Факультет __________________          Кафедра __________________ 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине: Теория организации 

на  тему:

«Анализ и построение организационной структуры.» 
 
 
 
 
 

Уровень образования бакалавриат

Направление менеджмент

Профиль (или магистерская программа) Менеджмент в сфере сервиса 
 
 
 

Выполнил (а):

Студент (ка) _____ курса

Форма обучения экстернат

Трушкова  Екатерина Игоревна 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2011 

Оглавление 
 
 
 
 

Введение

     Теория  организации – это наука об основных закономерностях, регламентирующих жизнедеятельность организаций, как  реально существующих объектов окружающей нас действительности.

     Общество  состоит из огромного количества различных организаций. Основными  составляющими любой организации  являются входящие в нее люди, задачи, для решения которых она создана  и существует, и управление, формирующее  и приводящее в движение потенциал организации.

     Организация – это систематизированное, сознательное объединение людей, преследующих достижение определенных целей [2, С.51].

     Структура – это совокупность составляющих систему элементов и устойчивых связей между ними. Под организационной структурой понимается весь пакет договоренностей о разделении задач и полномочий внутри предприятия. Организационную структуру организации, таким образом, можно определить как логическое соотношение функциональных областей и уровней управления, используемое для достижения целей организации. Она определяет состав и систему подчинения в общей иерархии управления организацией [2, С.54].

     Научно  обоснованное формирование организационных  структур управления – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

     С проблемой организации работы предприятий  сталкиваются сегодня очень многие руководители. Попытки все сделать самому, все держать в своих руках не только ограничивают потенциал руководителя, но и лишают сотрудников инициативы и желания работать. Чтобы эффективно управлять предприятием, необходимо разработать его структуру и четко определить обязанности каждого сотрудника: кто и что должен делать, кто за что отвечает, кто перед кем и в какой форме отчитывается.

     Когда говорят об организационной структуре  предприятия, помимо показателей специализации  и кооперирования, оценивают наличие, функции и состав структурных подразделений предприятия как подсистем управления. Необходимость выделения в рамках предприятия каких – либо обособленных структур, т.е. представления предприятия как сложной организации, появляется в том случае, когда для таких структур определяются собственные цели. Такая необходимость возникает, если предприятие обладает достаточно большой численностью работающих, при которой эффективное управление их деятельностью из одного центра становиться затруднительным. А также если персоналом фирмы выполняются работы различного технологического характера, что вынуждает организовать управление технологическими процессами при помощи специалистов различного профиля.

     Потребность повышать организационный уровень  развития производства все более актуализируется с ростом ее масштабов. В современной экономике практически ни одна крупная фирма не останавливается на одном виде деятельности. Даже торгово-посреднические фирмы, достигнув в своем развитии определенных размеров, стремятся к сочетанию розничной и оптовой торговли, заключают прямые договора (дилерские, франчайзинговые и т.д.) с изготовителями товаров, организуют доработку, предпродажную подготовку покупаемых изделий, сервисное обслуживание, т.е. стремятся к диверсификации своей деятельности, обеспечивающей возможности диверсификации предлагаемых товаров и услуг и сокращению предпринимательских рисков.

     На  любой стадии существования предприятия  в его составе могут быть выделены подразделения, специализирующиеся на новом виде деятельности, а если предприятие достаточно велико по своим размерам, то всеми подразделениям необходимо правильно и грамотно управлять в соответствии с организационной структурой.

     Разделение  должностей по ветвям организационной  структуры, наделение их определенными функциями, правами, обязанностями и ответственностью способствует приобретением персоналом необходимых практических навыков, упрощает управление подразделениями со стороны вышестоящего органа.

     В рамках структуры протекает весь управленческий процесс. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур организации, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организации, - это показывает актуальность и важность данной тему в современных условиях.

     Современный подход к проектированию организационной структуры предприятия предусматривает не столько количественные, сколько качественные преобразования на предприятии. Имеется в виду не только место предприятия в рыночной системе, его цели, производственно – технологические особенности, но и философия организации, ее миссия, корпоративная культура и т.д. При этом все большее значение приобретет формирование мотивации людей к ответственной работе в команде, исключающей пассивность и уравниловку.

     Основная  цель данной работы – провести анализ организационной структуры.

     Основными задачами работы являются:

     1. Раскрыть сущность организационной  структуры управления;

     2. Проанализировать типы и виды организационной структуры;

     3. Рассмотреть построение и формирование организационной структуры.

     Основными источниками информации для анализа организационной структуры были: учебники и учебные пособия по специальной литературе.

     Методы  исследования: общенаучные – анализ, синтез полученной информации и обобщение  в виде заключения.

     Базой практического исследования послужит хлебопекарный комбинат «Хлебушко» г.Калтана Кемеровской области. 

1. Анализ и построение  организационной  структуры

      Структура управления организацией, или организационная  структура управления - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное  с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структура управления понимается: как упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого; как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно [1, С.26].

