Анализ организационной структуры функционального типа

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа на тему : «Анализ организационной структуры функционального типа»

По дисциплине: Теория менеджмента

 

 

 

 

 

                                       Работа выполнена студентом 1 курса

                               Заочной формы обучения

                                          Специальность:080200.62

                                          Вертяновой Алёны Сергеевны  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013

 

Содержание

 

 

     Введение

В последние годы развитие малого предпринимательства  приобретает  все большее политическое, социальное и экономическое значение и является основой формирования среднего класса - основного гаранта политической и социальной стабильности, демократического развития общества. Этот сектор экономики создает новые рабочие места и обслуживает основную массу потребителей, производя комплекс товаров и услуг в соответствии с быстро меняющимися требованиями рынка. Малый бизнес способствует увеличению налоговых поступлений, наиболее динамично осваивает новые виды продукции и экономические ниши, развивается в отраслях, непривлекательных для крупного бизнеса. Следует отметить такие важнейшие социальные факторы, как то, что занятие бизнесом является не только источником средств к существованию, но и способом раскрытия внутреннего потенциала личности. Кроме того, объективно неизбежная реструктуризация экономики вынуждает все большее число граждан заняться самостоятельной предпринимательской деятельностью. Дальнейшее развитие малого предпринимательства способствует изменению общественной психологии и жизненных ориентиров основной массы населения.

Все это стимулирует  развитие интереса к теории управления бизнесом, в том числе к его принципам, функциям и их распределению. Не секрет, что сегодня управление или «менеджмент» — не самый большой талант русского человека. На протяжении многих лет Российское общество жило в системе государственного планирования и игнорирования личной инициативы. Сегодня мы сталкиваемся с крайне низкой эффективностью управленческого труда, слабой подготовкой управленческих кадров, нерациональной организацией трудовых и бизнес-процессов и, как следствие, неспособностью работников полностью реализовать свои способности и получить за это соответствующее вознаграждение. Грамотное построение организации и распределение основных функций — это основа всей работы любой компании. 

На западе понятие  менеджера несколько шире, чем в России. Если в России руководитель - это человек, который в первую очередь распоряжается людскими ресурсами, и иногда использует финансовые (премия), технические (транспорт, оборудование), информацию, то на западе же все эти ресурсы менеджера (денежные фонды, информация, оборудование, материалы, рабочая сила) считаются одинаково ценными. В России любое образование, в том числе и менеджеров, построено на знании теории. Практика менеджмента считается вторичным делом по отношению к теории. Априори предполагается, что хорошо подкованный в теории менеджер всегда найдет выход в практической ситуации. На западе же подход совершенно иной. В западной теории менеджмента сделан однозначный вывод, что для менеджера основным знанием является умение руководить людьми и ресурсами. При этом техническая грамотность является желательной, но не обязательной. Кроме того, считается, что  менеджмент никогда не будет точной наукой. Для этого в нем слишком много внешних переменных. Поэтому западные школы менеджмента гораздо больше ориентированы на практические умения менеджера, чем на его теоретическую подкованность. В России менеджмент  пока далек от заданных глобализацией параметров на всех уровнях: от отдельной фирмы до общества в целом. Однако годы рыночных реформ заложили позитивные предпосылки формирования рыночных принципов управления и нового поколения менеджеров с новыми взглядами и установками.

 В данной работе  рассматривается современный взгляд  на сущность менеджмента (управления  предприятием), состав и содержание его функций.

В практической части  рассмотрена система управления на российском предприятии «Весна»  с точки зрения выделения и  распределения функций управления — как административного, так  и технического.

ЧАсть 1: Сущность и функции менеджмента

        Сущность, принципы и цели  менеджмента

 

        В английском энциклопедическом  словаре менеджмент имеет несколько  определений. Наиболее емкое из них – это "искусство управления". Управление – это специальная интеллектуальная деятельность людей, осуществляемая для перевода объекта-системы из исходного (начального) состояния в желаемое (запланированное). Менеджмент имеет два основных функциональных назначения – науки и практики. Задача менеджмента как науки заключается в развитии теории управления. Практика менеджмента связана с использованием теоретических положений в конкретной работе по управлению предприятиями и обобщением этой практики для развития теории.

