Анализ организационной структуры в снабжении

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3

1. Менеджеры-логисты в иерархической структуре компании……………5

1. Задачи и функции менеджеров-логистов………………………...5
2. Роль менеджеров-логистов в компании………………………….9

2. Сферы деятельности менеджеров-логистов  в компании……………….12

           2.1. Снабжение………………………………………………………..13

           2.2. Производство…………………………………………………….16

           2.3. Распределение…………………………………………………....20

3. Менеджеры-логисты на примере реальных компаний…………………24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………33

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ...............................................................................36

ВВЕДЕНИЕ

Каждая компания ищет самые различные способы, чтобы сократить издержки, от сокращения заработной платы и штата сотрудников до глубокого анализа издержек и поиска инструментов для решения этих проблем. Поэтому в последнее время в Российской Федерации значительно возросло внимание и интерес к логистике со стороны субъектов предпринимательской деятельности, что объясняется увеличением числа компаний, имеющих специализированную логистическую структуру (от отдела до департамента), во главе которой может быть как руководитель отдела, так и вице-президент компании по логистике. Логистика становится важной составляющей профессионального менталитета российского предпринимателя.

Логистика представляет собой важную роль в стратегической политики предприятия, направленной на повышение его эффективности и конкурентоспособности. Логистические методы управления, его технические средства, организационные формы, методы и средства информационного и кадрового обеспечения предназначены для максимального сокращения совокупных затрат на всех стадиях хранения и передвижения товаров с целью повышения эффективности бизнес-процесса в целом. Логистика позволяет более эффективно использовать трудовые ресурсы по сравнению с другими производственно-экономическими системами.

Актуальность данной работы в том, что логистика как один из инструментов эффективного управления рыночной экономикой завоевывает все большую популярность в экономической теории и хозяйственной практике. Широко используются ее новые и перспективные направления: управление цепями поставок; стратегическая, инновационная и сервисная логистика.

Одной из задач логистики становится осмысление процесса изменения характера и масштаба деятельности российских предприятий. Ее решение требует нового методологического подхода к пониманию сущности логистического менеджмента и способов его практического использования. Логистические системы предприятий, функционирующих сегодня на отечественном рынке, расширяются до масштабов глобальных моделей, осуществляющих свою деятельность в рамках мировой экономики; соответственно должны изменяться и подходы к управлению такими системами. Поэтому в самых разнообразных компаниях всё более востребованной становится профессия логиста.

Итак, объектом курсовой работы являются менеджеры-логисты, а предметом – их роль, функции и задачи в организации. Таким образом, можно сформулировать цель курсовой работы: анализ функций менеджеров-логистов. И чтоб достичь поставленной цели, был разработан ряд задач:

- выявить иерархию в сфере логистики;

- рассмотреть обязанности менеджеров-логистов в различных сферах логистики;

- рассмотреть функции менеджеров-логистов на примере реальных компаний.

Теоретическая часть курсовой содержит учебные материалы таких известных амереканских специалистов, как Д. Р. Сток, Д.М. Ламберт, Д.Д. Баурсокс, Д.Д. Клосса, Р. Чейз, Н. Эквилайн, Р. Якобс, чьи книги известны всему миру и являются прекрасным пособием для логистов разного уровня в иерархии управления компанией, где раскрываются главные аспекты логистической деятельности специалистов и дает им инструменты не только стратегического планирования, но и повседневной оперативной деятельности. А так же рассмотрю учебники русских авторов таких, как В.В.Дыбская, Е.И.Зайцев, В.И.Сергеев, А.Н.Стерлигова, где тоже хорошо и четко расписаны аспекты логистической деятельности.

1. Менеджеры-логисты в  иерархической структуре компании.

1.1 Задачи и функции  менеджеров-логистов.

С позиций теории управления в рыночной экономике понятие "менеджмент" трактуется в двух смыслах: во-первых, как совокупность средств и форм управления производством и сбытом для достижения стратегических, тактических и оперативных целей и задач фирмы; во-вторых, как инструмент управления взаимоотношениями внутри персонала фирмы с внешними партнерами по бизнесу и с потребителями продукции (услуг).

В первом смысле логистический менеджмент в фирме представляет собой синергию основных управленческих функций (организации, планирования, регулирования, координации, контроля, учета и анализа) с элементарными и комплексными логистическими активностями для достижения целей формируемой микро-логистическими системами (далее по тексту - ЛС).

