Анализ основных функций процесса управления организации

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 

Глава 1 теоретические основы функций в управлении 

1.1 Сущность функций процесса управления 

1.2. Характеристика основных функций. 

1.2.1 Функция планирования 

1.2.2. Организационная функция 

1.2.3. Мотивация как функция управления 

1.2.4. Функция контроля в процессе управления 

1.3. Характеристика процесса управления………………………………………………

ГЛАВА 2 ХАРАКТЕРИСТИКА ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ: МАГАЗИН «TOM TAILOR»

2.1 Общая  характеристика  магазина «Tom Tailor»

2.2 Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия

2.3 Анализ  маркетинговой деятельности 

2.4 Выводы  по аналитической части

Глава 3. Анализ основных функций процесса управления организации 

3.1 Методология анализа основных функций процесса управления в ООО «Кассиопея» магазин «Tom Tailor» 

3.2. Взаимосвязь и анализ функций процесса управления 

3.3. Разработка практических рекомендаций по совершенствованию функций управления в организации 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  

Список используемой литературы

Приложения.

Введение

Процесс управления - это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей¹. Он решает две задачи: тактическая заключается в поддержании устойчивости, гармоничности взаимодействия и работоспособности всех элементов объекта управления; стратегическая обеспечивает его развитие и совершенствование, перевод в качественно и количественно иное состояние.

Также  управление рассматривается как  процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это  не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных  действий. Эти действия, каждое из которых  само по себе является процессом, очень  важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии  взаимосвязанных действий. Процесс  управления является общей суммой всех функций.

Функция - широко распространенное слово, имеющее  множество значений. Функция (лат.functio) - это обязанность, круг деятельности, назначение, роль.

Большинство людей планируют свою деятельность на день (месяц, год и т.д.), затем  организует ресурсы, которые потребуются  для выполнения их плана. По мере движения вперед мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили  ранее. Такая повседневная работа затрагивает  целый ряд управленческих функций. т.е. управление необходимо рассматривать  как циклический процесс, состоящий  из конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

Актуальность  выбранной темы выпускной квалификационной работы: «Функции менеджмента: планирование, организация, мотивация и контроль» обусловлена тем, что все функции взаимосвязаны и образуют систему. Функции управления образуют единый процесс управленческой деятельности, где каждая функция относительно самостоятельна.

В данной работе рассмотрены функции современного менеджмента.

Управление  как функция реализуется через  выполнение ряда управленческих действий, получивших название функций управления. Рассмотрение управления с этих позиций связано с разработкой таких вопросов, как состав, содержание всех видов управленческой деятельности, а также их взаимосвязи в процессе управления.

Управление  фокусирует внимание на взаимосвязанности  отдельных управленческих функций  в пространстве и времени. Все  проблемы управления при этом рассматриваются  через призму управленческих процессов, т.е. через взаимоувязанные между  собой основные функции, задачей  которых является принятие решений  для реализации целей организаций.

Необходимо  отметить, что управление всегда имело  вполне определенную связь с организацией самого общества на протяжении истории  цивилизации. Как самостоятельная  отрасль знания оно существует сравнительно недавно. Эпохой изучения управления и  попыток сформировать его основные принципы, функции и философию  стал двадцатый век. Общие функции  управления являются обязательными  для успешной работы любой организации. Сюда входят: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции  были выделены французским практиком  и ученым Анри Файолем² в его работе "Общее и промышленное управление" в 1916 г., которая была результатом процесса исследования факторов, оказывающих мотивирующее воздействие на поведение человека. Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могут выполнять одну функцию.

Каждая  функция менеджмента представляет собой сферу действия определённого  процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных  единым управленческим циклом.

Функция менеджмента как возможная область  формирования управляющего воздействия  предполагает осуществление непрерывных  взаимосвязанных между собой  действий по выработке средств и  методов воздействия и их реализации применительно к решению конкретной проблемы. Поэтому функция рассматривается  как объективно необходимая область  процесса управления, имеющего временную  и пространственную определенность и конечную результативность.

