Документ: его понятие и основные требования к оформлению

Министерство культуры Омской области

Омский библиотечный техникум

Кобелецкая  Екатерина Александровна

студентка 3 курса

специальности  034702

«Документационное  обеспечение  управления  и архивоведение»

ДОКУМЕНТ: ЕГО  ПОНЯТИЕ И ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К  ОФОРМЛЕНИЮ

Курсовая работа

Научный руководитель:

Фризен Виктория Геннадиевна

2013

Содержание

Введение……………………………………………………………………3-4

Глава I. Появление документа…………………………………………….5

            1.1 Общая характеристика………………………………………...5-6

            1.2 История делопроизводства……………………………………6-14

Глава II. Теоретические основы………………………………………….14

1.  Понятия «документ»…………………………………………...14-18

2.  Юридическая сила документа…………………………………18-19

2.3 Функции документа………………………………………….....19-20

          2.4 Основные правила составления и оформления документов…20-23

Глава III. Требования к составлению и оформлению документов…….23

3.1 Требования к оформлению реквизитов документов…………23-34

3.2 Требования к бланкам документов……………………………34-35

Заключение………………………………………………………………...36

Список литературы………………………………………………………..37

Введение

Деятельность любой организации  невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При  этом информация все чаще принимает  фиксированный документальный характер.

Каждому человеку хотя бы один раз в течение своей жизни  приходится составлять документы, а  работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с  момента рождения, поступления в  школу, затем в специальное среднее  или высшее учебное заведение, затем  устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. В документах отражается и учитывается  деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами: заключение договоров, оформление бухгалтерских, кадровых, распорядительных документов и т.п. При проверке работы организации, проведении ревизии исследуют, прежде всего, документы, в которых  зафиксирована деятельность организации  или фирмы.

Объектом  исследования является документ.

Предметом исследования является общие требования к оформление документов.

Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение понятия документов и его основных требований по составлению и оформлению.

В связи  с поставленной целью в работе решались следующие задачи:

1. Изучить история возникновения и развития делопроизводства
2. Изучение понятия «документ»;
3. Изучение основных правил составления и оформления документов.

При написании работы применялся метод анализа управленческой информации.

Основу  данной работы составили учебное пособие «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления» Кирсановой М.В.и Аксенова Ю.М., и «Делопроизводство: Практическое пособие» Андреевой В.И.  Законодательную базу работы составили: Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97 а также «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

Структура курсовой работы: Курсовая работа состоит из введения, трёх глав, заключения и списка использованной при написании работы литературы.

Глава I. Появление документа

1.1 Общая характеристика

С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе: с помощью нечленораздельных  звуков, мимики и жестов. Затем появились  наскальные изображения, чуть позднее, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость  фиксации информации. И появляются берестяные письма, одни из первых носителей  информации. На следующих этапах это  уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг.

А в  наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации (документированием). Это  очень тяжелый, кропотливый труд, требующий большого внимания и напряжения.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с  помощью которых мы имеем возможность  узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности  быта своего народа, правовые формы  и этические нормы взаимоотношении  между обществом и государством, а также между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как  способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

Уже в V в. до н.э. древнеримский  плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалась абсолютная точность формулировок  и безукоризненное знание  формы изложения,  иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения  и передачи информации.

1.2 История  делопроизводства.

      До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало, их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников, или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

       Однако, письменные документы, дошедшие до нашего времени, доказывают что, уже в Х в. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945гг.

Документы хранились в  центральных храмах, в крупных  городах существовали хранилища  документов, а местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков, торговцев  различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций, а хранение документов в храмах придавало юридическую  силу. Большой юридической силой  обладали церкви.

С увеличением числа создаваемых  документов, накопились и традиции в сфере документирования, что  привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые  устойчивые формы отдельных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами - свинцовые печати.

Со временем менялась и  графика письменности, первоначально  документы составлялись уставной манерой  письма, выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже использовался полуустав, который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов.  Документ составлялся сплошным текстом, без разделения на отдельные слова, а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Сформировавшиеся практикой  традиции постепенно становились нормами  обычая, закладывая основу будущей  системы делопроизводства.

Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного княжества, хотя это нельзя было назвать государством,  это было хозяйство князя. Некоторые поручения выполняли бояре, приближенные к князю. Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Удалось создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для ведения, дела передавались определенным лицам, или в управлении участвовало  несколько ведомств, что приводило  к неразберихе.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки  и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным  судьям. 