Менеджмент — синтетическая  наука. В нем используются результаты многих наук. В первую очередь –  это экономическая теория и экономика отдельных отраслей хозяйства. Стержнем менеджмента выступают науки об управлении объектами разного рода – кибернетика, общая теория систем, исследование операций, структурный и функциональный анализ, а также собственно теория управления, рассматривающая проблемы организации дела и мотивации персонала.

Особая роль отводится  психологии, как науке о человеке, его умении эффективно взаимодействовать  с другими людьми в процессе совместной деятельности. Здесь важно формирования благоприятного психологического климата в коллективах фирм, компаний, умение руководителей общаться с персоналом, вызывая энергию, энтузиазм, творчество сотрудников, умение вести переговоры с партнерами.

Сущность менеджмента  — установление и поддержание  согласованности взаимодействия людей, участвующих в  едином процессе .     

       Менеджмент, управление организацией —   это процесс планирования, организации,  мотивации и контроля, необходимый  для того, чтобы сформировать  и достичь целей организации.  Абстрактно управление можно рассматривать как процесс перевода (преобразования) системы (объекта) из исходного состояния в желаемое.

Управление участвует  в создании материальных благ не прямо, а посредственно (косвенно через  труд других лиц).

Предмет труда управленца —  информация.

Средства труда - организационная  и вычислительная техника.

Результат труда - управленческие решения.

Менеджмент строится на принципах, провозглашаемых руководством и составляющих часть корпоративной  культуры. Можно выделить следующие  принципы:

1. Принцип научности управления:

- управленческая деятельность должна носить объективный характер;

- использование новейших методов и средств;

- управленческая деятельность под воздействием науки развивается совершенствуется;

2 . Принцип экономичности. Основные затраты на управление - оплата труда персонала управления.

3. Принцип экономичности  управленческой деятельности. Должна  обеспечиваться высокая прибыльность  функционирования предприятия. Затраты и результаты необходимо соотносить.

4. Принцип комплексности. Учет управленческой деятельностью всех факторов.

5. Принцип системности  управления. Предполагает учет влияния  всех факторов друг на друга   и на результат управленческой  деятельности.

6. Принцип пластичности. Гибкость, легкая адаптируем ость  к изменяющимся внешним условиям.

7.  Принцип самокорректировки.  Система управления должна сама  выявлять свои несовершенства  и вырабатывать механизмы противостояния.

8.  Принцип оперативности.  Быстрая реакция на изменение  ситуации.

9.  Принцип здравого  смысла.

Цели управления - это  конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться организация в процессе бизнеса. Общие цели вытекают из основополагающих принципов управления и заключаются в осуществлении этих принципов на благо общества и каждого человека. Конкретные цели  определяются сферой и характером бизнеса.

Стратегические цели определяют характер деятельности фирм на длительный период времени. Для реализации требуются большие ресурсы. Здесь необходимы глубокая проработка   возможных вариантов стратегии и тщательное обоснование выбранной альтернативы. В стратегических целях отражается сущность менеджмента фирмы, его социальная  значимость, степень ориентированности  на удовлетворение потребностей персонала фирмы и общества. Текущие цели определяются исходя из стратегии  развития фирмы и реализуются в рамках стратегических идей и текущих установок.

Стратегические цели выражают качественные параметры функционирования фирмы, текущие - количественные на определенный период. Организация всегда имеет хотя бы одну общую целью. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями .В процессе планирования руководство организацией разрабатывает  цели и сообщает их членам организации. Этот процесс не имеет односторонней направленности т.к. в выработке тактических целей принимают участие все члены организации.

Можно выделить ряд основных концепций  управления:

1. Научное управление  (Ф.Тейлор) —  повышение эффективности  производства. Использование методов  науки и техники для достижения целей организации. Работа по управлению есть определенная специальность и каждая группа работников должна выполнять то, что она делает успешней всего.

2. Административное управление ( классическая школа ). Представитель  - А.Файоль. Разработка принципов построения структуры организации и управления производством. Управление — универсальный процесс из функций : планирование, организация и контроль.

