Анализ и совершенствование процесса «Закупки»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический  университет»

 

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Курсовая работа

по дисциплине: "Управление процессами"

по теме: Анализ и совершенствование процесса «Закупки».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

1. Теоретические основы  проведения закупок

1.1 Сущность и значение закупочной работы

1.2 Исследование товарных  рынков

1.3 Оперативное планирование  оптовых закупок

2.  Анализ и совершенствование процесса  «Закупки».

2.1.   Общая характеристика деятельности торгового предприятия "Меркурий"

2.2. Процесс  построения упрощенной модели  закупки товара (  практическая

часть).

Заключение

Библиографический список

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

                                                  

        Введение

 

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле.

 С неё, по существу, начинается коммерческая работа.

По своей экономической  природе закупки представляют собой  оптовый товарооборот, осуществляемый субъектами торговой деятельности с целью последующей перепродажи закупленных товаров.

Правильно организованные закупки дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент  товаров для снабжения населения  или розничной торговой сети, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

Актуальность выбранной  темы обусловлена современным состоянием организации закупочной деятельности в торговле, необходимостью работать и  выживать на торговом рынке,  найдти и удержать своего покупателя.

Коммерческая работа по закупке товаров на данном предприятии  складывается из следующих этапов:

изучение и прогнозирование  покупательского спроса;

выявление и изучение источников поступления и поставщиков  товаров;

организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, предоставление заказов и заявок поставщикам;

организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, аукционах, у импортеров и других поставщиков;

организация учета и  контроля за оптовыми закупками.

Целью данной работы является изучение закупочной деятельности на примере торгового предприятия "Меркурий", занимающегося закупкой, хранением и реализацией продовольственных товаров.

     Основными задачами данной работы являются изучение теоретического материала по организации закупок товаров. А именно, раскрытие содержания закупочной работы, ознакомление с оперативным планирование закупок и ознакомление с закупочной деятельностью торгового предприятия   "Меркурий".

    Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка. Общий объем работы - 29 страницы. Библиографический список включает в себя 9 источников.

 

 

1. Теоретические основы проведения  закупок

1.1 Сущность и значение закупочной  работы

 

Сфера деятельности по обеспечению  готовой продукции традиционно  называется управление закупками. Чаще эта же область деятельности называется материально-техническим снабжением (обеспечением), на торгующих предприятиях - товароснабжением. Однако в последние годы эту область стали определять как закупочную логистику.

Целью закупочной работы является удовлетворение потребностей торговой организации в товарах с максимально возможной экономической эффективностью. Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий:

выдерживание обоснованных сроков закупки товаров;

обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;

соблюдение требований правил торговли по качеству товаров.

Коммерческая работа по  закупкам товаров в рыночных условиях должна основываться на принципах  современного маркетинга. С помощью методов маркетинга коммерческие работники, руководители, менеджеры торговых предприятий получают необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль.

Изучение и прогнозирование  покупательского спроса является необходимым  маркетинговым условием для проведения успешной коммерческой работы по закупкам товаров. Маркетинговая наука выработала целый арсенал средств и способов изучения и прогнозирования покупательского спроса, которые необходимо использовать при организации закупок товаров. Поэтому закупку товаров следует начинать с изучения спроса, потребностей покупателей на товары, покупательских намерений и других факторов, формирующих спрос.

Торговые предприятия, обслуживая определенный территориально-экономический  район, изучают в основном объем  покупательского спроса на те или  иные виды товаров и в отдельных случаях ассортиментную структуру спроса. Для этого используются различные методы изучения и прогнозирования спроса. К этим методам следует отнести оперативный учет продажи товаров и движения товарных запасов за истекший период, изучение и обобщение заявок и заказов розничных торговых предприятий на потребность и поставку товаров, учет и анализ неудовлетворенного спроса оптовых покупателей, проведение ассортиментных и конъюнктурных совещаний с покупателями товаров и др.

