Аудит по расчетам с подотчетными лицами

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 

    ВВЕДЕНИЕ. 

    Хозяйственная деятельность предприятий сопряжена  с расчетами с работниками по суммам денежных средств, выданных на выполнение операционно–хозяйственных задач, заключающихся в покупке за наличный расчет товаров у других организаций, оплате за выполненные работы, оказанные услуги и для компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы.

      Мною  выбрана эта тема потому, что бухгалтерский  учет расчета с подотчетными лицами имеет важное значение для самого предприятия. А также правильное отнесение подотчетных сумм на прибыль и начисления налога с нее, правильное начисление суммы подоходного налога с подотчетного лица. Как раньше, так и сейчас происходят хищения денежных средств у предприятия, осуществляется некомпетентное ведение бухгалтерского учета денежных средств, в результате чего предприятию наносится ущерб и оно несет убытки. Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с подотчетными лицами. Нередко ошибки допускаются с ведома самих руководителей организации.

    Целью курсовой работы заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. А также изучение и проведение обобщения теоретического и практического материала, формирования собственного профессионального суждения по теме исследования. Изучение вопроса аудита расчетов с подотчетными лицами. Выбор темы связан с актуальностью данной проблемы существующей в бухгалтерском учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

    Для решения цели курсовой работы мною были поставлены следующие задачи:

    1. Рассмотреть теоретические основы организации учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.

    2. Изучить основные нарушения в  учете расчетов с подотчетными лицами.

    3. Проверить правильность документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

    4. Изучить методику проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

      Первая  глава посвящена теоретическим  основам организации и ведения  бухгалтерского учета  операций по расчетам с подотчетными лицами и  прочим операциям, а также  организации внутреннего контроля по соблюдению нормативно -законодательных документов регулирующих выдачу денег подотчет, что понимается под терминами «подотчетные суммы» и «подотчетные лица», порядок выдачи денежных средств под отчет из кассы предприятия.

      Вторая глава  посвящена методологическим основам проведения аудиторской проверки  расчетов с подотчетными лицами и прочим операциям Для выявления возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

      Лица, получившие наличные деньги в подотчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. В этих целях применяются процедуры проверки в рамках аудита кассовых операций. Для проверки достоверности учета расчетов по прочим операциям  применяются методы сверки, сопоставления и обоснованности применения санкций  по возмещению убытков понесенных экономическим субъектом.

      В практической части своей курсовой работы с использованием аудиторских процедур и методов внутреннего контроля   выражу мнение о состоянии отчетной дисциплины, соблюдения порядка выдачи денежных средств под отчет, положительные и отрицательные стороны в организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами и прочим операциям.

    В качестве аудиторских доказательств  использовалась следующая информационная база:

1. Нормативно  – правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе план счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000г.). Налоговый кодекс российской Федерации (гл. 21,23,24.ю25). Порядок ведения кассовых операций № 40 от 04.10.93. Постановление правительства РФ от 8.02.02 г.№93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных, в пределах, которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО -1 «Авансовый отчет».

2. Учетные  документы, отражающие совершения хозяйственной операции: авансовый отчет (форма №АО-1), журнал регистрации авансовых отчетов, приказ о направлении работника в командировку (форма № Т – 9), командировочное удостоверение (форма № Т – 10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т10 а), список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы, приказы об утверждении смет представительских расходов, сметы представительских расходов, главная книга, журнал ордер №7;

3. Бухгалтерская  отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: ФОРМА №1 «Бухгалтерский баланс» (строка баланса 246 –прочая дебиторская задолженность),;

4. Прочие  документы, отражающие законность  совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

      1.1. Понятие и бухгалтерский  учет по расчетам с подотчетными лицами. 

      В практике хозяйственной деятельности организации часто возникают расходы, которые производят через своих сотрудников, которым выдаются наличные деньги под отчет.

      Подотчетными  суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

      Подотчетные лица – это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе  организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д. Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживание и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным суммам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.

      Для учета таких расчетов используется самостоятельный синтетический  счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту – расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед организацией (дебиторскую), а кредитовый – задолженность организации пред работником (кредиторскую). При наличии в организации отдельных структурных подразделений, филиалов или отдельных видов деятельности к счету «Расчеты с подотчетными лицами» могут открываться субсчета. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

      При выдаче аванса подотчетному лицу производится бухгалтерская запись:

      Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      К-т 50 «Касса».

