Библиографическое информирование: организация и методика

Министерство культуры Российской Федерации

Кемеровское областное  училище культуры

Предметно-методическая комиссия библиотечных дисциплин

Библиографическое информирование: организация и методика.

Курсовая работа.

Научный руководитель

Дранезо Е.Г. 

Выполнила:

Студентка з/о 4 курс, гр. «А»

Воропаева С.Н.

Кемерово

2005

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Постепенный переход  к информационному обществу выдвигает  на первый план проблемы обучения каждого  члена общества основным принципам работы с информацией, и доведение ее до людей в наиболее полной и достоверной форме. Все ускоряющийся процесс создания новой информации в различных ее формах делает все более сложным быстрое продвижение ее до непосредственных потребителей. Актуальность проблемы библиографического информирования напрямую связана с возрастающим объемом печатной продукции, все сложнее становится отслеживать появляющиеся новинки и своевременно доводить информацию о них до непосредственных потребителей.

Библиографическая деятельность, взятая в целом, организационно раздроблена, органически включена в разные сферы общественной деятельности, обеспечивающие функционирование системы документальных коммуникаций,— в библиотечное, редакционно-издательское, архивное дело, в книжную торговлю, в деятельность книжных палат, в научно-информационную деятельность. В рамках этих видов деятельности, в специфических для каждого из них формах, главным образом и осуществляется практическая библиографическая деятельность. Использование библиографического информирования в книготорговом деле, позволяет отслеживать интересы покупателей и ассортимент предлагаемой книжной продукции¹.

Несмотря на актуальность темы, она, на мой взгляд, недостаточно освещена в специальной литературе. Основные положения библиографической деятельности в своих работах «Методика подготовки к печати библиографических материалов» и «Система текущей библиографической информации и вопросы координации» сформулировала Татьяна Исааковна Шейнина².

Целью данной работы является не всеобъемлющий анализ проблемы, а рассмотрение лишь одного из процессов библиографической деятельности – библиографического информирования.

Основными источниками  при написании курсовой работы послужили  работы Коршунова О. П. «Библиография: теория, методология, методика» и «Библиографоведение: общий курс»; учебник Коготкова Д. Я. «Библиографическая деятельность библиотеки: организация, управление, технология»; «Справочник библиографа» под научной редакцией А. Н. Ванеева и В. А. Минкиной и ряд других работ.

Для достижения поставленной цели было необходимо решить следующие задачи:

• изучить специальную литературу по данному вопросу;
• обобщить взгляды на понятие «библиографическое информирование»
• рассмотреть основные способы организации работы по библиографическому информированию;
• проанализировать методики распространения библиографической информации;
• сделать выводы и предложить свои рекомендации.

Глава 1. Процессы библиографической деятельности

1.1 Процессы библиографической деятельности

Практической библиографической  деятельности свойственны два основных, частично совмещающихся процесса: библиографирование документов и библиографическое обслуживание потребителей информации.

Библиографирование представляет собой процесс производства (подготовки) документально фиксированной библиографической информации в форме библиографических пособий. Процесс библиографирования включает:

1. преобразование (отражение) первичного документального массива или потока посредством его библиографической обработки в исходную библиографическую информацию поискового или коммуникативного назначения;
2. целенаправленную переработку исходной библиографической информации, ее оценку в соответствии с конкретными потребностями или запросами.

Второй момент или  этап библиографирования одновременно свойствен и библиографическому обслуживанию, он как бы совмещает   два   основных   процесса   библиографической   деятельности, обнаруживая их органическую взаимосвязь. Специфическим процессом библиографического обслуживания является непосредственное  доведение  библиографической  информации  до   потребителей.

Охарактеризованная процессная структура библиографической деятельности графически представлена на рис. 1.

В целом можно сказать, что процесс библиографирования предшествует и сопутствует процессу библиографического обслуживания, образуя необходимую библиографическую основу последнего.

