Аудит и анализ системы найма персонала на предприятии ООО «Спецавтоматика-РС»

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3

1. Понятие аудита найма  персонала………………………………………5

1.1 Сущность и цели аудита  найма персонала………………………….5

1.2 Стоимость найма и  ошибки при отборе персонала……………..….9

1.3 Этапы аудита найма  персонала…………………………………….14

2. Аудит и анализ системы  найма персонала на предприятии  ООО    «Спецавтоматика-РС»………………………………………………………...…22

2.1 Общая характеристика  ООО «Спецавтоматика-РС»……………..22

2.2 Характеристика системы  подбора, отбора и найма на  предприятии ООО «Спецавтоматика-РС»…………………………………………………….26

2.3 Рекомендации по совершенствованию  найма персонала на ООО «Спецавтоматика-РС»………………………………………………………..….32

Заключение……………………………………………………………..…40

Список использованной литературы………………………………….…43

Приложение №1…………………………………………………………...46

Приложение №2…………………………………………………………...49

^{Введение}

^{Основой любой современной  организации являются люди, поскольку именно люди обеспечивают эффективное  использование любых  видов ресурсов, имеющихся в распоряжении организации, и определяют ее экономические показатели и конкурентоспособность. Вклад людских ресурсов в достижение целей организации и качество производимой продукции или предоставляемых услуг зависит от эффективности управления персоналом и в частности от того, насколько эффективно проводится работа по отбору персонала. Увольнение работника по причине его неспособности освоить новую работу или вписаться в коллектив сведут на нет результаты отбора и приведут к дополнительным материальным затратам и поиску другого сотрудника.}

^{В последние  два десятилетия  с возрастанием понимания  роли человека в процессе производства растет внимание к трудовым ресурсам и их роли в организации  функционирования предприятия, что нашло отражение  в формировании особого направления аудиторской деятельности - аудита в трудовой сфере, который позволяет убедиться, что трудовой потенциал предприятия, организации используется полностью, эффективно.}

^{Аудит в трудовой сфере - это периодически проводимая система  мероприятий по сбору информации, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности предприятия по организации труда и регулированию социально-трудовых отношений.}

^{Объектом  аудита в трудовой сфере является трудовой коллектив, персонал предприятия, его деятельность.}

^{Важным  элементом аудита персонала является аудит найма и  увольнений, который позволяет определить правильность реализации кадровой политики организации в вопросах подбора и найма персонала, а также провести диагностику законности и справедливости увольнения.}

^{Аудит найма позволяет  определить степень  соблюдение трудового законодательства в вопросах найма персонала и действенность механизма набора и отбора персонала. Таким образом, аудит найма персонала занимает важное место в системе аудита персонала, что и объясняет актуальность темы данной курсовой работы.}

^{Целью данной работы является выявление недостатков системы найма на предприятии и разработка мер по их устранению.}

^{Для этого следует  решить следующие  задачи:}

^{- рассмотреть теоретических и методических вопросов аудита найма персонала}

^{- провести анализа системы найма и отбора персонала в ООО «Спецавтоматика-РС»}

^{- разработать рекомендации  по совершенствованию  системы найма  на предприятии.}

^{Для работы были использованы документы, предоставленные  предприятием, периодические издания, учебная литература и сеть интернет.}

^{1. Понятие аудита найма персонала}

^{1.1 Сущность, миссия, цели аудита  найма персонала}

Цель аудита найма – оценка эффективности управления процессом набора и отбора персонала. В широком смысле эффективность найма – это то, насколько потенциальный работник способен выполнять определенные профессиональные функции и насколько его производственное поведение обеспечивает достижение внутренних целей организации, а значит, найм – это часть большого взаимосвязанного комплекса управления человеческими ресурсами.  Аудитор должен исходить из того, что успешность найма зависит от наличия информации о потребности в персонале, от целей организации, от знания ситуации на внешнем рынке труда, от мобильности сотрудников, от действующих норм трудового законодательства, демографической ситуации.

Основные методы, применяемые  аудитором при сборе аудиторских  свидетельств: наблюдение, сопоставление  и анализ документов, контент –  анализ, опросные методы.

