Анализ структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

Курсовая  работа

на тему:

Анализ  структуры и функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере конкретного учреждения

     СОДЕРЖАНИЕ 

Введение

1. Организация службы делопроизводства

1.1 Организационное  построение службы делопроизводства

1.2 Типовые  задачи и функции службы делопроизводства

1.3 Типовая  структура и численный состав

делопроизводственной  службы

2. Анализ структуры и функций службы делопроизводства на примере ЗАО «Проспект»

2.1 Характеристика ЗАО «Проспект»

2.2 Анализ  структуры и функций службы делопроизводства

3. Предложения  по совершенствованию службы делопроизводства в ЗАО «Проспект»

Заключение

Список  литературы 

      ВВЕДЕНИЕ 

     Анализ  структуры и функций службы делопроизводства недостаточно изучен в литературе. В основном в учебниках и монографиях по делопроизводству описывается организационное построение службы ДОУ и приводятся типовые структура и функции.

     Актуальность  данной темы обосновывается тем, что  анализ структуры и функций службы делопроизводства является частью анализа  эффективности работы службы ДОУ. А от того, насколько эффективно функционирует службы делопроизводства, зависит процесс управления организациями и учреждениями.

     Объект  данной курсовой работы – процессы организации службы делопроизводства.

     Цель  данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере предприятия.

     Для достижения цели поставлены следующие  задачи:

• описать организационное построение службы делопроизводства;
• раскрыть типовые задачи и функции службы делопроизводства;
• описать типовую структуру и численный состав службы делопроизводства;
• проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере конкретного предприятия;
• внести предложения по совершенствованию службы делопроизводства на предприятии.

      1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 

     1.1 Организационное  построение службы  делопроизводства 

     Управленческие  решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). (20, с.144)

     В пятом разделе Государственной  системы документационного обеспечения управления (5), одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

     Говоря  о наименовании службы документационного  обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ  может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

     •структуру  подразделения (имеет или не имеет  внутреннюю структуру, если имеет, то сложная  она или нет);

     •требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

     •существующие делопроизводственные традиции.(14, с.156)

     В небольших организациях служба документационного  обеспечения управления, как самостоятельное  структурное подразделение, может  и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. (15, с.138)

     Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.(24)

     Организационный аспект включает разработку оптимальной  для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.

     Среди организационных проблем можно  выделить:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её подразделений;
• повышение квалификации сотрудников службы.

     Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе.(20, с. 166)

     На  сегодня в практике выработалось три формы организационного производства: централизованная; децентрализованная; смешанная.

     Централизованная  форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив.

     Такая форма работы с документами является наиболее рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику и т. д. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная  форм организации документационного  обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения. Эта форма характерна для организаций и предприятий, имеющих отделы, находящиеся в различных помещениях, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности подразделений).

     Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел.

     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция проводится для одних документов централизовано (например, в канцелярии), а для других – децентрализовано (в подразделениях). Чаще всего в подразделениях регистрируются внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т. д. (16, с.221))

     Говоря  о службе документационного обеспечения  управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции. 

     1.2 Задачи и функции службы делопроизводства 

     Хорошо  организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.(18, с.233)

     Независимо  от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

     Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:

• организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
• контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота, количества форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.(15, с.241)

     В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

     К технологическим функциям следует  отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке.

     Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

     К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

     Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. (17, с.145)

     1.3 Структура и численный  состав делопроизводственной службы 

     Важным  вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава. (22)

     Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

• секретариат;
• экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
• подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
• подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
• подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
• подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
• отдел совершенствования делопроизводства;
• копировально-множительное бюро;
• протокольная группа;
• редакционная группа;
• приемная;
• архив.

     В крупной организации с большим  объемом документооборота могут  существовать все вышеперечисленные  подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

     В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. (19, с.339)

     Говоря  о структуре службы документационного  обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений

     Секретариат:

     •информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов);

     •планирование рабочего дня руководителей;

     •предварительное  рассмотрение и подготовка к докладу  руководителю поступивших в организацию документов;

     •составление  и оформление документов по заданиям руководителей;

     •аналитическая  работа по документам по заданию руководителя;

     •организация  телефонных переговоров руководителей.

     Экспедиция:

• организация командировок и деловых встреч руководителей и др. прием корреспонденции, поступающей в адрес организации;
• распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения;
• обработка отправляемых из организации документов;

     Подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов:

• регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов
• ведение информационно-справочной работы по документам организации
• подготовка документов для представления на рассмотрение руководства
• контроль за правильностью оформления документов
• формирование дел
• подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.

     Подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов:

     •организация  контроля за сроками исполнения документов

     •постановка документов на контроль

     •проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей

     •предварительная  проверка и регулирование хода исполнения документов

     •снятие документов с контроля

     •учет и обобщение результатов контроля исполнения документов

• подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов

     Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан:

     •регистрация  и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб)

     •подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством

     •направление  обращений граждан на исполнение

     •контроль за сроками исполнения обращений  граждан

     •отправка писем-ответов гражданам

     •обобщение  результатов исполнения обращений  граждан

     •формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан

• подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан.
• Подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов:
• перепечатка документов по заявкам подразделений и работников
• считывание документов.

     Отдел совершенствования делопроизводства:

     •разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.)

     •разработка и корректировка номенклатуры дел  организации

     •консультирование работников организации по вопросам работы с документами

     •методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях

     •проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации

     •организация  повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству

     •разработка предложений по применению средств  организационной и компьютерной техники в делопроизводстве

• постановка задач автоматизации делопроизводства.

     Копировально-множительное бюро:

• копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников.

     Протокольная  группа:

• разработка планов работы коллегиальных органов
• оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа
• подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний)
• ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов
• рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам

     •оформление решений коллегиальных органов  в форме распорядительных документов

     •контроль за исполнением решений коллегиальных  органов

• оформление выписок из протоколов и др.

     Редакционная  группа:

     •редактирование документов, издаваемых в организации

     •корректорская  правка

• подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования

     Приемная (может быть структурной частью подразделения  по работе с обращениями граждан):

• организация приема посетителей руководством организации
• составление плана работы приемной
• ведение учетной документации по личному приему граждан
• организация исполнения документов, полученных при личном приеме
• обобщение результатов приема посетителей
• подготовка предложений по совершенствованию работы приемной

     Архив (организации):

     •ведение  списков организаций и(или) структурных  подразделений организации – источников комплектования архива

     •прием  дел структурных подразделений  организации и организаций –  источников комплектования архива

     •учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов

     •создание и поддержание в актуальном состоянии  научно-справочного аппарата к документам архива

     •организация  информационного обслуживания руководителей  и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования

     •проведение экспертизы ценности и осуществление  комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение

     •осуществление  проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования

     •организация  работы по составлению номенклатуры дел организации

     •оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами

     •участие  в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления

     участие в проведении мероприятий по повышению  квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления.(21, с. 339)

     документационный  управленческий решение делопроизводство

      2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПРОСПЕКТ» 

     2.1 Характеристика ЗАО «Проспект» 

     Фирма ЗАО «Проспект» было создана в 2001 году в виде общества с ограниченной ответственностью решением общего собрания учредителей и представляет собой объединение физических лиц для осуществления совместной деятельности.

     Предприятие осуществляет все виды хозяйственной  деятельности, которые не запрещены законодательными актами и отвечают целям, предусмотренным Уставом. При этом основными видами деятельности предприятия являются:

• производство изделий из гранита и мрамора.

     Организационная структура предприятия включает:

• Собрание Учредителей;
• дирекцию, возглавляемую генеральным директором;
• функциональные структурные подразделения.

     К исключительной компетенции Собрания Учредителей относятся: