Анализ и оптимизация численности и структуры работников аппарата управления

     Содержание 

     Введение 

     В условиях рыночных отношений особенно остро выступает проблема обеспечения предприятий кадрами, способными эффективно решать производственные и организационные задачи в крайне сложных, нестабильных и быстро меняющихся экономических процессах, трудно предсказуемой обстановке.

     Несколько десятилетий в России существовала хорошо отлаженная система обеспечения сельского хозяйства кадрами управления. С переходом на рыночные условия и в результате усугубления кризиса в аграрном секторе ее эффективность снизилась.

     Поэтому данная тема на сегодняшний день очень актуальна, т. к. необходимо создать такую структуру управления  организацией и правильно подобрать работников, что бы она эффективно работала для успешного развития предприятия.

     Целью курсового проекта является расчет эффективности структуры аппарата управления и оптимизации его численности.

     Задачами курсового проекта являются:

     1. проанализировать природные и экономические условия хозяйства;

     2. провести анализ организационной структуры и структуры управления хозяйства;

     3. освоить методику расчета коэффициента эффективности связей в аппарате управления;

     4. провести анализ численности и структуры работников аппарата управления;

     5. определить оптимальное число работников аппарата управления и сделать обобщающие выводы.

     Объектом исследования является ЗАО «Калининское» Калининского района.

     Источниками цифровой информации служат годовые отчеты хозяйства за 3 года (2006 - 2008 гг.), а также  штатное расписание работников аппарата управления ЗАО «Калининское».       

      Теоретическое обоснование численности и структуры работников аппарата управления.  

     Задача любого руководства организации заключается в том, чтобы использовать ту структуру, которая наиболее соответствует целям и задачам организации, которая наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом удовлетворять потребность клиентов и достигать своих целей наиболее эффективно.

     Истоками образования современных управленческих структур, являются общественное разделение труда, кооперация, специализация и внутрипроизводственное разделение труда. Основой управленческих структур выступает потребность в эффективном и экономически обоснованном управление организацией.

     Структура управления должна обеспечивать оперативность в работе аппарата управления. Она должна быть настолько гибкой и простой, чтобы за время от принятия решения до его осуществления в управляемой системе не успели произойти необратимые изменения, делающие ненужными его реализацию. 

     Под структурным подразделением аппарата управления понимается административно обособленная часть его, выполняющая одну или несколько функций, либо часть функций управления.

     Структура аппарата управления фирмой характеризует состав и взаимосвязь его подразделений и отдельных должностных лиц, т. е. она дает представление о его подразделениях, службах и отдельных должностных лицах, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи.

     Структуру управления по горизонтали можно разделить на звенья, а по вертикали - на ступени.

     К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо часть их.

     Ступени управления характеризуют последовательность подчинения одних звеньев управления другим снизу доверху.

     Кадры управления - это совокупность работников предприятия, занятых управленческим трудом. Для управления современным агропромышленным производством требуются менеджеры и специалисты самого разного профиля: агрономы, зооинженеры, ветврачи, инженеры, экономисты, бухгалтера и др.

     Кадры управления можно классифицировать по разным признакам: по уровням управления, профессиональной структуре, видам деятельности, сложности и ответственности выполняемых работ, специализации управленческого труда, по образованию. Исходя из функциональной роли в процессе управления выделяют руководителей, специалистов и вспомогательный (обслуживающий, технический) персонал. Последнее деление наиболее полно отражает связь с характером управленческого труда.

     Внутри групп персонал делится на должности, каждая из которых предоставляет границы компетенции работника, то есть круг его обязанностей, права и ответственность. Обязанность, права и ответственность работника закрепляются должностной инструкцией. Должностная инструкция лежит в основе распределения полномочий между работниками, что является одним из важнейших принципов управления. Вступив в должность, работник не в праве делать то, что ему заблагорассудится. Он имеет строго определенную сферу деятельности, рабочее место. Руководитель может располагать всем этим, но должен еще и управлять работой подчиненных ему сотрудников. Выполняя производственные задачи, должностные лица вправе принимать решения в пределах своей компетенции. Все это должно быть направлено на эффективное выполнение работ и иного вида деятельности.    

