СОДЕРЖАНИЕ 

      ВВЕДЕНИЕ

     Актуальность  данной темы определяется тем, что в муниципальном архиве формируется коллекция документов, отражающих историю образования и функционирования конкретных учреждений и предприятий города: администраций (мэрий) районов и администраций сельских округов, районных финансовых отделов, районных отделов управления культуры и народного образования, районных управлений сельским хозяйством, судов, школ, фабрик, промысловых артелей, колхозов и пр.

     В муниципальных архивах городов  и районов представлен значительный комплекс документов, содержащих информацию биографического и генеалогического характера, а также информацию о  быте и повседневной жизни граждан.

     В первую очередь, это – личные документы рабочих и служащих: личные карточки, характеристики, личные учётные листки, автобиографии, удостоверения, списки, анкеты. Перечисленные документы содержат, прежде всего, биографическую информацию: возраст человека, его образование, время и место работы, социальное положение, место жительства, а также некоторые генеалогические сведения - данные о ближайших родственниках (родители, жена муж, дети).

     Имеются сведения о награждении граждан  СССР орденами и медалями за доблестный труд в годы войны и в мирное время. Значительная группа документов содержит информацию о размерах заработной платы рабочих и служащих - ведомости на получение жалованья и лицевые счета. В некоторых архивах хранятся документы, полученные в результате социальных опросов. Например, переписей населения - всеобщих и местных. Эти документы содержат информацию биографического характера.

     В архивы поступают медицинские карты  граждан из лечебных заведений и  судебные (уголовные и гражданские) дела. Небольшая часть архивов  располагает документами земельных комиссий 1920-х - 1930-х годов, содержащими информацию о распределении и перераспределении земли между крестьянскими семьями. Особый комплекс документов составляют похозяйственные книги, содержащие информацию о крестьянских хозяйствах: глава семьи, количество членов семьи, места их работы, размер приусадебного участка, хозяйственные постройки и т.д.

     Муниципальные архивы принимают на хранение документы  от частных лиц - дневниковые записи, мемуары, авторские рукописи, различные  коллекции, личные документы. Следует отметить, что муниципальные архивы приступили к сбору аудио и видеодокументов от граждан и учреждений.

     Таким образом, муниципальные архивы сформировали обширные коллекции документов, содержащих информацию о государственной политике в области культурного развития региона в целом, а также отдельных его граждан.

     Целью данной работы является исследование особенностей работы архивов муниципальных образований.

     Достижению  поставленных целей способствует решение  следующих задач:

     - рассмотреть понятие и функции архивов муниципальных образований;

     - дать характеристику источникам  комплектования муниципальных архивов  архивными документами;

     - охарактеризовать работу отдела  по делам архивов администрации  муниципального образования г.  Новый Уренгой;

     - изучить нормативное регулирование работы архива муниципального образования;

     - провести анализ основных итогов  деятельности муниципального архива  города Новый Уренгой.

     Объектом  исследования является архив муниципального образования города Новый Уренгой.

     Предметом исследования является особенности его работы.

     В процессе исследования был использован  значительный круг источников. В ходе работы была изучена законодательная  и нормативно-правовая база, регламентирующая документационное обеспечение управленческой деятельности.

     При исследовании данной темы полезным источником были Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.¹

     Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)². Система разработана в 1990 году, внедрена в 1991 году. Это наиболее полный межотраслевой документ об организации документационного обеспечения управления.

     Положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации  работы с документами, механизации  и автоматизации работы с документами, организации службы документационного  обеспечения управления.

     В анализе проблем передачи документов на архивное хранение автор опирался на основные правила работы архивов  организаций» (изданы в 2002 году). В разделах 2-4 Правил³ детально изложены делопроизводственные вопросы: требования к номенклатуре дел, ее виды, порядок составления, заполнения, ведения номенклатуры; порядок формирования дел в делопроизводстве; организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве; порядок выделения документов к уничтожению; подготовка дел к передаче в архив, оформление дел (нумерация, подшивка, полное оформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив. В разделах 5-14 раскрывается работа с документами в архиве.

