Анализ и совершенствование организационно-распорядительных методов управления организацией

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Самое важное в управлении - не стремление поставить других людей в одностороннюю зависимость от себя, искусственно приподнять свой статус, усилить свое влияние в организации, а сплотить ее персонал на четкое осознание стоящей перед организацией цели и активную, квалифицированную, добросовестную деятельность во имя ее достижения.

Сущность организационно-распорядительных методов состоит в том, что любая совместная деятельность людей должна быть надлежащим образом организована, т. е. спроектирована, нацелена, регламентирована, а также снабжена необходимыми инструкциями, фиксирующими правила поведения персонала в различных ситуациях.

Формирование на предприятии организационного порядка, т.е. системы относительно стабильных, долговременных иерархических связей, стандартов, норм и должностей, нередко зафиксированных документально (устав организации) и регулирующих взаимодействия между организациями, а также между подразделениями и людьми как членами организации по поводу осуществления их функций. Организационный порядок воплощается в формальную организацию, обеспечивающую стабильность и устойчивость данной фирмы, корпорации и т.д., результативность управления.

Одной из главных задач современной системы управления является создание наиболее благоприятных условий для реализации возможностей управляемой системы, которые появляются благодаря использованию разных методов управляющего воздействия.

Понятие «менеджмент» относительно недавно вошло в нашу жизнь. Правда, все мы больше привыкли к слову «управление». Эти два понятия в русском языке означают примерно одно и то же – целенаправленное воздействие на людей, т.е. управление людьми для достижения поставленных целей. Цели, да и методы управленческих действий изменились с переходом к рыночной экономике. Хорош или плох выбранный метод, можно оценить по результатам достижения поставленной цели.

Методы управления – это те приемы и средства, которыми пользуются менеджеры, чтобы достичь определенной цели и решить конкретные задачи.

В управлении применяются три основных вида методов: организационные, экономические и социальные. Методы управления применяются с целью повышения эффективности системы управления.

Актуальность выбранной тем определяется тем, что несмотря на преобладание экономических методов управления нельзя отрицать административные рычаги, так как все методы являются обязательными компонентами системы хозяйственного управления и роль этих методов в процессе управления предприятием изменилась: из основных в системе управления они перешли в разряд обеспечивающих, уступив место социально-психологическим и экономическим методам.

Создать благоприятные условия для работы, мобилизовать творческие усилия трудовых коллективов на достижение наилучших результатов, решить многие другие задачи, которые в совокупности характеризуются как организационное обеспечение управления, невозможно без организационно-распорядительных методов.

Организационно-распорядительные методы управления, наряду с социально-психологическими и экономическими, относятся к методам организовывания деятельности. Именно они обеспечивают четкое распределение обязанностей в аппарате управления, соблюдение правовых норм и полномочий в решении вопросов функционирования предприятия, а также применения мер принуждения и дисциплинарной ответственности.

Итак, организационно-распорядительные методы являются необходимым условием создания и функционирования организаций. Это связано с необходимостью формализации отношений, функций, связей, процедур и т. п., без чего невозможна как регистрация предприятий, так и построение системы управления, ее функционирование.

Объектом исследования является Лоевское районное потребительское общество Гомельского ОПС.

Предметом выступают организационно-административные методы управления, применяемые в организации.

Целью работы является анализ административно-организационных методов управления в Лоевском райпо и пути их совершенствования в организации. Цель обусловила постановку следующих задач:

   определить сущность и назначение организационно-распоредительных методов управления;

   рассмотреть организационную структуру Лоевского райпо;

   проанализировать имеющиеся в организации методы управления;

   разработать рекомендации по совершенствованию применения организационно-распорядительных методов.

Теоретическую основы работы составили труды различных авторов Кабушкина Н.И., В.Р. Веснина, И.Н. Герчиковой Н.В. Молотковой, Г.В. Савицкой и др.

При выполнении курсовой работы использованы следующие методы исследования: положения системного анализа, методы экспертного оценивания и статистические методы.

Данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, включающих 18 наименований, а также курсовая работа включает в себя 1 таблицу, 1 рисунок  и 14 приложений. Полный объем курсовой работы составляет  40  страниц  компьютерного текста.

1 РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1.1 Сущность административных методов управления организацией и их роль в современных условиях

Метод управления – это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

Слово «метод» греческого происхождения (methodos), что в переводе означает способ достижения какой-либо цели. Через методы управления реализуется основное содержание управленческой деятельности.

По сути способы осуществления управленческой деятельности, применяемые для постановки и достижения целей организации, выступают как методы менеджмента. Решая ту или иную задачу менеджмента, методы служат целям практического управления, предоставляя в его распоряжение систему правил, приемов и подходов, сокращающих затраты времени и других ресурсов на постановку и реализацию целей. [11, с. 93]

Свойства методов зависят от всех элементов системы менеджмента. При этом главное воздействие на их характер оказывают цели, принципы, организационная структура системы управления, персонал управления, характеристики объекта управления, техника и технология управления, управленческая информация и функции управления.