Целью  работы является комплексное изучение процесса управления персоналом в организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить круг следующих задач:

1. Изучить  теоретические основы функций  управления, а также рассмотреть  влияние функции на исследуемую  организацию; 

2. Анализ эффективности работы организации;

3. Разработать  практические рекомендации и  предложения по совершенствованию  функций управления в магазине «Tom Tailor»

4.  Определить  пути совершенствования процесса  управления.

Объект  исследования: является  предприятие  ООО «Кассиопея» магазин «Tom Tailor».

Предметом исследования выпускной квалификационной работы выступают функции управления персоналом исследуемой организации.

Теоретической и методической базой исследования явились работы отечественных и  зарубежных учёных, а так же специалистов в сфере менеджмента и управления.

Во введении приведены: цель  исследования, основные задачи, объект и предмет  исследования.

В первой главе  изучены теоретические  основы понятия процесса управления.

Во второй главе  дан экономический и  маркетинговый анализ деятельности предприятия ООО «Кассиопея» магазин «Tom Tailor».

В третьей  главе  проанализировали существующие нововведения по совершенствованию  функций управления предприятия. Определены пути совершенствования процесса управления.

В заключении приведены общие выводы  исследования.

Глава 1 теоретические  основы функций в управлении

1.1 Сущность функций  процесса управления

Функции управления - это конкретный вид  управленческой деятельности, который  осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая  организация работ. Каждая функция  обязана создавать наилучшие  условия, для создания самых эффективных  связей между элементами системы  управления.³

Как видно, одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Таким образом, для выполнения той  или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что  нужно в итоге получить, как  организовать дело, мотивировать и  проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления.

Каждая  из функций менеджмента представляет собой сферу действия определенного  процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных  единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций менеджмента.

В общем  виде менеджмент следует представлять как науку и искусство побеждать, умение добиваться поставленных целей, используя труд, мотивы поведения  и интеллект людей. Речь идет о  целенаправленном воздействии на людей  с целью превращения неорганизованных элементов в эффективную и  производительную силу. Другими словами, менеджмент - это человеческие возможности, с помощью которых лидеры используют ресурсы для достижения стратегических и тактических целей организации.

Наиболее  полное содержание менеджмента как  процесса отражают основные функции, выступающие  общим условием управления социальными  и социально-экономическими процессами. Процесс воздействия будет реальным при его завершении в производственно-хозяйственной  деятельности, где применяются любые  средства взаимодействия: цели, стратегии, методы, структуры управления. Поэтому  процесс управления может быть рассмотрен как процесс взаимодействия субъекта и объекта управления, где реализуются  идеи субъекта, т.е. менеджера⁴.

Менеджер - это человек, прошедший большую  специальную подготовку и добившийся результатов посредством других людей. Это признанный лидер любого коллектива.

Повседневная  работа руководителей затрагивает  целый ряд управленческих функций: планирование, организация, мотивация  и контроль. Эти четыре функции  образуют управленческий процесс. Каждая из них имеет большое значение для системы управления любой структурой.

Анри  Файоль, которому принадлежит разработка теории административного управления, в начале ХХ в. выделил пять исходных функций, или элементов, административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль.⁵

Но чаще всего говорят лишь о четырех  функциях управления - планирование, организация, мотивация и контроль.

Функция как категория менеджмента характеризует  существенный вид управленческой деятельности или объективно необходимый вид  отношений между людьми как области  проявления сущности менеджмента.

