Аудит учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

       Введение

       Цель  аудита. Проверка достоверности учета  финансово-хозяйственных операций (ФХО), связанных с движением денежных средств, в том числе документов и проверка соответствия ФХО требованиям  нормативно правовых актов (НПА) РФ.

       Объекты аудита. Организация и учет кассовых операция и операций с денежной наличностью; организация и учет операций по счетам в банках; движение документов; налогообложение.

       Нормативная база. ГК РФ; КоАП РФ; НК РФ; акты законодательства о денежной системе, денежном обращении; нормативные акты ЦБ РФ;  законодательство о бухгалтерском учете; законодательство об аудите; акты органов судебной системы.

       Программа аудита. Основные вопросы проверки:

1. условия хранения денежных средств и документов;
2. поступление и расходование денежной наличности;
3. соблюдение предельных размеров наличных расчетов;
4. соблюдение законодательства о применение контрольно-кассовой техники (ККТ);
5. правомерность совершения операций по банковским счетам;
6. отражение ФХО в бухучете;
7. применение норм НК РФ.

       Источники информации. Учетная политика для целей бухучета и для целей налогообложения; должностные инструкции; организационно-распорядительная документация; договоры банковского обслуживания; первичные учетные документы (ПУД); оформляемые при осуществлении банковских и кассовых операций (платежные поручения и требования, аккредитивы, выписки банка, денежные чеки, ф №КО-…, чеки ККТ); регистры бухучета по счетам 50 «Касса», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; ФБО; счета-фактуры; книги покупок и продаж.

       Аудиторские процедуры:

1. тестирование средств внутреннего контроля;
2. проверка (инспектирование) документов;
3. наблюдение (отслеживание) отражения ФХО в бухгалтерской документации;
4. пересчет;
5. инвентаризация кассы;
6. получение разъяснений внутри аудируемого лица;
7. получение разъяснений от третьих лиц;
8. аналитические процедуры.

       Распространенные  ошибки:

• несоблюдение правил оприходования и инкассации наличности;
• несоблюдение установленного предельного размера наличных расчетов;
• неприменение ККТ при ведение наличных расчетов и (или) расчетов с использовании расчетов платежных карт;
• нарушение требований оформления кассовых документов;
• признание расходов при отсутствие соответствующих платежно-расчетных документов;
• отсутствие приложений к платежно-расчетным документам, обосновывающих совершение операций.

       Глава 1. Нормативные документы

       Нормативные документы (с краткими комментариями), регламентирующие расчеты по кассовым операциям

       ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОТ 27.06.2011 N 161-ФЗ "О НАЦИОНАЛЬНОЙ ПЛАТЕЖНОЙ СИСТЕМЕ"

1. Платежная система

       Под платежной системой в Законе N 161-ФЗ понимается совокупность организаций, взаимодействующих по правилам платежной системы в целях осуществления перевода денежных средств. Платежная система должна включать в себя оператора платежной системы, операторов услуг платежной инфраструктуры и участников платежной системы (из последних как минимум три организации должны быть операторами по переводу денежных средств) (п. 20 ст. 3 Закона N 161-ФЗ).

       Участники платежной  системы - это организации, обязующиеся  выполнять правила платежной  системы в целях оказания услуг по переводу денежных средств.

       Закон N 161-ФЗ вводит такое понятие, как значимые платежные системы. Они делятся на системно значимые и социально значимые. К первым ч. 1 ст. 22 Закона N 161-ФЗ относит платежные системы, отвечающие хотя бы одному из следующих критериев. В рамках такой системы:

• в течение трех календарных месяцев подряд осуществляются переводы денежных средств с общим объемом на сумму и отдельные переводы денежных средств на сумму не менее установленных Банком России;
• Банк России осуществляет переводы денежных средств при рефинансировании кредитных организаций и осуществлении операций на открытом рынке;
• осуществляются переводы денежных средств по сделкам, совершенным на организованных торгах.