3. Управление с позиций  психологии и человеческих отношений.  Представитель - А.Маслоу. Повышение производительности производства в применении приемов управления межличностными отношениями для повышения степени удовлетворенности работников результатами своего труда.

4. Управление с позиций  науки о поведении. Повышение  эффективности организации в результате повышения эффективности его человеческих ресурсов. Исследование аспектов социального воздействия, мотивации, характера власти и авторитета, коммуникации в организации, лидерства, изменение качества работы и жизни.

Менеджмент  как наука  управления стремится найти и разработать методы и средства, которые способствовали бы более эффективному достижению целей организации исходя из сложившихся условий во внутренней внешней среде.  

         Функции управления

 

         Функции  управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ. Общие, или универсальные, функции присущи управлению любым бизнесом или объектом. Они расчленяют управленческую деятельность на ряд этапов или видов  работ, классифицируемых по признаку их порядка выполнения во времени в целях получения результата. Содержание и набор функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, армейская и т.д.), от размеров организации и сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и многих других факторов.

Однако несмотря на все  разнообразие, для всех процессов управления в организации характерно наличие однородных видов деятельности. В 1916 г. А.Файоль сгруппировал все виды управленческой деятельности в четыре основных функции управления:

1. Функция планирования, состоящее в выборе целей и  плана действий по их достижению;

2. Функция организации, посредством  которой происходит распределение  задач между отдельными подразделениями  или работниками и установление  взаимодействия между ними;

3. Функция руководства,  состоящее в мотивировании исполнителей  к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;

4. Функция контроля, заключающееся  в соотнесении реально достигнутых  результатов с теми что были запланированы.

В современной теории управления рассматривается несколько  более широкий список функций:

Целеполагание - выработка  основных, текущих и перспективных  целей.

Планирование - выработка  направлений, путей, средств, мероприятий  по реализации целей деятельности фирм, принятие конкретных, адресных, плановых решений, касающихся их подразделений и исполнителей. Содержание внутрифирменного планирования как функция управления компанией состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и рыночного спроса. Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития всей фирмы и каждого подразделения в отдельности на установленный период времени; определении хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации; выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач..

Организация - это процесс  установления порядка и последовательности согласованного в пространстве и времени целенаправленного взаимодействия частей системы для достижения в конкретных условиях, в определенные сроки поставленных целей выработанными для этого методами и средствами с наименьшими затратами.

Координирование - уточнение  характера действия исполнителей.

Регулирование - выполнение мероприятий по устранению отклонений от заданного организацией режима функционирования системы. Осуществляется путем диспетчеризации.

Стимулирование - разработка и использование стимулов к эффективному взаимодействию субъектов деятельности и их высокорезультативному труду.

Контроль - наблюдение за ходом происходящих процессов в управляемом объекте, сравнения его параметров с заданными, выявление отклонений.

Учет деятельности - измерение, регистрация, группирование данных объекта.

Анализ деятельности - это комплексное изучение деятельности при помощи аналитических, экономико-математических методов.

Современный менеджмент опирается на ряд принципов   осуществления   функций   управления, начало разработки которых положил  ещё А.Файоль. Среди основных принципов  можно назвать следующие:

— Специализация исполнителей;

— Ритмичность управленческой деятельности ;

— Управленческая деятельность должна осуществляться в установленном режиме  функционирования.

— Непрерывность управленческой деятельности;

— Прямоточность. Управленческая деятельность должна осуществляться по наикратчайшему и оптимальному маршруту.

— Качественная и количественная пропорциональность частей системы  управления;

—  Регламентация деятельности;

— Установление объема и  порядка выполнения работ каждым сотрудником;

— Четкое распределение функций между сотрудниками аппарата управления;

— Единоначалие;

— Руководитель отвечает за результаты работы;

— Единство распорядительства (работник получает указание от одного лица);

—  Сочетание централизации  и децентрализации

—   Сочетание функций и полномочий

— Делегирование (передача полномочий, функций на нижестоящий  уровень);

— Сочетание власти и  полномочий.

Иногда в качестве функции управления рассматривают  маркетинг (существует понятие «маркетинг менеджмент», то есть управление, ориентированная на маркетинговые принципы).

