товарах, конкурентах). Фирма взаимодействует с поставщиками, финансовыми органами, посредниками (торговыми агентами, транспортными компаниями), рекламными агентствами, изучает общественное мнение. Работает в определённой стране, в которой существуют определённая экономическая и политическая ситуация, уровень научно-технических достижений, культурные и иные традиции. Для эффективного управления необходимо понимать действие факторов среды, уметь определять их влияние и предвидеть это влияние. Факторы среды принято называть переменными.

Под внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации.

1) Цель – конкретное конечное  состояние или желаемый результат, которого стремится добиться  организованная группа. Цель определяет  направление движения. У организации могут быть разные цели, но независимо от вида фирмы её главными общими целями будут направленные на выживание, прибыль, перспективы. Цели: стратегические, тактические, «сиюминутные». Цели подразделений координируются менеджерами в рамках общей цели.

2) Задача – предписанная работа, которая должна быть выполнена  установленным способом и в  установленные сроки. Каждая должность  включает ряд задач. Они делятся  на 3 категории:

- Работа  с персоналом (мастер участка  работает с людьми);

- Работа  с предметами и средствами (токарь – с предметами);

- Работа  с информацией (работа бухгалтера  связана с информацией).

Наиболее трудная работа менеджера с людьми. Задачи решаются для достижения целей.

3) Структура – логическое взаимоотношение  уровней управления и функциональных подразделений, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации (образование структуры результат вертикального и горизонтального разделения труда

Горизонтальное РТ                             Вертикальное РТ

      Директор     Управляющий                 директор

Зам. Директор    Зам. Управляющего        зам. Директора

1     2     3     Нач. отдела        нач.цеха

Главный специалист      нач. участка

      бригадир

      рабочий

 

 

 

 

 

Важным понятием является сфера контроля – это число лиц, непосредственно подчинённых одному руководителю. Она может быть широкой (руководитель контролирует большое количество подчинённых) и узкой (каждому руководителю подчиняется немного людей).

Сфера контроля определяет тип организационной структуры: широкая сфера контроля – даёт плоскую структуру управления (с небольшим количеством  уровней управления); узкая сфера контроля – многоуровневую (или высокую) структуру. Какая сфера контроля и структура – зависит от специфики организации, её целей и решаемых её проблем.

4) Технология – сочетание квалификационных  навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих  знаний, необходимых для осуществления  преобразований в материалах, информации и людях.

Технология – это средство преобразования сырья (будь то люди, информация или физические материалы) в искомые продукты и услуги.

5) Люди (персонал) – по важности  на первом месте. Цели организации  достигаются через труд людей. Для успешного руководства надо знать, чем определяется поведение отдельных людей и в группах.

В менеджменте все внутренние переменные взаимосвязаны: изменение целей ведёт к уточнению задач, а также может повлечь изменение технологии и структуры управления.

Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов, несмотря на их большое разнообразие, можно выделить 5 групп функциональных процессов, охватывающих деятельность любой организации и являющихся объектом управления со стороны менеджмента:

1. Производство;
2. Маркетинг;
3. Финансы;
4. Работа с кадрами;
5. Эккаунтинг (учёт и анализ хозяйственной деятельности);

Менеджмент осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации, формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации.

Для рационального использования контроля при обучении говорению на старшем этапе обучения говорению на китайском языке, необходимо изучить основные виды и формы контроля.

1.1. Цели и задачи моей организации

Основная цель службы - качественное формирование массива данных о деятельности банка.

Основными задачами службы являются: составление финансовой отчетности по Инструкции №17 и расчет обязательных нормативов деятельности банка по Инструкции №1:

- постоянное отслеживание величины отклонений нормального хода деятельности;

- оценка сложившейся или складывающейся  ситуации в первую очередь  с точки зрения выполнения  внешних обязательств перед партнерами;

- быстрое выявление причин как  внутренних, так и внешних, вызвавших (или могущих в ближайшее время вызвать) отрицательные (или положительные) отклонения, которые могут в дальнейшем негативно сказаться на деятельности банка.