Существуют три основные задачи аудита найма:

1. проверка соблюдений организацией законов, правил и внутренних распоряжений;
2. оценка степени достижения целей подбора персонала, в том числе получен ли результат с наименьшими затратами;
3. оценка связей политики набора со стратегией организации.

Аудитор изучает внешнюю  информацию о субъекте экономики  – информацию органов печати, судебных и других надзорных органов, местных органов исполнительной власти, отраслевого профсоюза и т.д. Аудитор запрашивает в кадровой службе три списка уволенных: по собственному  желанию, по инициативе администрации, в связи с выходом на пенсию. Он анализирует показатели движения персонала. Просматривает внутренние документы предприятия по вопросам увольнения: зарегистрированные заявления, жалобы, решения профсоюзной организации, изучает круг вопросов, по которым необходимо получить дополнительные свидетельства для последующей правовой политики увольнений, проводимой работодателем. Аудит анализирует факты коллективных или массовых сокращений по инициативе работодателя.

Для оценки управления процессом  сокращения персонала аудитор выявляет приоритетные направления действий работодателя:

1) отсутствие программной  стратегии, снижение производственных  затрат, включая издержки на персонал, замена кадрового состава на более дешевую рабочую силу;

2) сохранение основного  состава профессиональных кадров, максимальное сохранение наличного состава кадров, подготовка кадров в связи с новыми направлениями деятельности.

В ходе проверки перед аудитором будет  возникать вопрос: необходимо ли оценивать  в формате существенности обстоятельства, которые уже свершились и имели формально неоспоримые правовые последствия, а по существу нарушили трудовые права работников, например, работодатель внес изменение в трудовой договор с письменного согласия работника, который может иметь принудительный характер. Аналогичная ситуация может возникнуть при переводе служащего на другую работу в соответствии с приказом. В последнее время многие нарушения трудового законодательства активно переместились из формального на нейтральную юридически  не регламентируемую почву отношений между руководителем и подчиненным. Слова «собственное желание», «соглашение сторон», «истечении срока действия трудового договора» нередко являются маскировкой подлинных оснований увольнения, относящихся не столько к экономическому поведению работника, сколько к его личностным характеристикам согласно представлениям его работодателя.

Оценка  выполнения функций подбора кадров может проводиться по следующим  показателям: время существования  вакансии, отношение числа откликнувшихся к числу получивших приглашение  на участие в конкурсе, отношение стоимости приема и отбора к числу приступивших к работе, число заполняемых вакансий за счет собственных работников в общем количестве вакансий, отношение общих расходов на заработную плату вновь принятых специалистов к стоимости их подбора.

Основные источники информации при аудите найма:

а) штатное расписание;

б) положения о структурных  подразделениях;

в) должностные инструкции, описание работ и должностей;

г) внутренние заявки кадровой службы о потребностях в вакансиях;

д) соответствующие отраслевые тарифные соглашения, внутренние положения о системе отбора кандидатов на вакансии с указанием требований к кандидатам и методам отбора;

       е) документы по учету кадров (типовые формы); д) трудовой контракт, коллективный договор.

Основные направления  проверки:

-соблюдение трудового законодательства в вопросах найма персонала:

-соответствуют ли применяемые  документы по найму типовой  документации;

-имело ли место за  проверяемый период нарушения  при установлении трудовых правоотношений  между работником и работодателем  и каков преимущественный характер нарушений;

-не противоречат ли  специальные методы отбора (например, тестирование) кандидатов законодательным и иным нормативным правовым документам;

-соответствует ли содержание  трудового договора требованиям  законодательства;

-правильно ли ведется  оформление на работу (записи  в заявлениях о приеме, трудовых  книжках, личных карточках работающих, приказах или распоряжениях о  приеме);

-не нарушается ли законодательство  при заключении договоров с  внешними источниками набора  и контроле их исполнения;

-соответствует ли требованиям  законодательства порядок приема  на работу лиц от 14 до 16 лет;

-не нарушается ли законодательство  при найме на работу иностранной  рабочей силы;

-имеет ли место дискриминация  при приеме на работу по  национальным признакам, полу, возрасту, другим причинам дискриминационного характера.