Исходной основой процессов  библиографирования, библиографического обслуживания и самообслуживания является библиографический поиск. Он тесно связан с поисковой функцией библиографической информации и выражает, по существу, технологический аспект ее практической реализации.

Процесс библиографирования зависит, с одной стороны, от объема, формы и содержания его непосредственных документальных объектов, с другой — от конкретных целевых и читательских установок создаваемой библиографической информации.

Библиографическое обслуживание осуществляется в двух основных «режимах»: справочно-библиографическом и библиографического информирования.

Справочно-библиографическое  обслуживание (СБО) состоит в приеме запроса потребителя на информацию и выдаче ему ответа на запрос. Наличие разового запроса и ответа (работа в режиме «запрос — ответ») — характерная и обязательная черта СБО. Таким образом, в наиболее общей форме сущность СБО в библиотеке заключена в отношении «запрос потребителя — ответ библиографа», в котором первый элемент является исходным пунктом, второй — конечным результатом процесса.

Второй «режим» библиографического обслуживания заключается в регулярном доведении до потребителей библиографической информации без запросов или же на основе долгосрочных запросов. Учитывая это, основными формами библиографического информирования являются бюллетени новых поступлений в библиотеку, обзоры литературы, организуемые библиотеками «Дни специалиста», «Дни информации» или другие аналогичные мероприятия³.

1.2 Общие вопросы  библиографического обслуживания

Библиографическое обслуживание, исходя из современного понимания термина, возникло в библиотеках недавно, если иметь в виду их многовековую историю. В настоящее время оно стало важнейшим участком работы библиотек различных типов.

Автоматизация библиографических  процессов, создающая возможности прямого доступа к информационным ресурсам других библиотек (включая и зарубежные), повышает роль этого направления в деятельности библиотек по более полному удовлетворению информационных потребностей читателей. Одновременно возрастают требования к профессиональной подготовке кадров, занимающихся библиографическим обслуживанием⁴.

В специальной литературе, наряду с термином «библиографическое обслуживание», встречается термин «информационное обслуживание», являющийся более широким (родовым) понятием по отношению к термину «библиографическое обслуживание». В настоящее время оба эти термина закреплены в межгосударственном терминологическом стандарте 7.0-99. Под информационным обслуживанием понимается «обеспечение пользователей необходимой информацией, осуществляемое информационными органами и службами путем предоставления информационных услуг». Библиографическая информация является одной из разновидностей информации, обеспечение которой потребителей определено в том же стандарте как библиографическое обслуживание.

Из определения термина  «информационное обслуживание»  следует, что к числу информационных органов и служб относятся и библиотеки, располагающие огромными документными ресурсами, предназначенными для удовлетворения информационных потребностей всех групп читателей. Кроме этих терминов в печати иногда употребляются термины «информационное обеспечение», «библиографическое обеспечение», которые не являются синонимами упомянутых выше терминов. В том же межгосударственном стандарте этим терминам дается следующее определение:

• «информационное обеспечение: Совокупность информационных ресурсов и услуг, предоставляемых для решения управленческих и научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения»;
• «информационно-библиографическое обеспечение: Совокупность информационно-библиографических ресурсов и услуг для удовлетворения долговременных потребностей в информации».

Следовательно, информационно-библиографическое  обеспечение также является разновидностью обеспечения информационного. При этом кроме самого процесса доведения библиографической информации (предоставления услуг), непременной составляющей является наличие соответствующих ресурсов, их совокупность, необходимая для удовлетворения долговременных информационных потребностей. Такие долговременные информационные потребности присущи, например, коллективу научных исследователей (лаборатории, отдела), работающему над конкретными научными темами.

Характер, содержание, масштабы и организация библиографического обслуживанию зависят от типа библиотеки и выполняемых ею задач, степени автоматизации библиотечных процессов, то есть конкретизируются применительно к особенностям каждой библиотеки.

