Анализ организации системы управления в таможенной службе

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...2

Глава 1.  Теоретические основы управления

в системе таможенных органов……………………………3

1.1 Требования, предъявляемые  к управлению 

в таможенных органах……………………………3

1.2 Организационные структуры  управления

в системе таможенных органов………………………..….9

Глава 2. Анализ организации  системы управления

в  таможенной службе…………………………12

2.1. Анализ  системы управления в Нижегородской таможне……………..…12

2.2. Анализ организации  системы управления 

в Нижегородской таможне………………………….14

Глава 3. Совершенствование  организации управления

в таможенных органах…………………………25

Заключение……………………………………………………………………….26

Список использованной литературы…………………………………………...28

Введение

       В условиях становления цивилизованных рыночных отношений в нашей стране перед государственными службами стоит задача создания целостной, эффективной и гибкой системы управления, опирающейся, в первую очередь, на экономические, рыночные инструменты при должном использовании организационных воздействий. Процессы глобализации, развития экономических связей, информатизация важнейших аспектов жизни людей и другие реалии современности приводят к усложнению ориентации не только коммерческих фирм, но и государственных служб, что предполагает, с одной стороны, возрастание роли управления ими, а с другой — качественные изменения во всей структуре и методах управления.

       Поэтому проблема эффективного управления является одной из наиболее актуальных и практически значимых проблем в комплексе взаимосвязанных аспектов развития таможенной службы.

       Проблематика темы заключаются в, зачастую, неосознанности того, что именно управленческие процессы взаимодействия руководителя на подчиненных предопределяют успех совместной деятельности таможенного органа. Ведь само по себе управление в системе таможенных органов во многом зависит именно от руководителя, его личных качеств, стиля управления, методов воздействия, организационной структуры, согласно которой осуществляются процессы управления.

       Проблема совершенствования управления организациями являлась предметом исследований многих зарубежных и российских ученых. Теории контроллинга на предприятии посвящены работы зарубежных и отечественных экономистов Э. Майэра, Р. Манна, Х. Фольмута, Е.А. Ананькиной, С.В. Данилочкина, В.М. Носова, С.Г. Фалько, А.М. Карминского, А.М. Оленева, А.Г. Примак и других.

       Объект исследования: процессы управления в таможенных органах Российской Федерации.

Предмет исследования: управление в системе таможенных органов.

       Цель исследования: поиск наиболее эффективных методов взаимоотношений руководителя и подчиненных в таможенных органах Российской Федерации.

Задачи:

1. Рассмотреть сущность и функции управления в таможенных органах.
2. Определить требования, предъявляемые к управлению в таможенных органах.
3. Изучить организационные структуры управления в системе таможенных органов, как компонент взаимоотношений руководителя и подчиненного.

Глава 1.  Теоретические основы управления в системе таможенных органов

1.1 Требования, предъявляемые  к управлению в таможенных  органах 

       Системы управления в таможенных органах имеют своей главной целью достижение единодействия всех сотрудников таможенных органов. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее. Управление – это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников таможенных органов.

       Законы управления отражают общие, существенные и необходимые связи между элементами и подсистемами системы управления, происходящими в ней процессами и внешней средой. Они объективны и не зависят от сознания и воли людей. Знание законов управления позволяет учитывать их требования при создании систем управления и при организации их функционирования.

К ним относятся:

1. Закон единства системы управления.
2. Закон пропорциональности.
3. Закон оптимального соотношения централизации функций управления.
4. Закон соотносительности управляющей и управляемой систем.

       Действие закона единства системы управления проявляется: в неразрывной цепи отношений управления от высших органов системы государственного управления до низших ее звеньев; в непрерывности, ритмичности, согласованности всех стадий, операций и этапов процесса управления; в единстве управления всеми составными частями глобальных целей и интересов людей; в единстве функций и методов управления; в единстве требований к сотрудникам аппарата управления.

