Анализ предметной области и формирование требований к информационной системе

 

 

 

Содержание

Введение ………………………………………………………………………….. 3

Глава 1. Анализ предметной области и формирование требований к                          информационной системе ……………………………………………………… 5

1.1. Описание организации ……………………………………………………...... 5

1.2. Анализ организации бизнес и информационных процессов ……………….8

1.3. Постановка задачи …………………………………………………………… 19

Глава 2. Проект автоматизации бизнес-процессов ……………………….… 26

2.1. Функциональная структура ……………………………………………….… 26

2.2. Информационное обеспечение …………………..…………………………. 28

2.3. Математическое обеспечение …………………………………………….… 33

2.4. Программное обеспечение ……………………………………………….…. 34

2.5. Техническое обеспечение ………………………………………………….... 34

2.6. Методическое обеспечение …………………………………………………. 35

2.7. Обеспечение информационной безопасности ……………………………... 43

2.8. Технологическое обеспечение ……………………………………….….…. 44

Глава3. Оценка эффективности проекта…………………………………….. 45

3.1. Анализ затрат на ресурсное  обеспечение ……………………………….…. 45

3.2. Анализ качественных и количественных факторов воздействия проекта на                          бизнес-архитектуру организации ………………………………………………. 45

Заключение ……………………………………………………………................ 46

Список использованной литературы ……………………………………….... 48

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

XXI век предоставляет нам возможность взглянуть на возникновение экономики с момента ее зарождения, а также осознанно взглянуть на будущее экономики и человечества.

Используя средства связи можно, не выходя из дома, управлять технологическими линиями на производстве или финансово-коммерческой деятельностью предприятия, вести бухгалтерский учет, учиться дистанционным путем в учебном заведении, читать книги в библиотеке, покупать товары, совершать банковские, биржевые и другие финансовые операции и так далее. Появление в конце XX в. информационных технологий привело к появлению самого прибыльного бизнеса — интерактивного бизнеса.

Можно с полной уверенностью утверждать, что в середине XXI в. лидерами мировой экономики и международной торговли станут те страны, которые будут обладать высокой технологией и наукоемкими производствами. А это означает, что экспорт российской нефти, полезных ископаемых, торговля оружием и изделиями тяжелого машиностроения российскими фирмами займет в международной торговле одно из самых последних мест и уже не будет давать того дохода, который Россия имела в конце XX в.

В условиях рыночной экономики коренным образом меняется подход к управлению, от функционального - к бизнесориентированному, кардинально меняется и роль информационных технологий. Ориентация на управление на основе бизнес-процессов обеспечивает конкурентное преимущество для организации в условиях острейшей конкуренции, а управление на основе бизнес-процессов не может эффективно реализовываться без применения информационных технологий и систем.

Целью работы является рассмотрение автоматизированной информационной системы по расчету заработной платы.

Объект исследования – автоматизированная информационная система, предмет исследования - автоматизированная информационная система по расчету заработной платы.

В процессе достижения цели работы предполагается решение следующих задач:

- исследование теоретические основы  работы автоматизированных информационных  систем;

- организация автоматизированной  информационной системы по расчету заработной платы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Анализ предметной области и формирование требований к информационной системе

1.1Описание объекта автоматизации

                        1.1.1 Экономический анализ деятельности организации

          Полное название предприятия: Общество с ограниченной ответственностью

Медико-фармацевтическая фирма «МЕД», созданная в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом   Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью».   

          Юридический адрес: г.Москва, шоссе ЭНТУЗИАСТОВ, д. 56.                                                                                                                                                                             

         Целью деятельности фирмы ЗАО «МЕД» является здравоохранение и предоставление социальных услуг - деятельность лечебных учреждений. Организация является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего Законодательства Российской Федерации. ЗАО «МЕД» находится на двух режимах налогообложения: УСНО и ЕНВД.

         Экономическая характеристика организации ЗАО «МЕД»

 

Таблица 1 – Ресурсы организации

Показатель	2007 г.	2008 г.	2009г.	2009 г. в % к
				2007 г.	2008 г.
Среднегодовая численность персонала, чел.	15	8	15	0	0
Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб.	25	26	-	96	104
Среднегодовая сумма оборотных средств, тыс. руб.	2263	2265	17	13	13
Среднегодовая оплата труда, тыс. руб.	1117,5	1580,5	1118,6	99	141

 

Средняя численность рабочего персонала в 2007 году составила15 человек, 2008 – 8человек, 2009 – 15 человек. Наблюдается тенденция роста в 2009 году относительно 2008 года.

Среднегодовая стоимость основных средств 2007 году составила 25 тыс. руб., в 2008 году – 26 тыс. руб. а в 2009 году у данной организации в связи с переходом на у прощенную систему налогообложения основных средств больше не числилось. Наблюдается тенденция роста в 2008 году относительно 2007 года на 96%.

Среднегодовая оборотных средств в 2007 году составила 2263 тыс. руб., в 2008 году – 2265 тыс. руб. в 2009 году – 17 тыс. руб. Наблюдается тенденция роста в 2009 году относительно 2007 года на 13%.

Среднегодовая сумма оплаты труда в 2007 году составила 1117,5 тыс. руб., в 2008 году –1580,5 тыс. руб. в 2009 году – 1118,6 тыс. руб. Наблюдается тенденция роста в 2009 году относительно 2007 года на 99%.

 

Таблица 2 – Результаты деятельности организации

Показатели	2007г.	2008 г.	2009г.	2009г. в % к
				2007г.	2008г.
Выручка от реализации готовой продукции, тыс.руб.	9642	11529	13074	74	88
Себестоимость реализованной продукции, тыс.руб.	6256	7832	8031	78	98
Коммерческие и управленческие расходы, тыс.руб.	2657	3337	3893	68	86
Прибыль от реализации, тыс. руб.	729	360	1150	63	31
Прибыль до налогообложения, тыс. руб.	636	278	1150	55	24
Чистая прибыль, тыс. руб.	630	180	1096	57	16
Рентабельность, %	35	42	54	65	77

 

Среднегодовая выручка от реализации готовой продукции в 2007 году составила 9642 тыс. руб., в 2008 году –11529 тыс. руб. в 2009 году – 13074тыс. руб. Наблюдается тенденция роста в 2009 году относительно 2007 года на 74%.

Среднегодовая себестоимость реализованной продукции в 2007 году составила 6256 тыс. руб., в 2008 году – 7832 тыс. руб. в 2009 году – 8031 тыс. руб. Наблюдается тенденция роста в 2009 году относительно 2007 года на 78%.

Среднегодовые коммерческие и управленческие расходы в 2007 году составили 2657 тыс. руб., в 2008 году – 3337 тыс. руб. в 2009 году – 3893 тыс. руб. Наблюдается тенденция роста в 2009 году относительно 2007 года на 68%.

Среднегодовая прибыль от реализации в 2007 году составила 729 тыс. руб., в 2008 году – 360 тыс. руб. в 2009 году – 1150 тыс. руб. Наблюдается тенденция роста в 2009 году относительно 2007 года на 63%.

Среднегодовая прибыль до налогообложения в 2007 году составила 636 тыс. руб., в 2008 году – 278 тыс. руб. в 2009 году – 1150 тыс. руб. Наблюдается тенденция роста в 2009 году относительно 2007 года на 55%.

Среднегодовая чистая прибыль в 2007 году составила 630 тыс. руб., в 2008 году – 180 тыс. руб. в 2009 году – 1096 тыс. руб. Наблюдается тенденция роста в 2009 году относительно 2007 года на 57%.

Среднегодовая рентабельность в 2007 году составила 35% в 2008 году – 42 % в 2009 году – 54% Наблюдается тенденция роста в 2009 году относительно 2007 года на 65%.