Для проведения работы по изучению и прогнозированию спроса на крупных и средних торговых предприятиях создаются маркетинговые службы (отделы), одной из основных функций которых является изучение как общего объема спроса (емкости рынка), так и внутригрупповой структуры спроса на закупаемые товары.

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупке товаров  предприятия торговли должны систематически заниматься выявлением и изучением  источников закупки и поставщиков  товаров. Коммерческие работники должны хорошо знать свой экономический  район и его природные богатства, производителей, сельское хозяйство и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях.

 

К источникам поступления  товаров относят отрасли народного  хозяйства, вырабатывающие различные  товары народного потребления. К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, т.е. тех или иных отраслей народного хозяйства, различных сфер производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги.

Учитывая большое многообразие поставщиков товаров их можно классифицировать на различные группы по различным признакам.

В обобщенном виде всех поставщиков  товаров можно подразделить на две  категории: поставщиков-изготовителей и поставщиков-посредников. Поставщиками могут быть оптовые предприятия регионального уровня различного товарного ассортимента (специализации), составляющие основу системы торговой структуры на потребительском рынке, оптовые посредники (дистрибьюторы, предприятия-брокеры, предприятия-агенты, дилеры), и т.д.

Поставщики также различаются по их принадлежности к той или иной хозяйственной системе.(внутрисистемными и внесистемные).

По форме собственности  поставщики могут быть частными, государственными, муниципальными, кооперативными и иных форм собственности.

Изучая источники закупок товаров, коммерческие работники составляют на каждого поставщика специальные карточки, причем их целесообразно группировать по местным, межобластным поставщикам. В карточках указывают данные о производственной мощности предприятия, о количестве и ассортименте выпускаемой продукции, о возможности производства других товаров, условия поставки товаров и другие сведения, интересующие торговое предприятие.

На предприятии «Меркурий» для удобства работы каждый поставщик

( документооборот)  внесен в отдельную папку.

С поставщиками товаров  должны быть налажены рациональные хозяйственные  связи, преимущественно прямые и  долгосрочные договорные взаимоотношения, позволяющие закупать товары непосредственно  у поставщиков-изготовителей на стабильной долговременной основе.

1.2 Исследование товарных рынков.

                                                                                

1.2 Исследование товарных рынков.

 

Знание рынка и рыночных процессов изначально было заботой  предпринимателей. Оно позволяет им обоснованно принимать решения, загодя готовится к борьбе с конкурентами, снижать степень неизбежного риска, планировать на перспективу. Разработка и внедрение в практику системы изучения рынка обходится недешево, не говоря уже о том, что требует значительных интеллектуальных усилий. Специфика современной жизни требует от субъектов экономических отношений проведения глубокого анализа протекающих на рынке процессов, дабы обеспечить эффективное использование наличных ресурсов и качественное удовлетворение потребительских требований.

Качественный и комплексный  анализ товарного рынка включает в себя:

выявление и оценку характерных  тенденций на рынке;

анализ ситуации на рынке  и изменение на нем за определенный период времени;

расчет емкости рынка (существующий и возможный), как в финансовом, так и в натуральном виде;

прогнозирование возможного объема продаж продукции на рынке;

изучение присутствующих действующих лиц на рынке, расчет их части на рынке и глубины  их проникновения на определенный сегмент рынка;

выявление основных пристрастий  потребителей в отношении специфических  особенностей товара, а также уровень  известности в глазах покупателей  тех или иных торговых марок;

аудит различных видов  продвижения и сбыта продукции, а также наличие и особенности формальных и неформальных связей между основными игроками на рынке.

Исследование рынка - самое распространенное направление  в маркетинговых исследованиях. Как подчеркивают специалисты, без  рыночных исследований невозможно систематически собирать, анализировать и сопоставлять всю информацию, необходимую для принятия важных решений, связанных с деятельностью на рынке, выбором рынка, определением объема продаж, прогнозированием и планированием рыночной деятельности. Объектами рыночного исследования являются тенденции и процессы развития рынка, включая анализ изменения экономических, научно-технических, демографических, экологических, законодательных и других факторов, а также структура и география рынка, его емкость, динамика продаж, барьеры рынка, состояние конкуренции, сложившаяся конъюнктура, возможности и риски.

