Аудит с подотчетными лицами. 2

      Содержание 

Введение…………………………………………………………………………….1

1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами…4
1. Нормативно-законодательная база аудита расчетов с подотчетными лицами………………………………………………………………………………4
2. Теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами……………………...7
3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами…………..10
4. Оформление документов по командировкам……………………...13
5. Возмещение сумм расходов на хозяйственные нужды…………...20
6. Проверка правильности возмещения сумм представительских расходов….21
7. Типичные ошибки и нарушения, обнаруживаемые в процессе аудита……22

2. Планирование  аудита учета расчетов  с подотчетными лицами в ООО «ШИК»……………………………………………………………….25

        2.1. Организационно-экономическая характеристика  аудируемого лица….25

       2.2. Оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля ООО «ШИК»……………………………………………………………………………26

       2.3. План и программа аудита  учета расчетов с подотчетными  лицами ООО «ШИК»…………………………………………………………………………….32

3. Аудит учета  расчетов с подотчетными лицами в ООО «ШИК»………..…38

      3.1. Аудиторские процедуры по сбору  доказательств………………………...38

      3.2.Основные результаты проверки…………………………………………....40

     3.3. Рекомендации по совершенствованию  учета расчетов с подотчетными  лицами……………………………………………………………………………..45

Заключение………………………………………………………………………….49

Список используемой литературы…………………………………………………51 
 

     Введение 

     В России аудиторская деятельность –  явление достаточно новое, обусловленное  переходом к рыночной экономике. В начале 90-х годов, когда по мере акционирования предприятий сократилась сфера государственного контроля и ведомственные ревизионные службы прекратили свое существование, начался процесс массового создания аудиторских фирм.

     Аудит имеет достаточно давнюю историю. Первые независимые аудиторы появились еще в 19 веке в акционерных компаниях Англии, затем в Америке, Германии, Франции.

     Аудит – это вид деятельности, заключающийся  в сборе и оценке фактов, касающихся функционирования и положения экономического объекта (самостоятельного хозяйственного подразделения) или касающихся информации о таком положении и функционировании, и осуществляемый компетентным независимым лицом, которое, исходя из установленных критериев, выносит заключение о качественной стороне этого функционирования. Главная цель аудита состоит в определении достоверности и правильности финансовой отчетности субъекта проверки, а также контроле за  соблюдением клиентом законов и норм хозяйственного права и налогового законодательства.

     Потребность в услугах аудитора возникла в связи с обособлением интересов тех, кто непосредственно занимается управлением предприятием (администрация, менеджеры), кто вкладывает средства в его деятельность (собственники, акционеры, инвесторы), а также государства как потребителя информации о результатах деятельности предприятий.

     Наличие достоверной информации позволяет  повысить эффективность функционирования  рынка капитала и дает возможность  оценивать и прогнозировать последствия  принятия экономических решений.

     Проведение  аудиторской проверки даже в тех случаях, когда она не является обязательной, несомненно, имеет важное значение.

     Собственники, и, прежде всего, коллективные собственники – акционеры, пайщики, а также  кредиторы не в состоянии самостоятельно убедиться в том, что все операции предприятия, многочисленные и зачастую очень сложные, законны и правильно отражены в отчетности, так как они обычно не имеют доступа к учетным записям и соответствующего опыта, а поэтому нуждаются в услугах аудиторов.

     Целью курсовой работы является раскрытие  теоретических и методологических основ аудита расчетов с подотчетными лицами.

     Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

     Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

     Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

     Целью данной работы является изучение действующего порядка аудиторской проверки на предприятии и применения полученных знаний для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами.

     Достижение  поставленной цели обуславливает решение  следующих задач:

• рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
• рассмотреть этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;
• на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами в ООО «ШИК» и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.

     Поскольку расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты. Будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами.

1. Нормативно-законодательная  база аудита расчетов с подотчетными лицами

     Ведение бухгалтерского учета организации  должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

     Существует  целый свод правил, по которым ведется  бухгалтерский учет. И отступление  от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

     Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

     - Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных  реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять  документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

     - Гражданский кодекс Российской  Федерации от 30.11.1994 г. № 51 –  ФЗ, договор купли – продажи  от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает  определение подотчетным лицам,  подотчетным суммам, командировкам  и т.д.

       - Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 – ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), с изм. от 29 декабря 2010 года N 437-ФЗ Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.

      -Налоговый кодекс Российской  Федерации от 31.07.1998г. № 146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.1998) с изм. ФЗ от 28.12.2010 N 404-ФЗ. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

     - ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

     - Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним ( гл. 1, пункт 11).

        - Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 27.01.2011 N 30) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

     - План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

     - Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

     По  командировкам в пределах Российской Федерации:

     - Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" - содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

     - Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

     По  командировкам за границу:

     - Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ  запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

     - Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках. 

2. Теоретические основы учета и  аудита расчетов с  подотчетными лицами

     Подотчетными  лицами являются только работники организации, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы¹.

     С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций и оформляется только расходными кассовыми ордерами².

     Подотчетными  суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации  на расходы по командировкам, хозяйственные  и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности, с:

     - приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров за наличный расчет;

     - оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

     - расходами на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

     - представительскими расходами.

     Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации или непосредственно  из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок.

     Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и подрядчиками и т.д. Поэтому при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

     - соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов  на командировки по территории  Российской Федерации;

     - соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов  на зарубежные командировки;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов налогообложение  расходов на командировку;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  хозяйственные нужды;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;

     - соответствует ли положениям  нормативных актов документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами;

     - соответствуют ли положениям  нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;

     - имеется ли на предприятии  список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги  на хозяйственные нужды;

     - выдаются ли новые авансы лицам,  не отчитавшимся по ранее полученным  под отчет суммам;

     - оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия)  по направлению работников в  командировки;

     - организован ли аналитический  учет командировочных расходов;

     - производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

     По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии  расчетов с подотчетными лицами в  организации. Представленный вопросник  позволяет сделать аудитору целый  ряд промежуточных выводов, на основании  которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все  методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных  и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

     Размер  денежной суммы и срок, на который  она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена  выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

     Аудитору  необходимо удостовериться в том, что  приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы³. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. 
 

3. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

     В бухгалтерском учете для отражения  расчетов с сотрудниками организации  по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 "Расчеты с  подотчетными лицами". На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

     На  выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Далее эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

     Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

     При выдаче работнику наличных денег  из кассы организации на хозяйственные расходы аудитору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете сделана запись:

     Дебет 71, субсчет "ФИО", Кредит 50.

     При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм, что отражается записью:

     Дебет 44, 10, 08, Кредит 71.

     Если  организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного  поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 "Налог на добавленную  стоимость". Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

     Дебет 19, Кредит 71.

     Если  подотчетное лицо не использовало всю  сумму выданного аванса, то оно  должно вернуть неиспользованный остаток  в кассу. Данная операция должна быть отражена записью:

     Дебет 50, Кредит 71.

     Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу  организации, то остаток невозвращенного  аванса должен быть отнесен на счет 94:

     Дебет 94, Кредит 71.

     В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы  работника, то в бухгалтерском учете  делается запись:

     Дебет 70, Кредит 94.

     При погашении работником суммы долга  по подотчету можно также использовать счет 73. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:

     Дебет 94, Кредит 73,

     Дебет 73, Кредит 50.

     Так как в настоящее время достаточно широкое применение получают расчеты  с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи:

     Дебет 55, Кредит 51 (52) - переведены денежные средства на специальный карточный счет,

     Дебет 71, Кредит 55 - перечислены денежные средства работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов.

     Несмотря  на то что практически любая организация  достаточно часто осуществляет операции по расчетам с подотчетными лицами, анализ аудиторской практики показывает, что количество проблем и ошибок, допускаемых бухгалтерами при отражении  подобных операций в учете, остается достаточно большим.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются такие аудиторские  процедуры, как просмотр и сравнение  документов, наблюдение за выполнением  хозяйственных и бухгалтерских  операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и др. 

4. Оформление  документов по командировкам

     Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие  документы (ст. 166 ТК РФ),:

     - приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а);

     - командировочное удостоверение  (форма N Т-10);

     - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (форма N Т-10а);

     - авансовый отчет (форма N АО-1).

     Следует обратить внимание на то, что согласно Письму Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 одновременно оформлять документы  по формам N Т-9, N Т-9а и N Т-10 необязательно, так как приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. А если командированный работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он отбывал в командировку, командировочное удостоверение может не выписываться. Однако в Письме Минфина России от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89 составление перечисленных документов обязательно.

     Аудитору  важно обратить внимание на то, что  нет необходимости оформлять  командировочное удостоверение  при направлении работника в  загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника⁴.

     Работник, вернувшийся из командировки, не позднее  трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

     Аудитору  следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

     Командированному  работнику по авансовому отчету оплачивают:

     - расходы по найму жилого помещения;

     - расходы по проезду к месту  командировки и обратно;

     - суточные;

     - другие расходы (оплату услуг  связи или почты).

     На  оплату таких расходов работнику  перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аванс выдается в рублях (при командировках по Российской Федерации) или в валюте страны, в  которую он направляется (при зарубежных командировках). Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета, т.е. организации для получения валюты необходимо открыть валютный счет в банке.