Содержание

    Введение

   В процессе осуществления своей деятельности предприятия вступают в хозяйственные связи с разными предприятиями, организациями и лицами. Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов.

   Расчеты осуществляются в денежной форме. Денежные средства – это финансовые ресурсы организации, самые высоколиквидные активы, возможные обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность погашения кредиторской задолженности предприятия. Между организациями большинство расчетов производится безналично. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций, замещающих наличные деньги в обороте. Поэтому большое значение имеет учет денежных средств и контроль за их обращением на расчетных и валютных счетах в банках. Наличными же средствами ведутся внутренние расчеты. Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. В условиях рыночной экономики следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и следовательно, необходимо постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли. Поэтому бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования.

   Контроль  за движением денежных средств, расчетами  и банковским кредитом является одной  из основных задач для предприятий. Обычно контроль осуществляется аудиторами. Если в составе организации нет аудиторской службы, то необходимо прибегнуть к помощи сторонней аудиторской фирмы.

1. Теоретические основы аудита учета и сохранности денежных средств

   1.1 Сущность, задачи, цели аудита учета и сохранности денежных средств

   Для строгого соблюдения кассовой дисциплины важное значение имеет предварительный  контроль, который обязаны осуществлять руководители и главные бухгалтеры организации в момент оформления и подписания кассовых документов,  и тем самым, заранее предупреждать законность, экономическую и хозяйственную целесообразность использования денежных средств и соблюдения норм их расходования.

   В деле обеспечения сохранности и  рационального использования денежных средств большую роль играет также последующий контроль, который осуществляется при приемке кассовых отчетов, проведении периодических инвентаризаций денежных средств и денежных документов в кассе и проверке правильности учетных записей.

   Денежным  средствам свойственен неотъемлемый риск, поэтому для обеспечения их сохранности, надлежащего учёта и рационального использования обязательно наличие внутреннего контроля над денежными средствами. Организация внутреннего контроля за движением денежных средств должна строиться на определённых правилах.

   1. Прежде всего, установление системы выдачи разрешений руководством на те или иные хозяйственные операции и виды деятельности. В этих целях определяется соподчиненность должностных лиц, с правом подписи финансовых документов, исходя из сущности операции, размера денежных сумм. Такое право работника закрепляется в должностных инструкциях или в приказе о приёме на работу. Для работы с банковскими документами дополнительно оформляется карточка образцов подписей первого и второго лица в финансовой службе компании. Бухгалтерия не в праве принимать к обработке кассовые и банковские документы, санкционированные другими лицами, не имеющие на это права.

   2. Обеспечение надёжной защиты электронной подписи и доступа к ней, определение мер предосторожности и контроля.

   3. Разработка в бухгалтерии схемы документооборота с указанием последовательности выписки документов, санкционирования операции подписями должностных лиц, завершая процедурами сдачи их в архив.

   Кассовые  и банковские документы:

• выписываются бухгалтером, регистрируются в книге;
• санкционируются главным бухгалтером;
• затем подписываются первым руководителем;
• исполняются кассиром и включаются в отчет материально- ответственного лица;
• и возвращаются в бухгалтерию.

   4. Определение бухгалтерией формы бланков документов или выбор из имеющихся на данный момент образцов. При этом необходимо протестировать реквизиты документов, насколько они раскрывают существа описываемой в них операции, учесть при этом требования бухгалтерского, статистического и оперативного (налогового) видов учета.

   5. Обеспечение надежности системы  регистрации и сквозной нумерации  кассовых и банковских документов. Систематически проверять, обеспечивает  ли это мера полноту регистрации  всех операции субъекта и сохранность  информации на бумажном носителе.

   6. Установление системы обеспечение  сохранности электронной версии  бухгалтерий, проверка своевременности  оформления документов и регистров  учета на бумажном носителе, заверения  подписями исполнителей и бухгалтера, заключение их в переплет.

   7. Обеспечение постоянной сверки  учетных данных с фактическими  остатками денежных средств, меняя  часто исполнителей этих работ,  чтобы не возник «фактор срастания».

   8. Распределение обязанностей между  работниками бухгалтерий таким  образом, чтобы намеренные и случайные ошибки, допущенные одним, выявлялся своевременно другим бухгалтером. Предусмотреть условия, исключающие возможность и необходимость договора между должностными лицами. В частности строго соблюдать разделение обязанностей между лицами:

• санкционирующими и осуществляющими операции (руководство и исполнение);
• обеспечивающими физическое хранение и контроль за их использованием (материально – ответственное лицо и внутренний аудитор);
• отражающими операции в учете (бухгалтер).