Без рыночных исследований невозможно систематически собирать, анализировать и сопоставлять всю  информацию, необходимую для принятия важных решений, связанных с деятельностью  на рынке, выбором рынка, определением объема продаж, прогнозированием и планированием рыночной деятельности. Объектами рыночного исследования являются тенденции и процессы развития рынка. Сюда входит анализ изменения экономических, научно-технических, демографических, экологических, законодательных и др. факторов. Структура и география рынка, его емкость, динамика продаж, барьеры рынка, состояние конкуренции, сложившаяся конъюнктура, возможности и риски. Основными результатами исследования рынка являются: прогнозы его развития, оценка конъюнктурных тенденций, выявление ключевых факторов успеха; определение наиболее эффективных способов ведения конкурентной политики на рынке и возможности выхода на новые рынки; осуществление сегментации рынков, т.е. выбор целевых рынков и рыночных ниш;

Исследование потребителей позволяет определить и исследовать весь комплекс побудительных факторов, которыми руководствуются потребители при выборе товаров (доходы, социальное положение, половозрастные признаки, образование).

 В качестве объектов  выступают индивидуальные потребители, семьи, домашние хозяйства, а также организации. Предметом исследования является мотивация поведения потребителя на рынке и определяющие ее факторы; в процессе исследования изучается структура потребления, обеспеченность товарами, тенденции покупательского спроса, анализируются процессы и условия удовлетворения основных прав потребителей (типология потребителей, моделирование их поведения на рынке, прогноз ожидаемого спроса). При этом появляется возможность разработать пути предоставления выбора потребителям. Цель такого исследования - сегментация потребителей, выбор целевых сегментов рынка;

Основная задача исследований конкурентов заключается в том, чтобы получить необходимые данные для обеспечения конкурентного  преимущества на рынке, а также найти пути сотрудничества и кооперации с возможными конкурентами. С этой целью анализируются сильные и слабые стороны конкурентов, изучается занимаемая ими доля рынка, реакция потребителей на маркетинговые средства конкурентов (совершенствование товара, изменение цен, товарные марки, проведение рекламных кампаний, развитие сервиса), изучаются материальный, финансовый, трудовой потенциал конкурентов, организация управления деятельностью. Результатом таких исследований становиться выбор путей и средств достижения наиболее выгодного положения на рынке относительно конкурентов (лидерство, следование за лидером, избежание конкуренции), определение активных и пассивных стратегий обеспечения ценового преимущества или преимущества за счет качества предлагаемых товаров;

В целях получения  сведений о возможных посредниках, с помощью которых предприятие  будет в состоянии "присутствовать" на выбранных рынках, проводиться  изучение фирменной структуры рынка. Помимо коммерческих, торговых и иных посредников предприятие должно иметь правильное представление о других своих "помощниках". Транспортно-экспедиторских, рекламных, страховых, юридических, консультационных и др. компаниях и организациях, создающих в совокупности маркетинговую инфраструктуру рынка;

Главной целью исследования товаров является определение соответствия технико-экономических показателей и показателей качества товаров, обращающихся на рынках, запросам и требованиям покупателей, а также анализ их конкурентоспособности. Исследования рынка позволяют получить самые полные и ценные с точки зрения потребителя сведения о потребительских параметрах изделия (дизайн, надежность, цену, эргономику, сервис, функциональность), а также данные для формирования наиболее удачных аргументов рекламной кампании, выбора подходящих торговых посредников. Объекты исследования - потребительские свойства товаров-аналогов и товаров-конкурентов, реакция потребителей на новые товары, товарный ассортимент, упаковка, уровень сервиса, соответствие продукции законодательным нормам и правилам, перспективные требования потребителей. Результаты исследования дают возможность предприятию разработать собственный ассортимент товаров в соответствии с требованиями покупателей, повысить их конкурентоспособность, определить направления деятельности в зависимости от различных стадий "жизненного цикла" изделий, разработать новые товары, модифицировать выпускаемые изделия, усовершенствовать маркировку, выработать фирменный стиль, определить способы патентной защиты;