При изучении содержания трудовых договоров необходимо обратить внимание на обязанности сторон соглашения (договор  не может ухудшать положение работника, вступая в противоречие с законодательными нормами и коллективным договором), а также на признаки, которые свидетельствуют  о степени закреплении подчинения и зависимости наемного труда.

-действенность механизма набора и отбора персонала. При этом определяют:

-технологию и особенности  работы с источниками набора;

-технологию планирования  потребности в персонале;

-систему требований к  персоналу, претендующему на вакансии;

-технологию отбора кандидатов  на вакантные должности;

-особенности организационного  обеспечения адаптации вновь  принятого персонала;

-эффективность найма  персонала. 

Рационально с самого начала ознакомиться с планированием и  прогнозированием потребности в персонале. При этом аудитор должен обратить внимание на сбалансированность количественных и качественных показателей потребности, т.е. оценить степень координации показателей: программы производства и реализации, программы подготовки кадров и повышения квалификации, программы перемещения и карьеры, мероприятий покрытия потребности в персонале. На этом этапе надо собрать следующие сведения, характеризующие вновь принятых работников: показатели текучести кадров по разным причинам, статистика нарушений режима труда по видам, причинам и периодам нарушений, сведения о последствиях нарушений, показатели производительности, качества труда за определенный период. Такая последовательность работы позволит в оптимальный срок составить свод характеристик для оценки затрат на подбор, отбор персонала, а значит, в определенной мере, и оценке эффективности принимаемых в этой области решений.      

^{1.2. Стоимость  найма и ошибки  при подборе персонала}

В российской практике пока редко можно встретиться с  пооперационной калькуляцией затрат труда на найм персонала (плановые показатели, как правило, определяются условно – долевыми отчислениями средств исходя из сложившейся базы затрат и прогноза изменений по вакансиям). Поэтому аудитору следует оценить затраты, включающие: а) оплату труда (с отчислениями) всех работников, рабочее время которых фактически было связано с процессом набора и отбора персонала, например руководителя и специалистов кадровой службы, консультанта – психолога, медицинских работников, персонала отделов труда, техники безопасности; б) финансовые затраты на размещение объявлений и рекламу вакансий, печать различных бланков вопросников, профессиограммм, разработку специальных методик тестирования, заключение по которым носит обязательный характер при приеме на работу (например, в атомной электроэнергетике); в) финансовые затраты на договоры с кадровыми агентствами; д) амортизацию специального оборудования для тестирования (например, при отборе персонала основных профессий в электроэнергетике применяется специальная компьютерная система для психофизиологического тестирования и оценки работоспособности машинистов энергоблоков).

Необходимо также проверить  данные о прямых и косвенных потерях  в случае ошибок, допущенных в процессе найма.

Проверяя данные о прямых потерях, следует обращать внимание на фактические потери производительности, качества продукции (услуг), ущерб, влекущий за собой потери прибыли (дохода), конкурентоспособности, рост выплат пособий и компенсации в связи с производственным травматизмом – по судебным  издержкам в случае обжалования незаконных действий работодателя при найме и увольнении, на необоснованный рост расходов на найм персонала.

Косвенные издержки можно  оценить, например, путем экспертной оценки потерь времени работников, занятых вопросами найма, оценки необходимой «рекомпенсации» потерь из-за ошибок, допущенных при найме (например, при приеме на работу без соответствия требований профессии личностным качествам работников возникают потенциальные потери, которые не были устранены своевременным обучением и стали актуальными).

Для уточнения оценки соотношения  затрат и результатов (эффективности) аудитор может также использовать такие показатели, как:

 а) средние затраты  времени (денежные средства) на  одного принятого работника в  год;

 б) средние затраты  времени (денежных средств) на  подбор (отбор) одного кандидата);

в) средние затраты времени (денежных средств) на размещение рекламы о вакансиях и контакты с внешними (внутренними) источниками набора;

 г) средние затраты  времени (денежных средств) на  адаптацию вновь принятых работников.