Основные  задачи управления - обеспечение наиболее эффективного использования материальных, трудовых, финансовых и информационных ресурсов, создание предпосылок для  всемерного повышения эффективности  производства. Сложность и динамичность современных технологических процессов, информационных потоков, производственных и хозяйственных связей, значительный объем работ по сбору и обработке  информации - все это обуславливает  повышение требований к организации  управления предприятием. Функциональное назначение управления - обеспечить единство, соответствие и согласованность  всех звеньев производства, для того, чтобы производственно-хозяйственная  деятельность осуществлялась бесперебойно и способствовала достижению плановых целей при наименьших затратах ресурсов.⁶

Деление единого процесса управления на относительно обособленные, но в то же время неразрывно связанные функции необходимо при  описании системы управления как  интегрированного процесса, направленного  на достижение четко определенной цели.

В рыночных условиях должны закрепляться не только функции, но и ресурсы, связанные  с выполнением данных функций  и принятием решений, конкретные виды ответственности за результативность менеджмента.

Для менеджеров знание взаимосвязи и взаимодействия групп функций менеджмента создает  условия принятия правильных решений  в области формирования и функционирования систем менеджмента.

В рыночных условиях должны закрепляться не только функции, но и ресурсы, связанные  с выполнением данных функций  и принятием решений, конкретные виды ответственности за результативность менеджмента.

Для менеджеров знание взаимосвязи и взаимодействия групп функций менеджмента создает  условия принятия правильных решений  в области формирования и функционирования систем менеджмента.

Отношения управления в рыночной экономике  многогранны, многослойны, ибо отражают разные грани социально-экономических  отношений между людьми и коллективами, занятыми в производственных и непроизводственных сферах деятельности организаций различных  форм собственности.

Важная  особенность функций менеджмента, обусловленная спецификой российской экономики, заключается в потребности  высокой степени адаптивности к  изменениям внешней и внутренней среды.

Переходный  этап развития рыночной экономики России характеризуется особым характером взаимодействия рыночных рычагов управления и системы государственного регулирования. Поэтому функции менеджмента, помимо их интеграционной роли, обеспечивают адаптацию производственно-хозяйственных  систем к новым и часто изменяющимся государственным  регулятором, а  также адаптацию к новым рыночным условиям во всех сферах хозяйственной  и социальной деятельности.

Под адаптивностью  понимается способность сохранения качественной определенности функции  менеджмента при изменениях социально-экономической  среды. В систему адаптивных элементов  системы менеджмента включается вся совокупность средств воздействия: целевые, регулирующие, координирующие, активизирующие, мотивирующие, контролирующие, самоорганизующие. Отсюда следует, что система средств воздействия и взаимодействия по каждой функции должна обладать гибкостью и обеспечивать меньшие потери ресурсов при изменении социально-экономических и организационно-технических факторов.

 Следует  отметить и процессы адаптации  к ошибочным решениям и негативным  явлениям в системе управления. Так, нынешняя практика реформирования  производственных отношений (одномоментный  отпуск цен, введение законодательных  актов задним числом, отсутствие  механизмов их реализации) вызывает  возмущение экономической среды  и адаптацию к данным условиям  низших звеньев (сокрытие доходов,  неуплата налогов, неисполнение  государственных решений).

Функции управления имеют специфический  характер, особое содержание и могут  осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так  и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе  управления все управленческие функции  объединены в единый целостный процесс.

1.2. Характеристика  основных функций.

Основными функциями являются планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции  реализуются на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом. Все функции управления взаимосвязаны; каждая функция также представляет собой процесс, т.к. состоит из серии взаимосвязанных действий (рис.1).

Рисунок 1. Взаимосвязь функций  управлений

Главной функцией менеджмента считается  планирование. На рисунке 2 показано, как  процесс, функция планирование, разбивается  на три этапа :

• целеполагание;
• прогнозирование;
• планирование.

Целеполагание – установление целей (желаемого результата), к которым должна стремиться экономическая система (организация).

Прогнозирование - это взгляд в будущее, оценка возможных путей развития, последствий тех или иных решений. Прогноз – предсказание будущего, основанное на известных фактах (событиях) и тенденциях. Предположение, что выявленные тенденции прошлого дают хорошее приближение к оценке будущего. Прогнозы в бизнесе разрабатываются по сложным социально-экономическим проблемам, как правило, на долгосрочный или среднесрочный период. Чаще всего прогноз используется в стратегическом управлении.