 

Таблица 3 - Показатели, характеризующие ликвидность и финансовую устойчивость организации, 2009 г.

Показатели	На начало года	На конецгода	Изменение(+,-)
Наличие оборотных средств - всего, тыс. руб.	1788	2778	+990
из них: собственные оборотные средства, тыс. руб.	1395	2639	+1246
Доля собственных оборотных средств в общей сумме оборотных средств, %	78	95	+17
Привлеченные средства - всего, тыс. руб.	1228	1305	+77
в том числе кредиторская задолженность
Коэффициент соотношения собственных и привлеченных средств	29	37	+8
Коэффициент абсолютной ликвидности	37	56	+19
Коэффициент быстрой ликвидности	15	22	+7
Коэффициент текущей ликвидности	14	28	+14

 

Наличие оборотных средств на начало года составило 1788 тыс. руб. на конец года – 2778 тыс. руб., изменение было в плюсовую сторону на 990тыс. руб.

Наличие собственных оборотных средств на начало года составило 1395 тыс. руб. на конец года – 2639 тыс. руб., изменение было в плюсовую сторону на 1246 тыс. руб.

Наличие доли собственных оборотных средств общей сумме оборотных средств на начало года составило 78 % на конец года – 95 %, изменение было в плюсовую сторону на 17 %.

Наличие привлеченных средств на начало года составило 1228 тыс. руб. на конец года – 1305 тыс. руб., изменение было в плюсовую сторону на 77 тыс. руб.

Коэффициент соотношения собственных и привлеченных средств на начало года составил 29 на конец года – 37 , изменение было в плюсовую сторону на 8.

Коэффициент абсолютной ликвидности на начало года составил 37 на конец года – 56, изменение было в плюсовую сторону на 19.

Коэффициент быстрой ликвидности на начало года составил 15 на конец года – 22, изменение было в плюсовую сторону на 7.

Коэффициент текущей ликвидности на начало года составил 14 на конец года – 28, изменение было в плюсовую сторону на 14.

 

1.1.2. Организационная структура  и система управления

Организационная структура – это состав, взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей.

В данной организации утверждена повременная и сдельно повременная оплата труда.

В расходы на оплату труда включаются любые начисления сотрудникам в денежной или натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием сотрудников, предусмотренные законодательством Российской Федерации, трудовыми договорами или коллективными договорами.

Оказание материальной помощи производится по приказу руководителя в каждом конкретном случае.

Ответственность за организацию работ по ведению учета, выдачу трудовых книжек и исполнительных листов возложена на коммерческого директора.

Ответственность за выдачу заработной платы и оперативный учет бланков строгой отчетности возложена на бухгалтера-кассира.

 

1.1.3. Состояние и стратегия развития  информационных технологий

Существующий уровень автоматизации

Количество рабочих станций, всего:	90
Количество сотрудников отдела IT	2
Количество ПК, одновременно работающих в сети	50
Наличие и форма связи с удаленными объектами	Терминальная связь со складом
Количество рабочих станций на удаленном объекте	8
Характеристики компьютеров	От Celeron 600 и выше
Операционная система	Windows 98, XP
Системы, которые представляется возможным оставить без изменения	"1С: Предприятеи 7.7" в  модульном составе "Бухгалтерия", "Зарплата", "Кадры", для работы  бухгалтерии

 

Количество персональных компьютеров предприятия:

- директор – 1 шт.;

- служба управления персоналом – 1 шт.;

- бухгалтер - 1шт.

Так как предприятие ЗАО «МЕД» не требует супер современных информационных технологий, информационные технологии не профиль этого предприятия, то можно использовать не слишком дорогой тип носителя информации, такой как витая пара. А соединить компьютеры будет разумно по схеме звезда.

В организации «МЕД» используют следующее программное обеспечение:

• «Турбобухгалтер», «Инфобухгалтер» и др.
• «БЭСТ-5» - информационная система управления предприятием, 1С:Предприятие 8.1, Microsoft Dynamics AX, Галактика Business Suite.