При этом для повышения  достоверности аудиторских свидетельств следует тщательно проанализировать информацию о причинах увольнения, полученную от работников, которые  увольнялись в течение года после  найма. В этой связи аудитору, скорее всего, предстоит обратить внимание на условия труда и адаптацию вновь принятого персонала.

Аудитор должен обратить внимание на следующие аспекты найма персонала:

1. отсутствие четко формализованной методической и процедурной стороны найма, которая должна опираться на организационную культуру трудового коллектива, требования к трудовому процессу на каждом вакантном месте и соответствующие этим требованиям личностные качества будущего наемного работника;
2. избыточное значение, придаваемое знаниям и умениям, полученным на прежнем месте работы, записям в трудовой книжке, рекомендациям. Человек как личность не остается неизменным в течение трудовой жизни, и эти изменения могут нести весьма существенный характер;
3. недооценка возможностей внутреннего отбора для покрытия вакансий.

^{Затраты на адаптацию}

^{Для повышения  достоверности аудиторских  свидетельств следует  тщательно проанализировать информацию о причинах увольнения, полученную от работников, которые увольнялись в течение года после найма. В этой связи аудитору, скорее всего, предстоит обратить внимание на условия труда и адаптации вновь принятого персонала.}

^{Затраты на набор персонала, приведенные выше, составляют только часть  стоимости вхождения  на предприятие нового лица. Аудиторская  экспертиза должна также включить в себя анализ затрат на социализацию (привыкание, обучение, адаптацию).}

^{Любое вновь принятое лицо, вне зависимости  от типа организации  и сферы деятельности, проходит последовательно  три фазы:}

• ^{информационную фазу;}
• ^{фазу обучения профессии;}
• ^{фазу личного вклада в предприятие.}

^{Информационная  фаза начинается с  момента поступления  в организацию и соответствует периоду, который новый работник посвятил освоению своих должностных обязанностей и документов своего предшественника, представлению сотрудникам, с которыми он будет непосредственно работать, а также изучению информации о предприятии и собственных функциональных обязанностях. В течение этой фазы, которая длится от нескольких дней до нескольких месяцев, новый сотрудник играет главным образом пассивную роль. Его эффективность в этот период рассматривается как низкая.}

^{Вторая  фаза соответствует  этапу освоения профессии. Новый работник начинает решать задачи, для  которых он был  нанят. Эта фаза длится до того момента, когда  он приобретет практические навыки в своей  профессии, т.е. сможет осуществить задачу самостоятельно, избегая  принципиальных ошибок.}

^{Третья  фаза - фаза «личного вклада». Новый работник приобретает достаточный  опыт для критического подхода к своей  работе и начинает проявлять инициативу. Именно во время этой третьей фазы появляется возможность констатации первых результатов и исправления допущенных ошибок.}

^{Новичок приобретает представление  о жизни компании, о людях, которые ее составляют и, что самое главное, образующих организационную и информационную среду для выполнения его собственных должностных обязанностей. Только преодолев этот порог знания, он сможет играть роль инициатора.}

^{В процессе переговоров с  руководством организации  аудитор может  оценить стоимость  адаптации. В том  числе:}

• ^{оценку среднего времени, необходимого новому работнику для ознакомления с должностью;}
• ^{описание главных фаз адаптации;}
• ^{оценку количества времени, уделенного работнику новыми коллегами;}
• ^{кривую, отражающую эволюцию эффективности новичка как функцию времени (рисунок 1).}

^{Рисунок 1}

^{Зависимость эффективности работника  от времени}

^{адаптации}

^{Если  аналогичные обязанности  выполнялись ранее  другим сотрудником организации, то его уровень эффективности можно принять за нормальный (по крайней мере, равный 100%). Стоимость ниже - эффективность соответствует разнице между последовательными уровнями эффективности новичка (все < 100%) и нормальным уровнем (100%).}

^{Стоимость адаптации представлена площадью фигуры, заключенной  между кривой и  уровнем 100% (заштрихованная область на рисунке 2). Достаточно при подсчете стоимости оценить количество дней или месяцев, составивших эту площадку и на этом основании назначить ежемесячную зарплату новичку (с учетом всех издержек).}