Планирование - это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами.⁷

Рисунок 2. Этапы процесса планирования

Планирование  как процесс управления включает разработку и реализацию средств  воздействия: концепцию, прогноз, программу, план. Каждое из средств воздействия  имеет свою специфику и условия  использования.

Реализуя  эту функцию, управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа  ситуации, в которой в настоящий  момент находится организация, формулирует  цели и задачи на предстоящий период, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и  программы для их реализации.

Концепция - идея, теоретические и методологические основы ее разработки, обоснование, методы и условия реализации. Любая теоретическая экономическая проблема до ее воплощения в экономике проходит стадию формирования концепции

Программа - законченный комплекс заданий, мероприятий, работ, объединенных общей целью, имеющий конкретный конечный результат, требующий привлечения значительных ресурсов, осуществляемый совокупностью взаимодействующих органов, организаций, лиц разных функциональных сфер экономики. Формирование целевых комплексных программ в бизнесе и их реализация играют все возрастающую роль в процессах управления в разных сферах экономики и научных исследованиях.

Практическое  воплощение замыслов, содержащихся в  планах, программах, стратегиях берет  на себя организационная функция. Она  реализуется через создание и  размещение объектов управления и их элементов, определение порядка  их функционирования, установление и  регламентацию связей между ними, формирование структуры управления, обеспечение деятельности необходимой  документацией.

Организация как основная функция менеджмента  представляет собой вид деятельности людей для достижения целей. При  реализации данной функции оперируют  категориями: процесс, система, коммуникации, организационно-стабилизационные методы и организационно-распорядительные средства. Организация как функция  менеджмента формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации  в изменениях внешних и внутренних связей в системе управления. Поэтому  организация управления - формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы  на основе комплексного подхода с  учетом системных и ситуационных факторов.

Содержание  функции организации управления предполагает формирование и обоснование  набора видов работ, необходимых  для выполнения организуемой деятельности, определение по каждому виду деятельности: компетенции, т.е. возможностей или  границ действий и принятия решений;  полномочий, т.е. прав на принятие решений; ответственности, т.е. меры и формы  ответственности  и санкций за последствия принятых решений. На базе этих данных устанавливаются перечень и профессиональный состав персонала, и создается система информационного  обеспечения. При этом формируются  уровни управления, подразделения или  звенья по уровням управления и система  связей между ними. Звено системы  управления рассматривается как  обособленный элемент по критерию специализации  и комбинации функций по объему  и масштабу полномочий управления. В качестве звена может выступать  должность, отдел, служба, подразделение. Состав звеньев в системе управления разнообразен. Приоритет при характеристике звена отдается критериям вида функций  и объема полномочий.

Реализация  целей организации осуществляется посредством совместной деятельности людей. Чтобы последняя была успешной, ее нужно координировать, направлять в нужную сторону, обеспечивать необходимый  уровень взаимодействия между участниками. Координация как функция менеджмента представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных организациях. В организациях, ориентированных на долговременное функционирование, координация рассматривается как дополнение и расширение функции организации. В процессе реализации данной функции осуществляется координация преимущественно внешних связей руководителями высших уровней отраслевого, регионального, муниципального управления. В подобной координации, или регулировании, суть третьей функции менеджмента.

Ни одна поставленная задача не будет успешно  решена с должным качеством и  минимальными затратами, если работники  — руководители и исполнители  — не будут в этом заинтересованы. Отсюда следует еще одна важнейшая  функция менеджмента — мотивационная. Она заключается в определении  потребностей людей, выборе наиболее подходящего  и действенного в данной ситуации способа их удовлетворения с тем, чтобы обеспечить максимальную активность персонала.

Мотивация как основная функция менеджмента связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей и целей организации. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей - интересы людей - мотивы деятельности - действия людей.