       Платежная система  Банка России признается системно значимой. Системно значимая платежная система будет подвергаться постоянному мониторингу со стороны Банка России на предмет соответствия следующим требованиям (ст. 23, ч. 1 ст. 24 Закона N 161-ФЗ):

• осуществление оператором платежной системы, и (или) платежным клиринговым центром, и (или) расчетным центром мониторинга и анализа рисков в режиме реального времени;
• осуществление расчета в платежной системе в режиме реального времени или в течение одного дня;
• осуществление расчета через расчетный центр, соответствующий требованиям финансовой устойчивости и управления рисками, установленным Банком России;
• обеспечение гарантированного уровня бесперебойности оказания операционных услуг;
• соответствие системы управления рисками требованиям, установленным законодательством об НПС.

       Социально значимой платежная система признается, если она отвечает хотя бы одному из критериев, предусмотренных ч. 2 ст. 22 Закона N 161-ФЗ. Такие платежные системы Банк России будет проверять на соответствие требованиям, установленным в ч. 2 ст. 24 Закона N 161-ФЗ.

       Платежная система признается значимой со дня включения информации об этом в реестр операторов платежных систем (ч. 6 ст. 22 Закона N 161-ФЗ).

       Основным документом платежной системы являются правила  платежной системы. В Законе N 161-ФЗ они определены как документ, содержащий условия участия в платежной системе, осуществления перевода денежных средств, оказания услуг платежной инфраструктуры и иные условия, определяемые оператором платежной системы в соответствии с Законом N 161-ФЗ.

       Обязательства участников платежной системы обеспечиваются в порядке, предусмотренном ее правилами. За счет денежных средств участников платежной системы в ней может  быть создан гарантийный фонд (ч. 3 ст. 29 Закона N 161-ФЗ). Если участник платежной системы не исполнит или ненадлежащим образом исполнит свои обязательства, для удовлетворения требований по ним будет использован гарантийный взнос данного участника, а если его недостаточно - взносы других участников в порядке, определенном правилами платежной системы. В последнем случае участник платежной системы будет обязан возместить сумму использованных гарантийных взносов, а также уплатить проценты за их использование, если это предусмотрено правилами платежной системы (ч. 7 ст. 29 Закона N 161-ФЗ).

       При прекращении  участия в платежной системе участнику возвращается его гарантийный взнос в порядке и в сроки, предусмотренные правилами платежной системы.

       Счет гарантийного фонда платежной системы может  быть открыт только в Банке России, Внешэкономбанке, а также в банке - участнике системы страхования вкладов или небанковской кредитной организации, не имеющей права осуществлять размещение привлеченных во вклады денежных средств.

       Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011). 

       Статья 9. Первичные учетные документы 

       1. Все хозяйственные операции, проводимые  организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. 

       2. Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся  в альбомах унифицированных форм  первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

       а) наименование документа;

       б) дату составления документа;

       в) наименование организации, от имени  которой составлен документ;

       г) содержание хозяйственной операции;

       д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

       е) наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

       ж) личные подписи указанных лиц;

       3. Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с главным  бухгалтером.

       Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

       4. Первичный учетный документ должен  быть составлен в момент совершения  операции, а если это не представляется  возможным - непосредственно после  ее окончания.

       Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

       5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

       6. Для осуществления контроля и  упорядочения обработки данных  о хозяйственных операциях на  основе первичных учетных документов  составляются сводные учетные  документы.

       7. Первичные и сводные учетные  документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

       8. Первичные учетные документы  могут быть изъяты только органами  дознания, предварительного следствия  и прокуратуры, судами, налоговыми  инспекциями и органами внутренних  дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

       (в  ред. Федерального закона от 30.06.2003 N 86-ФЗ) 

       Главный бухгалтер или другое должностное  лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. 