      После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметкой о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытие к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хозяйственных расходов сдаются с документами (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расходы. Неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу организации.

      На  основании утвержденных руководителем  авансовых отчетов суммы произведенных  расходов относятся на бухгалтерские  счета:

      Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные   расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

      К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Суммы налога на добавленную стоимость  по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются по счетам:

      Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»

      К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      При возврате остатка неиспользованного  аванса на бухгалтерских счетах делается запись:

      Д-т 50 «Касса»

      К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      Не  сданные в срок суммы неиспользованного  аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

      Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

      К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

      На  суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, делается следующая корреспонденция счетов:

    Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

    К-т  94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

      Служебной  командировкой  признается  поездка  работника   по распоряжению   руководителя  организации на определенный срок в другую местность  для  выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

      Направление работников в командировку производится   руководителями  этих предприятий и  оформляется выдачей  командировочного удостоверения.

        По усмотрению руководителя организации   наряду  с  командировочным   удостоверением  направление работника в командировку может оформляться приказом.

        Командировочное удостоверение   может   не   выписываться,   если работник  должен  возвратиться  из  командировки  в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

      Срок  командировки  работников  определяется   руководителями предприятия,  однако  он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

      Фактическое время пребывания в месте командировки определяется  по  отметкам  в  командировочном  удостоверении  о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из  места  командировки.

      Если  работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

      Отметки в  командировочном  удостоверении  о  прибытии и выбытии работника  заверяются той печатью,  которой обычно пользуется в своей хозяйственной  деятельности  то  или иное предприятия или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

      Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета,  автобуса или  другого  транспортного  средства  из  места постоянной  работы командированного,  а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в  место  постоянной  работы.  При отправлении  транспортного  средства  до  24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются  текущие  сутки,  а  с  0  часов  и позднее  -  последующие  сутки.  Если  станция,  пристань,  аэропорт находятся  за  чертой   населенного   пункта,   учитывается   время, необходимое для проезда до станции,  пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Командированному  работнику  возмещаются  расходы  по  найму жилого помещения и проезду к месту командировки и  обратно  к  месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.     В пределах норм подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах.

      Расходы по найму жилого помещения за время  вынужденной остановки в пути,  подтвержденной соответствующими документами,  возмещаются.

      Расходы  по  проезду  к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику  в  размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего  пользования  (кроме  такси),  включая  страховые платежи  по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте,  оплату  услуг  по  предварительной  продаже   проездных документов,   расходы   за   пользование   в   поездах   постельными принадлежностями.

      Командированному  работнику   оплачиваются   расходы  по  проезду транспортом  общего назначения (кроме  такси)  к  станции,  пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.     При наличии нескольких видов транспорта,  связывающих  место постоянной   работы   и   место  командировки,  администрация  может предложить командированному работнику вид  транспорта,  которым  ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

      Командированному  работнику  перед  отъездом в командировку, выдается  денежный  аванс  в пределах сумм,  причитающихся на оплату проезда,  расходов по найму жилого помещения и суточных, расчет делает главный бухгалтер на основании приказа. В течение 3 дней  по  возвращении  из  командировки  работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому   отчету   прилагаются   командировочное   удостоверение, оформленное  в  установленном  порядке,  документы  о  найме  жилого помещения и  фактических расходах по проезду.

      Расходы, связанные с командировками работников организации и подтвержденные необходимыми оправдательными документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Указанные расходы относятся к нормируемым, т.е. при определении налогооблагаемой прибыли расходы на командировки принимаются только в пределах норм, установленных Министерством финансов РФ. В связи с ростом инфляции они повышаются. Нужно заметить, что нормы оплаты командировочных расходов установлены раздельно для командировок внутри страны, в страны СНГ и в другие страны.

      Руководитель  организации может разрешить  оплату командировочных расходов сверх  установленных норм. Но в этом случае сумма превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда (рассматривается как беспроцентная ссуда) и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы

      При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм. Полученную в банке валюту отражают:

      Кроме указанных выше расчетных отношений, на счете «Расчеты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по выданным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет работникам чековых книжек отражается на бухгалтерских счетах следующей записью:

      Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

      После представления работником отчета об использованных чеках на их сумму делается запись с обратной корреспонденцией счетов; сальдо по счетам «Расчеты с подотчетными лицами» и «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если возникает разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки» и показывает сумму средств по неиспользованным чекам.