      Закон пропорциональности профессиональной деятельности и управления определяет, что важнейшей задачей управления является обеспечение оптимального пропорционального функционирования управляющей и управляемой систем, организация непрерывного сопряжения составных частей системы. Пропорциональность измеряется тем, насколько полно и четко будет обеспечена управлением основная деятельность системы – таможенное оформление и таможенный контроль, осуществление других функций, чтобы она могла с минимально возможными затратами дать необходимый эффект. Поэтому главным в использовании законов управления является системный подход. Он позволяет системно выразить их требования и определить оптимальный вариант функционирования и развития всей системы.

       Управление в таможенных органах опирается как на объективные законы управления, так и на формирующуюся на их основе единую систему принципов[1].¹

       Под принципами управления понимаются руководящие идеи, правила, основные положения и нормы поведения, которыми руководствуется управляющая система.

       В практике управления таможенными органами применяются общие, частные и организационно-технологические принципы.

       Общие принципы управления - это стратегические нормы управления и они действуют во всех сферах и подсистемах таможенных органов. Однако действуют они специфически в каждой управленческой системе. Даже перечисление основных общих принципов управления (таких как системность, принципы обратной связи, информационной достаточности, оптимальности, соподчиненности и ряда других), а также их диалектическое влияние на систему управления в таможенных органах подтверждает это.

       Системность - ведущий принцип управления. Системность в управлении таможенными органами обеспечивает и совершенствует структурное и функциональное единство системы.

       Принцип информационной достаточности означает, что в условиях небывалого роста объемов информации в таможенной системе, в том числе управленческой, огромное значение приобретает интенсификация информационных процессов.     

       Оптимальность управления в таможенной системе обеспечивается различными методами и средствами.

       Важное значение в таможенной системе имеют и находятся в различной степени реализации и другие общие принципы управления.

       Частные принципы управления в таможенных органах подразделяются на две большие группы: принципы, применяемые в экономической, социально-политической и духовной сферах таможенной деятельности, и принципы, имеющие место в системе таможенных органов как государственной правоохранительной организации, обеспечивающей в пределах своей компетенции экономическую безопасность РФ.

К частным относятся принципы управления:

-                   Законности.

-                   Централизации в сочетании с разумной децентрализацией.

-                   Непрерывности.

-                   Оперативности.

-                   Гибкости.

-                   Ответственности.

-                   Преемственности.

-                   Нацеленности на конечный результат и другие.

       Управление в таможенной системе опирается и на группы таких частных принципов, как принципы организации и деятельности государственной службы; принципы подбора кадров, их обучения и воспитания; принципы осуществления оперативно-розыскной деятельности и ряд других. Организационно-технологические принципы управления лежат в основе организационно-распорядительной и административно-исполнительской деятельности руководителей таможенных органов.

К ним можно отнести  принципы управления[2]:²

-                   Единоначалия.

-                   Конкретности.

-                   Разделения труда.

-                   Скалярный.

-                   Иерархии.

-                   Единства распорядительства и одного начальника.

-                   Делегирования полномочий.

-                   Диапазона управления и другие.

       Особо необходимо подчеркнуть значение принципа единоначалия. Он предполагает, с одной стороны, коллегиальность управления, а с другой - установление строжайшей персональной ответственности за исполнительские функции. Коллегиальность не исключает, а предполагает личную ответственность каждого сотрудника за порученное ему дело.

       В таможенных органах на всех уровнях руководства принцип единоначалия действует постоянно, так как руководители таможенных органов законодательно наделены правами и функциями единоначальника.       На принципе единоначалия руководит системой таможенных органов руководитель ФТС России. Наиболее важные вопросы руководства таможенным делом рассматриваются на заседаниях коллегии ФТС России. Принимаемые на заседаниях коллегии решения, оформленные приказом руководителя ФТС России, обязательны для исполнения всеми таможенными органами и сотрудниками.

       Принцип единоначалия реализуют в своей управленческой деятельности начальники таможен и таможенных постов.

       Успех в управлении таможенными органами обеспечивается единством действий всех должностных лиц, органов и организаций таможенной системы, участвующих в управлении. При этом весьма важное значение имеет четкое определение специфики места и роли каждого, ясное распределение их компетенции, функций и прав в общем деле. Большое значение имеют для этого издаваемые ФТС России нормативные документы, положения о таможенных органах Российской Федерации и их подразделениях.

