Деятельность кадровых служб и их роль в организации

     МИНИСТЕРСТВО  КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

     ФГОУ  ВПО  ВОСТОЧНО-СИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

     АКАДЕМИЯ  КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ

     ИНСТИТУТ  ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ,

     ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

     КАФЕДРА МАРКЕТИНГА И МЕНЕДЖМЕНТА СКС 

     КУРСОВАЯ  РАБОТА

     по  дисциплине «Основы менеджмента»

     тема  Деятельность кадровых служб и

       их роль в организации 
 

                                                                                       выполнила: Салчак Ч.

                                                                                       группа 422

                                                                                       Научный руководитель: 

                                                                                       Жигжитова И.В.                                                                                   
 

                                                   УЛАН – УДЭ

                                                          2011 
 

       Содержание

       ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….3

       ГЛАВА 1.  Теоретические аспекты исследования деятельности  сотрудников кадровой  службы…………………………………………………5

       1.1 Роль кадровой службы в управлении персоналом предприятия. Основы деятельности кадровой службы……………………………………….5

       1.2  Документирование трудовых отношений………………………...13

       1.3 Формирование и хранение дел в кадровой службе……………….18

       ГЛАВА 2. Анализ и рекомендации по совершенствованию деятельности отдела персонала предприятия ОАО «Улан-Удэнский авиационный завод» ……………………………………………………………24

       2.1 Общая характеристика предприятия ОАО «Улан-Удэнский авиационный завод»………………………………………..................................24

       2.2 Анализ работы кадровой службы ОАО «Улан-Удэнский авиационный завод»……………………………………………………………..27

       ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………34

       СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………….36 
 

       ВВЕДЕНИЕ

       Дискуссия о судьбах и перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня особо актуальное звучание. Для российского бизнеса это особенно важный вопрос, потому что функции службы кадров советских времен ничего общего с задачами сегодняшней экономики не имели, а стереотип отношения в значительной степени у людей остался.¹

       В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном  документе. Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и  культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом. В этих условиях особую актуальность приобретает умение правильно вести  кадровое делопроизводство в организации.

       Целью данной работы – изучить организацию работы кадровой службы в ОАО «Улан-Удэнский авиационный завод» и определение мероприятий по ее совершенствованию.

       Основными задачами являются:

• раскрыть  сущность кадровой службы;
• проанализировать работу кадровой службы ОАО «Улан-Удэнский авиационный завод»;
• предложить методы усовершенствования службы ОАО «Улан-Удэнский авиационный завод».

       Предметом исследования  - управленческая деятельность  сотрудников кадровой  службы  ОАО «Улан-Удэнский авиационный завод».

       Объектом  является: кадровая служба  ОАО «Улан-Удэнский авиационный завод».

       Структура работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

       В первой главе обзорно и более  детально представлен теоретический  материал по избранной теме.

       Вторая  глава посвящена исследованию и  методам усовершенствования работы службы кадров в ОАО «Улан-Удэнский авиационный завод». 
 
 
 
 
 
 

       ГЛАВА 1. Теоретические аспекты исследования деятельности  сотрудников кадровой  службы

       1.1 Понятие и роль кадровой службы в управлении персоналом предприятия. Основы деятельности кадровой службы.

       Во  многих развитых странах меняющаяся кадровая политика приводит к пересмотру руководителями фирм своих взглядов на положение службы кадров, к переоценке места и значения этой службы в  современной организации.

       Кадровая  служба предприятия – это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики. [3, с. 205]

       Работники кадровых служб должны полноправно  участвовать в проведении кадровой политики, в анализе человеческих проблем, предвидеть потребность в  создании новых рабочих мест и  ликвидации части устаревших, изучать  новые тенденции: учитывая возросшую  значимость и «многопрофильное»  работы с людьми, прежние кадровые службы преобразовывается в службы персонала, или человеческих ресурсов. Наиболее богатый опыт накопили многонациональные  корпорации. Их отделы человеческих ресурсов занимаются широким комплексом вопросов и играют важную роль в развитии организации. В таких компаниях  службы персонала возглавляются  вице-президентами, занимающими вторые места в управленческой иерархии.  

       В зависимости от масштаба фирмы, специфики  деятельности, традиций число и название  подразделений кадровой службы, численность  сотрудников может меняться. В одной организации могут быть созданы отделы заработной платы, льгот, профессионального развития, в то время как в другой все эти функции выполняет один отдел. Вопросы приема на работу, учета персонала, профессионального обучения и развития также могут возлагаться на различные отделы, или объединяться в рамках одного отдела.             На крупных предприятиях определены следующие функции кадровых служб:

• Административная деятельность. Применение на практике основных законодательных положений в области организации и оплаты труда, коллективных договоров.                                                              
• Трудоустройство. Прием на работу, ознакомление с рабочим местом и условиями труда, вопросы перевода на другую работу внутри предприятия, выдвижение на более высокие должности, увольнение:  
• Подготовка, переподготовка, повышение квалификации кадров. Сюда относятся все вопросы, связанные с выявлением потенциальных возможностей  
  сотрудников фирмы, определения путей их продвижения по производственной или служебной линии. 
• Материальное вознаграждение. Аттестация рабочих мест и должностей, структура заработной платы с учетом социальных льгот, изучение рынка труда, разработка отдельных статей коллективного договора.
• Социальные вопросы. Контакты с профсоюзными организациями, содействие проведению общественных мероприятий, анализ и выявление причин социальной напряженности. 
• Условия труда и техника безопасности. [6, с. 225]

       Изучение  состояния кадровой работы примерно в 100 российских организациях позволило  очертить социальный портрет работника  отдела кадров. Большинство вновь созданных коммерческих организаций кадровой службы не имеют вообще, в основном из-за малочисленности персонала. Ее функцию выполняют молодые предприниматели, не имеющие опыта работы с кадрами, они часто ориентируются на родственников, приятелей и т.п.