Ориентация деятельности банка на реальные экономические условия функционирования:

- учет изменений экономической конъюнктуры, параметров денежно-кредитной политики ЦБ РФ, условий приобретения ресурсов на денежных рынках.

Управление рисками:

- определение факторов риска, этапы  и работы, при которых риск  возникает;

- разработка специальных механизмов управления рисками, покрытие экономических рисков;

- установление экономически обоснованных  процентных ставок.

Подготовка аналитических обзоров и справок для ЛПР.

1.3. Структура управления моей организации

Служба анализа и отчетности является функциональным подразделением банка. Поэтому необходимо определить его структуру. Важно также выявить взаимосвязи службы анализа и отчетности с другими отделами и службами банка.

Структура службы анализа и отчетности и взаимосвязи с другими отделами и службами банка представлены в приложении 28.

Прежде чем подразделение преступит к работе, его обязанности и права должны быть закреплены документально. Для этого составляются «Положение о службе анализа и отчетности» и должностные инструкции на каждого работника.

«Положение о службе анализа и отчетности» представлено в приложении 29 и включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения, связи.

7. Организация работы.

Должностные инструкции работников службы анализа и отчетности представлены в приложениях 30 - 32 и включают в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Обязанности.

1. Права.

2. Ответственность.

Функции контроля

Диагностическая функция - определяет уровень владения языком в соответствии с программными требованиями. Объектами контроля здесь являются средства общения и деятельность общения при ведущей роли последней;

Обучающая функция - способствует повторению и закреплению пройденного на занятиях материала, следовательно, контроль является одним из способов обучения языку;

Управляющая функция - обеспечивает управление процессом овладения языком благодаря использованию специальных учебных материалов и разработанной методике их применения в ходе контроля;

Корректирующая функция - проявляется во внесении преподавателем изменений в процесс обучения языку на основе полученных в ходе контроля данных;

Стимулирующая функция - создает положительные мотивы учения. Проведение или ожидание контроля стимулирует учебное действие учащихся, является дополнительным фактором их учебной деятельности;

Оценочная функция - позволяет вынести суждение о результатах деятельности как обучаемого, так и обучающего, эффективности самого процесса обучения.

СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ КОНТРОЛЯ

Слово «контроль» как и слово «власть» рожает в первую очередь негативные эмоции. Для многих людей контроль означает в первую очередь ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и тому подобное – в целом, все то, что прямо противоположно нашим представлением о свободе лица. В результате такого стойкого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди дадут вам такой ответ, – это то, которое позволяет удерживать работников в определенных рамках. Это определение возможно назвать верным, так как один из аспектов контроля действительно заключается в обеспечении подчинения почему-то. Однако возводить контроль просто к каким-то ограничениям, которые исключают возможность действий, которые наносят вред организации и вынуждают кожного поводить себя строго дисциплинировано, – значило бы упустить из виду основного задания управления.

КОНТРОЛЬ – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля из того же момента, когда они сформулировали цели и задания и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилие тем или иным способом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Питеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления – это синонимы».

 

 Виды контроля и их характеристика

1. Общий - контроль управляемой системы в целом.
2. Функциональный -  контроль отдельной функции или отдельного подразделения, отдельного участка.
3. Предварительный - осуществляется до фактического начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое составление должностных инструкции, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных – всё это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура  будет работать, как задумано.