        Принцип конкретности управления требует конкретного анализа ситуации, для чего нужна добротная научная информация о системе управления и об ее внешней среде.

        Принцип разделения труда предусматривает, что вся деятельность по организации управления разбивается на простейшие операции, выполнение которых поручается конкретным звеньям системы управления. Каждое звено системы управления таможенным органом должно иметь четкие, конкретные обязанности.

       Принцип иерархии предусматривает, что нижестоящий сотрудник или подразделение подчиняется вышестоящему. Каждый сотрудник административной иерархии отвечает перед вышестоящим за решения и действия не только свои, но и всех подчиненных ему сотрудников.

        Принцип единства распорядительства и одного начальника определяет, что каждый сотрудник получает приказы и распоряжения только от одного начальника, так как это - необходимое условие единства действий, и что ни один сотрудник не должен докладывать более чем одному вышестоящему руководителю.

1.2 Организационные  структуры управления в системе  таможенных органов

       Развитие системы таможенных органов России тесно связано с решением управленческих проблем, ибо управление всегда начинается с установления четких взаимосвязей между отдельными звеньями той или другой организации, распределения между ними прав и ответственности. Организационное оформление этих вопросов предполагает разработку оптимальной организационной структуры управления таможенными органами.

       Под организационной структурой управления чаще всего понимают упорядоченную совокупность элементов иерархической системы управления и их взаимоотношений друг с другом, обеспечивающих развитие этих элементов как единого целого[3].³ При анализе организационных структур и управления в них, как правило, выделяются следующие элементы: звенья управления, уровни управления и взаимоотношения. К звеньям управления в системе таможенных органов относятся: ГТК России, управления и самостоятельные отделы ГТК России, РТУ, отделы РТУ, таможни, отделы таможен, таможенные посты и отдельные специалисты, выполняющие соответствующие профессиональные или управленческие функции. Эти звенья управления находятся на соответствующих уровнях иерархии управления.

       Под уровнем управления понимается совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления организацией.

       Структура управления в единой системе таможенных органов состоит из четырех уровней: ГТК России, РТУ, таможни, таможенные посты.

       При этом чаще всего могут рассматриваться следующие каналы управленческих взаимоотношений: 1) ГТК России — РТУ; 2) РТУ — таможня; 3) начальник таможни — отделы таможни; 4) отдел таможни — отдел таможни; 5) таможня — таможенный пост; 6) таможенный пост — таможенный пост; 7) таможня — таможня; 8) ГТК России — таможня. В центре таких взаимоотношений — таможня с ее начальником, отделами и таможенными постами. Это не случайно, ибо здесь решаются основные вопросы таможенной деятельности. Между звеньями и уровнями управления в таможенных органах складываются следующие виды взаимоотношений:

       Вертикальные управленческие отношения (ГТК — РТУ; РТУ — таможня; начальник таможни — отделы таможни; таможня — таможенный пост; ГТК — таможня);

       Горизонтальные управленческие отношения (РТУ — РТУ; отдел таможни — отдел таможни; таможенный пост — таможенный пост; таможня — таможня);

       Диагональные управленческие отношения (пост — взаимодействующая таможня отправления или назначения; таможня — взаимодействующее РТУ другого региона; отдел ГТК — взаимодействующее Управление ГТК РФ). Рассмотрим эти взаимоотношения несколько подробнее.

       Горизонтальные отношения могут быть двух категорий. Во-первых, коллегиальные — отношения между сотрудниками одного отдела, находящимися в подчинении у одного начальника. Во-вторых, параллельные — отношения между сотрудниками разных отделов, занимающими одинаковое положение в организации, у которых возникает необходимость обмена информацией, идеями и мнениями (например, такие каналы горизонтальных параллельных взаимоотношений, как отдел таможни — отдел таможни, таможенный пост — таможенный пост, таможня — таможня).