       На  практике довольно сложно подобрать  в кадровые службы специалистов, отвечающих новым требованиям. Общие подходы  к подготовке менеджеров по персоналу, руководителей кадровых служб только вырабатываются. 

       Но  уже сегодня не вызывает сомнения, что руководитель кадровой службы должен быть организатором, многосторонним специалистом. Он должен владеть навыками управления, использования новых информационных технологий, иметь хорошие знания и практические навыки в области  трудовых отношений. Его функции  не ограничиваются чисто кадровыми  вопросами. Назрела потребность  в разработке систем стимулирования трудовой деятельности, в управлении профессиональным ростом. Надо быть готовым  к предотвращению конфликтов, к изменениям на рынке трудовых ресурсов и т.д. Наиболее подготовленными в этом отношении оказались кадровые службы крупных фирм, коммерческих банков. В мелких  и средних организациях многие функции по управлению персоналом по-прежнему возлагаются преимущественно  на линейных руководителей, которым  необходима специальная  профессиональная подготовка в данной области.

       Организация деятельности любого подразделения  должна начинаться с составления  положения об этом подразделении. Положение  о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения  с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

       В разделе «Структура» указан порядок  разработки и утверждения структуры  отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

       Численный состав и структура кадровых служб  зависят в основном от масштабов  организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы  осуществления кадровой работы:

• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
• выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

       Функциональные  обязанности кадровой службы заключаются  в следующем:

• разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

       В ходе взаимодействия с другими подразделениями  организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих  и специалистов, представления о  поощрении, графики отпусков и т.п.

       Из  кадровой службы в подразделения  направляются:

• сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
• копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
• сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

       От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности  в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца  и т.п.

       В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной  нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и  т.п.

         Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

• требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

       Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

       1.2 Документирование трудовых отношений

       Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

       Под обобщающими понятиями «кадровая  документация» или «документация  по личному составу» подразумевают  широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия  и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

       Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и  увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий  и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений. [3, с. 243]

       В каждой организации издаются приказы  о приеме и увольнении, подписываются  трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся  личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

       Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и  взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

       Трудовые  правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников  ни в коем случае не может противоречить  положениям ТК РФ.²

       Этапы трудовой деятельности сотрудников  зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

• Трудовой договор;
• Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);
• Личные карточки работников;
• Трудовые книжки;
• Табель учета рабочего времени;
• График отпусков;
• Личные заявления работников;

       Приказы по кадрам - основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих  записей в документы по учету  труда и его оплаты.

       Приказами по личному составу документально  оформляются:

• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов;
• установление заработной платы;
• предоставление отпусков, командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.

       При соблюдении правил работы с документами  приказы должны печататься на специальных  бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному  хранению. По кадровым приказам ведется  нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности. 
            Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству.

       На  работников, в связи, с перемещением которых издаются приказы вышестоящей  организации (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие  или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы  после того, как получена выписка  из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или  дата увольнения работника.

       Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

       Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения  взыскания визируются юристом (при  его наличии).

       Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

       Приказы по личному составу подписываются  руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

       Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в  дела отделом кадров. Основания к  приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

       В связи с тем, что приказы о  предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные  сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

       Кадровая  служба должна выполнять весь порядок  работы с приказами по личному  составу, так как эти документы  имеют большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем  и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

       Трудовая  книжка - это документ, в котором  содержится вся информация о трудовой деятельности ее владельца, о его  «росте» и «падении». Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника согласно ст.66 Трудового кодекса РФ. В течение  всего периода деятельности работника  в организации его перемещения  и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося  документе. Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового  кодекса РФ форма, порядок ведения  и хранения трудовых книжек, а также  порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей  устанавливаются Правительством РФ.

       Согласно  Правилам работодатель (за исключением  работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого  работника, проработавшего в организации  свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника  основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в  его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

       1.3 Формирование и хранение дел в кадровой службе

       Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28. - группировка  исполненных документов в дела в  соответствии с номенклатурой дел.³

       В процессе группировки проверяется  правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно  оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения  в соответствующие дела.

       Дела  постоянного и долговременного  сроков хранения оформляются в твердые  обложки, на которых делается описание дела.

       Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается  внутренняя опись документов, в конце  дела - заверительная надпись.

         Номенклатура дел предназначена  для формирования дел, их группировки,  систематизации и учета, определения  сроков их хранения и является  основой для составления описей  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

       Основным  документом персонального учета  работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в  себя следующие документы:

• опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета;
• личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности - об увольнении);
• личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);
• автобиография;
• копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;
• характеристики;
• копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);
• трудовой договор;
• карточки учета поощрений и взысканий;
• материалы аттестации;
• представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;
• копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;
• другие документы, характеризующие работника.

       В личные дела не должны входить документы  второстепенного значения, имеющие  временные (до 10 лет включительно) сроки  хранения. К таким документам относятся  справки с места жительства, о  жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

       Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу и ведется  на протяжении всей работы сотрудника, на предприятии.

       Однако  личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих  работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки (форма № Т-2).

       Личная  карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных  наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.