Предварительный контроль используется по отношению:

• К человеческим ресурсам. Устанавливается минимально допустимый уровень образования, стаж работы в данной области, анализируется деловые и профессиональные  знания и навыки: (знание ПК), необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей. При приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям и др.
• В отношении материальных ресурсов – вырабатывается стандарты допустимого качества поступающих материалов; тщательно выбираются поставщики для заключения договоров; проверка качества товаров, обеспечение товарных запасов на уровне, достаточном для избежания дефицита, проведение техосмотра оборудования и инвентаря.
• По отношению к финансовым ресурсам – проработка финансовых вопросов на стадии составлении финансового  плана (бюджета) дает уверенность, что организация в процессе работы будет иметь достаточные средства. Бюджет дает ответы на вопросы: Сколько? Какие средства?       (наличные или безналичные) потребуются предприятию.

На стадии предварительного контроля, возможно, выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты. Предварительный контроль имеет две разновидности:

• Диагностический – контроль, включающий такие категории как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что–то не в порядке;
• Терапевтический – позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

4. Текущий  контроль – осуществляется в ходе проведения работ. Это регулярные проверки подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию планов, инструкций.

Объектом текущего контроля являются подчиненные, а субъектом – их начальники.

Задача этого контроля - своевременно выявить и скорректировать отклонения от заданных параметров, возникающие в ходе работы.

Текущий контроль основан на обратных связях (начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщил им, что их работа неудовлетворительна, в результате подчиненные исправили ошибки и усилили внимание к выполнению операций).

Таким образом, контроль дает возможность своевременно реагировать на меняющие факторы.

Пример: Поступают жалобы от покупателей на  имеющиеся сбои в продаже молочной продукции. Директор магазина, проведя текущий контроль, приходит к выводу, что зав. отделом неправильно составляла заявки поставщику, предлагает её больше внимания уделить этому вопросу.

Заведующему отделом изучает спрос покупателей по отдельным наименованиям данной группы товаров, и появляются более обоснованные заявки. Покупатель благодарен, работники отдела должны быть вознаграждены.

Появились конкуренты, приняты новые законы, изменилась технология – все это отклонения, на которые система должна реагировать. Другое название текущего контроля  – оперативный.

5.  Промежуточный  - контроль  в середине выполнения задачи  или работы.

6.  Заключительный  (финальный) – осуществляется после выполнения работы. Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Этот вид контроля предупреждает повторение ошибок в будущем, позволяет, сравнить, насколько реальны были планы и определить результативность. Роль заключительного контроля – дает информацию для дальнейшего планирования, способствует мотивации.

7.  Плановый – контроль, осуществляемый в плановом порядке (например, ежемесячно, ежеквартально)

8.  Внезапный – при  поступлении негативных сигналов  из внутренней среды предприятия (жалобы на опоздания сотрудников, они не выполняют свои должностные обязанности, чаепития, перекуры в рабочее время).

9.  Внутренний контроль  – обеспечивающий нормальную  работу предприятия, осуществляемый  его силами. ( Достижение плановых  показателей, бухгалтерский контроль – соблюдение правил отчетности, точное отражение в ней операции, строгое соблюдение сотрудниками  решений руководства).

10. Внешний контроль осуществляют  специалисты со стороны и сторонние  организации (Роспотребнадзор, Аудит, Налоговая инспекция  и другие).

 

В процессе контроля выделяются следующие этапы:

 

1.Выработка стандартов и критериев (в качестве стандартов используются цели, которые являются конкретными, поддаются измерению и имеют временные границы). Такие цели разрабатываются в форме показателей результативности, которые позволяют сопоставить реально сделанную работу с запланированной – например, по прибыли ( в 2005 получить прибыль в 1 миллион рублей, повысить производительность труда на 15 % в течение 6 месяцев), объему продаж.

Показатели результативности – точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей.

Некоторые важные цели не поддаются количественному выравниванию напрямую, например, повышение степени удовлетворенности работой. В таком случае проводится различные обследования и опросы, происходит косвенное выражение целей через другие показатели, - в нашем примере это количество увольнений.

 

2.Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Данный этап включает 4 стадии.

1стадия. Определение масштаба достигнутых отклонений и принцип исключения.

