Аудит учета кассовых операций. 4

     Оглавление 

Введение

1. Порядок ведения  кассовых операций в РФ

1.1 Организация  кассы на предприятии

1.2 Документальное оформление движения денежных средств в кассе. Синтетический и аналитический учет кассовых операций

2. Аудит учета кассовых операций

2.1 Основные законодательные  и нормативные документы, регулирующие  объект проверки. Этапы аудита  кассовых операций

2.2 Типичные ошибки  и нарушения кассовой дисциплины. Перечень аудиторских процедур

3. Практическое  задание

Заключение

Список использованной литературы 

      Введение 

     Нет ни одной фирмы или индивидуального  предпринимателя, которые смогли бы вести свою деятельность, не сталкиваясь  с кассовыми операциями. Расчеты  с покупателями (клиентами, заказчиками), выдача денег подотчетным лицам  на хозяйственные нужны, командировочные  и представительские расходы, выплата  зарплаты работникам - вот далеко не полный перечень ситуаций, в которых  нам придется строго соблюдать порядок  ведения кассовых операций, установленный  законодательно.

     Правила проведения операций с наличными  деньгами на территории Российской Федерации  определяются Центральным банком. Решением Совета директоров № 40 от 22 сентября 1993 г. принят документ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации».

     Методика  аудита денежных средств направлена на то, чтобы были достигнуты цели аудита: существование, полнота, оценка, права  и обязанности, точность, представление  и раскрытие. Содержание данных целей  в отношении проверки учета и  сохранности денежных средств сводится к следующему:

     Существование. Аудитор в процессе проверки должен получить доказательства, что средства, отраженные в документах, на самом  деле существуют в наличии.

     Полнота. Аудитор должен быть уверен, что  в бухгалтерские документы, которые  поступают на проверку, включена вся  необходимая информация, в ведении  бухгалтерского учета не допускается  ни одного пропуска (умышленные или  неумышленные), в бухгалтерскую отчетность включены данные обо всех операциях, которые имели место в течение  года.

     Точность  арифметических данных. Каждая цифра  должна быть точно отражена и точно  перенесена из одного регистра в другой.

     Оценка. Все ценности должны быть правильно  оценены, а все операции должны быть отражены и документах по соответствующей (надлежащей) стоимости.

     Права и обязательства. Аудитор должен проверить, что предприятие имеет  права на имеющиеся в его распоряжении активы, и оно отвечает по своим  обязательствам.

     Представление и раскрытие. Все данные бухгалтерской  отчетности представлены точно и все данные раскрыты в необходимом объеме "с должной тщательностью" и с определенной степенью детализации (как требуют стандарты бухгалтерского учета). 

      1. Порядок ведения кассовых операций в РФ 

     1.1 Организация кассы на предприятии 

     Для хранения денежных средств и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или учреждении создается касса.

     Касса представляет собой специально оборудованное  изолированное помещение, имеющее  сигнализацию и/или устройства, препятствующие проникновению туда посторонних  лиц, несгораемые металлические  шкафы для хранения денег и  ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций (например, выдачу заработной платы, подотчетных сумм и т.д.) должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

     Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим  законодательством.

     Все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных, и обычных металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, а учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятия и не реже одного раза в квартал комиссией проводится их проверка, результаты ее фиксируются в акте.

     При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает  меры к немедленной замене замка  металлического шкафа.

     Перед открытием помещения кассы и  металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться  в исправности охранной сигнализации.

     В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток  кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который  сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры по охране кассы до прибытия их сотрудников.

     В этом случае руководитель, главный  бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после  получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия  денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

     О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который  подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр  акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую  компанию, третий - высылается в вышестоящую  организацию (в случае ее наличия), а  четвертый - остается у предприятия1.

     Кассовые  операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный  предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения  к своим обязанностям. Для этого  при приеме его на работу руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

     Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие  данному предприятию.

     На  предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной  его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается  на другого работника. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности и производится ознакомление с порядком ведения кассовых операций под расписку.