     В зависимости от места в организационной структуре руководителей принято подразделять на линейных и функциональных. К линейным относятся руководители предприятий и их заместители, к функциональным - руководители отдельных служб, отделов и их заместители. Последние занимаются подготовкой вариантов управленческих решений или производственных задач, опираясь на свои профессиональные знания.

     Правильное разделение работников управления на группы является важным условием рационального формирования структуры и эффективного функционирования аппарата управления. 

       В каждой организации должно быть определено, каким количеством подчиненных может управлять руководитель. Проведенные в этой области исследования свидетельствуют, что обычно такое число подчиненных в организациях колеблется от 4 до 8 человек на высших уровнях управления и от 8 до 15 человек на более низких уровнях.

     Так же исследования показывают, что есть закономерная взаимосвязь сложности процесса управления, обусловленная сложностью управляемого объекта, количеством работников, сложностью их действий и возможностями, способностями самого руководителя или управляющего органа. Так, например, в простых видах труда один руководитель может управлять 40 - 50 людьми; при более сложных работах- 7 - 10, а на высших звеньях управления - только 4 - 5 подчиненными руководителями высшего звена управления. 

     На форму управляемости могут оказывать влияния такие факторы, как квалификация персонала, расположение сотрудников (в одной комнате, в разных помещениях, в разных районах и областях), наличие помощников и заместителей, наличие секретаря, динамичность и характер менеджера (холерик, сангвиник и т. п.), степень необходимой координации и контроля.

     Важное значение в управленческой структуре имеет человеческий фактор - наличие специалистов, имеющих профессиональные знания и опыт руководящей работы. Так же большое влияние на структуру управления оказывает ее численность.

     Численность персонала определяется размерами предприятия, его структурой, объемами производства товаров или услуг, трудоемкостью производственных процессов, степенью механизации и автоматизации, место расположения, наличием людей соответствующих профессий и специальностей и т. д.

     В характеристику персонала входит нормативная численность. Это определенное и научно обоснованное число работников. Нормативная (расчетная) численность персонала - это установленная НИИ труда, отраслевыми методическими рекомендациями численность руководителей и специалистов, произведенная на основе многофакторного анализа функционального разделения труда в сфере управления и обслуживания производства.

     На основе нормативной определяется списочная численность персонала. Это число официально работающих на данном предприятии людей и числящихся в штате данного предприятия. Нормативная и списочная численность зачастую не совпадают, чаще всего списочная численность меньше нормативной.

     Персонал предприятия находится в постоянном движении и изменении: кто-то уволился, вышел на пенсию, ушел в отпуск, сдает сессию, уехал в командировку и т. д. Такое движение персонала отражается в документах предприятия - приказах, указаниях и распоряжениях руководства. Этот учет ведется планирующими и кадровыми службами предприятия по числу выбывших и принятых работников. Такой учет называют оборотом персонала. Излишний оборот характеризует текучесть кадров. Чем стабильнее работа предприятия и управления им, тем она меньше. Ее сравнивают по периодам на основе коэффициента текучести кадров. Для руководителей предприятия рост коэффициента текучести является сигналом для того, чтобы выяснить причины роста текучести кадров и принять соответствующие меры.

     Важное значение для стабильной и эффективной работы предприятия имеет структура персонала. Каждое предприятие имеет группы работников, которые различаются по возрасту, полу, образованию, профессии, специальности, квалификации, стажу работы и занимаемым должностям. Структуру персонала определяют по двум направлениям: статистическому и аналитическому. Статистическая структура отражает характеристику основного и вспомогательного персонала. К основному относят работников, непосредственно участвующих в производстве товаров и услуг, к вспомогательному - работников, обслуживающих деятельность основного персонала.