В приказной избе хранилась  государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы, она  представляла собой и канцелярию, и архив. Документы размещались на столах или на скамьях, особо ценные помещали в сундуках-ларях, там же и велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма  документа – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов, языковых формул), расположенных  в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

В документах этого периода, большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и  др., содержание документа составлял  сплошной текст. В заключительной части  документа обозначалась дата ее составления  и место, где она была написана.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Отсутствие в прежних  учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются  новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным  органом и органом надзора  за правительственными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После чего законодательной  основой реформы стал « Генеральный  регламент», который ввел систему  делопроизводства, которая получило название « коллежское» делопроизводство.

С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел ( документооборота).

В коллежском делопроизводстве возникало большое число новых  документов, появились и новые  названия документов, такие как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие. 

В это время происходят большие изменения в форме  документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа  и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников, что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

Большое значение для организации  делопроизводства имеет установленная  «Учреждением для управления губерний»  «иерархия властей и мест», определившая порядок отношений между собой  высших центральных и местных  учреждений. Этот иерархический порядок  взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в  современном делопроизводстве.

Начало ХIХ века встретило новые реформы государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления – министерская, была основана на создании министерств с управляющими министрами, что было необходимо для более  низкой и оперативной системы  управления.

В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров  стало высшим административным учреждением.

Позже, в 1910 году, был создан Государственный Совет – высшее законосовещательное учреждение. Вместе с этим была проведена реформа  Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая функцию  надзора за правительственным аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось  единообразие в систему делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается делопроизводство, движением документов и дел.

Существенные изменения  в системе управления потерпели  и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением  реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделений  – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также  включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

Несмотря на глобальные изменения  в системе управления,  жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Система министерского делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой, несмотря на использование пишущих машинок. Появление телеграфа и телефона воплотила в жизнь новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы.  Это был поистине революционный переворот в документировании деятельности учреждений.

Октябрьская революция 1917 года привела к слому старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной  власти стал Всероссийский Съезд  Советов. Для управления страной  образовано первое советское правительство  – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы  первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).  

Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК  РСФСР. Для работы в советских  учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению уровня документационного обеспечения  управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и  опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для  оформления административных документов, «О форме бланков государственных  учреждений». В этом постановлении  перечислялись обязательные реквизиты  бланка документов, что привело к  упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1926 году был создан Государственный  институт техники управления (ИТУ) в  котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота» был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.

Несмотря на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т.п.), средства и предметы конторского труда.

В 1921 году была создана Государственная  общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Конституция 1936 года существенно  изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным  органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для  каждой иерархической структуры. Новые  введения упростили и упорядочили  процессы документирования в высших органах власти.

В 1941 году на первом межотраслевом  совещании по оргтехнике была выдвинута  программа по вопросу документационного  обеспечения управления, но этой программе  помешала ВОВ.

Экономический упадок и проблемы восстановления народного хозяйства  отодвинули на второй план проблему документационного  обеспечения управления.

В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации  труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого  аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров  СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы №  Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий  СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для  служб документации и архивов  и способствовали упорядочению их деятельности.    

В 1965 году была разработана  единая государственная система  делопроизводства (ЕГСД), а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил  Госкомитет СМ СССР по науке и технике  и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Важным событием 70-80-ых годов  в делопроизводстве стало издание  ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные  структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического  обеспечения делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано  в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь

Глава II. Теоретические основы

2.1 Понятия «документ»

В настоящее  время объемы информации удваиваются  каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек  в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В  нынешних экономических условиях, когда  очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. 

Носителем информации выступает документ.

 Создание  законодательной основы использования  информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.  Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом  общении документирование имеет  особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или  распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила  документирования устанавливаются  правовыми актами каждого государства  или вырабатываются традицией.

Итог документирования —  создание документа.

Значение  латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство.

 В Федеральном  законе «Об информации, информатизации  и защите информации» закреплено  следующее определение понятия «документ»:  Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.]  Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».  Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:  Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. [2 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.] Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.  В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.  Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.  Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.  Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:

• распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов;

• планирование — посредством подготовки различных планов;  

• учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;

• контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

- регламентации  деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

 - распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);  - накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).  Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

2.2 Юридическая сила  документа

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно  важна, так как означает, что документы  могут служить подлинным доказательством  заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа  предполагает его обязательность для  тех, кому он адресован, или для круга  участников управленческих действий (органов  управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных  лиц и граждан), которые руководствуются  документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа  — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.