Так, для универсальных библиотек к числу главных факторов, определяющих характер осуществляемого ими библиографического обслуживания, относятся, прежде всего, культурно-экономический профиль региона, наличие на обслуживаемой территории библиотек других систем и ведомств, а также органов НТИ, контингент читателей. Для специальных библиотек предприятий, акционерных обществ, организаций существенное значение имеет профиль этих предприятий и организаций, наличие (или отсутствие) в их структуре информационного органа. Поэтому даже в пределах одного типа библиотек (например, государственных ЦБС) характер библиографических услуг, содержание библиографического обслуживания будут различны. Одним из видов этого обслуживания является библиографическое информирование, определяемое в упомянутом ранее межгосударственном стандарте как «систематическое обеспечение библиографической информацией абонента в соответствии с его долговременно действующим запросом». В свою очередь оно подразделяется на три разновидности: индивидуальное, групповое и массовое информирование.

Первые две из названных относятся  к дифференцированному библиографическому информированию, а последнее — к недифференцированному (массовому). Иначе говоря, дифференцированное информирование осуществляется с учетом информационных потребностей индивида или группы потребителей со сходными (близкими) информационными потребностями, а недифференцированное (массовое) — без учета этих потребностей широкого круга потребителей, как определено в стандарте — по социально значимым темам⁵.

Следует подчеркнуть, что  необходимым условием повышения качества и эффективности всех форм библиографического обслуживания является постоянная обратная связь с потребителями информации.

Глава 2 Библиографическое информирование

2.1 Библиографическое информирование

2.1.1 Общие вопросы  библиографического информирования

Библиографическое информирование в условиях библиотеки означает регулярное доведение до  потребителей  библиографической информации без запросов или в соответствии с долговременно действующими запросами.

В настоящее время большое внимание уделяется дифференцированному библиографическому информированию. Задача его заключается в том, чтобы регулярно обеспечивать руководящий состав, специалистов, работающих в научных учреждениях, проектно-конструкторских организациях, на промышленных и сельскохозяйственных предприятиях, в учебных заведениях, финансовых и коммерческих структурах, сведениями о новых документальных источниках информации, необходимых для их профессиональной деятельности. Следить за появлением этих источников самим специалистам с каждым годом становится все труднее. Самостоятельный поиск нужной информации требует больших затрат времени (составляет иногда 30-40% общего рабочего времени специалиста).

Многие потребители  научной и технической информации с трудом меняют привычные способы получения информации, которые обычно складывались в годы формирования их как специалистов. Поэтому библиотека, предлагая услуги, должна обеспечить их качество с тем, чтобы завоевать доверие к новым формам обслуживания.

Дифференцированное библиографическое  информирование отличается вместе с тем большой трудоемкостью (особенно индивидуальное), что не позволяет распространить данный вид обслуживания на всех потребителей информации. Это относится не только к крупным универсальным научным библиотекам, но и к библиотекам других типов. Поэтому оно применяется в основном как форма приоритетного обслуживания отдельных категорий абонентов. Предпочтение, оказываемое определенным группам читателей, вызвано, прежде всего, ограниченными возможностями библиотеки любого типа. В силу этого возникает необходимость, в зависимости от конкретных условий, выделить круг абонентов, пользующихся услугами библиотеки на приоритетных началах. Состав и количество таких абонентов определяется исходя, прежде всего, из ведомственной принадлежности библиотеки и возложенных на нее задач, а также из штата сотрудников и информационных ресурсов.

На практике широкое распространение индивидуального библиографического информирования руководителей области (города, района) сдерживает несовершенство предоставляемой информации: она может поступить с опозданием, быть избыточной или, наоборот, недостаточно полной. Специфика управленческого труда требует получения сжатой информации по существу вопросов. Поставлять такую информацию в нужном объеме сегодня библиотеки не готовы. Поэтому в большинстве случаев руководящие работники области (города, района) обслуживаются универсальными библиотеками как групповые абоненты. Поскольку по всему спектру их информационных потребностей высокого качества библиографического информирования достичь практически невозможно, целесообразно сосредоточить внимание преимущественно на краеведческих аспектах этих потребностей, что соответствует и задачам универсальных библиотек как центров краеведческой библиографии.