     Аналитическая структура персонала подразделяется на общую и частную. В общей отражены такие характеристики персонала, как стаж работы, образование, семейное положение, отношение к воинской службе и др. В частной - показано соотношение численности отдельных групп работников в различных видах труда.

     По данным Минсельхоза России, нехватка профессиональных кадров в сельхозпредприятиях составляет 119,9 тыс. человек. За годы реформ число работников в сельскохозяйственных организациях России уменьшилась с 9,5 млн. человек в 1990 г. до 3,6 млн. человек в 2005 г., или более чем в 2,5 раза.  Численность работников животноводства сократилась по сравнению с началом 1990-х годов в 2,8 раза, руководителей и специалистов АПК - на 35%. Численность руководителей и специалистов только за 2000 - 2005 гг. в среднем по России сократилась на 25,4 % и обеспечивает сейчас лишь 93,5% их штатно - нормативной потребности. При этом снижение численности данной категории работников наблюдается по всем службам сельскохозяйственных организаций: инженерно - технической (39,1%), ветеринарной (34,1%), зоотехнической (31,5%), агрономической (27,5%), экономической (27,5%).

     Прогрессирующее старение сельского населения создает дисбаланс между потребностью в молодых кадрах и их наличием. На долю специалистов моложе 30 лет в отрасли приходится только 8,7%, а закрепляемость выпускников аграрных учебных заведений на селе не превышает 20%.

     Усугубляет положение с трудовыми кадрами на селе неблагоприятная демографическая ситуация, вследствие которой развивается тенденция сокращения численности сельского населения и в целом трудоспособного потенциала. По сравнению с 2000 г. сельское население уменьшилось на 1104 тыс. человек. Усиливается несоответствие между его численностью, трудовыми ресурсами и громадными размерами сельских территорий, что влечет за собой рост производственной нагрузки на кадры.

     Рыночные преобразования АПК, создание эффективных моделей межхозяйственного взаимодействия сельхозпредприятий наталкиваются на недостаточный образовательный уровень трудовых ресурсов. Так, среди специалистов сельского населения в 2004 г. профессиональное образование имели только 53%, высшее - 13,6%. Сельская молодежь - основной резерв пополнения кадрового потенциала отрасли - характеризуется еще более низким профессиональным образовательным уровнем - 42,2%, а доля специалистов с высшим образованием - всего 8,2%.

     Снижение численности руководителей и специалистов объясняется несколькими причинами. Во-первых, идет процесс укрупнения хозяйств, причем как путем объединения хозяйствующих субъектов в интегрированные агропромышленные формирования, так и путем кооперации и интеграции. Во-вторых, протекающий процесс индустриализации сельскохозяйственного производства не только влечет за собой сокращение штатных должностей руководителей и специалистов, но и предъявляет более высокие требования к уровню и качеству их профессиональной подготовки, ведь в условиях крупного индустриализированного производства цена управленческих решений возрастает многократно.      

     Однако, количество специалистов в сельской местности продолжает неуклонно сокращается. Упадок, который постиг большинство сельскохозяйственных предприятий не только в нашей области, но и в целом по стране, подтолкнул наиболее грамотных, предприимчивых агрономов и ветврачей, экономистов и организаторов сельскохозяйственного производства искать свою работу вдали от профессиональных интересов. Отсутствие специалистов на производстве - это лишь одна сторона проблемы, другая, не менее важная для гармоничного развития села, - это сокращение его интеллектуального потенциала, культурной прослойки.

     Для устранения дефицита кадров в предприятиях АПК и привлечения в сельскую местность молодых специалистов призваны мероприятия по развитию социальной инфраструктуры села, осуществляемые в рамках региональной программы и приоритетного национального проекта «Развития АПК». 