Во втором смысле логистический менеджмент - это управленческий персонал, который по своей роли в управленческой иерархии фирмы и организационных уровнях ЛС можно разделить на:

1) "Top management" - высший управленческий персонал, например, интегральный менеджер, начальник отдела логистики, члены исполнительной дирекции фирмы, выполняющие функции логистических менеджеров и т.п. У каждого свой круг обязанностей. Они не только руководят подразделениями, но и формируют бюджет, разрабатывают стратегический план компании. Они видят стратегию развития логистики как одной компании, так и группы компаний-партнеров, что позволяет им продвигать бизнес - свой, партнеров, клиентов.

Высший уровень персонала должен обладать стратегическим мышлением, разрабатывать стратегический логистический план, уметь формировать бюджет компании по логистике, координировать работу функциональных подразделений по логистическим параметрам. Например, в число основных обязанностей интегрального логистического менеджера типичной западной промышленной компании входят следующие функции:

• установление перспективных целей и задач логистики компании;

• разработка и согласование логистической стратегии с маркетинговой и производственной стратегиями фирмы;

• разделение полномочий по управлению материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками между службами фирмы;

• согласование интересов поставщиков продукции, торговых, транспортных и других логистических посредников, функционирующих в логистической системе фирмы; устранение возникающих конфликтов;

• формулировка целей и ограничений по управлению запасами в логистической сети (при управлении закупками, производством, дистрибьюцией);

• определение уровня инвестиций в логистическую инфраструктуру (транспорт, информационную систему, складское хозяйство);

• разработка стратегического логистического плана и согласование его с производственным расписанием;

• определение необходимых финансовых ресурсов и бюджета стратегического логистического плана;

• определение структуры информационной поддержки логистики и требований к применяемым информационно-компьютерным технологиям;

• установление политики управления персоналом логистического менеджмента, программ обучения и повышения квалификации персонала;

• пересмотр стратегии управления запасами, складирования, транспортировки в соответствии с изменениями в маркетинговой и производственной стратегиях фирмы;

• определение направлений оптимизации ресурсов фирмы на логистику (например, снижение общих логистических издержек) и т.д.

2) "Middle management (Supervisors)" - средний управленческий персонал - руководители структурных подразделений ЛС. Он уже не просто исполнитель, а аналитик и координатор (супервайзер). Хорошо разбирается в распределении, производстве, закупках и транспортировке. Находить оптимальные решения – его основная обязанность. Это уже пусть небольшой, но начальник (руководитель структурного подразделения службы логистики, главный специалист).

Для персонала логистического менеджмента среднего звена важно хорошо разбираться в своих функциональных областях — в области закупок, распределения, производства, уметь ставить оптимизационные задачи и принимать рациональные решения по управлению логистическими ресурсами. В большинстве случаев они выступают в качестве аналитиков и координаторов (супервайзеров) логистического процесса в закупках, дистрибьюции, транспортировке, информационной поддержке, управлении товарными запасами.

Персонал по логистике высшего и среднего уровня западных фирм, как правило, имеет степень мастера или сеньора логистики и нередко диплом МВА.

3) "Lower management" - низшие звенья  логистического персонала фирмы. Возможно, придется трудиться на складе или в отделе закупок, заниматься таможенным сопровождением грузов или обеспечением компании транспортом. Младший персонал служб логистики часто работает с клиентами и поставщиками, получает и размещает заказы, участвует в координации поставок. Например, менеджер склада следит за оптимальным использованием складских площадей, ведет переговоры, контролирует своевременность подготовки и отпуска заказов. А специалист по закупкам обеспечивает компанию необходимыми товарами и материалами, ищет потенциальных поставщиков, ведет отчетность.

Низшее звено персонала — это логистические менеджеры невысокой квалификации и с небольшим стажем работы, функционально ориентированный персонал, работающий в транспортных подразделениях, на складе, в таможенной группе, информационном отделе, статистики, инженеры-логистики, вспомогательный персонал.

Интегральный характер деятельности менеджеров по логистике и их широкая эрудиция, умение принимать оптимизационные решения с целью экономии материальных и финансовых ресурсов фирмы, умение координировать работу как внутри компании, так и с ее контрагентами в бизнесе позволяют логистам высокой квалификации успешно продвигаться в карьерном росте. Во многих западных компаниях высокопоставленные логистические менеджеры становятся президентами, вице-президентами и исполнительными директорами.1

Рис.1 Иерархическая модель менеджеров-логистов.

Чем выше уровень иерархии менеджеров, тем больше в структуре их рабочего времени должно отводиться решению стратегических задач. Например, менеджеры высшего звена примерно 50 % рабочего времени должны заниматься планированием стратегий, 25 % — решением тактических и 25 % — оперативных задач. Структура рабочего времени менеджеров низшего звена — соответственно 10, 10 и 80 %.