 

1.2 Анализ существующей  организации бизнес и информационных  процессов

1.2.1 Описание существующей  организации бизнес и информационных процессов 

           Компания осуществляет закупки у отечественных и зарубежных производителей, следовательно, контрагентами компании являются отечественные и зарубежные поставщики медикаментов. Компания пользуется услугами транспортных компаний для доставки медикаментов. Следовательно, транспортные компании являются внешними контрагентами. Кроме того, компания реализует медикаменты через дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Следовательно, контрагентами компании являются покупатели (дистрибьюторы, аптеки). Таким образом, внешними контрагентами компании "МЕД" являются поставщики (отечественные, зарубежные), покупатели (дистрибьюторы, аптеки), транспортные компании.

         На физической диаграмме компания изображается прямоугольником, для отображения контрагентов используются графический символ Actor (фигурка человечка). Для изображения связей между компанией и контрагентами используются линии (Communications). Взаимодействия компании и внешних контрагентов должны быть поименованы, чтобы были понятны функции контрагентов по отношению к компании при знакомстве с физической диаграммой.

Создание физической диаграммы в MS Visio:

1. Запустите MS Visio. (Кнопка "Пуск"/ "Программы" / MS Visio).
2. Появится окно, в котором необходимо выбрать папку Software/ UML Model Diagram. В открывшемся списке форм (Shapes) для построения физической диаграммы следует выбрать пункт UML Use Case. В результате проделанных действий на экране появится окно, в левой части которого будет отображен набор графических символов, а в правой части - лист для рисования диаграммы (рис.1).

 
Рис. 1.  Общий вид окна MS Visio

3. Для изображения прямоугольника на панели инструментов "Стандартная" найдите и зафиксируйте щелчком мыши пиктограмму с изображением прямоугольника. Затем, при нажатой правой клавиши мыши вы сможете нарисовать произвольного размера прямоугольник.
4. Для изображения на диаграмме контрагентов следует воспользоваться графическим символом с изображением человечка . Графический символ переносится на рабочее поле мышкой при нажатой правой клавише.
5. Соедините линиями изображение каждого контрагента с прямоугольником. Для этого на панели инструментов "Стандартная" щелчком мыши зафиксируйте пиктограмму с изображением линии Line Tool и при нажатой левой клавише мышки осуществите соединение фигур.
6. Внесите наименования контрагентов "Покупатели (аптеки)", "Покупатели (дистрибьюторы)", "Поставщики (Россия)", "Поставщики (импорт)", "Транспортные компании". Для того чтобы внести надписи на диаграмме, необходимо на панели инструментов "Форматирование" зафиксировать пиктограмму Text Tool (символ буквы "А"). Щелкните мышкой на изображении человечка, курсор установится на поле с надписью Actor. Введите в это поле наименование контрагента.
7. Введите наименование компании "МЕД" в нарисованный прямоугольник, щелкнув мышкой по прямоугольнику. Обратите внимание на то, что при этом должна быть активна пиктограмма Text Tool (символ буквы "А").
8. Аналогичным образом внесите надписи к линиям соединения фирмы и контрагентов.

Физическая диаграмма ЗАО "МЕД" представлена на рис. 2.

 
Рис. 2.  Физическая диаграмма ЗАО "МЕД"

1.2.2. Анализ недостатков  существующей организации бизнес  и информационных процессов

Изучив существующую  организацию бизнес и информационных процессов были выявлены следующие недостатки:

- данные о проданных медикаментах хранятся на данный момент в бумажном эквиваленте;

- не содержится общей базы  данных о клиентах и поставщиках ;

- не автоматизирован процесс покупки медикаментов и выписки счета на оплату клиентам.

 

1.2.3. Формирование предложений  по автоматизации бизнес-процессов

Формирование списка бизнес-процессов

Для того чтобы выделить бизнес-процессы, необходимо выделить действия, которые совершает компания. В рассматриваемом случае компания планирует закупки, закупает медикаменты, доставляет медикаменты на склад, приходует медикаменты на склад, продает медикаменты. Пример заполнения таблицы бизнес-процессов:

Номер бизнес-процесса	Название бизнес-процесса
1Пл_Зак	Планирование закупок
2-Закпк	Закупки
3-Доствк	Доставка
4-Склад	Запасы-Склад

 

Бизнес-процесс "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"

Общее описание бизнес-процесса

Предприятие планирует закупки медикаментов. Планирование закупок осуществляется в Департаменте маркетинга, в группе маркетинга и планирования. Планирование закупок осуществляется следующим образом:

1. Менеджер группы планирования и маркетинга ежесуточно получает от контрагентов данные внешней и внутренней статистики продаж медикаментов в виде отчетов продаж.
2. Для планирования закупок медикаментов менеджер группы планирования и маркетинга еженедельно на основании статистики продаж производит расчет потребности в товаре. В результате расчета формируется Таблица потребностей в товаре.
3. Определив количество и номенклатуру заказываемых товаров, менеджер отдела закупок приступает к анализу предложений поставщиков. Данный процесс осуществляется ежемесячно или по мере необходимости. Выбираются наиболее выгодные условия поставки. Для этого сравниваются цены поставщиков. Данные сведения берутся из прайс-листа для закупок. При выборе поставщика важно учесть предоставляемую отсрочку платежа. Эта информация берется из контрактов, отмеченных как приоритетные (действующие). В результате формируется список поставщиков, каждой позиции присваивается признак основного и запасных поставщиков в порядке убывания приоритета.
4. Менеджер отдела закупок ежемесячно на основании Таблицы потребностей в товаре и списка выбранных поставщиков формирует графики поставок с указанием сроков и периодичности, но без количества поставки.
5. Ежемесячно после определения потребности в товаре менеджер группы логистики рассчитывает необходимое количество закупок. Необходимое количество закупок рассчитывается на основании фактических запасов на складе, необходимого минимального и максимального уровня запасов. Нормы минимального и максимального количества запасов устанавливаются в днях. При расчете необходимого количества закупки учитывается также время товара в пути. Таким образом, данный расчет должен обеспечить возможность бесперебойного отпуска товара со склада. По результату расчетов формируется план заявок на месяц.
6. Затем в группе логистики ежедневно по плану заявок, графику поставок, прайс-листам поставщиков формируются заказы поставщикам.
7. Если предстоит сделать заказ импортному поставщику, то менеджер группы логистики рассчитывает затраты на сертификацию, создается отчет о затратах на сертификацию. Затраты на сертификацию проверяются на соответствие внутрифирменным нормам. Данная операция производится по мере необходимости.
8. Если затраты на сертификацию превышают внутрифирменные нормы, то менеджер группы логистики повторяет процесс формирования заказов поставщикам. Формируются новые заказы.
9. Ежедневно подготовленный заказ поставщику акцептуется, заказ должен подписать менеджер по логистике и директор Департамента маркетинга и управления товарными запасами.
10. Ежедневно менеджер группы логистики направляет заказ в отдел закупок. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику.

Бизнес-процесс "Продажи"

Общее описание бизнес-процесса

Бизнес-процесс выглядит следующим образом:

1. Менеджер отдела продаж ежедневно получает от клиента Заказ на конкретную номенклатурную единицу медикаментов. В Заказе номенклатурных единиц клиент указывает желаемую отсрочку платежа.
2. При получении Заказа менеджер отдела продаж по справочнику лицензий проверяет наличие у клиента действующей лицензии на право реализации медикаментов. При отсутствии лицензии продажа медикаментов клиенту не производится. Наличие лицензии проверяется по мере необходимости.
3. Менеджер отдела продаж ежедневно проверяет наличие необходимого количества заказанных медикаментов на складе.
4. Если медикаментов недостаточно для выполнения заказа, то менеджер отдела продаж размещает Заказ в реестре "неудовлетворенный спрос". Затем менеджер ежедневно проверяет возможность выполнения Заказа, размещенного в реестре "неудовлетворенный спрос".
5. При наличии у клиента необходимой лицензии и достаточном количестве товара на складе в отделе продаж на основании Заказа и договора формируется Заявка на номенклатурные единицы. Заявки формируются ежедневно.
6. Ежедневно на основании Заявки менеджер отдела продаж осуществляет резервирование товара.
7. Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует кредитный лимит и дебиторскую задолженность потенциальных покупателей.
8. Если кредитный лимит и дебиторская задолженность не превышают допустимых значений, то Заявка передается на склад в Учетно-операционный отдел.
9. При превышении кредитного лимита или наличии просроченной дебиторской задолженности свыше допустимого количества дней менеджер отдела продаж заявку в Учетно-операционный отдел не передает, процесс продаж приостанавливается, осуществляются переговоры с клиентом.
10. Менеджер учетно-операционного отдела, получив Заявку, ежедневно производит подборку номенклатурных единиц.
11. Менеджер учетно-операционного отдела ежедневно формирует упаковочные листы для вложения их в каждый ящик.
12. Менеджером учетно-операционного отдела ежедневно формируются для клиента следующие документы: счет, расходная накладная, счет-фактура.
13. При фактической отгрузке товара со склада осуществляется его списание. Списание медикаментов осуществляется по расходной накладной и сопровождается формированием проводки Д62-К41.

Бизнес-процесс "Запасы-склад (приходование товара)"

Общее описание бизнес-процесса

ЗАО "МЕД" располагает 10 складами, из которых один, Центральны й, расположен в Москве, а другие в филиалах. Количество хранимой номенклатуры медикаментов - от 1000 до 2000.

 

 

 

 

 

 

 

Документы бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
Диаграмма и номер операции на диаграмме	Составляемый документ (Исходящий документ)	Операция	Исполнитель	Как часто	Документы-основания (Входящие докуметы)	Реестр, в котором регистрируется документ
1	2	3	4	5	6	7
1Пл_Зак 2	1. Таблица потребностей в товаре	Расчет потребностей в товаре	Менеджер гр. планирования и маркетинга	Еженедельно	Отчет-таблица собственных продаж	Реестр статистических отчетов
1Пл_Зак 3	2. Список поставщиков	Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов	Менеджер отдела закупок	Ежемесячно и по мере необходимости	Прайс-листы поставщиков Контракты действующие	Реестр прайс-листов
1Пл_Зак 4	3. Список поставщиков с расстановкой  приоритетов	Выбор поставщиков	Менеджер отдела закупок	Ежемесячно и по мере необходимости	Список поставщиков	Нет
1Пл_Зак 5	4. График поставок	Формирование графика поставок без указания количества	Менеджер отдела закупок	Ежемесячно и по мере необходимости	Список поставщиков с расстановкой приоритетов Таблица потребностей в товаре	Нет
1Пл_Зак 6	5. План заявок на месяц	Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса	Менеджер группы логистики	Ежемесячно и по мере необходимости	Таблица потребностей в товаре, прайс-листы поставщиков, график поставок	Нет
1Пл_Зак 7	6. Заказы поставщику	Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса	Менеджер группы логистики	Ежедневно по плану заявок	План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков	Реестр заказов
1Пл_Зак 9, 10	7. Отчет о затратах на сертификацию	Расчет затратов на сертификацию Проверка затрат на непревышение нормы	Менеджер группы логистики	По мере необходимости	Заказы поставщику	Нет
1Пл_Зак 11, 12, 13	8. Заказы поставщику акцептованные	Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ Направление заказа в отдел закупок Направление заказа поставщику	Менеджер группы логистики	Ежедневно	Заказы поставщику Заказы поставщику акцептованные	Реестр заказов