Функциональное назначение методов в системе менеджмента состоит в том, что методы должны обеспечивать:

      высокую эффективность деятельности фирмы, организации;

      активную творческую деятельность каждого работника;

      четкую организацию производственной и управленческой деятельности;

      слаженную, гармонично увязанную работу всего персонала организации.

Механизм воздействия методов управления на персонал организации определяется тем, что они направлены на интересы отдельных работников и организации в целом. Именно потому, что интересы управляют поступками и поведением людей, этот элемент системы менеджмента приобрел такое практически важное значение в управленческой деятельности. Из этого объективно следует, что эффективность методов менеджмента зависит от того, насколько они улавливают интересы людей и в какой мере их удовлетворяют.

Рисунок 1.1 -  Состав методов управления

Примечание. Источник: собственная разработка.

Выделяют следующие требования, предъявляемые к свойствам методов менеджмента:

1. методы должны быть объективными, соответствовать законам, на которых базируется управленческая деятельность;

2. методы должны представлять собой систему, т.е. должны быть взаимообусловленными и пропорциональными по силе воздействия;

3. методы должны обеспечивать гармоничное сочетание личных, коллективных, государственных и общественных интересов.

Ограничениями для свойств и силы действия методов менеджмента являются: объективные экономические, организационные, психологические законы; действующие в стране социальные нормативы, этические нормы, а также законодательные акты директивных органов.

Условием эффективности применения методов менеджмента выступает их комплексное использование, направленное на одновременное удовлетворение объективно присущих людям экономических (имущественных), организационных, социальных и психологических интересов.

По содержанию различают 3 метода управления, которые отличаются различными способами воздействия на людей:

1)                 Административные – базируются на власти, дисциплине и взысканиях.

2)                 Экономические – основываются на правильном использовании экономических законов производства.

3)                    Социально-психологические – базируются на способах мотивации и морального воздействия на людей и известны как «метод убеждения».

Кроме того, в процессе конкретного решения управленческих проблем весьма полезно организовывать эффективные коммуникации и анализ конкретных ситуаций, которые позволяют учесть «чужие ошибки» и дают способы решения хозяйственных и кадровых задач.

Объективной основой использования административных методов управления выступают организационные отношения, составляющие часть механизма управления. Поскольку через их посредство реализуется одна из важнейших функций управления – функция организации, задача организационно-административной деятельности состоит в координации действий подчиненных.

Никакие экономические методы не смогут существовать без организационно-административного воздействия, которое обеспечивает четкость, дисциплинированность и порядок работы коллектива. Важно определить оптимальное сочетание организационно – административных и экономических методов. [11, c. 96]

Административные методы в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Руководитель представляется здесь как администратор, субъект власти, опирающийся на предоставленное ему в этом право.

Административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержания трудовой дисциплины. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда. Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства, основными целями которого являются : правовое регулирование трудовых отношений, укрепление законности, защита прав и законных интересов организации и её работников в соответствии с КЗтТ и другими законодательными актами.

В рамках организации возможны три формы проявления административных методов:

1.      обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.);

2.      согласительные (консультация, компромисс);

3.      рекомендации, пожелания ( совет, разъяснение, предложение, общение и т.п.).

Как правило, это прямые задания и распоряжения вышестоящих органов управления (волевое воздействие руководителя на подчиненных), которые направлены на соблюдение законов и постановлений, приказов и распоряжений руководителей в целях оптимизации производственных процессов. Административные методы отличает от других четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, невыполнение которых рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. Директивные команды обязательны для выполнения, причем в установленные сроки, даже если это невыгодно исполнителю.

В общем виде система административных методов может быть представлена как совокупность двух равнозначных элементов: воздействие на структуру управления (регламентация деятельности и нормирование в системе управления) и на процесс управления ( подготовка, принятие, организация выполнения и контроль за управленческими решениями).

Организационное воздействие на структуру управления осуществляется в большинстве случаев путем организационного регламентирования, нормирования, организационно-методического инструктирования и проектирования.

Наибольший интерес для нас представляет организационное воздействие руководителя на процесс управления. По сути это методы распорядительного влияния руководителя на коллектив в целом и личность в частности. Необходимость в таком распорядительстве возникает в связи с отклонениями в системе управления от ранее заданных или желаемых режимов работы, неизбежно возникающими под воздействием как субъективных, так и объективных факторов.

В зависимости от функционирующих в коллективе методов руководства формируется соответствующая им система подчинения. Понятно, что в процессе управленческой деятельности происходит подчинение одной воли другой. Однако формы такого подчинения должны носить самый благожелательный характер, способствовать прогрессу в коллективе и не вызывать нежелательных эмоций типа унижения, неловкости, досады, раздражения, а иногда и стрессов, что исключает всякое понимание между управляющей и управляемой подсистемы.

