Документ в управленческой деятельности

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………….3

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА…………………………………………….. ……….4
2. ДОКУМЕНТ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ …………………...6

3. ЗНАЧЕНИЕ, СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИИ НА

    ДОКУМЕНТЕ. …………………………………………………………………..16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………….23

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ …………………………………....25

ПРИЛОЖЕНИЯ ……………………………………………………………………26

ВВЕДЕНИЕ

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Считаем, что изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Возникновение документа, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.                                                                                       

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Так, выбранная тема "Документ как средство реализации функций управления. Значение, составление и оформление резолюции на документе» актуальна, так как рассматривает основы и современные методы эффективного управления в организации через документ, имеет большую практическую значимость, которая заключается в возможности улучшения управленческого процесса.

Таким образом, целью курсовой работы является изучение современных условий, для повышения эффективности управления, совершенствованию работы с документами, так как организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

В первой части работы «Документ в управленческой деятельности» были изучены понятия «документ», «управленческий документ», проанализированы требования к документированной информации, которая  составляют основу управления и в значительной степени эффективность  его на производстве, а также потреблении информации.

Во второй части работы «Значение, составление и оформление резолюции на документе» были исследованы основные требования к оформлению резолюции на документе.

К курсовой работе прилагаются схемы: информационные связи учреждения документов, примерное разделение дел на группы; образец оформления резолюции на документе

1. ПОНЯТИЕ "ДОКУМЕНТ"

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

- наличие информации, смыслового  содержания;

- стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное  использование и хранение документа;

- функциональную предназначенность  для передачи информации в  пространстве и времени, т.е. для  использования в социальных коммуникационных каналах.

ВЫВОД:  История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается.

2. ДОКУМЕНТ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это отражено в Законе "Об информации, информатизации и защите информации".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.      

 Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Но один документ - это единичный акт документирования. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Отметим, что к таким функциям относятся,  прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.                                                                                                              

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т. д. Создать документ можно посредством: письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.

Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

· организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);

·  организация работы с документами: получение - передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Документ является средством укрепления законности и контроля.

Одни документы, к примеру, правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Таким образом, можно смело сказать, что документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров".

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом". Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Любую организацию, предприятие, акционерное общество, фирму можно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке.

Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти (приложение 1).

Составной частью управления является делопроизводство. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство, придерживаясь следующих принципов:

• оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
• современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры и т. п.);
• целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);
• умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведение его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия верного решения.

Информация должна быть оперативной, то есть такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.

На предприятии необходимо установить единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления предприятием) или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий и т.д.

С учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 г., можно составить альбом (дело, файл) образцов документов, наиболее часто используемых в практической деятельности предприятия (писем, факсов, приказов, контрактов), по которому бы работали все сотрудники организации.

Работу организации с документами можно представить в виде следующих этапов:

• прием входящих документов;
• предварительное рассмотрение (разметка) секретарем;
• регистрация документов;
• доклад руководителю и рассмотрение документов руководством;
• принятие решения руководителем и направление документов на исполнение;
• контроль исполнения документов;
• формирование документов в дела;
• использование документов в справочно-информационной работе;
• определение сроков хранения документов – а) передача в архив, б) дальнейшее использование, в) уничтожение документов.

Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документационной информацией.

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при всем многообразии документов можно выделить следующие 5 групп документов.

1. группа – ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ документы – это устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка.
2. группа – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ документы – это приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.
3. группа – ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ – приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки форма Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки.
4. группа - ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКИЕ документы – главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.
5. группа – ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ документы – письма, факсы, справки, телеграммы, докладные и объяснительные записки, протоколы и др.

В отдельную группу документов необходимо выделять – НОРМАТИВНЫЕ документы вышестоящих органов. Это документы, которые поступают от государственных и муниципальных организаций и регламентируют различные вопросы деятельности предприятия – это налоги, охрана окружающей среды и т. д. Примерное разделение дел на группы приведены в приложении 2.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

• в дело помещаются документы, работа по которым проведена;
• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• в дело включается один экземпляр документа;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об полнении и т. д.);
• в дело формируются, как правило, документы одного года;
• в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;
• документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.2003, 02.01.2003 и т.д.) или по нумерационной (№1, №2, №3 и т.д.).

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. 

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую – трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

 Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

 Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы, а при достаточно большом ее объеме целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план 2005 - 2010 гг. будет находиться в деле 2005 года.

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

• документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
• использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
• хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени. Другие, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. Документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но они утрачивают свою ценность, в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного человека.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, которая циркулирует в любой системе управления.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за исполнением документов.

Именно регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Организации необходимо иметь:

* Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72). -М., 1995.

* Укрупненные нормативы времени  на работы по делопроизводственному  обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М., 1988.

* Нормы времени на работы  по автоматизированной архивной  технологии и документационному  обеспечению органов управления (Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993г. № 152)-М„ 1993.

* Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены  Постановлением Госкомтруда СССР  и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64).- М., 1988.

* Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. - М., 1991

Последний нормативный документ нужен для работы с кадровой документацией.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

ВЫВОД: К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

3. ЗНАЧЕНИЕ, СОСТАВЛЕНИЕ  И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗОЛЮЦИИ НА

ДОКУМЕНТЕ

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

• указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
• характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
• указание сроков ожидаемого исполнения;
• подпись руководителя;
• дата резолюции.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии: Афанасьеву А.А.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается, пример:

Колчину В.П.

Смирнову И.И.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов: