Аудит учета с подотчетными лицами

                                                       СОДЕРЖАНИЕ

       Введение....………………………………………………………………    3

1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами…………… 5

1.1. Понятие, сущность, цель, задачи учета и аудита расчетов с

подотчетными лицами……………………………………………………..   5

1.2. Нормативно-правовое обеспечение учета и аудита расчетов с

подотчетными лицами……………………………………………………    11

2.      Методика аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО

«Статус»…………………………………………………………………….. 12

2.1.           Планирование и организация аудита расчетов с подотчетными

лицами………………………………………………………………………. 12

2.2.           Методика проверки расчетов с подотчетными лицами……………17

2.3.           Обобщение результатов аудита расчетов с подотчетными лицами 24

   Заключение…....………………………………………………………………26

  Список литературы……………………………………………………………27

  Приложения……………………………………………………………………28

                                                   Введение

       Тема курсовой работы «Аудит расчетов с подотчетными лицами». Данная тема в настоящее время достаточно актуальна, так как в процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость направления сотрудников в командировки, приобретения материальных ценностей за наличные деньги. Для этих целей на предприятии существуют подотчетные лица – сотрудники, которые получают наличные денежные средства под отчет, то есть деньги, за которые в последующем они должны отчитаться. Операции с подотчетными лицами в учете имеют не слишком сложное отражение, однако, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых участков учета наибольшее количество ошибок и нарушений выявляется именно в расчетах с подотчетными лицами. Основной причиной этого встает небрежное ведение учета расчетов с подотчетными лицами и отсутствие соответственного контроля расчетов с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители.

     Целью курсовой работы выступает изучение организации и методики осуществления контроля расчетов с подотчетными лицами и ее реализации на примере организации аудиторской проверки на исследуемой объекте.

Для достижения поставленной цели предполагается решение следующих задач:

-                     изучение законодательных и нормативных актов, теоретической литературы;

-                     определение сущности и задач учета и контроля расчетов с подотчетными лицами;

-                     организация аудита расчетов по операциям с подотчетными лицами на исследуемом объекте;

-                     обобщение результатов расчетов с подотчетными лицами.

Объект исследования – ООО «Статус», а предметом исследования – его расчеты с подотчетными лицами за 2009 год.

Данная работа базируется на законодательных и нормативных актах  Российской Федерации, теоретических исследованиях отечественных авторов, а также периодических изданиях, в которых затронут предмет исследования и аналитических данных ООО «Статус».

ООО «Статус» Общество с ограниченной ответственностью учреждено в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в марте 2005 года.

Основным внутренним документом, регламентирующим деятельность ООО «Статус», является его Устав.

Основная цель ООО «Статус» – поставлять на потребительский рынок производимую предприятием продукцию, которая является лидером качества, издержек и степени удовлетворения потребителей.

Предметом деятельности ООО «Статус» является:

                  производство металлопластиковых строительных конструкций;

                  реализация металлопластиковых строительных конструкций;

                  оказание услуг по монтажу и сервисному обслуживанию выпускаемой продукции;

                  оказания строительно-монтажных услуг населению и организациям города Москвы и Московской области.

С учетом предмета своей деятельности предприятие осуществляет все разрешенные действующим законодательством виды деятельности по производству и реализации товаров и услуг населению и юридическим лицам.

Деятельность ООО «Статус» осуществляется в соответствии с требованиями и ограничениями российского законодательства в области хозяйственной деятельности, налогообложения, бухгалтерского учета, расчетных операций и трудовых отношений.

       1. Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами

       1.1 Понятие, сущность, цель, задачи учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

          Подотчетными лицами называются работники организации, получившие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно–хозяйственные расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых  операций. Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается так:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса».

Подотчетное лицо, которому выданы  суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма №АО-1). Об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно – хозяйственные расходы, то отчет также составляется в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица.

При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или организаций – изготовителей продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов. К таким документам относятся: накладная на отпуск товаров и квитанция к приходному кассовому ордеру.

Если в накладной сумма НДС выделена отдельной строкой, она отражается на счете 18 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприходования товарно-материальных ценностей.

Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кредит 50 «Касса» – выданы денежные средства подотчетному лицу;

Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  - оприходованы материальные ценности по учетной стоимости;

Дебет счета 18 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 18 -3 «НДС по приобретенным МПЗ»,

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – отражен НДС по приобретенным материальным ценностям;

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»,

Кредит счета 18 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 18 -3 «НДС по приобретенным МПЗ» - сумма НДС принята к зачету.

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС расчетным путем не выделяется и соответственно налоговому вычету не подлежит.

Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу только после приказа директора. Суммы командировочных расходов сверх установленных законодательством норм и ненормируемые относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при налогообложении прибыли.

Согласно Налоговому кодексу в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком  доход, относятся расходы на:

                  проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

                  наем жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование реабилитационно–оздоровительными объектами);

                  оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.

В качестве оправдательных документов предоставляемых в бухгалтерию выступают:

                  командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основанием для списания суточных из подотчета;

                  счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;

                  проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета  подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;

                  документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).

В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия   может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов, о чем делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть остаток средств в кассу. Эта сумма может быть удержана из зарплаты подотчетного лица.

Если авансовый отчет не представлен, имеются иные финансовые претензии к подотчетному лицу, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен факт отсутствия авансового отчета;

Дебет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73 -2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - предъявлены финансовые претензии подотчетному лицу;

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73 -2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - удержано из заработной платы подотчетного лица.

К основным документам, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, относятся:

- Расходный кассовый ордер (форма № КО – 2);

- Приходный кассовый ордер (форма №КО – 1);

- Командировочное удостоверение;

- Платежная ведомость;

- Авансовый отчет;

- Прочие (счет квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно-материальных ценностей и т.п.).

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах:

                  ведомость по расчетам с подотчетными лицами, объединяющая в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

                  главная книга.

В связи с этим целью учета и аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами заключается в установлении:

-полноты – все ли операции учтены в бухгалтерской отчетности, не существует ли неучтенных расчетов;

-существования - существуют ли обязательства по подотчетным суммам на дату составления баланса и существенна ли эта сумма обязательств;

-прав и обязанностей - правомерны и верны ли суммы обязательств по расчетам с подотчетными лицами исходя из трех критериев  (формальности, законности и действительности);

-оценки - оценены ли обязательства по расчетам с подотчетными лицами в соответствии с требованиями нормативных актов;

-точности – правильно ли произведены начисления и удержания через заработную плату, расчет суточных по командировкам, соответствуют ли данные бухгалтерской отчетности записям в регистрах синтетического и аналитического учета операций;

-ограничения учетного периода – все ли обязательства по расчетам отражены именно в тех учетных периодах, когда они имели место;

-предоставления и раскрытия – все ли обязательства по расчетам раскрыты, классифицированы и представлены в отчетности в соответствии с нормативными документами по учету и отчетности.

Для достижения поставленных целей задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются:

-проверка достоверности учетных и отчетных данных по расчетам с подотчетными лицами;

-обоснованность выдачи авансов в подотчет;

-своевременность представления авансовых отчетов;

-документальная обоснованность использования подотчетных сумм;

-обоснованность включения в состав затрат;

-правильность налогообложения;

-отражение в учете расчетов с подотчетными лицами.

Источники информации для проведения аудиторской проверки:

1) первичные документы по оформлению приема и выдачи наличных денег (кассовые расходные и приходные ордера);

2) журнал регистрации расходных и приходных кассовых документов;

3) первичные оправдательные документы кассовым документам (авансовый отчет, командировочное удостоверение, чеки и т.д.);

4)авансовые отчеты.

Таким образом, резюмируя все выше сказанное, основная задача учета и аудита расчетов с подотчетными лицами - своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета. К основным документам, которые используются при учете и аудите расчетов с подотчетными лицами, являются: кассовые ордера, авансовый отчет, приказ, командировочное удостоверение, оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

1.2 Нормативно-правовое обеспечение учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

К основным нормативным документам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами относятся :

     1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.

     2. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ МФРФ №94н от 31 октября 2000г.).

     3. Налоговый кодекс Российской Федерации (гл.21,23,24,25).

     4. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России №62 от 25 июня 1997г.) (ред. от 20 августа 2002г.).

      5. Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации (Приказ МФ РФ №49н от 06 июля 2001г.) (ред.№91н от 9 ноября 2001г.).

       Таким образом, наличие вышеупомянутых нормативных актов, регулирующих учет и аудит расчетов с подотчетными лицами, позволяют организации осуществлять учет данных операций. При этом необходимо отметить, что каждый из нормативных документов дает указания по применению. В связи с этим применение их на практике позволит избежать нарушения законодательства и, соответственно, наказания.

2.      Методика аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Статус»

      2.1. Планирование и организация аудита расчетов с подотчетными     лицами в ООО « Статус»

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация ООО «Нико» выявляет области, значимые для аудита. Аудиторская организация ООО «Нико» формирует мнение о деятельности внутреннего контроля ООО «Статус», необходимое для планирования предстоящей проверки.