Абонентами группового обслуживания в универсальных библиотеках  могут быть коллективы предприятий  и организаций, находящихся на территории области (города, района), независимо от форм собственности. Стремясь поднять престиж библиотеки, укрепить материальную базу и поддержать сотрудников прибавкой к зарплате, многие универсальные   библиотеки, используя маркетинговый подход, распространяют информационные услуги в первую очередь среди различных коммерческих структур, предприятий малого и среднего бизнеса.

Коллективы этих предприятий и, прежде всего, руководящий состав проявляют повышенный интерес к так называемой деловой информации, к правовым вопросам, связанным с налогами, инвестициями, внешнеторговыми отношениями и т. д.

Многие областные и  центральные городские библиотеки ЦБС образовали в структуре специальное подразделение (сектор, кабинет деловой информации) с тем, чтобы на договорной основе обслуживать такие предприятия и организации. Для осуществления обслуживания библиотеки приобретают не только необходимые традиционные источники информации, но и компьютерные версии библиографических источников, справочные издания типа «Бизнес-карта», «Асу-Импульс», правовую базу данных «Консультант-плюс» и другие.

В специальных библиотеках, непосредственно связанных с  научно-производственными коллективами, более широко развито индивидуальное библиографическое информирование. Руководящий состав предприятий и организаций обслуживается на приоритетных началах, как правило, по всему спектру информационных потребностей. Задача их обслуживания в специальных библиотеках облегчается тем, что на крупных предприятиях и в организациях научная или научно-техническая библиотека является одним из подразделений отдела научно-технической информации, под руководством которого и осуществляется информирование руководителей. Индивидуальными абонентами библиографического информирования являются также ведущие специалисты и руководители структурных подразделений (начальники цехов, заведующие отделами, лабораториями и т. д.), а также другие ответственные работники.

Вместе с тем и  в специальных библиотеках (включая  библиотеки вузов), имеющих благоприятные условия для развития индивидуального информирования, также широко применяется групповое информирование. Дело в том, что даже при наличии в структуре предприятия органа НТИ далеко не все специалисты могут быть охвачены индивидуальным информированием. Значительная часть их обслуживается на правах группового абонента. Более того, желательно, чтобы некоторые специалисты, обслуживаемые в индивидуальном порядке, выступали в качестве посредников между информационной службой (библиотекой) и сотрудниками подразделения, в котором работает данный специалист. Обычно для этого выбирается наиболее активный читатель библиотеки, являющийся информационным лидером в своем коллективе. Его функция посредника в этом случае может быть закреплена соответствующим распоряжением администрации предприятия (учреждения).

В основе дифференцированного  библиографического информирования как индивидуального, так и группового, лежит знание информационных потребностей абонентов. Эффективность обслуживания во многом зависит от того, насколько точно формулируемые абонентами запросы отражают тематическое содержание этих потребностей. Изучению последних должно уделяться большое внимание со стороны библиотечных работников.

В универсальных библиотеках  эта работа сопряжена с большими трудностями, так как непосредственные контакты библиографа возможны лишь с отдельными индивидуальными абонентами, регулярно посещающими библиотеку. Что касается коллективных абонентов, то из-за территориальной отдаленности (особенно специалистов сельского хозяйства) и отсутствия с ними непосредственного контакта библиотеки вынуждены сами определять профиль их информационных потребностей или уточнять при заключении договора⁶.

2.1.2 Технология дифференцированного библиографического информирования

Определение индивидуальных и групповых абонентов и изучение их информационных потребностей — важный подготовительный этап процесса текущего библиографического информирования. На этом же этапе должны быть тиражированы в нужном количестве, кроме опросных листов, бланки учетной документации. В частности, целесообразно иметь два комплекта учетных карт. Один из них предназначен для ведения алфавитной картотеки индивидуальных и (или) групповых абонентов, другой - для регистрации заявленных ими тем. На лицевой стороне карты указываются следующие сведения: фамилия, имя и отчество абонента, место работы, занимаемая должность, служебный телефон, адрес для высылки оповещений (в региональных библиотеках), названия тем (темы). На оборотной стороне карты ведется учет отправленных оповещений с указанием даты отправки, количества документов, о которых извещено. Можно предусмотреть специальную графу для учета запросов на первичные документы.