   Как следует из этого, для каждой операции должны быть минимум пять источников контроля.

   9. Соблюдение своевременности предоставления  трудового отпуска бухгалтерам  и другим материально- ответственным  лицам. Обычно это сопровождается  передачей дел и активов другим  лицам, что внутренне дисциплинирует исполнителей, или своевременно выявляются несоответствие данных, исключаются ошибки из-за усталости работника.

   10. Оформление договоров о материальной  ответственности с лицами, имеющими  доступ к активам компаний, в  момент приема их на работу.

   Проверять, не имели ли работники в прошлом, какие – либо юридические ограничения  для работы с ценностями.

   11. Соблюдение последовательности  обработки информации в бухгалтерском  учете: от первичных документов  до финансовой отчетности.

   12. Регулярная сверка внутренних оборотов денежных средств, путем сличения кассовых документов с выписками из лицевых счетов в банке. Обеспечивать незамедлительное оприходование поступивших денег, незамедлительное списание выплаченных денег.

   13. Постоянная сверка движения денег на валютном счете с паспортами сделки по импортным и экспортным операциям на своевременность их исполнения.

   14. Своевременная оценка остатков  иностранной валюты на национальный  эквивалент денег и регистрация  курсовой разницы.

   15. По возможности, ограничение объема наличного оборота денег, устанавливать лимиты остатков в кассе с целью предотвращения кражи и присвоения денег.

   16. Своевременное приобретение денежных  эквивалентов с целью получения  инвестиционных доходов.

   17. Реальная оценка краткосрочных инвестиции в балансе, результатов переоценки в отчете о прибылях и убытках.

   Таким образом, организованный внутренний контроль обеспечит по меньшей мере, две  функции бухгалтерского учета: предупредительную и защитную.   

2.   Аудит учёта и сохранности денежных средств

   2.1  Значение, цель и последовательность проведения аудита учета и сохранности денежных средств

   В современных рыночных условиях важное место в системе контроля отводится аудиту, призванным осуществлять независимую экспертизу и анализ финансовой отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей. В достоверности финансовой отчетности и обоснованной информации для разработки рекомендаций, проектов бизнес-планов, затрат и финансов с целью повышения эффективности управления процессами деятельности заинтересованы все участники хозяйственного оборота независимо от форм собственности. Всем пользователям необходима достоверная, объективная и полная учетная информация о хозяйственно-финансовым положении предприятия. Правдивость и точность учетных данных и содержания финансовой отчетности может подтвердить аудиторская проверка.

   Согласно закона Республики Казахстана «Об аудиторской деятельности» от 05.05.2006 г. № 139, который регулирует отношения, связанные с осуществлением аудиторской деятельностью в нашем государстве, дано следующее определение аудита: «Аудит – проверка в целях выражения независимого мнения о составлении финансовой отчетности и прочей информации в соответствии с законодательством Республики Казахстан».

   Целью аудита согласно Международному стандарту аудита «Цель и общие принципы, регулирующие аудит финансовой отчетности» является составление заключения по финансовым отчетам, дающего представление о составлении их существенных параметров основам финансовой отчетности.

   Это основная цель может дополняться обусловленными в договоре с клиентом задачами выявления резервов лучшего использования  налогов, разработкой мероприятий по улучшению финансового положения предприятия, оптимизации затрат и результатов деятельности, доходов и расходов. Для достижении этой цели перед аудитом стоят следующие основные задачи:

• обеспечении достоверности финансовой отчетности предприятия;
• сбор и оценка достаточного количества компетентных сведений, чтобы создать логически обоснованную базу для принятия решений;
• всесторонний анализ экономики предприятия или вида его деятельности, (инвестиционной, маркетинговой и т.п.);
• проверка соответствия деятельности предприятия его уставу, обоснованности составленного предприятием бизнес-плана;
• контроль за соблюдением законодательства, регулирующего хозяйственную деятельность предприятий, ведение бухгалтерского учета, составления финансовой отчетности;
• проверка первичных документов;
• оказание консультационной помощи клиентам в части правильной организации и ведения бухгалтерского учета;
• содействие укреплению и возрастанию собственности клиента.