       Диагональные отношения — это отношения, возникающие между звеньями управления, находящимися на различных уровнях системы управления, не состоящими в отношениях прямого подчинения, но взаимодействующими между собой во исполнение решений вышестоящих уровней. Примерами таких отношений являются взаимное информирование при доставке товаров, направление запросов, обязательных для исполнения, по вопросам осуществления правоохранительных функций и тому подобное.

       Аналогично при создании в рамках линейной структуры управления института помощников и советников, которые готовят соответствующие рекомендации руководителю, организационная структура управления получает название линейно-штабной[4].⁴

       Линейная и функциональная организационные структуры управления наиболее характерны для вертикальных управленческих взаимоотношений. Опора в управленческой деятельности на развитие горизонтальных взаимоотношений чаще всего приводит к так называемым программно-целевым (матричным) организационным структурам управления.

        В качестве примера стихийного программно-целевого образования можно назвать оперативную группу, создаваемую в таможенном органе для выявления контрабанды или предупреждения других нарушений таможенной границы. Сочетание рассмотренных структур управления порождает так называемую смешанную организационную структуру управления, характерную для единой системы таможенных органов Российской Федерации. Рассмотрим характеристики этих структур несколько подробнее. В числе преимуществ линейной организации многие авторы чаще всего выделяют:

-                   Ярко выраженную систему вертикальных связей.

-                   Ответственность, установленные обязательства.

-                   Четкое распределение обязанностей и полномочий.

-                   Оперативный процесс принятия решений.

-                   Простоту в понимании и использовании указаний.

-                   Возможность поддерживать необходимую дисциплину.

       Этот тип управленческой структуры ведет к формированию стабильной и прочной организации. Преимущества линейно-штабной организационной структуры управления в том, что при ее использовании достигаются: более глубокая подготовка решений и планов; освобождение линейных руководителей от более глубокого анализа проблем; возможность привлечения консультантов и экспертов. Недостатками линейно-штабной структуры управления являются: недостаточно четкая ответственность штаба; появление тенденций к чрезмерной централизации. Создание линейно-штабных структур есть первый шаг к функциональной специализации в управлении.

Глава 2. Анализ организации системы управления в  таможенной службе

2.1. Анализ  системы управления в Нижегородской таможне

       В соответствии с приказом Федеральной таможенной службы № 1352 от 16 июля 2011 года «О совершенствовании структуры таможенных органов, расположенных в Приволжском федеральном округе» реорганизованы Кировская, Марийская, Чувашская и Нижегородская таможни в форме присоединения Кировской, Марийской и Чувашской таможен к  Нижегородской  таможне, говорит Пресс-служба ФТС РФ. В результате реорганизации структуры  Нижегородской   таможни  перечень мест таможенного оформления выглядит следующим образом:

1) Выксунский таможенный  пост

2) Таможенный пост Аэропорт  Нижний Новгород.

3) Кстовский таможенный пост.

4) Таможенный пост ГАЗ.

5) Дзержинский таможенный  пост.

6) Марийский таможенный  пост

7) Чувашский таможенный  пост

8) Кировский областной  таможенный пост

       Несмотря на изменения в структуре таможни, по-прежнему Нижегородская таможня характеризуется как «экспортноориентируемная». С реорганизацией  Нижегородской   таможни  увеличился ряд показателей ее деятельности. Так, например, в период с 01.10.2011 по 20.11.2011 общее количество ДТ составило уже 11 820 деклараций (ИМ – 4 855 / ЭК - 6965). В аналогичный интервал времени прошлого года количество оформленных деклараций составляло лишь 7 799 штук (ИМ – 2 828 / ЭК - 4971).      Изменилась и около таможенная инфраструктура таможни. Так, например, если ранее в регионе деятельности таможни работало 14 складов временного хранения, то в настоящее время подконтрольными  Нижегородской таможне являются уже 30 СВХ.В 2011 году таможенными органами Приволжского региона в федеральный бюджет было перечислено 111,3 млрд. рублей, что на 40,8% больше уровня прошлого года. Реорганизация коснулась Нижегородской таможни. С 1 октября к ней присоединены Кировская, Марийская, Чувашская таможни, которые преобразованы в таможенные посты. В результате в регион деятельности Нижегородской таможни входят 4 субъекта РФ: Нижегородская и Кировская области, Чувашская республика и республика Марий-Эл.  Ещё один итог – признание и высокая оценка руководством ФТС России на прошедшей в декабре коллегии внедрения в таможенных органах региона системы управления качеством на основе международных стандартов ИСО серии 9000.