Эффективность аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией ООО «Нико» аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить ей, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.

Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «Статус» основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. Пример содержания опроса ответственных работников представлен в Приложении А.(таблица1).

По результатам опроса у аудитора Беляева С.Н. ООО «Нико» складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в ООО «Статус». Промежуточные выводы по вопроснику позволяют сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора Беляева С.Н. оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

Содержание общего плана аудита  оформляется в виде таблицы. В общем плане ООО «Нико» определяет способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля и рисков аудита ООО «Статус». Содержание общего плана оформляется в виде таблицы (таблица 2),Приложение Б.

        Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами Беляев С.Н. составляет примерную программу изучения документов ООО «Статус» в зависимости от состояния данного раздела учета в организации. При составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать за основу план. Аудиторскую программу составляют в виде программы аудиторских процедур по существу (Приложение В).

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный  перечень аудиторских процедур.

              2.2 Методика проверки расчетов с подотчетными лицами

Аудиторская проверка – это сложный и длительный процесс. Аудиторы постоянно работают над тем, чтобы максимально сократить время проверки, не снижая при этом ее качества, и, следовательно, не увеличивая аудиторский предпринимательский риск.

Одним из наиболее эффективных путей решения проблемы является выработка четкой методики проверки каждого раздела или участка бухгалтерского учета Задача состоит в том, чтобы на стадии планирования проверки определить состав контрольных процедур (сами процедуры должны быть разработаны). При проведении проверки достаточно запросить у клиента определенный набор документов и учетных регистров и, следуя заранее описанной процедуре, осуществлять проверку.

Методика проверки Беляева С.Н. в ООО «Статус» включать в себя:

1.                  Перечень основных нормативных документов;

2.                  Приказ об учётной политике ООО «Статус»;

3.  Описание альтернативных учетных решений, выбор которых предоставлен экономическому субъекту Законом «О бухгалтерском учете и отчетности», Положением о бухгалтерском учете и отчетности, отражаемых в учетной политике;

4. Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами»;

5. Регистры синтетического и аналитического учета и отчетность;

6. Классификатор возможных нарушений;

7. Вопросник аудитора для составления программы проверки (Приложение Г);

8. Методы сбора аудиторских доказательств, применяемые при проверке (Приложение Д);

9. Описание контрольных процедур.

Проверка, осуществляемая традиционным способом, включает выполнение положений, приведенных в первых четырех пунктах методики. Последующие пункты методики целесообразно использовать, если к работе привлекаются ассистенты.

Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Статус» ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в автоматизированной ведомости аналогичной журналу-ордеру № 14 и главной книге.

Данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в главной книге.

В нарушение Инструкции по применению Типового плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. В организации это не выполняется, например (таблица 3):

Таблица 3. Ведомость проверки выдачи и остатков выданных авансов

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. В организации это не выполняется.

Например:

      к авансовому отчету Михайлова А.Г. № 6 от 10.03.09  приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за въезд на АЦБК – 5 000 руб. – плательщиком в квитанции указано другое лицо;

      к авансовому отчету Попова Е.Д. № 9 от 03.04.09  приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 4 000 руб. – плательщик Лаврентьев Ф.И.;

      к авансовому отчету Кирилловой К.Т. № 13 от 28.08.09  приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 9 000 руб. – плательщик Яковлев П.И.;

      по а/о Карповым С.Н. в январе 2009 года переданы наличные деньги Карманову В.С. для приобретения бензина в сумме 35 000 руб.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

     отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

     в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 1 Шадрина А.Б. в январе 2009года);

     в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Романова Ф.Т. в марте года);

     не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов (а/о Авчинниковой Е.М. в феврале);

     на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

     на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

Не всегда своевременно отражаются в учете составленные авансовые отчеты, например, а/о № 37 от 03.01.09 Данилова С. Д. проведен в феврале 2009 г., а/о № 81 от 26.02.09 Соболев А. В. проведен в апреле 2009 г. и др.

В нарушение Инструкции по применению Типового плана счетов организация допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по а/о № 72 Бронского Г.К. в марте 2009 г. приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 113 000 руб. В учете отражено: Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 «Материалы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение Инструкции по применению Типового плана счетов организация приобретенные Основные средства учитывает на счете 10 «Материалы», и, наоборот, материалы, запчасти, топливо – на счете 08 «Вложение во внеоборотные активы». Например, согласно,  а/о Бронского Г.К., в январе 2009 г. приобретено зеркало заднего видения на сумму 14 400 руб., в учете отражено: Дт 08 «Вложения во внеоборотные активы»  Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами», следовало: Дт 10/5 «Запасные части» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».