Исследование цены направлено на определение такого уровня и соотношения цен, который позволял бы получать наибольшую прибыль при наименьших затратах (минимизация затрат и максимизация выгоды). В качестве объектов исследования выступают затраты на разработку, производство и сбыт товаров (калькуляция издержек), степень влияния конкуренции, поведение и реакция потребителей на цены товара (эластичность спроса). В результате проведенных исследований выбираются наиболее эффективные соотношения "затраты - цены" (внутренние условия, издержки производства) и "цена - прибыль" (внешние условия);

Цель исследования товародвижения и продаж - определить наиболее эффективные  пути, способы и средства быстрейшего  доведения товара до потребителя  и его реализации. Главными объектами  изучения становятся торговые каналы, посредники, продавцы, формы и методы продажи, издержки обращения. Исследования включают также анализ функций и особенностей деятельности различных типов предприятий оптовой и розничной торговли, выявление их сильных и слабых сторон, характера сложившихся взаимоотношений с производителями.

Такие сведения позволяют  определить возможности увеличения товарооборота предприятия, оптимизировать товарные запасы, разработать критерии выбора эффективных каналов товародвижения и приемы продажи товаров конечным потребителям;

Исследование системы  стимулирования сбыта и рекламы - также одно из важных направлений  маркетинговых исследований, цель которых - как, когда и с помощью каких  средств лучше стимулировать  сбыт товаров, повысить авторитет товаропроизводителя на рынке, успешно осуществлять рекламные мероприятия. В качестве объектов исследования выступают: поведение поставщиков, посредников, покупателей, эффективность рекламы, отношение потребительской общественности, контакты с покупателями. Результаты исследований позволяют выработать политику "паблик рилейшнз", создать благоприятное отношение к предприятию, его товарам (сформировать имидж), определить методы формирования спроса населения, воздействия на поставщиков и посредников, повысить эффективность коммуникационных связей, в том числе рекламы;

Исследование рекламы  предполагает апробацию средств  рекламы (предварительное испытание), сопоставление физических и ожидаемых  результатов от рекламы, оценку продолжительности  воздействия рекламы на потребителей, позволяет принимать решения по активизации рекламных кампаний, вести поиск новых средств воздействия на потребителя, повышения его интереса к продукции предприятия.

1.3 Оперативное планирование закупок

 

Планирование представляет собой  процесс формирования планов развития торгового предприятия на основе анализа результатов его деятельности за предшествующие периоды и стратегии работы на будущий период.

В современном производстве широко распространены различные системы  оперативного планирования, определяемые как внутрифирменными факторами, так и внешними рыночными условиями. Под системой оперативного планирования производства в экономической литературе принято понимать совокупность различных методик технологий плановой работы, характеризующихся степенью централизации, объектом регулирования, составом календарно-плановых показателей, порядком учета и движения продукции и оформления учетной документацией. Обязательным условием эффективного функционирования системы оперативного планирования производством является наличие обоснованной нормативной базы, куда входят, в частности: календарно-плановые нормативы, нормы материалоемкости, нормы использования производственных мощностей, нормы материальной обеспеченности производства. Выбор той или иной системы оперативного планирования в условиях рынка определяется главным образом объемом спроса на продукцию и услуги, затратами и результатами планирования, масштабом и типом производства.

Мероприятия по планированию закупок:

1) прогнозирование спроса  на конечную продукцию;

2) корректировка спроса  по последним поступившим заказам;

3) планирование потоков  и движения продукции;

4) оперативное планирование  производства;

5) календарное планирование  закупок;

6) составление плана  закупок.

Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:

1) управленческая обработка  заказов клиентов (сортировка, составление списка);

2) контроль за качеством  предоставляемых услуг;

3) контроль за рейсами  с принятым товаром;

4) учет и проведение  инвентаризации запасов готовой  продукции, сырья и материалов, полуфабрикатов, комплектующих;

5) оформление заказов  складами;

6) обработка и анализ  заказов производственных подразделений;

7) управленческий контроль  за качеством предоставляемых  услуг;

8) управленческая обработка  заказов поставщикам.

Для того, чтобы планировать  закупки надо определиться не только в продажах и закупках и ассортименте в группах. Основным отсчётом должно быть состояние склада, т.е. его содержание. Существует оптимальное количество товара на складе когда расходы по содержанию склада и расходы на доставку товара равны между собой (в теории), что обеспечит минимальные издержки.

В задачи оперативного планирования входит и определение оптимального способа закупки товаров. Можно  выделить следующие способы:

Закупка тoвapa oднoй пapтиeй. Мeтoд пpeдпoлaгaeт пocтaвкy тoвapoв бoльшoй пapтиeй зa oдин paз (oптoвыe зaкyпки). Егo пpeимyщecтвa: пpocтoтa oфopмлeния дoкyмeнтoв, гapaнтия пocтaвки вceй пapтии, пoвышeнныe тopгoвыe cкидки. Нeдocтaтки - бoльшaя пoтpeбнocть в cклaдcкиx пoмeщeнияx, зaмeдлeниe oбopaчивaeмocти кaпитaлa.

Рeгyляpныe зaкyпки мeлкими пapтиями. В этoм cлyчae пoкyпaтeль зaкaзывaeт нeoбxoдимoe кoличecтвo тoвapoв, кoтopoe пocтaвляeтcя eмy пapтиями в тeчeниe oпpeдeлeннoгo пepиoдa. Пpeимyщecтвa дaннoгo мeтoдa тaкoвы: ycкopяeтcя oбopaчивaeмocть кaпитaлa, тaк кaк тoвapы oплaчивaютcя пo мepe пocтyплeния oтдeльныx пapтий; дocтигaeтcя экoнoмия плoщaди cклaдcкиx пoмeщeний; coкpaщaютcя зaтpaты нa дoкyмeнтиpoвaниe пocтaвки, пocкoлькy oфopмляeтcя тoлькo зaкaз нa вcю пocтaвкy. Егo нeдocтaтки: вepoятнocть зaкaзa избытoчнoгo кoличecтвa тoвapoв; нeoбxoдимocть oплaты вceгo кoличecтвa тoвapoв, oпpeдeлeннoгo в зaкaзe.

Ежeднeвныe (eжeмecячныe) зaкyпки  пo кoтиpoвoчным вeдoмocтям. Тaкoй мeтoд зaкyпки шиpoкo иcпoльзyeтcя тaм, гдe зaкyпaютcя дeшeвыe и быcтpo пoтpeбляeмыe тoвapы. Кoтиpoвoчныe вeдoмocти cocтaвляютcя eжeднeвнo (eжeмecячнo) и включaют cлeдyющиe cвeдeния: пoлный пepeчeнь тoвapoв; кoличecтвo тoвapoв, имeющиxcя нa cклaдe; тpeбyeмoe кoличecтвo тoвapoв. Пpeимyщecтвa дaннoгo мeтoдa: ycкopeниe oбopaчивaeмocти кaпитaлa, cнижeниe зaтpaт нa cклaдиpoвaниe и xpaнeниe, cвoeвpeмeннocть пocтaвoк.

Пoлyчeниe тoвapa пo мepe нeoбxoдимocти. Этoт мeтoд пoxoж нa peгyляpнyю пocтaвкy тoвapoв, нo xapaктepизyeтcя cлeдyющими ocoбeннocтями:

кoличecтвo пocтaвляeмыx тoвapoв  нe ycтaнaвливaeтcя, a oпpeдeляeтcя пpиблизитeльнo;

пocтaвщики пepeд выпoлнeниeм кaждoгo зaкaзa cвязывaютcя c пoкyпaтeлeм;

oплaчивaeтcя тoлькo пocтaвлeннoe кoличecтвo тoвapa;

пo иcтeчeнии cpoкa кoнтpaктa зaкaзчик нe oбязaн пpинимaть и oплaчивaть тoвapы, кoтopыe eщe тoлькo дoлжны быть пocтaвлeны.