2.2. Анализ организации  системы управления в Нижегородской  таможне

        На процесс подбора кадров, прежде всего, оказывает влияние организационная структура таможни. Как уже отмечалось, подразделения Нижегородской таможни можно условно объединить в пять блоков:

- финансово-экономический;

- правоохранительный;

- таможенного оформления;

- кадровый;

- околотаможенной инфраструктуры.

        Должностные лица первых трех блоков находятся в постоянном взаимодействии с участниками внешнеэкономической деятельности. Кадровый блок осуществляет работу с персоналом таможни по подбору и расстановке кадров, их обучению и движению, их воспитанию и укреплению трудовой дисциплины.

       Изучив табл. 2, можно проследить аналогию с этапами, выделенными специалистами в области менеджмента, если первую ступень в таблице назовем вербовкой, вторую − первичным изучением информации, третью − предварительным этапом, а ступени с четвертой по восемнадцатую − этапом селекции.

       Поиск кандидатов осуществляется отделом кадров и руководителями структурных подразделений, имеющих вакансии. Вербовка используется в двух вариантах:

- индивидуальный − по рекомендациям, через личные знакомства;

- массовый − по объявлениям.

Таблица 2.

Порядок отбора кандидатов на службу в Нижегородскую таможню.

       Основная же задача кадровых структур таможни как штатных менеджеров заключается в планировании человеческих ресурсов организации, естественно, на основе «спущенного сверху» штатного расписания, то есть службе персонала необходимо определить потребности таможни в кадрах (с количественной и качественной стороны).

        В отличие от традиционных способов изучения личности: наблюдений , бесед , изучения личных дел и так далее , − являющихся сколь ценными в плане получения сведений об изучаемых , столь трудоемкими и продолжительными по времени, специальные психодиагностические методы обладают очевидными преимуществами.

Они позволяют:

- собрать диагностическую  информацию в относительно короткие сроки;

- предоставить информацию  не вообще о человеке, а принципиально о тех или иных его особенностях (интеллект, тип акцентуации и так далее);

- получить информацию  в виде, позволяющем дать качественное и количественное сравнение индивида с другими людьми (кандидатами) ;

-              получить информацию, полную с точки зрения выбора средств психологического вмешательства, прогноза развития, общения, эффективности деятельности в качестве сотрудника таможни той или иной специализации.

        Необходимо отметить, что примерно 15-20 процентов кандидатов по своим индивидуально-психологическим особенностям не соответствует требованиям, предъявляемым сотрудникам таможенных органов, и, естественно, не рекомендуются для приема на службу.

       Сравним данные по пополнению кадров Нижегородской таможни в 2001 и 2011 годах и проанализируем их (см. табл3).

Анализируя данные табл. 3, можно сказать, что в 2011 году производился более тщательный отбор кандидатов − с высшим образованием принято на 22,6% больше, чем в 2001 году. В 2011 году у руководства таможни и кадровых служб было для этого больше времени, и была возможность выбирать. В 2004 - 2011 гг. приходилось укомплектовывать кадрами развивающуюся структуру таможни в короткие сроки. Кроме того, можно отметить значительное омоложение персонала таможни: количество вновь принятых сотрудников в возрасте до 30 лет увеличилось на 20,6%, а в возрасте от 30 до 40 лет − сократилось на 13,2%; что же касается сотрудников в возрасте старше 40 лет, то в 2011 году их в таможню не принимали.

Таблица 3. Динамика пополнения кадров Нижегородской таможни в 2001 -2011 гг.