       Статья 10. Регистры бухгалтерского учета 

       1. Регистры бухгалтерского учета  предназначены для систематизации  и накопления информации, содержащейся  в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

       Регистры  бухгалтерского учета ведутся в  специальных книгах (журналах), на отдельных  листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

       2. Хозяйственные операции должны  отражаться в регистрах бухгалтерского  учета в хронологической последовательности  и группироваться по соответствующим  счетам бухгалтерского учета.

       Правильность  отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета  обеспечивают лица, составившие и  подписавшие их.

       3. При хранении регистров бухгалтерского  учета должна обеспечиваться  их защита от несанкционированных  исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

       4. Содержание регистров бухгалтерского  учета и внутренней бухгалтерской  отчетности является коммерческой тайной.

       Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством  Российской Федерации. 

       Нормативные акты: Порядок ведения кассовых операций.

       IV. РЕВИЗИЯ КАССЫ И КОНТРОЛЬ ЗА  СОБЛЮДЕНИЕМ КАССОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

       37. В сроки, установленные руководителем  предприятия, а также при смене  кассиров на каждом предприятии  производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

       Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств приведена в Приложении №4.

       В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств обработки кассовых документов.

       38. Учредители предприятий, вышестоящие  организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

       39. Ответственность за соблюдение  Порядка ведения кассовых операций  возлагается на руководителей  предприятий, главных бухгалтеров  и кассиров.

       40. Лица, виновные в неоднократном  нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

       41. Банки систематически проверяют  соблюдение предприятиями требований  Порядка ведения кассовых операций.

       Проверки  Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

       42. Органы внутренних дел в пределах  своей компетенции проверяют  техническую укрепленность касс  и кассовых пунктов, обеспечение  условий сохранности денег и  ценностей на предприятиях.

       43. Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.

       44. Настоящий Порядок ведения кассовых  операций применяется всеми предприятиями на территории Российской Федерации, кроме учреждений банков, учреждений и предприятий Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи Российской Федерации, а также предприятий и организаций, на которые не распространяется действие Закона РСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности».

       ПРИКАЗ  от 2 февраля 2011 г. N 11н

       ОБ  УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "ОТЧЕТ О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ"

       (ПБУ 23/2011) 

       Федеральный закон от 30.12.2008 N 307-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "Об аудиторской деятельности"                                                                                                                              Статья 2. Законодательство Российской Федерации и иные нормативные правовые акты, которые регулируют аудиторскую деятельность.

       Аудиторская деятельность осуществляется в соответствии с настоящим Федеральным законом, Федеральным законом от 1 декабря 2007 года N 315-ФЗ "О саморегулируемых организациях" (далее - Федеральный закон "О саморегулируемых организациях"), другими федеральными законами, а также принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами. 
 
 
 
 

       1.2 Учет кассовых операций и денежных документов

       Денежные  средства организаций находятся  в кассе в виде наличных денег  и денежных документов на счетах в  банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых  книжках и тд.

       Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 04.10.93 г. № 18.

       В соответствии с этим документом организации  независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

       Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые ЦБ РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации.

       Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

       Прием наличных денег организациями при  осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

       Наличные  деньги, полученные организациями в  банках, расходуются на цели, указанные в чеке. 

       Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах усыновленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

       Для учета кассовых операций применяются  следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма №КО-1), расходный кассовый ордер (форма №КО-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров(форма «Ко-3), Кассовая книга (форма №Ко-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 по согласованию с Минфином РФ и введены в действие с 01.01.99 г.

       Поступление денег в кассу и выдачу из кассы  оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

       Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

       Заработную  плату, пенсии, пособия по временной  нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

       Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных Денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных Документов оформляются подписями.

       По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

       а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

       б) составить реестр депонированных сумм;

       в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись; «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

       г) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № __».

       Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

       Депонированные  суммы сдают в банк и на сданные  суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

       Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

       Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

       При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

       Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. , Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой* книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

       При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы нормируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги»- Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира».

       Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.