В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению  значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность  в формировании карьеры. Можно сказать, что мотивы, побуждающие человека к активной, производительной, творческой работе, многогранны, как многогранен  сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.

Мотивационный подход к поведенческой деятельности является центральной функцией менеджмента. Менеджер воздействует на другого человека через его реальные цели, жизненные  установки и ожидания, создавая эффективную  мотивацию производственной деятельности работника. В качестве примера можно  указать особенности мотивации  разных категорий самих управленцев. Мотивация специалистов - ориентация на профессиональный рост, накопление знаний; они предпочитают, чтобы  их оценивали профессионалы.

Мотивация через потребности отражает процесс  их возвышения от простых (пища, жилище, безопасность) до сложных (самоутверждение, самосовершенствование, самоуправление). Если мотивация основана на удовлетворении высших потребностей, то такой человек  склонен к самоуправлению. Для  удовлетворения высших потребностей предварительно должны быть удовлетворены первичные  потребности, и необходима высокая  производственная и управленческая культура.

Результаты  деятельности организации и ее сотрудников  необходимо время от времени проверять, оценивать и корректировать. Это  составляет содержание контрольной  функции менеджмента. Ее элементом  является учет, то есть сбор, обработка, анализ и хранение информации о состоянии  объекта управления и внешней  среды; определение минимально необходимого объема этой информации для нужд управления.

Контроль  как таковой призван заблаговременно  выявлять надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки, отклонения от существующих стандартов  и тем самым создавать основу для совершенствования работы. В значительной степени эффективность функции контроля определяется методологией, т.е. предварительными исследованиями и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе.

Приведенные функции управления находятся в  тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует с функциями  организации и контроля, функция  организации, в свою очередь, тесно  связанна с функциями планирования и контроля, а функция контроля взаимосвязана с функцией организацией и планированием. Все функции - планирование, организация и контроль тесно  связаны с функцией мотивации, т. к именно эта функция направлена на побуждение всех сотрудников организации  к результативной деятельности для  достижения ее целей.

1.2.1 Функция планирования

Планирование  — это прежде всего процесс  практического воплощения стратегии, принятия конкретных решений, позволяющих  обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить его неопределенность.

Обычно  плановые решения образуют систему, в рамках которой влияют друг на друга, поэтому нуждаются во взаимной увязке. Такая увязка позволяет обеспечить их оптимальное сочетание с точки  зрения максимизации конечного результата, наиболее полного использования  потенциала организации и открывающихся  перед ней возможностей.

Если  брать организацию в целом, то процесс планирование осуществляется в следующем порядке:

1) разрабатывается  миссия организации;

2) исходя  из миссии, разрабатываются цели;

3) производится  оценка и анализ внешней и  внутренней среды организации;

4) анализ  стратегических альтернатив;

5) выбор конкретной  стратегии;

6) реализация  стратегии;

7) оценка  стратегии;

8) миссия  организации.

Решения, которые принято относить к плановым, могут быть связаны с постановкой  целей и задач, выработкой стратегии, распределением и перераспределением ресурсов в соответствии со складывающейся внешней и внутренней ситуацией, определением стандартов деятельности в предстоящем периоде. В принятии таких решений состоит процесс  планирования в широком смысле. В  узком — планированием является составление специальных документов — планов, определяющих конкретные шаги организации в деле осуществления  принятых решений.

Планом  называется официальный документ, в  котором отражаются: прогнозы развития организации в будущем; промежуточные  и конечные цели и задачи, стоящие  перед ней и ее подразделениями; механизмы координации текущей  деятельности и распределения ресурсов; стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

По срокам выполнения планы принято делить на:

• долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся в основном к категории планов-целей;
• среднесрочные (от года до пяти лет), выполняемые в виде различного рода программ;
• краткосрочные (до года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и пр. (Разновидностью краткосрочных планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца).

Разновидности планов.