Маркетинг может быть определен как:

1. Система организации  и управления деятельностью фирмы,  направленная на обеспечение  сбыта ее продукции, достижение  высокой конкурентоспособности  изделий и расширение рыночной  сферы.

2. Система стратегического управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы, направленная на максимизацию прибыли посредством учета рыночных условий и активного влияния на рынок.

 

Концепция маркетинга —  это  ориентация на нужды и запросы  потребителей, достижение цели более эффективным, чем у конкурента способом.

Концепция маркетинга связана  с принятием решений во всех сферах деятельности предприятия с позиции  обеспечения общего успеха на рынке, которая отражается в разнообразных  видах организаторской, управленческой и сбытовой работы. Концепция маркетинга включает в себя комплекс следующих действий:

— производство продукции, пользующейся спросом;

— нахождение рынка сбыта  продукции;

— определение путей  продажи непосредственно потребителю  или через оптовую и розничную торговлю;

— определение потенциального покупателя.

Маркетинг как управленческая деятельность включает в себя:

— изучение спроса (текущего и перспективного) на конкретных товар  на определенном рынке или его  сегменте, требований потребителей к  товару: его качеству, новизне, уровню цены и др.;

— составление, исходя из комплексного учета рыночного спроса, программы маркетинга по продукту, в которой на основе анализа всех необходимых факторов рассматриваются  возможные издержки производства конкретного продукта;

— установление верхнего предела цены товара и рентабельности его производства;

— разработку на основе программ маркетинга инвестиционной политики фирмы, расчет полных издержек производства и уровня рентабельности по фирме  в целом;

— определение конечного результата хозяйственной деятельности фирмы: валовых доходов и чистой прибыли, после вычета  стоимости материальных затрат, оплаты труда, налогов и процентов за кредит.

Особенность маркетинга как управленческой деятельности состоит  в том, что он предлагает принятие решений на базе многовариантных экономических расчетов с использованием компьютерной техники и ориентирован на создание организационных, экономических и юридических условий для эффективного функционирования и развития фирмы в целом.  Внедрение маркетинга - это процесс, превращающий маркетинговые планы в рабочие задания и обеспечивающий их реализацию, позволяющую достичь поставленные цели.

   План маркетинга  не имеет особой ценности без  надлежащего исполнения.  Стратегия  маркетинговых действий отвечает на вопросы что и почему, а её внедрение - кто, где, когда и как. Стратегия и внедрение - вещи взаимосвязанные, так как каждый стратегический уровень выдает другим, более низким, задания по осуществлению соответствующих действий.

     Планирование как функция управления

 

Назначение планирования как функции управления состоит  в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и  внешние факторы, обеспечивающие благоприятные  условия для нормального функционировании и развития предприятия. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и всей фирмой. Поэтому планированием призвано обеспечить взаимоувязку между отдельными структурными подразделениями фирмы, включающими всю технологическую цепочку: научные исследования и разработки, производство и сбыт, сервис. Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов и перспектив развития хозяйственной конъюнктуры. Отсюда вытекает необходимость увязки планирования с маркетингом и контролем с целью постоянной корректировки показателей производства и сбыта вслед за изменениями спроса на рынке.

 Внутрифирменное планирование  охватывает как текущее, так  и перспективное планирование, осуществляемое  в виде прогнозирования и программирования.

Если перспективное  планирование призвано определить общие  стратегические цели и направления развития фирмы, необходимые для этого ресурсы и этапы решения поставленных задач, то разрабатываемые на его основе текущие планы ориентированы на фактическое достижение намеченных целей исходя из конкретных условий и состояния рынка на каждом данном этапе развития. Поэтому текущие планы дополняют, развивают и корректируют перспективные направления развития с учетом конкретной обстановки.

Уровень и качество планирования определяются следующими важнейшими условиями: компетентностью руководства фирмой на всех уровнях управления; квалификацией специалистов, работающих в функциональных подразделениях; наличием информационной базы и обеспеченностью компьютерной техникой.

Можно выделить некоторые  характерные особенности планирования в зависимости от целей:

— в американских компаниях  главное — это объединение стратегий всех подразделений и распределение ресурсов;

— в английских — ориентация на распределение ресурсов;

— в японских — ориентация на внедрение новшеств и повышение качества решений.