     В случаях внезапного оставления кассиром работы находящиеся в кассе денежные средства, ценные бумаги немедленно пересчитываются другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комиссии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом.

     Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назначаться  специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в  соответствии с потребностью деньги в кассе, а затем отчитываются перед кассиром. С такими лицами, так же как и с кассиром, заключается  договор о полной материальной ответственности  при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанности, установленные  для кассиров.

     Бухгалтеры  и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не привлекаются к исполнению обязанностей кассиров (за исключением малых и других предприятий, не имеющих в штате кассира).

     Организации могут хранить деньги в кассе  лишь в пределах лимита, который  им устанавливает обслуживающий  банк. Все средства сверх этого  лимита организация должна сдавать  в банк. Правда, из этого правила  есть одно исключение. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий. Организации не имеют права накапливать в кассе наличность сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда (п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Организации должны соблюдать не только лимит кассы, но и предельный расчет наличными с другими фирмами или индивидуальными предпринимателями. С 22 июля 2007 г. Центральный банк установил новый предел расчетов наличными, который составляет 100 000 рублей (Указание ЦБ от 20 июня 2007 г. N 1843-У), до окончания сделки, т.е. если сегодня организация рассчиталась с партнером 40 000 рублями, то завтра она может доплатить еще 60 000 рублей по тому же договору2.

     Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный  бланк "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" (форма №0408020) и оформляется в двух экземплярах. Устанавливая лимит, банк на обоих экземплярах расчета делает запись о величине лимита, указывает цели, на которые организация может расходовать наличную выручку, и заверяет расчет подписью руководителя и своей печатью. Возвращаемый организации второй экземпляр расчета служит подтверждением установленного лимита остатка кассы.

     Лимит остатка денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

     При этом лимит остатка денег в  кассе может устанавливаться:

     - в размерах, необходимых для обеспечения  нормальной работы организации  с утра следующего дня;

     - в пределах среднедневной выручки  наличными деньгами;

     - в зависимости от установленных  сроков сдачи и суммы денежной  выручки;

     - в пределах среднедневного расхода  наличных денег (кроме расходов  на заработную плату, выплат  социального характера и стипендий).

     По  представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его  нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в банках, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

     Если  же у предприятия есть нескольких счетов в различных банках, то, чтобы  установить лимит наличных денег  в кассе, оно может обратиться в любой из них. После того как  банк установит лимит, предприятие  должно направить уведомления об этом лимите во все банки, где у  него открыты счета.

     При необходимости лимит может быть изменен в течение года по обоснованной просьбе организации, а также  в соответствии с договором банковского  счета.

     Пока  лимит кассы не установлен, он считается  равным нулю, и получается, что организация  обязана сдавать в банк все  наличные деньги.

     Если  организация хранит в кассе деньги сверхустановленного лимита, за это  ее могут оштрафовать по ст. 15.1 Кодекса  РФ об административных правонарушениях. Так, должностных лиц организации могут оштрафовать на 40 – 50 МРОТ (4000 – 5000руб.), а саму организацию – на 400 – 500 МРОТ (40000 – 50000руб.).

     Согласно  Порядку ведения кассовых операций контроль за ними ведут банки (п. 41 Порядка). Однако его сотрудники не могут составлять протоколы о нарушениях - таким правом располагают только органы милиции и налоговики (п. 1, 2 ст. 28.3 КоАП). Они же должны рассматривать материалы проверки и выносить постановление о штрафах (ст.ст. 23.5, 23.3 КоАП). Следует отметить, что сотрудники милиции тоже имеют право прийти в компанию с проверкой. Но проверять они могут только то, что входит в сферу их компетентности: "техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей" (п. 42 Порядка).

     Наличные  деньги, полученные предприятиями в  банках, расходуются на цели, указанные  в чеке – выплата заработной платы, выдача под авансовый отчет, на командировочные расходы и т.д., которые выдаются из кассы предприятия.

     Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения  их из командировки, предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним.

     Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.