      . Представительские   расходы,   связанные   с   деятельностью  организации,  -  это  расходы  организации  по  приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных),  участвующих в    переговорах    с    целью    установления  и  (или)  поддержания взаимовыгодного  сотрудничества,  а  также  участников,  прибывших на заседания  совета   (правления)  или   другого  аналогичного   органа организации.                                                        

      К  представительским  расходам  относятся  расходы,  связанные  с проведением  официального   приема  (завтрака,   обеда  или   другого аналогичного    мероприятия)    представителей    (участников),    их транспортным   обеспечением,   посещением   культурно   -   зрелищных мероприятий,   буфетным   обслуживанием   во   время   переговоров  и мероприятий  культурной  программы,  оплатой  услуг  переводчиков, не состоящих в штате организации.                                      

      Включение  представительских  расходов  в  себестоимость продукции (работ,  услуг)  разрешается  только  при  наличии  первичных учетных документов, в  которых должны  быть указаны  дата и  место проведения деловой  встречи  (приема),  приглашенные  лица, участники со стороны организации,  конкретное  назначение  расходов  и  величина расходов.

      Организации рекомендуется определить конкретный порядок  расходования средств  на  представительство,   их  документального  оформления   и контроля, включая  установление круга  лиц, имеющих  отношение к этой деятельности организации.                                           

      При  этом  фактические   расходы,  отнесенные  на   себестоимость продукции  (работ,  услуг)  для  целей  налогообложения,  не   должны превышать предельных размеров, исчисляемых по следующим нормативам:

                                         

      Организации,  осуществляющие   торговую  деятельность,   при расчете  предельных  размеров  представительских  расходов используют показатель валовой прибыли.         

      1.2. Состав первичных  и нормативных документов по расчетам с подотчетными лицами.

    Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны – это состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами. Так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

    Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

    · авансовый отчет;

    · приказы о направлении сотрудников  в командировки;

    · командировочные удостоверения;

    · копии загранпаспортов с отметками  о пересечении границы;

    · список лиц, которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

    · сметы представительских расходов;

    · приказы об утверждении смет представительских  расходов;

    · оправдательные первичные документы.

    Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

    · журнал-ордер № 7, объединяющий в  себе аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

    · главная книга;

    · иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

    Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

    1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.96 N 129-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" — Содержит перечень обязательных реквизитов первичных докумен-тов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгал-тером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бух-галтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами(статья 9, п. 3).

    2. ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ  УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И  ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ  КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ  ВАЛЮТЕ" утверждено ПРИКАЗОМ Минфина  РФ от 13.06.95 N 50 — Положение регулирует  особенности бухгалтерского учета  имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

    3. ПОЛОЖЕНИЕ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ  ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ  ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ  В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ, утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97) — содержит полный перечень затрат, которые фирма вправе относить на себестоимость (п.2 "и" — затраты на командировки).

    4. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ  В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утвержден  Решением Совета Директоров Центрального  Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 — Содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним( гл. 1, пункт 11).

    5. ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ПРЕДПРИЯТИЙ И ИНСТРУКЦИЯ ПО  ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97) —правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

    6. ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) "О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" — в соответствии с пунктом 19 Инструкции, НДС по приобретенным у организаций оптовой торговли и производителей за наличный расчет материальным ценностям принимается к зачету лишь при наличии соответствующих первичных документов (приходный кассовый ордер, накладная на отпуск товаров), содержащих сумму НДС отдельной строкой). При этом в соответствии с пунктом 1 "ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА СЧЕТОВ - ФАКТУР ПРИ РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" утвержденным ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 29.07.96 N 914 (ред. от 02.02.98) обязательным условием для зачета НДС, помимо упомянутых выше документов, является наличие счета-фактуры на приобретенные товары, содержащей сумму НДС отдельной строкой.

    7. ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ  от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) "ПО ПРИМЕНЕНИЮ  ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  "О ПОДОХОДНОМ НАЛОГЕ С ФИЗИЧЕСКИХ  ЛИЦ" — в соответствии с  пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.