   Аудит – это строго организованный процесс, которому присущи особенности составления  документации, определенные этапы проведения и порядок осуществления аудиторских  процедур.

   Для проведения аудита между аудитором (аудиторской организацией) и заказчиком составляется договор. В договоре должны быть предусмотрены предмет, сроки и место проведения проверки, размер и порядок оплаты, ответственность сторон.

   Условия договора могут быть изменены  по обоюдному согласию сторон, но при этом должны быть согласованы новые условия.

   Договор между аудитором (аудиторской организацией) и клиентом может быть не только изменен, но и расторгнут при невыполнении обязательств и по другим причинам. Поэтому до заключения договора необходимо сторонам тщательно продумать условия обязательств, чему способствует составление письма – соглашения.

   Письмо  – соглашение согласно Международному стандарту аудита «Условия соглашений по аудиту» документально подтверждает согласие аудитора с поставленной задачей и масштабом аудита, на степень ответственности перед клиентом и форму представления отчета. Письмо – соглашение должно быть передано аудируемому субъекту до начала аудиторской проверки во избежание неправильного понимания принимаемых обязательств. Форма и содержание писем – соглашений зависят от запросов клиентов.

   Практика аудита различает следующие этапы:

   Этап 1. Общее изучение. Работа аудитора с  клиентами начинается задолго до выполнения собственного аудита. Так, если договор на аудиторское обслуживание заключается в начале отчетного периода (года), то этап аудита приходится на его окончание и начала следующего года.

   За  время, предшествующее этому этапу, аудитор начинает формировать свое мнение о предприятии, изучает такие сферы деловой активности как:

• маркетинг (какова клиентурная база фирмы);
• материально – техническое обеспечение (как складывается обстановка с закупками необходимых производственных ресурсов);
• исследовательская деятельность (какие ведутся разработки по совершенствованию технологии и техники, проектно – конструкторских и объемно – планировочных решений, организации строительного или промышленного производства);
• производство (каковы организационно – технические характеристики производственного процесса);
• реализация продукции (как фактически осуществляется отгрузка продукции, сдача готовых строительных объектов в эксплуатацию).

   Аудитору  также необходимо иметь достоверную  информацию о рыночных ценах на продукцию, потребляемую фирмой. Это вызвано  тем, что оценка правильности сделок проводится по состоянию уровня цен того периода, в котором эта сделка совершена, что связано с особенностями учета в условиях рынка. Так оценка активов производится по низкой из двух оценок – покупной или текущей рыночной. Если текущая рыночная цена меньше покупной, то возникший убыток должен признаваться немедленно в том отчетном периоде, в котором он установлен.

   Этап 2. Предварительное ознакомление. Предполагается посещение фирмы до начала работы аудитора. Аудитор знакомится с ходом производства, персоналом, местами хранения товарно-материальных запасов, оборудования и обеспечением их охраны, общей структурой организации (дочерних предприятий, участков, цехов, отделов) с состоянием производственной дисциплины. На этой фазе аудитора кроме визуального наблюдения аудитор использует различные средства опроса (анкета, интервью и т.п.). Порядок проведения аудиторских проверок согласно Международному стандарту аудита «Знание бизнеса» зависит в значительной мере от степени осведомленности аудитора о деятельности проверяемого предприятия, об уровне организации и ведения бухгалтерского учета на предприятии. Поэтому аудитору (аудиторской организации) необходимо приступить к сбору и изучению информации. Ознакомление следует начинать с изучения основных документов – свидетельства о регистрации, учредительного договора, устава, договор на поставку продукции, лицензий на право осуществления внешне – экономической деятельности и др.

   Только  в результате проведенного первоначального  изучения предприятия можно определить примерный объем предстоящей работы и ее продолжительность. В соответствии с объемом и е сложностью (один вид деятельности или несколько, производство одно или многих видов продукции, требуется проведение инвентаризации материальных ценностей или можно с уверенностью положиться на результаты инвентаризации, проведенной самим предприятием в предусмотренные правилами сроки и т.п.) определяется стоимость аудита и эта сумма согласовывается с клиентом.  Если клиент выражает сомнения в обоснованности суммы, то следует подкрепить ее величину соответствующими расчетами. Согласованная сумма, включая налог на добавленную стоимость, указывается в договоре на проведение аудиторской проверки.

   Большую помощь при подготовке к аудиту могут  оказать беседы с руководителями проверяемого предприятия, позволяющие более четко определить основные направления предстоящей работы по проверке.