 

2.  Анализ  и совершенствование процесса «Закупки».

2.1.  Общая характеристика деятельности торгового предприятия "Меркурий"

 

Торговое предприятие  ООО "Меркурий" осуществляет свою торговую деятельность на потребительском рынке г. Качканар и по своей организационно - правовой форме является обществом с ограниченной ответственностью. Дата создания - июнь 1990 года.

ООО "Меркурий" как юридическое лицо с момента его государственной регистрации обладает имуществом на праве собственности, имеет самостоятельный баланс, расчетные счета в нескольких банках и печать. Общество строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства РФ. Общество, как юридическое лицо, имеет право от своего имени заключать договора, контракты, совершать сделки по всем видам торговой, закупочной, производственной деятельности, участвовать в торгах, приобретать имущественные права и истцом и ответчиком в арбитражном суде.

Юридический адрес предприятия: 624350, Свердловская обл., г. Качканар, ул. Свободы д. 28.

Учредителями общества являются участники, список которых определен Учредительным договором.

Участники имеют право:

участвовать в управлении делами общества;

получать информацию о деятельности общества и знакомиться  с его бухгалтерскими книгами  и иной документацией в установленном учредительными документами порядке;

принимать участие в  распределении прибыли;

получать в случае ликвидации часть имущества, оставшегося  после расчетов с кредиторами, или  его стоимость.

Участники общества обязаны:

вносить вклады в порядке, размерах, способами и в сроки, которые предусмотрены учредительными документами;

не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности общества.

Общество может быть ликвидировано:

по решению его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами;

по решению суда в  случае осуществления деятельности, запрещенной законом, либо иными  нарушениями закона.

Порядок ликвидации отражен  в ст.63 Гражданского кодекса РФ. Порядок  выплаты денежных сумм кредиторам ликвидируемого юридического лица производится в соответствии со ст.64 Гражданского кодекса РФ. Документы при ликвидации передаются на хранение в Государственный архив в соответствии с законодательством.

Форма собственности  ООО "Меркурий" коллективно-долевая. Учредительным документом является Учредительный договор. Уставный или складочный капитал разделен на доли участников и составляет 400 000 тысяч рублей. У ООО "Меркурий" два учредителя, их доли в уставном капитале по 50%.

Руководство текущей  деятельностью осуществляется директором. В его компетенцию входят все вопросы руководства текущей деятельностью предприятия.

Директору непосредственно  подчиняются: главный бухгалтер, бухгалтер  и управляющий отделом (начальник торгового отдела).

Главный бухгалтер организует бухгалтерский учет на предприятии на основе централизации учетных работ, применения вычислительной техники, предоставляет отчеты в налоговые органы.

Работники бухгалтерии  регулярно посещают курсы повышения  квалификации и ознакомления с новыми программными продуктами.

Управляющий отделом торговли осуществляют общее руководство предприятием, обеспечивая высокую культуру обслуживания покупателей, составляют график выхода на работу торгово-оперативного персонала, учитывая положения Трудового кодекса РФ, и следят за его выполнением, осуществляют контроль над общим порядком на предприятии.

Организационная структура  управления ООО "Меркурий" представлена на

Рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В таблице 1 представлено штатное расписание торгового предприятия 

ООО "Меркурий".

Должность	Количество штатных  единиц, чел. и удельный вес в общей  численности
Административно-управленческий персонал, в  т. ч.	4 (18%)
- директор	1
- заместитель директора  по основной работе	1
- главный бухгалтер	1
- бухгалтер	1
- продавцы-кассиры	12
Вспомогательный персонал, в т. ч.	18 (82%)
- кладовщик	1
- водитель	1
- экспедитор	1
- грузчик	1
- уборщик	2
Итого:	22  человек  (100,0%)