     Структура организации включает в себя все  средства, с помощью которых осуществляется [8, С.39].

• распределение различных видов деятельности между компонентами организации;
• координация деятельности этих компонентов.

     Под структурой организации понимается ее архитектоника, наличие отдельных  частей и соотношения между ними, степень жесткости/гибкости организационной  конфигурации, типы взаимодействий между внутренними элементами [1, С.29].

      Действительно, без структуры, привлеченные к работе люди, были бы просто неуправляемой  толпой, или, в лучшем случае, совокупностью  независимых групп, а не организацией. Структура – одна из основных характеристик  организации.

      Ключевыми понятиями организационной структуры  являются: элементы, связи (отношения), уровни и полномочия [19, С.52-53].

      Элементами  организационной структуры могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

     При двухуровневой структуре создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в организационной структуре формируется так называемый средний слой, который в свою очередь может состоять из нескольких уровней.

     В литературе и управленческой практике выделены четыре основных типа организационных структур [17, С.78].

• линейная;
• функциональная;
• линейно – функциональная (смешанная);
• матричная.

      Основные  типы мы проанализируем во втором параграфе.

      Существует  в  и такое понятие, как полномочия: линейного персонала, штабного персонала и функциональные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения. Если тому или иному работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.

      Между всеми названными выше составляющими  организационной структуры существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (скажем, числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Увеличение количества элементов и уровней в организационной структуре неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.

     Основными характеристиками организационной  структуры является разделение на отделы (отделения, секторы и т.д.), а также подотчетность и подчиненность.

     Изменение структуры обычно происходит медленно и спокойно, по мере того как выявляются новые проблемы и приходится модифицировать организационное устройство для  того, чтобы с ним справиться. Например, должностные инструкции изменяются с целью включения новых обязанностей, появляется необходимость проконсультировать, какую – то часть персонала по некоторым вопросам, создается рабочая группа для решения определенных задач или происходит разделение обязанностей между только то образовавшимися секторами на основе традиции и практики [8, С.269].

     Решение о выборе структуры организации  в целом почти всегда принимается  руководством высшего звена, руководители низового и средних звеньев лишь помогают ему, предоставляя необходимую информацию. Задача менеджеров при этом состоит в том, чтобы выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. «Наилучшая» структура – это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

     Поскольку цель организационной структуры  состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящие перед организацией задач, проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах организации. Выбор общей стратегии организации – это решение, относящееся к стратегическому планированию, поскольку оно определяет то, как организация будет направлять усилия на достижение общих целей. Структура организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии. Поскольку с течением времени стратегии меняются, то могут понадобиться соответствующие изменения и в организационных структурах.

     Вначале разработки организационной структуры  руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, а  затем поставить конкретные задачи – подобно тому как в планировании сначала формулируются общие задачи, - а потом составить конкретные правила [12, С.704].

     Таким образом, организационная структура – это логическое соотношение уровней управления и функциональных областей, организованные таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение целей организации.

     Организация как система может быть представлена в виде совокупности определенным образом  взаимосвязанных подсистем (элементов), образующих единое целое. Состав, расположение и характер отношений между ними определяют структуру организации. Элементами структуры являются отдельные работники, функциональные подразделения, а также службы и другие звенья аппарата управления организацией. Отношения между ними осуществляются благодаря установлению устойчивых связей, которые принято разделять на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи носят характер согласования и выражают отношения между равными по положению в иерархии компонентами организации, поэтому их относят к числу одноуровневых. Их главное назначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Вертикальные связи – это связи подчинения, они соединяют иерархические уровни и служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации.

     Устанавливаемые связи могут носить линейный или  функциональный характер. Линейные связи  отражают движение управленческих решений  и информации между так называемыми  руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации ил ее структурных подразделений. Функциональные связи, их часто называют штабными, имеют место по линии движения информации между отдельными частями организации и выполняют роль информационного обеспечения координации.

     В рамках структуры организации протекают  различные процессы (управления, производства и пр.), между участниками которых  распределяются соответствующие задачи и функции, а следовательно, и  ответственность за их выполнение.

     С этих позиций структуру организации можно рассматривать как форму распределения различных видов деятельности между ее компонентами и координации деятельности этих компонентов, направленной на достижение целей организации.

     Одна  и та же структура не может в  равной мере подходить для всех типов организаций, но каждое предприятие (учреждение)обладает той или иной структурой, которая приспособлен к достижению ее конкретных целей.

     Структура – это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых, системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность составляющих ее элементов.

     Звено управления – обособленное подразделение  со строго определенным функциями. Звеном управления может выступать отдельное подразделение, выполняющее часть функции управления, всю функцию управления или совокупность функций управления. К звену управления относят и руководителей. На одном уровне могут находиться несколько звеньев управления.

