Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения. 2

 

Размещено на http://www.allbest.ru/

 

Размещено на http://www.allbest.ru/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

на тему:

Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Организация службы делопроизводства

1.1 Организационное построение службы делопроизводства

1.2 Типовые задачи и функции службы делопроизводства

1.3 Типовая структура и численный состав

делопроизводственной службы

2. Анализ структуры и функций службы делопроизводства на примере ЗАО «Проспект»

2.1 Характеристика ЗАО «Проспект»

2.2 Анализ структуры и функций службы делопроизводства

3. Предложения по совершенствованию службы делопроизводства в ЗАО «Проспект»

Заключение

Список литературы

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Анализ структуры и функций службы делопроизводства недостаточно изучен в литературе. В основном в учебниках и монографиях по делопроизводству описывается организационное построение службы ДОУ и приводятся типовые структура и функции.

Актуальность данной темы обосновывается тем, что анализ структуры и функций службы делопроизводства является частью анализа эффективности работы службы ДОУ. А от того, насколько эффективно функционирует службы делопроизводства, зависит процесс управления организациями и учреждениями.

Объект данной курсовой работы - процессы организации службы делопроизводства.

Цель данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере предприятия.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

описать организационное построение службы делопроизводства;

раскрыть типовые задачи и функции службы делопроизводства;

описать типовую структуру и численный состав службы делопроизводства;

проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере конкретного предприятия;

внести предложения по совершенствованию службы делопроизводства на предприятии.

 

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

1.1 Организационное построение службы делопроизводства

 

Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). (20, с.144)

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления (5), одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

*структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

*требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

*существующие делопроизводственные традиции.(14, с.156)

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. (15, с.138)

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.(24)

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.

Среди организационных проблем можно выделить:

выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её подразделений;

повышение квалификации сотрудников службы.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе.(20, с. 166)

На сегодня в практике выработалось три формы организационного производства: централизованная; децентрализованная; смешанная.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив.

Такая форма работы с документами является наиболее рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику и т. д. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форм организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения. Эта форма характерна для организаций и предприятий, имеющих отделы, находящиеся в различных помещениях, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция проводится для одних документов централизовано (например, в канцелярии), а для других - децентрализовано (в подразделениях). Чаще всего в подразделениях регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д. (16, с.221))

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

 

1.2 Задачи и функции службы делопроизводства

 

Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.(18, с.233)

Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов;

сокращение документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:

организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота, количества форм документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.(15, с.241)

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям следует отнести:

осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

ведение информационно-справочной работы по документам организации;

машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

организация делопроизводства по обращениям граждан;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. (17, с.145)

 

1.3 Структура и численный состав делопроизводственной службы

 

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава. (22)

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

секретариат;

экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

отдел совершенствования делопроизводства;

копировально-множительное бюро;

протокольная группа;

редакционная группа;

приемная;

архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. (19, с.339)

Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений

Секретариат:

*информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов);

*планирование рабочего дня руководителей;

*предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов;

*составление и оформление документов по заданиям руководителей;

*аналитическая работа по документам по заданию руководителя;

*организация телефонных переговоров руководителей.

Экспедиция:

организация командировок и деловых встреч руководителей и др. прием корреспонденции, поступающей в адрес организации;

распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения;

обработка отправляемых из организации документов;

Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов:

регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов

ведение информационно-справочной работы по документам организации

подготовка документов для представления на рассмотрение руководства

контроль за правильностью оформления документов

формирование дел

подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.

Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов:

*организация контроля за сроками исполнения документов

*постановка документов на контроль

*проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей

*предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов

*снятие документов с контроля

*учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан:

*регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)

*подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством

*направление обращений граждан на исполнение

*контроль за сроками исполнения обращений граждан

*отправка писем-ответов гражданам

*обобщение результатов исполнения обращений граждан

*формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан

подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан.

Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов:

перепечатка документов по заявкам подразделений и работников

считывание документов.

Отдел совершенствования делопроизводства:

*разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)

*разработка и корректировка номенклатуры дел организации

*консультирование работников организации по вопросам работы с документами

*методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях

*проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации

*организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству

*разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве

постановка задач автоматизации делопроизводства.

Копировально-множительное бюро:

копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников.

Протокольная группа:

разработка планов работы коллегиальных органов

оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа

подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)

ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов

рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

*оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов

*контроль за исполнением решений коллегиальных органов

оформление выписок из протоколов и др.

Редакционная группа:

*редактирование документов, издаваемых в организации

*корректорская правка

подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

Приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан):

организация приема посетителей руководством организации

составление плана работы приемной

ведение учетной документации по личному приему граждан

организация исполнения документов, полученных при личном приеме

обобщение результатов приема посетителей

подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

Архив (организации):

*ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива

*прием дел структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива

*учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов

*создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива

*организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования

*проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

*осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях - источниках комплектования

*организация работы по составлению номенклатуры дел организации

*оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами

*участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.(21, с. 339)

документационный управленческий решение делопроизводство

 

2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПРОСПЕКТ»

 

2.1 Характеристика ЗАО «Проспект»

 

Фирма ЗАО «Проспект» было создана в 2001 году в виде общества с ограниченной ответственностью решением общего собрания учредителей и представляет собой объединение физических лиц для осуществления совместной деятельности.

Предприятие осуществляет все виды хозяйственной деятельности, которые не запрещены законодательными актами и отвечают целям, предусмотренным Уставом. При этом основными видами деятельности предприятия являются:

• производство изделий из гранита и мрамора.

Организационная структура предприятия включает:

• Собрание Учредителей;
• дирекцию, возглавляемую генеральным директором;
• функциональные структурные подразделения.

К исключительной компетенции Собрания Учредителей относятся:

• принятие Устава и внесение в него изменений и дополнений;
• назначение на должность и увольнение генерального директора;
• утверждение ежегодного отчета генерального директора о результатах финансово-хозяйственной деятельности предприятия и сметы расходов на следующий год;
• определение порядка распределение прибыли;
• решение вопроса о ликвидации предприятия.

Регламент работы высшего органа определяется в уставе предприятия. В нем установлен порядок открытия и ведения Собрания, состав участников, компетенция высшего органа, порядок принятия решений.

К функциональным структурным подразделениям относятся:

• бухгалтерия;
• секретариат;
• отдел по продажам и маркетингу (возглавляемый директором по продажам);
• технический отдел (возглавляемый техническим директором).

Дирекция включает:

• генерального директора;
• главного бухгалтера;
• директора по продажам;
• технического директора.

Генеральный директор осуществляет общее руководство и контроль за обеспечением текущей хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

Директоры направлений осуществляют текущее руководство работой.

В штат бухгалтерии входят два бухгалтера, имеющие законченное высшее образование.

Задачи документационного обеспечения деятельности предприятия решаются в основном секретарем.

 

2.2 Анализ структуры и функций службы делопроизводства

 

Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Следует отметить, что на предприятии отсутствуют документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства. На предприятии нет положения о службе делопроизводства, должностной инструкции секретаря и другого персонала, схемы документооборота организации, номенклатуры дел и других подобных документов.

Структура службы делопроизводства представлена секретарем.

Организационная структура управления выглядит следующим образом.

Рис. 1 - Организационная структура управления ЗАО «Проспект»

 

На предприятии существует смешанная форма организации работы с документами. В различных отделах регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы.

Проанализируем, как осуществляются функции службы делопроизводства, исходя из функций, перечисленных в параграфе 1.2.

Начнем с контрольной функции.

Доставка документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь. При этом он должен руководствоваться ГОСТом Р 51141-98.(11), не все положения которого соблюдаются. Входящие документы распределяются секретарем между руководством и структурными подразделениями (отделами).