Анализ и совершенствование системы управления» (на примере ОАО «Сибирьтелеком»)

Федеральное агентство  по образованию РФ

Восточно-Сибирский государственный  технологический университет

 

Кафедра: «Менеджмент  и маркетинг»

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Теория  организации»

На тему: «Анализ и  совершенствование системы управления»

(на примере ОАО «Сибирьтелеком»)

 

 

 

 

 

Выполнила: Семенова Е.

студентка 3 курса з/о  ИЭП

Шифр 3542211

Проверила: Цыренова А.А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Улан-Удэ

2005 г.

 

Содержание:

 

 

Введение

В условиях становления  рыночной экономики в нашей стране особое значение  приобретают вопросы совершенствования организации и управления, позволяющие повысить социально-экономическую эффективность предприятия.

В системе мер реализации экономической реформы особое значение придается повышению уровня работы с кадрами, постановке  этой работы на прочный научный фундамент, использованию накопленного в течение многих лет отечественного и зарубежного опыта

Одной из важнейших проблем  на современном этапе развития экономики  является проблема в области работы с персоналом. Результаты деятельности многих предприятий и накопленный опыт их работы с кадрами показывают, что формирование производственных коллективов, обеспечение высокого качества кадрового потенциала являются решающими факторами эффективности производства и конкурентоспособности продукции.

Социально-экономическое  значение кадровой работы в условиях рыночной экономики существенно изменяется, и она перестает быть только организационно-административной работой. Управление персоналом приобрело новое экономическое и социальное значение.

Целью курсовой работы является совершенствование организации  и управления деятельности ОАО «Электросвязь» РБ, а специальная часть посвящена разработке методов мотивации работников, способствующей более эффективной работе предприятия.

В первой главе дается краткая характеристика рассматриваемого предприятия: вид деятельности организации: производимая продукция, оказываемые услуги; краткая история создания и развития организации; масштабы деятельности; современное состояние предприятия.

Во второй главе производится непосредственно анализ системы  организации. Это анализ внутренней среды, организационной структуры, системы мотивации и контроля в организации, коммуникации и информационной обеспеченности, стиля принятия решения, организационной культуры организации. В ходе написания курсовой работы выявляется проблема или недостатки в какой-либо системе управления.

Третья глава связанна непосредственно с совершенствованием системы управления организацией, выявленная во второй главе. Приводятся рекомендации, предложения по совершенствованию системы управления.

 

Глава 1. Краткая  характеристика производственно-хозяйственной  деятельности предприятия ОАО «Сибирьтелеком» Электросвязь РБ

1.1. История создания предприятия

 

В 1905 году и Городскую Думу поступило заявление крестьянки Башмаковой М.П. от 18 ноября 1905 года (фонд 10 дело 22-2 лист 6) с просьбой дать согласие на постройку в г. Верхнеудинске телефонной сети и предложением открыть телефонную сеть к 15 июня 1907 года.

13 мая 1907 года поступило заявление от надсмотрщика Верхнеудинской почтово-телеграфной конторы Станислава Станиславовича Чернявского с просьбой дать согласие на устройство телефонной сети на 100 абонентов и предложением создать "Товарищество по оборудованию и эксплуатации телефонной сети".

24 августа 1907 года Городская  Управа слушала вопрос о рассмотрении  и утверждении Устава "Товарищества  на паях для устройства и обслуживании телефонной сети". На этом же заседании было решено предоставить бесплатно городское место на горе против Почтово-телеграфной конторы.

13 апреля 1909 года Городская  Дума (протокол 139) постановила: Возбудить надлежащее ходатайство о предоставлении концессии на устройство и эксплуатацию в г. Верхнеудинске городской телефонной сети самому Городскому Общественному Управлению. Проект устройства телефонной сети взял на себя механик Чернявский за вознаграждение 200 рублей.