В практике управленческой деятельности административное воздействие связано с тремя типами подчинения:

1) вынужденное и внешне навязанное. Оно сопровождается неприятным чувством зависимости и понимается подчиненными как нажим «сверху»;

2) пассивное. Для него характерно удовлетворение, связанное с освобождением от принятия самостоятельных решений;

3) осознанное, внутренне обоснованное.

В целом административные методы руководства существуют в форме организационного и распорядительного воздействия.

Анализ содержания управления организацией показал, что, в сущности, вся система пронизана организационно-распорядительной деятельностью. Организационно-административное включает в себя следующие компоненты: виды и типы воздействия, адресат, установление ответственности, инструктаж подчиненных и т.п.

В организации эти методы служат средством прямого воздействия на процесс производства товаров и труд работников, что позволяет координировать выполнение ими отдельных функций или решения общей задачи. Это создает благоприятные условия для существования и развития управляемой системы, оказывает целенаправленное воздействие на объект управления. К характерным особенностям прямого воздействия относится непосредственная связь руководителя и подчиненного. Однако в целом прямые воздействия в конечном счете ведут к усилению пассивности подчиненных, а иногда и к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий. [11,c. 97-98]

Способы административного воздействия:

1)                 Организационные воздействия:

   Устав предприятия;

      штатное расписание;

      положение о подразделениях;

      должностные инструкции;

      организация рабочего места;

      коллективный договор;

      правила трудового распорядка;

      организационная структура управления.

Эти документа (кроме устава) могут оформляться в виде стандартов организации и обязательно вводятся в действие приказом руководителя организации.

В организации, где имеется высокий уровень организационных воздействий, доведённых до стандартов организации и регламентов управления, высокая трудовая и исполнительная дисциплина, значительно снижается надобность в применении распорядительных действий. Те организации, которые не довели действия до стандартов и регламентов, нуждаются в постоянном оперативном распорядительном воздействии, и на них, предположительно, будут хуже конечные результаты производства.

С другой стороны, реализация организационных воздействий в значительной степени зависит от менталитета работников, их желания соблюдать инструкции и работать по правилам, утверждённым администрацией. Сотрудник европейской организации соблюдает установленные в организации правила как само собой разумеющееся, и любое их нарушение рассматривается как ЧП.

Работник белорусской организации рассматривает внутрифирменные стандарты как заданное ограничение, которое исходя из его личного интереса, можно нарушать, когда «дремлет бдительного око начальства». Как следствие, – многочисленные случаи нарушения трудовой дисциплины, хищения материалов и готовой продукции, высокий процент брака и низкая исполнительная дисциплина. Это типичное проявление азиатского русского менталитета, где эти случаи не подлежат общественному порицанию. Поэтому использование организационного воздействия эффективно с параллельным применением социально-психологических методов и воспитанием корпоративной культуры.

2)  Распорядительные воздействия:

      приказы;

      распоряжения;

      указания;

      инструктирование;

      наставления;

      целевое планирование;

      нормирование труда;

      координация работ;

      контроль исполнения.

Распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных документов или поддержание системы управления предприятием в заданных параметрах путём прямого административного регулирования. 

Наиболее категоричная форма распорядительного воздействия – приказ. Его невыполнение влечёт за собой соответствующую санкцию (наказание). Приказ обычно состоит из 5-ти частей: констатация ситуации (события), меры по устранению недостатков или обеспечению административного регулирования, выделенные ресурсы для реализации решения, сроки исполнения решения, контроль исполнения.

1)     Материальная ответственность и взыскания:

      ответственность за задержку трудовой книжки;

      добровольное возмещение ущерба предприятию;

      удержания из заработной платы;

      депремирование;

      полная материальная ответственность;

      коллективная материальная ответственность.

2)       Дисциплинарная ответственность и взыскания:

      замечание;

      выговор;

      строгий выговор;

      понижение в должности;

      увольнение.

3)       Административная ответственность:

      предупреждения;

      штрафы;

      возмездное изъятие предметов;

      административный арест;

      исправительные работы.

Таблица 1.1 - Позитивные и негативные воздействия методов административного управления

Примечание. Источник: [8, c. 482]

Таким образом, административные методы управления – мощный рычаг достижения результатов поставленных целей в случаях, когда нужно подчинить коллектив и направить его на решение конкретных задач управления. Идеальное условие их эффективности – высокий уровень регламентации управления и трудовой дисциплины, когда управленческие воздействия без значительных искажений реализуются нижестоящими звеньями управления. Это особенно актуально в больших многоуровневых системах управления, к которым относятся крупные организации.

1.2 Классификация организационно-распорядительных методов управления и их характеристика

Организационно-распорядительные методы управления достаточно разнообразны по своей природе, однако их можно классифицировать по направлениям воздействия на четыре группы: распорядительные; организационно-стабилизирующие; дисциплинирующие; по характеру управляющего воздействия. Они всегда используются комплексно (Рисунок 1.2).

При этом организационно-стабилизирующие методы выполняют следующие функции (таблица 1.2).

Таблица 1.1 - Организационно-стабилизирующие методы