В картах групповых абонентов  обязательно отражается полное название предприятия (организации), фамилия руководителя (или лица, ответственного за организацию информационного обслуживания) и его служебный телефон, почтовый адрес, основной профиль деятельности и перечень тем, по которым необходимо информировать абонентов о новой литературе. Оборотная сторона карты предназначена для учета отправляемых оповещений и запросов на первичные документы.

Заявленные абонентами темы фиксируются в алфавитно-предметной картотеке тем. На каждой карте указывается  название темы и приводятся фамилии абонентов и (или) названия предприятий (организаций), которых она заинтересовала.

Работа по текущему библиографическому информированию начинается с регулярного просмотра вновь поступивших документов теми сотрудниками библиотеки, за которыми закреплены конкретные абоненты в соответствии с внутренними регламентирующими документами (положение об отделе, должностные и технологические инструкции). Так, в областной библиотеке этим, как правило, занимаются библиографы отраслевых отделов (патентно-технического, отдела обслуживания работников агропромышленного комплекса или сектора (кабинета) деловой информации). При такой организационно-функциональной структуре областной библиотеки на работников библиографического отдела, наряду с общим руководством этой работой, возлагается библиографическое обслуживание руководителей области, а также специалистов в области общественных наук.

Одним из недостатков  библиографического информирования индивидуальных и групповых абонентов в библиотеках (прежде всего универсальных) является ограниченная информационная база. Большая трудоемкость этой работы, скромные штаты, слабое знание информационных потребностей читателей приводят к тому, что из новых поступлений просматриваются преимущественно книги, реже — журналы и продолжающиеся издания. Для обеспечения наибольшей полноты библиографического информирования следовало бы просматривать текущие библиографические пособия (летописи РКП, реферативные журналы и др.). Естественно, что наряду с полнотой важно обеспечить и релевантность подбираемой библиографической информации. Для этого библиограф должен достаточно хорошо ориентироваться в соответствующих проблемах, понимать встречающуюся в документах терминологию.

Способ оповещения абонентов  о подобранной для них литературе выбирается библиотекой в зависимости от конкретных условий. Обычно посылаются письменные сообщения на специальных бланках. Однако более целесообразно предоставлять библиографическую информацию на карточках, так как это позволяет абонентам собирать сведения о литературе по интересующей их теме в личных картотеках. В некоторых библиотеках карточки с описаниями подобранных документов вкладывают в наклеенные на картонный лист кармашки с фамилиями абонентов. Этот способ предполагает систематическое посещение библиотеки каждым абонентом. При небольшом числе абонентов их можно извещать устно — по телефону или при личном общении. Преимущество такого способа заключается в оперативности и непосредственном контакте, позволяющем выяснить отношение абонента к подобранным для него материалам.

Сказанное относится и к групповым абонентам, поскольку их представляет конкретное лицо, ответственное за получение библиографической информации, ознакомление с нею членов своего коллектива и ведение тематической картотеки.

Библиографическое информирование с помощью рассылки списка новых поступлений в фонд библиотеки (или ряда библиотек) предполагает тщательный отбор литературы с установкой на соответствующую группу потребителей. Выполнить это требование нелегко, поскольку списки литературы создаются без предварительного изучения информационных потребностей их адресатов. Следовательно, субъективные решения библиографов-составителей списков должны основываться на хорошем знании соответствующих тематических направлений. В отдельных случаях в качестве консультантов можно привлекать специалистов из числа читателей.