9 апреля 1910 года в адрес начальника Иркутского почтово-телеграфного округа Верхнеудинской почтово-телеграфной конторой были высланы: План города Верхнеудинска с нанесённой телефонной сетью и план помещений под телефонную станцию.

19 марта 1912 года Начальник Верхнеудинской  почтово-телеграфной конторы Василий Иванович Волошников заключил контракт с В.В. Филипповым на заготовку и поставку столбов на сумму 1395 руб.16 к. С 9 апреля В.В. Филиппов начал поставку столбов. С 12 мая начинается разбивка линий для установки столбов. 20 сентября не получен кабель и коммутатор. Не хватает проволоки. Под угрозой открытие сети с 1 октября. Строительством телефонной сети управляет техник Щукин. 8 декабря 1912 года Верхнеудинской почтово-телеграфной конторой получены "Условия пользования телефонной сетью". Построена первая телефонная станция в г.Верхнеудинске.

В 1928 году проведена реконструкция, взамен изношенных установлены новые коммутаторы.

В 1932 году произведено расширение телефонной станции. Сложился коллектив ГТС.

В 1939г. установлена подстанция на 50 номеров в местности Зауда, использован коммутатор системы ЦБ-2, ламповый.

В 1941г. введена в эксплуатацию подстанция на 100 номеров, коммутатор ЦБ-2, ламповый, установлен в здании телефонной станции.

Сдана в эксплуатацию АТС на 100 номеров  во 2-ом Доме Советов.

В 1954г. принята в эксплуатацию новая телефонная станция декадно-шаговой системы типа АТС-47 ёмкостью 3000 номеров.

В 1965г. произведено расширение телефонной станции до 5300 номеров, установлено оборудование декадно-шаговое типа АТС-54 "Тесла" производства ЧССР. Начато применение координатных домовых подстанций типа ПС-МКС-100, на сети установили 7 таких подстанций.

В 1974г. телефонная сеть стала районированной, был осуществлен переход с четырехзначной нумерации на пятизначную. Построена новая районная АТС-3 декадно-шаговой системы типа АТС-54А ёмкостью 4200 номеров.

В 1975г. расширение АТС-2 на 300 номеров, установлено оборудование АТС-54А.

В 1976г. осуществлено расширение АТС-2 на 2000 номеров на базе декадно-шагового оборудования типа АТС-54А. Организована межстанционная связь АТС-3 - АТС-2 по 2-х проводным соединительным линиям с применением РСЛК.

В 1986г. введена в эксплуатацию координатная АТС типа АТСКУ ёмкостью 10100 номеров в Железнодорожном районе. Организована справочная служба "09".

В 1988г.  введена в строй АТС-7 на 7100 номеров с тремя выносами по 1000 номеров каждый, которая будет обслуживать Октябрьский район г. Улан-Удэ.

В 1992г. ввод АТС-6 по ул. Жуковского на 10000 номеров с четырьмя выносами, электронно-цифровое оборудование МТ-20/25.

В 1994г. ввод АТС-5 в пос. Восточный на 10000 номеров, электронно-цифровое оборудование МТ-20/25.

В 1996г. ввод АТС-21,22 на 20000 номеров электронно-цифровая "LINEA-UT" с четырьмя выносами.

В 1997г. ввод волоконно-оптического цифрового кольца. Реконструкция телефонной сети, перевод на шестизначную нумерацию.

В 1998г. ввод в эксплуатацию электронно-цифровой АТС-41, 42 на базе оборудования германской компании SIEMENS.

 1.2. Краткая характеристика деятельности организации

 

«Электросвязь» республики Бурятия является региональным филиалом ОАО «Сибирьтелеком». Его юридический адрес: Россия, Республика Бурятия, г.Улан-Удэ, ул.Ленина, 42. Почтовый адрес: 670000, Россия, Республика Бурятия, г.Улан-Удэ, ул.Ленина, 42

Лицензия на право  предоставления услуг электрической связи № 3064 от 20.12.96 г. выдана Министерством связи РФ.