Логист, как любой управленец – это лидер, организатор, генератор идей, энтузиаст, он контролер, искатель выгод, хороший администратор, трудоголик. Он имеет развитую интуицию, хорошо ориентируется в политической и экономической обстановке, в бизнес-процессах.  По оценкам специалистов, грамотные действия логиста уменьшают затраты на производство отдельных товаров на 30%. Логист договаривается с поставщиками о сроках, утрясает вопросы с машинами, контролирует растаможку, подыскивает оптимальное место хранения. Налаживает бесперебойную работу цепочки от закупки товара до поставки непосредственно потребителю. Уровень сложности работы логиста зависит от условий работы. 2

1.2 Роль менеджеров-логистов  в компании

При построении современных микрологистических систем большое значение имеет определение места логистического менеджмента в общей структуре управления фирмой и определение областей взаимодействия с другими сферами менеджмента. Современная система менеджмента фирмы представляет собой композицию организационной структуры управления с функционально-ориентированными сферами деятельности (финансы, инвестиции, производство, маркетинг и сбыт, инновации, персонал и т.п.), объединенными стратегическими, тактическими и другими целями.

С точки зрения логистики осуществление функций стратегического (тактического, оперативного) и функционального менеджмента должно способствовать продвижению логистической миссии фирмы, согласованной с маркетинговой и производственной стратегиями. Особенностью логистического менеджмента является то, что он как по стратегическим, так и по тактическим (оперативным) целям и задачам связан со всеми функциональными областями менеджмента (инвестиционного, инновационного, производственного, финансового, информационного, по персоналу) в процессах управления закупками материальных ресурсов (далее - МР), производством и сбытом готовой продукции. Зачастую бывает очень трудно разделить сферы действия логистического и других видов менеджмента (особенно производственного, инвестиционного, финансового, информационного), поэтому обычно выделяют основную координирующую и интегрирующую функции логистического менеджмента на высших уровнях иерархии управления в фирме.

Задача менеджера по логистике заключается в анализе затрат, издержек и стоимости, создаваемой в каждом звене стоимостной цепочки, в поиске путей повышения эффективности деятельности. Эффективность логистических решений по управлению запасами напрямую связана с ускорением оборачиваемости и высвобождением финансовых средств, вложенных в запасы, для инвестирования в производство или сервис. Система бухгалтерского учета предприятия должна способствовать выделению, анализу и контролю основных составляющих издержек в логистических каналах и цепях для принятия адекватных управленческих решений.3

Основной задачей логистического менеджмента в современных условиях бизнеса является способствование выполнению стратегических целей фирмы и создание конкурентных преимуществ. Ключевыми факторами конкурентного преимущества в мировой экономике сейчас являются:

- лидерство в качестве продуктов и услуг;

- лидерство в затратах;

- дифференциация;

- стратегический фокус.

Стратегический фокус означает стремление фирмы достичь конкурентного преимущества в одном или нескольких сегментах рынка за счет концентрации усилий (фокусировании) на определенных стратегических направлениях.

Указанные ключевые факторы могут быть использованы любой фирмой-конкурентом, поэтому для успешного выживания организация бизнеса должна постоянно внедрять новые подходы и инновационные идеи на стратегических направлениях качества, издержек, дифференциации и фокуса.

Такие возможности предоставляет им логистика. Применительно к организации логистической системы и управлению ею каждая фирма руководствуется одновременно, по меньшей мере, шестью оперативными целями, достижения которых в первую очередь и предопределяет эффективность логистики. Например, эффективный логистический менеджмент может уменьшить общие издержки, давая фирме постоянное лидерство в затратах на определенном сегменте рынка, где это имеет решающее значение. Одновременный акцент на минимальные цены и высокий уровень качества продукции и сервиса (или поддержание мировых стандартов качества) может позиционировать фирму как ведущую на конкретном рынке.

2. Сферы деятельности  менеджеров-логистов в компании.

Исторически для производственного предприятия принято выделять функциональные области снабжения производственных подразделений материальными ресурсами (МР), собственно производства и сбыта готовой продукции. Для оптовой торговой компании такими областями являются закупки и распределение товаров.

Рис.2 Функциональные области логистики4.

Поэтому функциональными областями логистики принято считать:

• снабжение (закупки) МР и/или ГП;
• поддержку производства (в широком смысле – все логистические операции и функции, обеспечивающие производственно-технологический цикл предприятия);
• распределение.