В специальных библиотеках  практикуются и другие формы информирования индивидуальных и групповых абонентов. Так, для непосредственного ознакомления с вновь поступающей литературой используют специальный шкаф с отдельными ячейками, каждая из которых закрепляется за одним из абонентов. Подобранную в соответствии с запросами литературу раскладывают по ячейкам с тем, чтобы каждый абонент ознакомился с нею и сделал заявку на заинтересовавшие его документы.

С помощью «кольцевой почты» информируют специалистов, имеющих близкие по содержанию информационные потребности. Для них библиотека подбирает из новых поступлений первичные и вторичные документы (включая библиографические карточки), которые вкладываются в специальные папки. К папке прикрепляется «путевка», то есть список специалистов, которые должны ознакомиться с вложенными материалами, передавая их друг другу в последовательности фамилий, приведенных в списке. Последний из них должен возвратить папку с материалами в библиотеку. Для ознакомления с материалами каждому специалисту отводится два-три дня. Одному из работников библиотеки поручается контроль за прохождением папки по «кольцевой почте».

Широко распространено на предприятиях и в организациях привлечение специалистов в качестве посредников между библиотекой и коллективом соответствующего подразделения. Чаще всего такие посредники называются техническими информаторами или общественными информаторами. Например, в вузах общественные информаторы выделяются от кафедры и других научных подразделений. В их обязанности входит активное посещение дней информации в библиотеке, информирование членов своего коллектива о новых поступлениях в библиотеку, ведение картотеки литературы по профилю своего подразделения, оказание помощи библиотеке в организации дней кафедры и т. д. Эти обязанности в некоторых библиотеках закрепляются в «Памятке общественного информатора», утверждаемой руководством предприятия (организации)⁷.

2.2 Избирательное распространение информации (ИРИ)

2.2.1 Общие вопросы  системы ИРИ

Недостатком дифференцированного  библиографического информирования является отсутствие постоянно действующей обратной связи с абонентами. Извещая абонентов о вновь поступивших в фонд документах по заявленным темам, работники библиотеки часто не знают, насколько содержание этих документов соответствует их информационным потребностям. Стараясь устранить такое положение, некоторые библиотеки в конце года при сборе опросных листков на следующий год просят абонентов высказать свое отношение к качеству обслуживания и предложения по его улучшению. К этому по сути дела сводится обратная связь с абонентами. Правда, работники специальных библиотек имеют возможность поддерживать эту связь более регулярно путем личных контактов с потребителями, следить за тем, какие конкретно документы спрашиваются ими после получения извещения о них. Переход на обслуживание в режиме избирательного распространения информации, чаще всего называемом системой ИРИ, обеспечивает возможность слежения за реакцией абонентов на посылаемые оповещения. Данная система является наиболее прогрессивной формой дифференцированного обслуживания. Она сформировалась и получила широкое распространение в органах информации, однако в ее основе заложены те же принципы, которые характерны для традиционного индивидуального и группового информирования в библиотеке. Принципиальное отличие ИРИ от традиционной формы заключается прежде всего в надежно организованной, постоянно действующей и, как правило, формализованной обратной связи с потребителем информации⁸.

2.2.2 Требования к системе ИРИ

В строгом смысле системой ИРИ можно назвать такую систему  информационного обеспечения, которая отвечает следующим требованиям:

• максимальная полнота доводимой до абонентов библиографической информации;
• краткое раскрытие содержания документа с помощью реферата (аннотации) и (или) набора ключевых слов;
• оперативность и регулярность доведения информации;
• наличие постоянно действующей обратной связи с абонентами; обеспечение абонента первичными документами или их копиями при поступлении на них запроса.

Требование максимальной полноты библиографической информации особенно актуально при обслуживании в режиме ИРИ научных работников. Для обеспечения полноты, наряду с отбором поступивших в библиотеку первичных документов и их обработкой для ввода в систему ИРИ, просматриваются текущие библиографические источники, которые могут содержать сведения о первичных документах, не приобретаемых библиотекой, но соответствующих информационным потребностям абонентов. Обычно для этой цели используются реферативные журналы и (или) библиографические источники сигнального типа.