Контроль должен быть экономически эффективным, т.е. преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на её функционирование ( затраты состоят из затрат времени менеджера и др. работников на сбор, передачу, анализ информации; на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля; затрат на хранение, передачу и поиск информации). Это достигается использованием метода управления по принципу исключения – его суть система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руководство решает важную задачу - устанавливает масштаб допустимых отклонений (если обнаруживаются отклонения, которые не выходят за рамки этого масштаба, то такие отклонения не вызывают тревоги).

Пример. Универсам, совершающий продажи на сотни млн. руб. Предположим, что его цель в наступающем году добиться уровня продаж 365 мил. Руб., или 7 млн. руб. в неделю. Если объем продаж во вторую неделю января составит 6,8 млн. руб., то у него мало поводов для тревоги, т.к. для него это всего лишь незначительное отклонение от стандарта. Но такая нехватка (200 тыс. руб.) сделала бы банкротом обычного среднего торговца. Определение Масштаба отклонений – вопрос  кардинально важный. Если взят слишком большой Масштаб – это плохо, если слишком маленький – тоже, т.к. если организация начнет реагировать на очень маленькие отклонения, то это будет разорительно и потребует много времени. Устанавливает Масштаб отклонений руководство высшего звена.

2 стадия. Измерение результатов

  Самый трудный и  дорогостоящий элемент контроля, позволяющий установить, насколько  удалось соблюсти установленные  стандарты. Важно правильно выбрать  единицу измерения, установить частоту измерений. Это определяется спецификой вида деятельности, подлежащей контролю. Единица измерения должна быть такой, чтобы  её можно было преобразовать в единицы в которых выражен стандарт (если стандарт – прибыль, то измерение в денежных единицах или в %. В зависимости от формы выражения стандарта; увольнения с работы – измерения в %)

3 стадия. Передача и распространение информации.

Необходимо довести до сведения соответствующих работников фирмы установленные стандарты и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться в удобной форме. Стандарты должны быть поняты сотрудниками.

4 стадия.  Оценка информации о результатах.

Менеджер определяет степень нужности и важности полученной информации.

 

3 этап. Принятие необходимых корректирующих действий.

Такими действиями могут быть:

• Невмешательство в работу (ничего не нужно предпринимать – т.к. фактические результаты совпадают со стандартами). «Кашу маслом не испортишь – не для менеджера».
• Установление отклонений (установить причины отклонений и добиться возвращения к правильным действиям. Это происходит через изменение некоторых внутренних переменных).

Пример: Избегать решений с кратковременной выгодой и преимуществами, но в перспективе с большими  потерями . Синица в руках вместо журавля в небе не самое лучшее.

• Изменение стандартов в результате их пересмотра.

Предусматривает пересмотр планов, а, следовательно, и стандартов, которые могут оказаться нереальными, т.к. они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы на будущее. Бывает так, что в процессе  реализации плана становиться ясно, что планы составлены слишком оптимистично и требования стандартов выполнить практически невозможно, это сводит на нет мотивацию. Поэтому стандарты пересматриваются в сторону понижения. Контроль может выявить необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения – в успешно работающих организациях.

Виды контроля в моей организации

• Управленческий контроль - проверки, проводимые руководством Банка и руководителями подразделений или по их инициативе

Представление на регулярной основе руководству Банка (подразделения Банка) в соответствии с установленной им периодичностью в установленном порядке информации: о соответствии фактических показателей плановым, прогнозным, прошлым показателям; достижении поставленных целей; соблюдении установленных параметров и ограничений; результатах деятельности комитетов и комиссий; ходе и результатах реализации основных проектов, программ; иной информации о результатах деятельности подразделений, выявленных недостатках контроля, нарушениях, ошибках

• Подотчетность

Представление регулярных отчетов (в соответствии с установленной периодичностью) и (или) иной информации (по запросу) должностному лицу и (или) подразделению, по отношению к которому в соответствии с нормативными и иными актами Банка, актами подразделений Банка работник Банка или подразделение Банка является подотчетным