     Оказался  необходимым Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) от 30декабря 1993 года № 299 принят и введен Постановлением Госкомстата России.⁴ Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).⁵

     В ОКУД приведены наименования и кодовые  обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные  системы документации.

     Квалификационный  справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37⁶ и содержит определенный перечень обязанностей отдельных категорий работников. Его цель – обеспечение рационального разделения труда, создание организма разграничения функций, полномочий и ответственности, четкой регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений.

     Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 года № 23 «Об утверждении Норм времени  на работу по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»⁷ эти нормы определяют четкость и оперативность движения, обработки документа, от которых зависит скорость получения информации необходимой для выработки решений.

     Оказался  необходимым перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 06.10.2000г.⁸ Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

     Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения⁹ включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен  использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 Унифицированные системы  документации «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению  документов»¹⁰  стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

     Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к  бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт носит рекомендательный характер.

     ГОСТ  Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».¹¹  Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

     В работе были использованы локальные  нормативные акты администрации  г. Новый Уренгой: устав муниципального образования город Новый Уренгой¹², положение об отделе по делам архивов администрации муниципального образования г. Новый Уренгой ¹³.

     Обращаясь к вопросу изученности данной темы нужно отметить, что многие исследователи, которые занимаются изучением документооборота, в своих изданиях очень часто рассматривали данную тематику.

     Почти во всех работах подготовка и передача документов в архив рассматривается  общими вопросами (Березина Е.Н., Рогожин  М., Сидорова В., Спивак В.).

     Структура работы подчинена общим требованиям  и включает: введение, основную часть, заключение и список использованных источников и литературы.

      ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ АРХИВОВ МУНИЦИПАЛЬНЫХ  ОБРАЗОВАНИЙ

1. Понятие и функции архивов  муниципальных образований

     Муниципальный архив - структурное подразделение администрации муниципального образования или муниципальное учреждение, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также иных архивных документов.

     Комплектование (формирование) муниципального архива - комплекс работ, направленный на систематическое пополнение муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации, иными архивными документами, включающими в себя определение состава организаций - источников комплектования муниципального архива, организацию работы по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов в организациях - источниках комплектования муниципального архива, прием документов в муниципальный архив.

     Содержание  муниципального архива - деятельность администрации муниципального образования по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, предоставлению архивам зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников муниципального архива.

     Администрация муниципального образования в целях  обеспечения сохранности и учета  архивных документов образует в своем  составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.

     Возглавляет отдел заведующий. Назначает и  освобождает от занимаемой должности  заведующего и специалистов отдела руководитель администрации муниципального образования.

     При смене заведующего отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации, а также Главного архивного управления области. Акт приема-передачи утверждается руководителем администрации муниципального образования и представляется в Главное архивное управление области.

     При изменении структуры органов  местного самоуправления архивные документы  в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

     При реорганизации муниципальных предприятий  и учреждений архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых предприятий и учреждений.

     При ликвидации органов местного самоуправления муниципального образования, муниципальных предприятий и учреждений включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают на хранение в архивный отдел.

     Все работы, связанные с отбором, подготовкой  и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, передающих документы.

     Основными функциями архивного отдела являются:¹⁴

     Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному  и длительному хранению, в том  числе:

• Хранение и учет принятых документов.
• Представление в установленном порядке учетных данных в Главное архивное управление области.
• Проведение мероприятий, обеспечивающих оптимальные условия хранения документов и обеспечение их физической сохранности.
• Подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.
• Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности.
• Хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения.
• Хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования.
• Хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела.
• Хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.
• Хранение документов, находящихся в собственности области, на основании договоров между собственником документов и архивным отделом от имени администрации.

     Комплектование  отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в том числе:

     1. Отбор и прием документов постоянного  хранения.