   Этап 3. Планирование аудита. Любая эффективная  работа требует предварительного составления  четкого плана и программы. Планирование аудитором своей работы по проверке осуществляется таким образом, чтобы она была эффективна, качественна и выполнена к намеченному сроку.

   Этап 4. Системное изучение. Оно позволяет  определить потоки и объемы информации, пункт наибольшей загруженности сбором и обработкой информации и на этой основе сделать вывод: кому представлено право принятия решения и ответственность за реализацию этих решений по интересующим аудитора аспектам деятельности предприятия, то есть кто является центром ответственности. Такими центрами в зависимости от существа рассматриваемого аудитором вопросов могут быть руководитель предприятия, его заместители, главный бухгалтер, начальники отделов и т.п. Помимо бухгалтерского учета, ценным источником информации для аудитора являются другие информационные системы предприятия: материально – технического обеспечения и сбыта; контроля технологии производства; контроля качества; система планирование экономических норм и нормативов, система внутреннего контроля и т.д. Данные, полученные на основании документов, циркулирующих в системах, сравниваются и сопоставляются с аналогичными сведениями, содержащимися в бухгалтерских документах. В случае расхождений, аудитором проводится необходимое исследование с целью определения достоверной информации.

   Этап 5.Выполнение аудита. Этот этап и есть выполнение аудиторских процедур. В  целях наиболее эффективного способа  проведения аудита финансовой отчетности необходимо тематику аудита составлять в следующей последовательности:

1. Аудит цикла закупок. 
2. Аудит цикла производства.
3. Аудит цикла реализации и формирования финансовых результатов.
4. Аудит денежных средств.
5. Аудит долгосрочных активов.
6. Аудит цикла инвестирования.
7. Аудит обязательств и капитала.
8. Аудит правильности формирования учетной политики.

   По  каждой теме необходимо составить программу  аудиторской проверки, указав в ней последовательное осуществление необходимых аудиторских процедур и их исполнителей.

   Этап 6. Составление отчета о результатах  аудита. Аудитор (аудиторская организация) по результатам аудита составляет отчет и представляет его заказчику в срок, определенный договором. Выполнение аудитором (аудиторской организацией) договора определяется актом приема-сдачи аудиторского отчета.

   Аудиторские услуги в виде консультаций оформляются  справкой и другими официальными документами, а экспертиз – заключением или актом. Заключение аудита имеет правовое значение официального документа. Отчет аудитора должен содержать четко выраженное заключение о финансовых отчетах, взятых в целом.

   При проведении аудита предусматривается перечень вопросов, подлежащих проверке, с указанием периода (как правило, один год), за который должна быть проведена аудиторская проверка.

   Аудит может производится начиная с  проверки первичных документов, сводной  документации, записей в учетных регистрах, Главной книге и заканчиваться подтверждением (отказом от подтверждения) достоверности финансовой отчетности. И, наоборот, начиная с проверки финансовой отчетности и заканчивая проверкой первичной документации, при этом учитывается степень автоматизации отдельных участков и учетных работ.

   2.2 Организация аудита учета и сохранности денежных средств.

   Как отмечалось ранее, для осуществления  расчетов наличными предприятия  организовывают кассовые хозяйства. Касса  аудируемого субъекта предназначена для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств (в национальной и в иностранной валюте), а также денежных документов (ценных бумаг, бланков строгой отчетности). Кассовое хозяйство должно быть организованно в соответствии с правилами ведения кассовых операций, утвержденных Национальным банком Республики Казахстан.

   Денежные  средства относятся к тем активам, с которыми связан наибольший риск хищения, кражи, махинаций, так как  их легко скрыть и перевезти, на них  нет отличительных знаков принадлежности, они легко конвертируемы. Возможность незаконных действий с наличностью возникает также из-за того, что отдельные лица имеют свободный доступ к системе учета денежных средств, разрешение на их охрану. Поэтому на любом предприятии необходимо создать организованную систему внутреннего контроля за движением денежных средств.

   Система внутреннего контроля за движением  денежных средств – это политика и процедуры, разработанные для  того, чтобы защитить активы; обеспечить соответствие их с финансовой политикой  предприятия и достоверность данных, отражённых на бухгалтерских счетах.