     Порядок и сроки проведения инвентаризации денег в кассе определяет руководитель организации. Но в некоторых случаях  инвентаризация необходима по закону. Напомним случаи обязательной инвентаризации денег в кассе:

     - перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

     - при смене главного бухгалтера  или кассира;

     - если были выявлены факты хищения  наличных денег;

     - если наличные деньги были  частично или полностью уничтожены  из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

     - перед составлением ликвидационного  баланса.

     Инвентаризацию  проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя.

     По  результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), который оформляется в двух экземплярах: один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

     При смене материально-ответственных  лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий – в бухгалтерию. 

     1.2 Документальное оформление движения денежных средств в кассе. Синтетический и аналитический учет кассовых операций 

     В большинстве случаев деньги в  кассу поступают с расчетного счета через кассира, который получает их по денежным чекам. Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки.

     Чековые книжки предприятия получают в отделении  банка по заявлению и хранят их в кассе вместе с наличными  деньгами. Для получения денег в банке заполненные чеки подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

     На  оборотной стороне чеков указывается, на какие цели получаются деньги, например: на выдачу зарплаты, командировочные  расходы, хозяйственно-операционные расходы  и т. п., а также № и дата приходного кассового чека. Предприятия имеют право расходовать деньги только на те надобности, на которые они получены.

     Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные  для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных  организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических  лиц), утвержденные постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций" включают в себя3:

1. Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники, с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение о приеме денег в кассу. В случае необходимости она заверяется печатью (штампом кассира или оттиском кассового аппарата). В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:

• по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции;

• по строке "В том числе" - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)");
• по строке "Приложение" - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
• в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

     Денежные  расчеты с населением при осуществлении  торговых операций и оказании услуг  все предприятия обязаны проводить с применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Контрольно-кассовые машины подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия.

2. Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации. Расход денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, почтово-телеграфных и других хозяйственных расходов и т. д.

     В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые  первичные и другие документы  с указанием их номеров и дат  составления.

     При выдаче денег кассир требует у  получателя предъявление документа, удостоверяющего  его личность, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

     Деньги  кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в установленном порядке (Доверенность от имени юридического лица должна быть подписана руководителем (иным уполномоченным лицом) организации и скреплена печатью. Срок доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она действует в течение года со дня ее выписки. Доверенность, в которой не указан срок выписки, недействительна.), в ордере после фамилии, имени и отчества того, кто должен получать, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

     Прием и выдача наличных денег кассами  предприятий может производиться  и по другим надлежаще оформленным  документам (товарно-транспортным накладным  на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности, счетам за оказанные услуги, платежным ведомостям и др.). В  этих случаях на таких документах накладывается штамп с реквизитами  кассового ордера. Когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах (заявлениях, счетах и т. п.) имеется разрешительная надпись  руководителя предприятия, его подпись  на расходных ордерах не обязательна.

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации. При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать: расчетно-платежную; расчетную; платежную.

     Постановлением  Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплате" утверждены типовые  формы:

• для расчетно-платежной ведомости форма N Т-49;
• для расчетной ведомости форма N Т-51;
• для платежной ведомости форма N Т-53.

     На  титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия  или лиц на это уполномоченных.

     По  истечении установленного в организации  срока для выдачи заработной платы  и прочих выплат кассир обязан в  конце платежной ведомости указать  итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим  итогом, подписать ведомость и  записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. При сдаче денег на расчетный счет составляется заявление на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдаст квитанцию, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру.

     В аналогичном порядке могут оформляться  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

     Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     Платежные ведомости регистрируются в специальном  журнале (форма N Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации  в течение 75 лет. Журнал заводится  на один календарный год и хранится в организации 5 лет.

     Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены  ответственными за это лицами четко  и ясно чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или  исправлений, даже и оговоренных, в  этих документах не допускается.

     Выдавать  приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы сразу после  их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). До передачи в кассу кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (каждому присваивается соответствующий номер). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их исполнения.
4. Кассовая книга (форма № КО-4). Сразу же после получения или выдачи денег данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50 «Касса».

     На  предприятии должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся  кассиром в двух экземплярах через  копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

     Записи  кассовых операций начинаются на лицевой  стороне неотрывной части листа  после строки "Остаток на начало дня".