Основным видом деятельности РФ "Электросвязь" Республики Бурятия  является предоставление услуг:

- местной и внутризоновой  телефонной связи;

- телеграфной связи  по передаче данных;

- передачи в аренду каналов связи и физических цепей, включая каналы вещания;

- трансляции звуковых  программ по сети проводного  вещания.

Филиал предоставляет  услуги междугородной и международной  телефонной связи по договорам с соответствующими операторами междугородной и международной связи сети связи общего пользования Российской Федерации и осуществляет расчеты с клиентами за указанные услуги.

Данная организация  предоставляет следующие виды услуг:

• Местная телефонная связь:

- Постоянные услуги (абонентская плата за услуги электросвязи для организаций и населения);

- Разовые услуги (плата за установку, перестановку, переоформление телефона, радиостанций, радиоточек и другие разовые услуги);

- Услуги по подключению цифровых каналов (плата за предоставление услуг цифровых каналов, ISDN);

- Услуги по аренде  цифровых каналов (абонентская плата за порты ISDN, арендная плата за цифровые каналы).

• Ремонтные службы:

Номера телефонов и  график работы ремонтных служб ГТС  и проводного радио.

• Междугородная телефонная связь:

- Порядок использования (набор номера, выход на операторов междугородной связи, номер справочной);

- Коды междугородной  и международной связи (перечень кодов городов и стран);

- Тарифы на междугородную  и международную связь (тарифы, скидки на междугородную, международную связь).

• Телеграф:

Виды телеграмм, тарифы.

• Таксофоны:

Описание сервисных  телефонных карт, номер справочной, правила пользования, условия пополнения.

• Проводное радиовещание.
• Дополнительные виды обслуживания:

Перечень, описание и  порядок заказа дополнительных видов обслуживания.

• Информационно-справочные службы:

Номера телефонов и виды услуг справочных служб.

Данная организация  является региональным филиалом ОАО «Сибирьтелеком». В соответствии с ФЗ от 24 ноября 1995 г. «Об акционерных обществах» филиалом общества является его обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения общества и осуществляющее все его функции, в том числе функции представительства, или их часть.

Организационно-правовой формой организации является Открытое акционерное Общество. Акционерным обществом признается коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на определенное число акций, удостоверяющих обязательные права участников общества (акционеров) по отношению к акционерному обществу.

На данный момент ОАО  «Сибирьтелеком» электросвязь РБ является единственным предприятием, который предоставляет все виды услуг телефонной связи (Интернет, сотовая связь, телефонные линии и т.д.).

 

Глава 2. Анализ системы  управления организацией ОАО «Сибирьтеком»  Электросвязь РБ

2.1. Стратегическое и текущее планирование

 

Для любой организации необходимо проводить стратегическое планирование и управление. Стратегическое планирование – это разработка стратегии на долгосрочный период.

Для этого сначала  необходимо определить цели и миссию организации. Миссия организации является основополагающей целью, она в основном отражать основную деятельность организации.

Миссия ОАО «Сибирьтелеком»  Электросвязь РБ является:

Предоставление населению Республики Бурятия междугородней и международной связи, услуг федеральных сетей сотовой связи, доступа в Интернет, услуг передачи данных.

Генеральной целью данной организации является:

• сохранение своих позиций на рынке республики Бурятии;
• поддержание своей финансовой дееспособности.

Для достижения этих целей применяются следующие подцели:

- привлечение потребителей;

- увеличение числа  отделений связи в районах,  где еще не установлены телефонные  станции компании;

- получение кредитов  в случае нехватки средств;

- улучшение условий  связи;

- проведение собственных  исследований и разработок;

- отслеживание перспективных разработок НТП;

- повышение гибкости  системы управления;

- учет при принятии решений  не только нужд организации,  но и факторов внешней среды;

- развитие механизма обратной  связи.