     2. Проведение в установленном порядке  экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.¹⁵

     Руководство организационно-методической деятельностью  ведомственных архивов, муниципальных  организаций и содействие организациям других форм собственности.

     1. Проведение проверок состояния  делопроизводства и ведомственного  хранения документов, в том числе  по личному составу.

     2. Ведение в установленном порядке  учета документов, хранящихся в  организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования.

     3. Рассмотрение и согласование  положений о ведомственных архивах,  экспертных комиссиях, номенклатур  дел организаций.

     4. Рассмотрение и представление  в Главное архивное управление области поступивших от организации описей дел постоянного хранения.

     5. Рассмотрение и согласование  описей дел по личному составу.

     6. Оказание организационно-методической  помощи, проведение совещаний, семинаров,  консультаций по организации  и методике работы с документами.

     7. Информационное обеспечение органов  местного самоуправления, организация  использования архивных документов, удовлетворение прав граждан  на архивную информацию, в том  числе:

     - информирование органов местного  самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;

     - организация работы пользователей  с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;

     - исполнение социально-правовых и  иных запросов граждан, выдача  архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан по вопросам компетенции отдела;

     - создание и совершенствование  научно-справочного аппарата к  документам отдела, автоматизированных  информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

     Администрация муниципального образования:¹⁶

     - организует исполнение муниципальных  правовых актов, муниципальных  целевых программ развития архивного  дела и управление архивным делом на территории муниципального образования;

     - содержит муниципальный архив,  обеспечивает финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые  для комплектования, хранения, учета  и использования архивных документов, предоставляет муниципальному архиву здание и (или) помещение, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов;

     - заключает договоры с государственными (в том числе федеральными) и  негосударственными организациями  о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства;

     - осуществляет иные полномочия, предусмотренные  законодательством Российской Федерации,  области об архивном деле, Уставом  муниципального образования, Положением  о формировании и содержании  архивов муниципального образования.

     К муниципальной собственности относятся  архивные документы органов местного самоуправления, муниципальных организаций, а также документы, хранящиеся в  муниципальном архиве, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договоров хранения без передачи их в собственность).

     Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной  собственности, хранятся:

     - постоянно - в муниципальном архиве, музеях, библиотеках;

     - временно - в органах местного  самоуправления, муниципальных организациях  и создаваемых ими архивах  в течение сроков, установленных  законодательством Российской Федерации.¹⁷

     Архивные  документы, находящиеся в муниципальной  собственности, не подлежат приватизации, продаже, мене, дарению.

     В случае приватизации муниципальных  предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности документы, в том  числе по личному составу, остаются в муниципальной собственности.

     Финансирование  и материально-техническое обеспечение отдела осуществляются за счет средств местного бюджета муниципального образования. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия, проводимые в муниципальном образовании; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации, в том числе полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории муниципального образования).

     Администрация муниципального образования предоставляет архивному отделу здание и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников. Принимая решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен отдел, предоставляет здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов. Земельные участки, используемые отделом, передаются в его бессрочное (безвозмездное) пользование. 

2. Источники комплектования муниципальных  архивов архивными  документами

     Органы  местного самоуправления, организации  и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного  фонда Российской Федерации и  другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в муниципальные архивы, выступают источниками комплектования муниципальных архивов архивными документами.

     Муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы  Архивного фонда Российской Федерации  и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

     Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной  собственности, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления либо муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие муниципальные архивы.

     Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

     Органам местного самоуправления, муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, организации Российской академии наук и негосударственные организации.

     Передача  на постоянное хранение в муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов.

     Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

     1) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов  федеральных органов государственной  власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России)), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

     2) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

     3) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

     4) для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации отдельных  видов архивных документов:

     а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

     б) документов по личному составу, записей  нотариальных действий, похозяйственных  книг и касающихся приватизации жилищного  фонда документов - 75 лет;

     в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

     г) технологической и конструкторской  документации - 20 лет;