     Отношения между звеньями управления поддерживаются благодаря связям, взаимоотношениям, коммуникациям. По содержанию и функциональному назначению связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на три группы [12, С.706-707].

     - связи непосредственного взаимодействия, обеспечивающие формирование у системы новых системных свойств, отсутствующих у отдельных составляющих ее элементов;

     - отношения соподчиненности, устанавливающие  иерархическую зависимость в  организации и определяющие «этажность»  ее строения;

     - соотношения, устанавливающие пропорциональность  строения организации и обеспечивающие  взаимное соответствие количественных  и качественных параметров отдельных  составляющих системы.

     По  ориентации связи разделяются на горизонтальные и вертикальные [13, С.236].

     Горизонтальные  связи – это связи кооперации и координации равноправных звеньев  управления. Они носят характер согласования. Их основное назначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию подразделений, находящихся на одном  уровне при решении возникающих при этом проблем.

     Вертикальные  связи – это связи руководства  и подчинения, это субординационные, иерархические связи. Необходимость  в них возникает при наличии  нескольких уровней управления. Эти  связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации. Вертикальные связи могут носить линейный или функциональный характер.

     Линейные  связи это связи подчинения ко всему кругу вопросов. Это отношения, предполагающие, что руководитель реализует  властные полномочия и осуществляет прямое и единоличное руководство подчиненными по всем функциям управления.

     Функциональные  связи – это связи подчинения в пределах реализации определенной функции управления. В зависимости  от принятых в организации принципов  управления и вида организационной структуры они могут носить совещательный, рекомендательный или информационный характер.

     Инвариантные  связи – это связи, которые  могут оставаться практически неизменными  при любых условиях, что обусловлено  сущностными характеристиками системы, ее целевой ориентацией и функциональным назначением, спецификой реализации связей в данной организации.

     Вариабельные  связи – это связи, которые  при изменении ситуации изменяют свои характеристики. Вариабельность связей может проявляться в изменении  их содержательной насыщенности, а также в переходе связей из одних классификационных групп в другие.

     Внутрисистемные межкомпонентные связи составляю  структуру организации, однако сами по себе они не определяют строения организации. Основой строения организации  является соединение – узел связи со всей совокупностью входящих и исходящих каналов.

     По  содержанию и функциональному назначению структуры делятся следующим  образом [8, С.81].

• Технологические структуры – совокупность связей технологического процесса изготовления продукции.
• Организационно – управленческие структуры – совокупность связей, обеспечивающих упорядоченность, координацию и регулирование деятельности организации по достижению ее целей.
• Экономические структуры – совокупность отношений экономического взаимодействия отдельных членов организации.
• Социально – психологические структуры – совокупность связей, устанавливающих социальный статус членов организации; психологические отношения между людьми.

     Рациональная  структура не возникает спонтанно. Существуют следующие принципы структуризации:

     - целеполагание;

     - приоритет функций над составом  звеньев;

     - приоритет объекта над субъектом;

     - первичность миссии, целей, комплекса  функций;

     - положение во внешней среде;

     - адаптивность;

     - полная координация;

     - минимум сложности.

     Структуру формируют только устойчивые связи  и отношения. Составляющие структуру  связи должны быть четкими, достаточно выраженными и сильными, а отношения  – ясными, определенными и однозначными. Необходимо отметить, что существуют, тем не менее, структуры с ослабленными связями. Такие структуры образуются при переходе системы из одного состояния в другое [10, С.24-36].

2. Типы организации и принципы построения организационных структур

     Любое предприятие или организация характеризуется постоянством составляющих ее частей. В зависимости от особенностей их сочетания и преобладающих механизмов координации деятельности различают основные типы организации, имеющих различное строение. Организации используют три основных способа координации деятельности: взаимное согласование, непосредственный контроль и стандартизацию.

     Организационные структуры строятся по определенным принципам, которые связаны с  типом организации (Смотри Приложение).

     Многообразие  функциональных связей и возможных  способов их распределения между  подразделениями и работниками определяет многообразие возможных видов организационных структур управления. Все эти виды, в результате, сводятся к четырем типам организационных структур [16, С.256].

     - линейному;

     - функциональному;

     - линейно – функциональному (смешанный);

     - матричному.

     Линейные  структуры управления: основным принципом построения линейной структуры является вертикальная иерархия, т.е. соподчиненность звеньев управления снизу доверху  (рисунок 1). 
 
 
 
 
 
 

Исполнители

Рис. 1. Линейная структура управления

     При линейной структуре управления нижестоящее  звено (подразделение, работник) полностью  подчинено одному вышестоящему руководителю.

     Такая схема довольно эффективна, но требует  от руководителя большого профессионализма и очень высокого уровня компетенции  во всех вопросах, по которым руководитель принимает решения.

      Таблица 1

Достоинства и недостатки