Для того, чтобы выявить  стратегию организации необходимо проводить SWOT –анализ.

SWOT – анализ выявляет сильные и слабые стороны, возможности и угрозы организации.

S – единственная компания в республике предоставляющая такой вид услуг; нет конкурентов;

W – большие финансовые затраты на содержание отделений связи районов; низкое качество связи, возможность отключения в связи с перегрузкой телефонных линий; в связи с расширением сети требуются дополнительные затраты

O – открытие новых электростанций для улучшения качества связи;

T – появление конкурентов. 

Разработкой стратегии занимается выше руководство организации, также привлекаются эксперты и профессионалы. Исходя, из выше проведенного анализа можно выявить стратегию, которая применима в данной организации. Это сочетание стратегия, которая характерна для диверсификационные фирм.

Реализация любой стратегии  начинается с разработки краткосрочных  планов на один год и меньше, в которых даны рекомендации для каждого подразделения. Реализация этих планов осуществляют средние и низовые уровни организации.

Для ежедневного контроля за производственными процессами и реализации стратегии составляются функциональные, единовременные и постоянные планы.

Функциональные планы  включают в себя действия в различных  сферах деятельности организации. Например, финансовый план отражает распределение ресурсов с описанием системы контроля, определяется объем капиталовложений, источники заемных средств; план отдела кадров  в зависимости от принятой стратегии определяет планируемую численность персонала, составляются планы приемки или сокращения персонала и т.д.

Единовременные планы  создаются для выполнения отдельных  программ или проектов. Выделяют такие планы, как программный план, который создается с целью координации разнообразных видов деятельности (например, повышение квалификации персонала, введение новых технологий и т.д.), и проектный план, создается с целью контроля проведения простых мероприятий (план постройки нового офиса, проект рекламной компании).

Постоянный или стабильный план заключается в политике организации, в должностных инструкциях персонала, в каких рекомендациях и правилах (т.е. чего должен придерживаться работник в конкретной ситуации).

Также основой текущего планирования является составление  бюджета. Бюджеты составляются на 6 месяцев и на один год. Составляются итоговые отчеты, проводится анализ и проверка бюджетов, корректировка с определенным руководителем. 

2.2. Анализ организационной структуры

 

В настоящее время  классические линейно-функциональные структуры присуще лишь мелким и  части средних компаний. Для данной организации характерно дивизиональная структура организации, т.е. точнее дивизионально-региональная структура. Организационная структура ОАО «Сибирьтелеком» Электросвязь РБ представлена в Приложении.

Организация имеет свои телефонные сети в районах республики Бурятия: это Баргузинский МРУЭС, Баунтовский МРУЭС,  Городской узел электросвязи, Кяхтинский МРУЭС, Северобайкальский МРУЭС, Селенгинский МРУЭС, Тункинский МРУЭС, Улан-Удэнская сотовая сеть, Улан-Удэнский МРУЭС, Хоринский МРУЭС.

Дивизиональная структура  здесь характеризуется выделением крупных автономных производственно-хозяйственных подразделений (в данном случае это районные электростанции), которым предоставляется оперативно-производственная самостоятельность и переносится ответственность за получение прибыли.

На отделения возлагается  ответственность за предоставления услуг населению данного района или региона, в результате чего управленческий персонал верхнего эшелона (общее собрание и правление) компании высвобождается для решения стратегических задач. У высшего руководства, так как передается ответственность отделениям электросвязи районам, остается не более 4-6 централизованных функциональных подразделений. Высший руководящий орган компании оставляет за собой право жесткого контроля по общекорпоративным вопросам финансов, инвестиций, научно-исследовательских разработок и т.д. Каждый сотрудник компании имеет четкие должностные  инструкции. 

Высшее руководство  может проводить делегирование  полномочий. Делегирование представляет собой процесс передачи полномочий нижестоящему лицу, который берет на себя ответственность за выполнение задачи.