Рис.3 Функциональные циклы логистики 5

2.1. Снабжение

Деятельность, связанная с приобретением продуктов и материалов у внешних поставщиков. Требует планирования потребности в ресурсах; выбора источников поставок; переговоров об условиях поставок; размещения заказов; транспортировки, получения, проверки соответствия, хранения, обработки и контроля за качеством ресурсов. Включает в себя координацию с поставщиками в графиках, сроках и бесперебойности поставок; хеджирование рисков; поиск новых источников или разработку новых схем поставок. Главная цель – поддержка производства или торговли путем своевременных закупок с наименьшими общими издержками.

Снабжение включает в себя закупки и организацию внешних поставок материалов, производственных компонентов и/или готовых продуктов от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады или в розничные магазины. В зависимости от ситуации приобретение ресурсов обозначают разными наименованиями. В производственной деятельности такой процесс приобретения обычно называют закупками. В государственном секторе традиционно применяется термин снабжение. В розничной торговле и складском хозяйстве наиболее широко используется термин покупки. Часто этот же процесс определяют как логистика «на входе», или внутренняя логистика. Хотя некоторые различия в условиях приобретения ресурсов действительно существуют, здесь можно пользоваться понятием снабжение применительно ко всем видам закупок. Термином материалы здесь обозначаются запасы, поступающие на предприятия извне, независимо от степени их готовности для перепродажи. Термин продукты применяется к запасам, готовым и доступным для приобретения потребителями. Другими словами, материалы участвуют в создании добавленной стоимости в процессе производства, тогда как продукты предназначены и пригодны для потребления. Основополагающее различие состоит в том, что продукты – это результат придания дополнительной стоимости материалам при производстве, сортировке или сборке.

Снабжение отвечает за наличие требуемого состава материалов в нужном месте в нужное время. Если распределение служит для поставки продуктов вовне, то закупки обеспечивают поступление материалов со стороны, их сортировку и сборку. В большинстве ситуаций с потребительскими товарами – скажем, при поставке пищевых продуктов в розничную сеть распределение производителя и снабжение розничного торговца составляют один и тот же процесс. Но несмотря на схожесть или даже полную идентичность транспортных потребностей распределение и снабжение разнятся между собой по степени управленческого контроля и рисками возможной неудачи.

В типичной компании эти три области пересекаются. Управление ими как интегрированными составляющими единого процесса создания добавленной стоимости позволяет приумножить доходы, порождаемые уникальными свойствами каждой из них, и в то же время облегчает логистическую деятельность в целом. Главная задача логистики заключается в координации всех передвижений запасов, придающих им дополнительную стоимость. Объединение этих областей дает компании наладить единое управление потоками материалов, полуфабрикатов и готовых продуктов, перемещающимися между ее предприятиями, источниками поставок и потребителями. В этом смысле логистика служит инструментом стратегического управления совокупным товарно-материальным потоком.6

Рис.4 Функциональный цикл снабжения.7

Нормальный ход производственной деятельности предприятия и ее результаты зависят от эффективной организации снабжения и в равной мере от правильного и экономного использования материальных ресурсов. Важное значение снабжения состоит в том, что оно является источником информации для других подразделений, т. к. в сфере материально технического снабжения сосредоточено около 65% информации о состоянии экономики. Здесь концентрируется информация о ценах, наличии товаров, появлении новых товаров и их поставщиков, новых технологиях и методах управления и организации производства и т. д. Отделы снабжения представительствуют от имени организации, а значит, влияют на формирование ее имиджа. Как элемент макрологической системы служба снабжения предприятия устанавливает хозяйственные связи с поставщиками, согласовывая технико-технологические, экономические и методологические вопросы, связанные с поставкой товаров. Работая в контакте со службами сбыта поставщика и с транспортными организациями, служба снабжения обеспечивает «ввязывание» предприятия в макрологическую систему. Отдел снабжения должен иметь тесные взаимосвязи с другими функциональными подразделениями организации, такими как отдел маркетинга, производственные цеха, проектные подразделения, склад, бухгалтерия, юридический отдел, бухгалтерия, поставщики и т. д.

Логистический менеджмент снабжения предполагает координацию, контроль взаимодействия функциональных подразделений организации, потребляющих и обслуживающих входной материальный поток, в котором наиболее важными являются производственные и финансовые подразделения с целью сокращения общих издержек, связанных со снабжением. С появлением новых функций в логистике снабжения и новых требований, предъявляемых к снабжению как внутри организации, так и со стороны внешней среды, организационная структура отделов снабжения развивается с изменением статуса снабжения в организации. Изменения во внешней среде приводят в снабженческой деятельности к увеличению объема работ, поиску новых источников снабжения, становится более трудоемким выбор поставщиков. Решение данных задач осложняется тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись.