^{Надо  также учитывать  повышенный расход материалов у новых рабочих, ошибки у нового бухгалтера, которые надо будет исправлять, и т.д. Вопрос оценки вклада этих факторов в понижение доходности весьма деликатен.}

^{Что касается рабочих, то контроль за количеством отказов  оборудования, на котором он работает, и процент допущенного по его вине брака при сравнении с нормой может установить эту меру, но для служащих или руководителей, особенно в случае создания новой службы на предприятии, проблема более трудна: что принять за единицу производительности, на какие нормы ссылаться?}

^{Время неэффективности (площадь, заштрихованная над  кривой) является превосходным показателем, чтобы сравнить разные политики адаптации; определить не только общий срок адаптации, но также скорость роста эффективности в период освоения.}

^{Оценить значимость затрат на адаптацию З_а возможно соотношением:}

^{=Стоимость адаптации  /Стоимость набора}

^{Значительность  затрат на адаптацию  в общей доле затрат на найм привела к необходимости дальнейших исследований в области учета человеческих ресурсов. Когда предприятие осуществляет программу набора и адаптации, результаты финансового года ухудшаются из-за этих расходов, которые составляют капиталовложение.}

^{В управленческом учете существует прием, основанный на погашении затрат на адаптацию за вероятное  время, которое рабочий  проведет на предприятии: в случае увольнения работника, еще не погашенные расходы относятся к потерям.}

^{Такая система делает более  четким учет последствий  некоторых решений по персоналу, в том числе связанных с затратами на ротацию и использование неэффективных человеческих ресурсов. Социальный аналитический учет становится инструментом управления, столь же ценным, как аналитический учет эксплуатации.}

^{1.3 Этапы  аудита найма персонала}

^{Наиболее  трудным и ответственным  является подготовительный этап. В рамках этого  этапа нужно не только сформировать аудиторскую группу из квалифицированных  специалистов, но, что  особенно важно, разработать  методическое обеспечение комплексного аудита. Оно должно включать: методику проведения аудита, перечень основных критериев и показателей оценки по основным направлениям аудита, содержать перечень организационных документов, которые можно использовать в ходе аудита, и специальных форм для сбора информации, схему коммуникаций между участниками аудита.}

^{Схема коммуникаций является важнейшим инструментом аудита, поскольку позволяет отслеживать информационные потоки и своевременно обобщать промежуточную аудиторскую информацию, координировать и корректировать дальнейшие действия, а также избежать повторного сбора информации. В рамках подготовительного этапа составляется временной график проведения аудита, желательно с понедельной разбивкой.}

^{Принятая  практика выделения  рабочей недели является объективным временным  критерием выполнения работ. При хорошо продуманной и  организованной процедуре аудита ее продолжительность не должна занимать более 1,5-2 месяцев. Эти сроки позволяют соблюсти требование получения оперативной информации для принятия управленческих решений. Проводить аудит системы найма персонала наиболее целесообразно в конце отчетного года (ноябрь-декабрь), это позволит учесть полученные результаты при планировании работы на следующий год.}

^{Основной  этап аудита системы  найма персонала  представляет собой  совокупность действий аудиторов, направленных на получение достоверной  и оперативной  информации об управлении персоналом по составляющим комплексного аудита.}

^{Как уже  говорилось выше, целью  комплексного аудита системы найма  персонала является оценка ее фактического состояния и уровня его соответствия организационному развитию фирмы, ее стратегии и целям в конкретных условиях деятельности, т.е. с учетом влияния факторов внешней и внутренней среды.}

^{Получить  объективное представление  о состоянии системы  найма персонала и уровне ее развития в конкретной организации нельзя без учета силы влияния факторов среды, к которым относятся внешние, внутриорганизационные и внутрисистемные факторы, поэтому начать аудит следует с анализа этих факторов.}

^{Примеры воздействия факторов среды на управление персоналом представлены в таблице 1.}

^{Таблица 1}

^{Степень влияния факторов среды на систему  управления персоналом}