Для этого вида организационной  структуры также характерно сочетание централизации и децентрализации деятельности отделений, на уровне  которых осуществляется оперативное управление. Руководители районных отделений несут полную ответственность за результаты деятельности возлагаемых ими подразделений.

Структуризация компании по отделениям (дивизионам) производится, как правило, по одному из трех принципов, по продуктовому – с учетом особенностей выпускаемой продукции или предоставляемых услуг, в зависимости от ориентации на конкретного потребителя и по региональному – в зависимости от обслуживаемых территорий. В связи с этим выделяют три типа дивизиональных структур:

• дивизионально-продуктивные структуры;
• организационные структуры, ориентированные на потребителя;
• дивизионально-региональные структуры,

Для данной компании характерна дивизионально-региональная организационная структура. Этот вид организационной структуры самый подходящий для  ОАО «Сибирьтелеком» Электросвязь РБ, так как их деятельность зависит от местоположения потребителей. Цель такой организационной структуры состоит в том, чтобы удовлетворять потребности населения отдельных регионов. Это структура применена на уровне компании, хотя в самих отделения структура строится на основе линейно-функционального принципа.

Достоинством этой организационной  структуры организации ОАО «Сибирьтелеком» Электросвязь РБ:

• улучшение коммуникаций,
• перенесение ответственности за прибылью на уровень дивизиона (отделения), централизация принятия оперативных управленческих решений,
• уменьшение сложности управления, делегирование полномочий,
• руководители дивизионов (отделений) могут проявлять предприимчивость.

Недостатками является:

• сложность структуры, многоуровневая иерархия и в рамках самих отделений, действие в них всех недостатков линейно-функциональных структур,
• увеличение затрат на содержание отделений,
• невысокая координация деятельности отделений, штабные службы разобщены, горизонтальные связи ослаблены,
• возможное ограничение профессионального развития специалистов на уровне районных отделений.

2.3.Система  мотивации и контроля в организации

 

Одной из основных форм стимулирования является заработная плата. Определяя  сущность заработной платы как цену рабочей силы на предприятии, материально – вещественным воплощением которой является стоимость предметов потребления ( продовольственных и непродовольственных товаров ), услуг, налогов и других платежей, обеспечивающих воспроизводство рабочей силы, удовлетворение физических и духовных потребностей как самого работника, так и членов его семьи, тем самым обозначаем и основу организации оплаты труда – потребительский бюджет работника. В качестве такого бюджета на предприятии используется минимальный потребительский бюджет низкого стандарта, на котором основывается минимальная заработная плата.

В проекте Закона о  минимальном размере оплаты труда, представленным Государственной Думой, минимальный размер планируется на уровне 40% минимального потребительского бюджета. Это объясняется, прежде всего, тем, что заработная плата не является единственным источником воспроизводства рабочей силы. В издержки воспроизводств рабочей силы входят также средства на оплату больничных листов, очередных отпусков, оплата за переквалификацию, вынужденные перерывы в работе, пенсионные выплаты. Воспроизводство рабочей силы осуществляется также за счет различных выплат социального характера. Но помимо тарифной части заработной платы, которая должна регулироваться в зависимости от минимальной заработной платы, в структуру зарплаты входят премии, надбавки, доплаты, а также выплаты, не связанные непосредственно с результатами труда или трудовым вкладом.

Здесь на ОАО  «Сибирьтелеком» Электросвязь РБ начисляются премии, в размере 10% от фонда заработной платы данного подразделения; остальным работникам, получающим заработную плату по контрактной системе оплаты труда, премии выплачивают 1-2 раза в год к профессиональным праздникам, но на усмотрение руководителя предприятия.

Подробнее рассмотрим формирование элементов: з/пл, выплат премий и бонусов, участие в прибыли. Оплата труда и стимулирование складывается из следующих элементов:

1. Это должностные оклады, зависящие от возложенных функций и обязанностей, которые работники получают 2 раза в месяц без задержек. Что тоже является стимулом.
2. Бонусы и премии, выплачиваются по результатам деятельности отдела. Каждый отдел имеет ежемесячный премиальный фонд, который распределяется между работниками в зависимости от их деятельности ( здесь учитывается все от опозданий до личной активности)
3. Третий элемент это бонусы либо премии по результатам личной деятельности.
4. Бонусы и премии по результатам деятельности организации. Они выплачиваются в конце года каждому сотруднику организации.

Также немаловажную роль играет моральное стимулирование. Моральное стимулирование представлено следующими видами:

• информирование о том, что происходит в компании. Каждое принимаемое решение по деятельности компании обязательно доводится до всех сотрудников
• каждый работник имеет право на развитие карьеры, которая с ним согласовывается при устройстве на работу и зависит от уровня образования и личной активности.
• предоставление работы по интересам, тем самым, согласовывая цели персонала с целями предприятия.
• оценка и поощрение хорошей работы (программа «Лучший сотрудник»)

-    развитие корпоративной культуры, которая заключается  в праздниках,  поздравления с юбилеями, офисный стиль и т.д.

Из всего вышесказанного можно выделить материальные и моральное  стимулирование (табл.2.1.).

Таблица 2.1

Система стимулирования  на ОАО «Сибирьтелеком» Электросвязь РБ

Стимулирование
Материальное	Моральное
-заработная плата	- информирование о  том, что происходит в компании
- премии	- отслеживание и учет  потребностей персонала, их динамика
- бонусы	- планирование карьеры сотрудников
- участие в прибыли	- предоставление работы (интересной, творческой, сложной и т.д.)

 

Продолжение табл. 2.1.

- льготы и дотации	- оценка и поощрение  хорошо выполненной работы
- обучение персонала	- делегирование полномочий, повышение ответственности сотрудников
- подарки	- персональное внимание (прямое/косвенное)
- социальные программы	-профессиональное развитие/карьерный  рост/внедолжностная карьера
- сертификация сотрудников	- имидж компании (престиж)
	- корпоративная культура, атмосфера, праздники, дни рождения и т.д.

2.4. Анализ коммуникаций в организации

 

В данном анализе  необходимо выявить коммуникационные связи внутри организационной структуры (приложение). Для начало рассмотрим каждый вид коммуникации и затем выявим трудности в развитии коммуникационных отношении. 

1. Вертикальная коммуникация.

Здесь все  в принципе достаточно понятно. Коммуникации проходят сверху вниз. Т. е. аппарат  управления издает поручения или  иную форму сообщения и спускает её ниже на отделения. Сверху вниз от генерального директора до служащих более низкого звена.

2. Горизонтальная коммуникация.

Коммуникации  в данном случае происходят и в  аппарате управления и на уровнях  находящихся ниже, под аппаратом  управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся в независимости от генерального директора. К примеру, можно взять Учебный центр, где отношения происходят только между сотрудниками. 

Если брать вертикальную форму коммуникаций, то это в первую очередь относится к нормативным документам, приказам, устной форме. Помимо этого информация от аппарата управления рассылается, как и в письменной форме, так и по электронной почте, на телефонные узлы. В письменной форме обычно рассылаются утверждающие формы, нормативы и документы. Причем для сбора информации снизу вверх, т. е. с телефонных узлов, и прочих отделений существует подразделение «УАСИТ», которое занимается сбором статистических данных в электронной форме, и уже готовые данные отсылаются в аппарат управления.

В горизонтальной форме, все намного проще. Нет никаких преград и подразделений собирающих информацию. Коммуникации здесь происходят по давно уже известным схемам. Т. е. это телефон, по которому сотрудники могут общаться друг с другом не отходя от своего рабочего места, причем если рассматривать аппарат управления, то здесь в каждом кабинете у каждого сотрудника есть свой телефон. Т. е. существует некая  офисная АТС,  с привязкой номера к каждому сотруднику.