2.2. Производство

Деятельность, связанная с планированием и поддержкой производственного процесса. Требует составления календарных планов (графиков) выпуска продукции; хранения незавершенного производства; обработки, транспортировки и своевременного пополнения запасов материалов и комплектующих. Включает в себя хранение запасов на производственных площадках, а так же максимально гибкую координацию между производством и распределением в географическом и временном аспектах.

Это управление запасами незавершенного производства (полуфабрикатов) по мере их движения от стадии к стадии производственного процесса. Основная задача логистики в производстве – участие в календарном планировании (составлении графиков) выпуска продукции и организация своевременного поступления материалов, компонентов и полуфабрикатов. Стало быть, обеспечение производства занимается не только тем, как ведется производственный процесс, сколько тем, что, когда и где производится. Обеспечение производства как функция логистики имеет одно существенно отличие от распределения. Распределение служит удовлетворению нужд и запросов потребителей и в силу этого вынужденно  приспосабливаться к неопределенности рыночного спроса (предъявляемого как конечными потребителями, так и отраслями экономики). Обеспечение производства удовлетворяет собственные «управляемые» потребности производственного предприятия.  Неопределенность, порождаемая случайными заказами потребителей и колебаниями спроса, не свойственна большинству производственных операций. В общем планировании хозяйственной деятельности  проводится разделение между материально-техническим обеспечением производства и логистикой «на выходе» (физическим распределением) и «на входе» (снабжением). Это открывает возможность для специализации и повышения эффективности.8

Задача производственного менеджмента – решение проблем производственных подразделений. Эти проблемы вытекают из природы производственных систем и из того, какой вклад ожидается от производственных подразделений в общую деятельность компании. Несмотря на то, что каждый менеджер знает действительность системы, в которой он работает, все согласятся, что управлять производственной средой нелегко. Количество переменных, которые менеджеры должны учитывать при принятии решений, делает управленческий процесс настолько сложным, что некоторые воспринимают его как искусство. Понимание главных факторов, осложняющих жизнь производственного менеджера, позволяет более глубокое понять действительность производственной среды и разработать решение, которое значительно улучшит управленческий процесс и уровень деятельности всей системы.

Решение может называться решением, только если оно направлено на устранение проблемы. И чем большее количество проблем решение устраняет, тем оно сильнее. Существующая действительность производственного менеджмента полна проблем и задач. Можно исходить из того, что менеджеры делают все возможное, чтобы хорошо выполнять свою работу (даже, несмотря на то, что во многих случаях не создается такого впечатления). Из этого вытекает, что для того, чтобы хорошо выполнять свою работу, менеджеры должны решать проблемы и задачи и находить практичные решения того, как работать в конкретных обстоятельствах производственной среды, когда многие решения нужно принимать немедленно. Рамки производственного менеджмента можно определить как: все действия, связанные с управлением движением заказа от запуска материалов в производство до готовности к поставке заказчику.

Рис.5 Рамки производственного менеджмента9

Помимо вопросов, связанных с движением заказа по производственному потоку, существует множество других вопросов (и проблем), вызывающих беспокойство и головную боль руководителей производства. Так, например, большой проблемой может быть качество. Появление бракованных деталей или изделий может быть вызвано множеством причин: не соответствующие требованиям сырьевые материалы или технологический процесс, проблемы с оборудованием, недостаточная квалификация операторов и многое другое. Для каждой из указанных причин в компании существует специальное функциональное подразделение (например, входной контроль качества, технологические службы, отдел обучения персонала и др.), обладающее знаниями и возможностями для устранения этих причин. Также на производстве могут быть проблемы с техническим обслуживанием, дисциплиной, документацией, отношениями между людьми и т.д. Для решения этих вопросов существуют различные хорошие методы, которые можно и нужно применять. Теория Ограничений интегрирует эти методы в решения для производства, однако само решение направлено на сфокусированное управлением потоком.

Производственный менеджмент, предлагаются следующие (конкретные) функции менеджера.

1. Уметь ставить высокие цели  по удовлетворению потребностей в самовыражении, стремиться вести нормальный образ жизни, поддерживать хорошую физическую форму, постоянно повышать свою квалификацию, ясно и доходчиво излагать свои мысли, быть честным, обязательным, целеустремленным, следить за внешним видом.

2. Уметь научно прогнозировать  стратегию развития организации, эффективность и конкурентоспособность выпускаемой продукции, изучать и оценивать внешние и внутренние факторы, влияющие на конкурентоспособность, аргументированно доказывать устно и письменно свои идеи и аргументы.