Планирование предполагает обоснованный выбор целей, определение  политики, разработку мер и мероприятий (образа действий), выбор  методов  достижения целей и обеспечение  основы для принятия последующих  долгосрочных решений.

Планирование заканчивается перед началом действий по реализации плана. Планирование — это начальный этап управления, однако оно представляет собой не единственный акт, а процесс, продолжающийся до завершения планируемого комплекса операций.

Планирование направлено на оптимальное использование возможностей фирмы, в том числе наилучшее использование всех видов ресурсов и предотвращение ошибочных действий.

В зависимости от направленности и характера решаемых задач различают  три вида планирования: стратегическое (перспективное), среднесрочное (бизнес-план), текущее (тактическое).

Стратегическое планирование заключается в основном в определении  главных целей деятельности фирмы, охватывает период в 10-15 лет, основывается на глобальных ресурсах.

Текущее планирование заключается  в основном в определении промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. При этом детально разрабатываются средства и способы решения задач, использование ресурсов, внедрение новой технологии.

Стратегическое планирование ставит целью дать комплексное научное обоснование проблем, с которыми может столкнуться фирма в предстоящем периоде, и не этой основе разработать показатели развития фирмы на плановый период.

В основу при разработке плана кладется:

— анализ перспектив развития фирмы;

— анализ позиций в конкурентной борьбе;

— выбор стратегии  и определение приоритетов по конкретным видам деятельности;

— анализ направлений  диверсификации.

 Стратегический план  выражен стратегией корпорации. В нем содержатся решения относительно  сфер деятельности и выбора новых направлений. В нем могут перечисляться основные проекты и задаваться их приоритеты. Разрабатывается он на уровне высшего звена управления. Обычно стратегический план не содержит количественных показателей.

Среднесрочные планы  охватывают пятилетний срок, как наиболее удобный для обновления производственного аппарата и ассортимента продукции. В них формируются основные задачи на установленный период, например, производственная стратегия фирмы, стратегия сбыта, финансовая стратегия и т. п. Среднесрочные планы предусматривают разработку в определенной последовательности мероприятий, направленных на достижение целей, намеченных долгосрочной программой развития.

Среднесрочный план обычно содержит количественные показатели. В нем приводятся детальные сведения о продуктах, капиталовложениях, источниках финансирования. Он разрабатывается в производственных отделениях.

Основным видом среднесрочных  планов является бизнес-план, который  имеет ряд особенностей, раскрываемых ниже.

Текущее планирование осуществляется путем детальной разработки (обычно на год) оперативных планов для компании в целом и ее отдельных подразделений. Основными звеньями текущего плана являются календарные планы.

Особенно часто в  ходе текущего планирования разрабатываются  планы маркетинга.

    Организация  как функция управления

 

 

Применительно к управлению  функция организация представляет собой процесс:

• закрепления вариантов разделения управленческого труда между персоналом фирмы;
• построение организационной структуры системы управления фирмой;
• создания в целом работоспособной фирмы как системы;
• формирования устойчивой совокупности всех сторон деятельности фирмы (технической, технологической, экономической, финансовой).

Последовательность осуществления  функции «организация»:

1. Определение целей  и задач совместной деятельности  людей;

2. Выявление потребности  в ресурсах для осуществления  целей;

3. Установление последовательности  действий исполнителей, продолжительности  и сроков их выполнения;

4. Выбор способов осуществления  необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей;

5. Установление между  людьми организационно-экономических  отношений.

          Мотивация как функция управления

 

Функция "мотивация" включает в себя разработку и использование  стимулов к эффективному взаимодействию субъектов совместной деятельности и их высокорезультативному труду. В практике менеджмента применяются материальные и моральные стимулы. При их выборе и обосновании руководствуются следующими принципами:

а) обеспечение непосредственной зависимости величины стимулов от конечных результатов деятельности каждого работника и фирмы в целом;

б) связь стимулов с  целями деятельности фирмы;

в) дифференциация величины стимулов в зависимости от вклада каждого работника в общее  дело;

г) единство интересов работника, фирмы и общества;