• Контроль соответствия (комплаенс)

Проверки соблюдения законодательства Российской Федерации, нормативных и иных актов Банка, актов подразделений Банка

• Материальный (физический) контроль

Проверки физических ограничений доступа к ценностям, пересчет ценностей (денежных средств и ценностей, ценных бумаг в документарной форме и т.п.), разделение ответственности за хранение и использование материальных ценностей, обеспечение охраны помещений для хранения ценностей

• Проверки соблюдения лимитов и ограничений

Проверки соблюдения установленных лимитов на осуществление операций и сделок, заключение договоров путем получения соответствующих отчетов и (или) сверки установленных лимитов с данными первичных документов

• Контроль обоснованности, целевого и экономного расходования средств

Контроль за использованием средств Банка при осуществлении операций, совершаемых в целях Банка, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Контроль за исполнением сметы расходов на содержание Банка и сметы капитальных затрат Банка; за формированием и использованием Социального фонда Банка и формированием плана капитального строительства и капитального ремонта объектов Банка; за выбором контрагентов при заключении договоров Банком. Создание и использование провизий и резервов

• Согласование (утверждение) операций

Система согласования (утверждения) операций, договоров, решений и иных документов, в том числе при превышении установленных лимитов и полномочий, предусматривающая своевременное информирование уполномоченных лиц о таких операциях или сложившейся ситуации, визирование и подписание документов уполномоченными лицами, контроль за их надлежащим отражением в учете и отчетности

• Контроль качества данных

Проверки арифметической точности записей; проверки наличия ошибок при вводе данных путем сверок сумм, введенных вручную или автоматически, с контрольными суммами; контроль применения заданного перечня допустимых для ввода данных; контроль соблюдения формата ввода числовых или алфавитно-цифровых данных; сравнение данных, полученных из различных внутренних и внешних источников информации; логический контроль, сверка с эталонными данными (образцами) и др.

• Контроль в бухгалтерии подразделения Банка

Контроль своевременности исполнения распоряжений подразделений, клиентов на перечисление (выдачу) средств; перечисления и зачисления средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчетных и кассовых документах, принимаемых к исполнению.

Визуальные проверки соблюдения требований к оформлению документов на бумажном носителе (бланке), с последующей сверкой счетным методом равенства оборотов по дебету и кредиту. Ведение и проверка аналитических счетов и оборотных ведомостей. Проверки своевременности составления баланса и отчетности. Контроль за надлежащим хранением документов, хранением и использованием печатей, штампов и бланков. Последующие проверки бухгалтерских и кассовых операций

• Контроль в сфере информатизации и телекоммуникаций

Контроль хода и результатов процессов информационно- технологического обеспечения деятельности Банка, а также определения, приобретения, установки, конфигурирования, интеграции и технического обслуживания информационно- технологических систем, включающий средства контроля общего характера, обеспечивающие надлежащее функционирование программных комплексов, и встроенные в прикладное программное обеспечение операции, обеспечивающие контролируемую обработку информации.

Разделение функций разработки, тестирования и эксплуатации программного обеспечения

• Контроль информационной безопасности

Проверка и оценка информационной безопасности проводится путем выполнения мониторинга и контроля защитных мер, самооценки информационной безопасности, аудита информационной безопасности, анализа системы обеспечения информационной безопасности (в том числе со стороны руководства) в порядке, установленном нормативными актами Банка, регулирующими вопросы обеспечения информационной безопасности

• Контроль исполнения документов

Проверки и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей Банка и подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, а также другие действия по контролю, предусмотренные нормативными актами Банка, регулирующими вопросы документационного обеспечения управления

• Контроль исполнительской дисциплины и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка

Контроль надлежащего исполнения работниками Банка своих должностных обязанностей, соблюдения этических норм делового поведения служащего Банка, соблюдения ограничений, связанных со службой в Банке, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и других требований к работникам Банка