      2. Анализ современного состояния управления производственно-экономической и финансовой деятельностью ЗАО «Калининское». 

     2.1. Организационно экономическая и социальная характеристика

     ЗАО «Калининское»  

     ЗАО «Калининское» создалось в результате реорганизации совхоза «Калининский» в соответствии с Постановлением  правительства РФ №708 от 04.09.1992 г. «О порядке приватизации и реорганизации предприятий и организаций Агропромышленного комплекса» на основе решения Учредительного собрания от 26 января 1993г.

      Территория землепользования хозяйств находится в умеренно-континентальном климате. Первые заморозки приходятся на середину сентября, последние (наиболее опасные) попадают на конец мая. Продолжительность периода с температурой свыше 10⁰С - 130 дней, а их сумма составляет 2200⁰С. Сумма среднесуточных температур за весь период активной вегетации равна 1800-1900⁰С, а среднегодовое количество осадков 258 мм. Высота снежного покрова зимой достигает 30-35 см, а глубина промерзания почвы 45-80 см. В таких условиях хорошо обеспеченны теплом и влагой все сорта озимых и яровых культур, льна, ранние и среднеспелые сорта картофеля. Потребность земных культур в тепле за период вегетации составляет 1200-1650⁰С. Также эти условия благоприятны для возделывания капусты, моркови, столовой свеклы.

      Рельеф территории хозяйства в основном представляет выровненной местностью с незначительными уклонами 1⁰. В связи с этим пахотные угодья хозяйства не нуждаются в мероприятиях по борьбе с водными эрозиями почв. На сенокосах и пастбищах преобладают дерново-средние и сильно подзолистые почвы. Оценочный балл пашни хозяйства 26,6, что показателей по району и области.

     Гидрография представлена главными артериями рек Волги и Тверцы, а также многочисленными ручьями. Уровень грунтовых вод в понижениях 1-1,5 м, а на возвышенности 5-15м от поверхности.

      Растительность территории хозяйства характеризуется лесными и луговыми формациями.

     Организационно - экономическая характеристика ЗАО «Калининское»приведена в следующих таблицах. В таблице 1 рассмотрим показатели, характеризующие производственную деятельность.

    Таблица 1

Показатели, характеризующие размеры ЗАО «Калининское» 

     Данные таблицы 1 свидетельствуют о снижении объемов производства, т.к. показатель валовой продукции за три отчетных года снизился на 7,8%. Уменьшилось количество работников на 90 человек, в том числе занятых в с.-х. производстве на 61 человек. Земельная площадь  за анализируемый период уменьшилась на 44 га. Поголовье животных сократилось на 29 голов, но  увеличилось количество коров на 100 голов. Уменьшилось наличие тракторов с 63 до 54 физ. ед. Потребление энергетических мощностей снизилось за анализируемый период на 10,2%.

     Показатели, характеризующие состав и структуру товарной продукции, рассмотрены в таблице 2. 

Таблица 2

Состав и структура товарной продукции ЗАО «Калининское» 

     По данным таблицы 2 можно выявить, что специализацией ЗАО «Калининское» является растениеводство, а направление в отрасли - овощеводческое. В общем, по хозяйству доля растениеводства снизилась за отчетный период на 9,93 %. В данной отрасли наибольший удельный вес имеет овощеводство закрытого грунта. Данный показатель снизился за отчетный период на 9,86% и составил в 2008 г 52,72%, но занимает первое место в структуре товарной продукции. В свою очередь возросла доля животноводства, причем большее значение имеет производство молока, которое возросло с 22,09 % в 2006 г. до 32,14 % в 2008 г. Из чего можно сделать вывод, что наиболее развитыми отраслями являются овощеводство закрытого грунта и молочное скотоводство.

    Рассмотрим показатели, характеризующие наличие трудовых ресурсов их обеспеченность и использование в таблице 3.

    Таблица 3

Наличие, обеспеченность и использование трудовых ресурсов