   Внутренний  контроль за движением денежных средств  должен выполнять следующие функции:

• отдельное хранение и отдельный учёт денежных средств;
• учёт всех операций, произведённых за наличный расчёт;
• хранение только необходимого остатка в кассе;
• периодические проверочные подсчёты остатка в кассе;
• физический контроль денежных средств;
• контроль за поступлением денежных средств;
• контроль денежных расходов;
• контроль денежных средств на расчётных счетах;
• сверка кассовых остатков;
• сверка расчётных (валютных) счетов.

   Организованный  внутренний контроль будет препятствовать возникновению нарушений по операциям  с денежными средствами, позволит своевременно устранять недостатки в учете денежных средств, даст возможность для решения многих проблем, связанных с совершенствованием системы управления финансовыми ресурсами предприятия. Кроме того, эффективный внутренний контроль способствует более качественному проведению аудита и уменьшению его объемов.

   Основными задачами аудита денежных средств в кассе являются:

• проверка правильности организации кассового хозяйства и соблюдения правил ведения кассовых операций;
• проведение инвентаризации кассы и отражения в учете выявленных отклонений между фактически установленным наличием денежных средств и данными бухгалтерского учета:
• установление законности, достоверности и хозяйственной целесообразности операций с наличными денежными средствами;
• правильность отражения курсовой разницы по валютным операциям  Информационной базой аудита служат учетная политика предприятия; бухгалтерский баланс; Главная книга; отчет о движении денежных средств; журнал-ордер № 1, 2 и ведомость № 1, 2 (при ручном ведении учета) или машинограммы (при компьютеризации); приказы руководителя аудируемого субъекта на назначение инвентаризационной комиссии и материально – ответственных лиц (кассиров); договор о полной индивидуальной материальной ответственности; акт инвентаризации наличных денежных средств; приходные расходные кассовые ордера, платежные ведомости; журнал регистрации приходных кассовых документов; кассовую книгу; чеки денежные и расчетные; объявление на взнос наличными; платежное требование – поручение; выписку банка; валютные карточки.

         Аудит денежных средств  рекомендуется проводить в следующей последовательности:

• ознакомление с учетной политикой, в частности: какова периодичность предоставления кассового отчета, сроки проведения инвентаризации денег в кассе;
• в каких учреждениях, и на каких счетах банка имеется наличность; устанавливают по балансу правильность и тождественность остатков денег в кассе, на текущих, банковских счетах на начало и конец года, сверяют их с данными Главной книги, учетных регистров;
• обследуют первичную документацию по движению денег, все ли реквизиты в документах заполняются.

         В ходе аудиторской  проверки денег в кассе в тенге  и валюте аудитор предварительно знакомится с источниками и периодичностью поступления денег в кассу, порядком нумерации и выписки кассовых ордеров, видами расходов денег из кассы, обращает внимание на качество оформления документов, указывается ли в приходных и расходных ордерах основание для их составления и перечисляются ли к ним документы. Проверив каждый приходный и расходный кассовые ордера, аудитор устанавливает правильность их записи в отчете кассира с учетом даты, содержания операции, суммы и корреспонденции счетов. Затем подсчитывает итоги по приходу и расходу кассы и сверяет их с итогами, выведенными кассиром, и определяет остаток наличности в кассе на конец отчетного периода. Этот остаток сличают с остатком, указанным в следующем кассовом отчете и в журнале – ордере № 1 и ведомости № 1. Проверенные отчеты сравнивают с кассовой книгой с целью выявления возможных случаев изъятия документов, подчисток, дописок новых операций и т.д.

   Аудитор проверяет записи  журнале –  ордере № 1 и ведомости № 1, сверяя их с данными отчета кассира, подсчитывает в учетных регистрах итоги  вниз по графам по каждому корреспондирующему счету отдельно как по дебету, так и по кредиту и сопоставляет их с Главной книгой.

   Методика аудиторских процедур оприходования наличности в кассе зависит от источников их поступления. Проверка оприходования наличности, полученной из учреждений банка, производится путем обязательного сличения записей отчетов кассира с данными корешков чековых книжек и всех выписок банка.

   Одним из источников поступления денежных средств в кассу является доход  от реализации готовой продукции, товаров  приобретенных, выполненных работ и оказанных услуг, в зависимости от отрасли деятельности аудируемого субъекта. В этом случае производят встречную проверку с покупателями и заказчиками, отчетами материально – ответственных лиц с целью выявления возможного несоответствия или исправления дат и сумм в приходных кассовых ордерах (квитанциях).