Документація трудових книжок

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ СХІДНОЄВРОПЕЙСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ ЛЕСІ УКРАЇНКИ

 

Кафедра документознавства і музейної справи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВА РОБОТА

 

БАРТОШУК ВАЛЕНТИНА СЕРГІЇВНА

 

 

 

ДОКУМЕНТАЦІЯ З ТРУДОВИХ КНИЖОК

Спеціальність: «Документознавство та інформаційна діяльність», 43-з група

 

 

 

 

 

 

 

Науковий керівник: ТРОФІМУК ТЕТЯНА МИХАЙЛІВНА, кандидат історичних наук, асистент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛУЦЬК – 2013

 

                                                    ЗМІСТ

СТОРІНКИ ЗМІСТУ ЩЕ РАЗ ВИВІРИТИ ПІСЛЯ ПРАВОК ВСТУП……………………………………………………………………………….3

1. ТРУДОВА КНИЖКА – ПАСПОРТ ПРАЦІВНИКА…………………...…....5

1.1. Історичні особливості заповнення трудових книжок………………….

1. 2. Підготовка до введення трудових книжок та оформлення їх титульного аркуша .………..………..……………………………………………..12

 

2. ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК……...18

2.1. Заповнення трудових книжок...………..…………………….………...20

2.2. Видача трудової книжки в разі звільнення...…………………...……..28

2.3. Зберігання, облік та виготовлення дублікату трудової книжки...…...30

 

ВИСНОВКИ…………………………………………………………………….….34

 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ  ЛІТЕРАТУРИ………………………………...37

 

ДОДАТКИ……………………………………………………………………….....38

                                                  

 

ВСТУП

ПЕРЕРОБИТИ ВСТУП!!! В НЬОМУ ЧІТКО ВАЗАТИ ТІ СКЛАДОВІ, ЩО ВИДІЛЕНІ ЖИРНИМ КОЛЬОРОМ (коротко я Вам описала характеристику цих складових)

Актуальність  теми. Шляхом критичного аналізу та порівняння з відомими розв’язаннями проблеми обґрунтовують актуальність і доцільність роботи для розвитку відповідної галузі науки.

Висвітлення актуальності не повинно бути багатослівним. Для висвітлення актуальності достатньо 1–2 сторінок, де розкривають головне – сутність проблемної ситуації або наукового завдання.

Мета  і завдання дослідження. Мета цього дослідження – розглянути історію та застосування трудових книжок.

Мета зумовлює завдання, поставлені у роботі, саме:

> вивчити  історію появи перших трудових  книжок;

> розглянути  історію розвитку трудових книжок  у період;

> позначити  вимоги до оформлення і ведення трудових книжок;

> розглянути  перспективи застосування трудових  книжок.

Об'єкт  і предмет дослідження. Обов’язковим елементом вступу є визначення об’єкта і предмета дослідження. Об’єкт – це процес або явище, що породжує проблемну ситуацію і обране для вивчення. Предмет міститься в межах об’єкта. Об’єкт і предмет дослідження як категорії наукового процесу співвідносяться між собою як загальне і часткове. В об’єкті виділяється та його частина, яка є предметом дослідження. Саме на нього спрямована основна увага дослідника. При цьому слід мати на увазі, що тему наукової роботи, яка виноситься на титульний аркуш як заголовок, визначає предмет дослідження.

Об’єкт  дослідження – це та частина матеріального світу, яка привернула увагу дослідника, наприклад, діловодні процеси, архівна справа, видавнича діяльність, інформаційне суспільство і т. ін.

Предмет дослідження – це розглянутий у науковій роботі бік об’єкта дослідження, та його досліджувані якість, породжувані ним зв’язки, способи використання, наприклад, нормативно-правове забезпечення діловодних процесів у незалежній Україні, напрямки реформування архівної справи в 1991–2010 рр., вплив рекламних видань на розвиток ринкових відносин, тенденції розвитку інформаційного суспільства.

Стан наукової розробки проблеми (історіографія проблеми). Для з’ясування стану розробки обраної теми складається короткий огляд літератури, з якого можна зробити висновок, що дана тема ще не розкрита (розкрита лише частково, або не в тому аспекті) і тому вимагає подальшого розроблення. Якщо такий висновок не випливає логічно з огляду, то студенту немає сенсу розробляти обрану тему.

Практичне значення одержаних результатів. Слід подати відомості про застосування результатів роботи або рекомендації щодо їх використання із зазначенням певної галузі, навчального курсу; висвітлити можливості застосування отриманих результатів у практичній діяльності. Якщо результати дослідження були впроваджені у практичній діяльності, то необхідно назвати організацію, в якій проводилося впровадження, форми реалізації та реквізити відповідних документів. А також підкреслити корисність проведеної роботи для людини, суспільства загалом тощо.

Структура наукової розвідки.

 

 

 

 

 

1. ТРУДОВА КНИЖКА – ПАСПОРТ ПРАЦІВНИКА

 

1. Історичні особливості заповнення трудових книжок

Основним документом, який засвідчує час роботи на тій  чи іншій посаді та підтверджує загальний  стаж для пенсійного забезпечення, згідно зі ст.48 Кодексу законів про  працю України, є трудова книжка.

Заповнення трудових книжок, вкладишів до них, видача трудової книжки у разі звільнення, видача дубліката трудової книжки, розрахунки, умови зберігання та обліку трудових книжок обумовлені Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженою наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 року №58 зі змінами від 26.03.1996 року №29 [4].

Дані про працівника — прізвище, ім'я, по батькові, який уперше приступає до роботи, вносяться  на титульну сторінку трудової книжки без скорочень відповідно до паспорта (свідоцтва про народження). Зміна записів титульної сторінки щодо прізвища, імені, по батькові відбувається на підставі свідоцтв про шлюб, про розлучення, про зміну прізвища, імені, по батькові, паспорта. Посилання на підставу змін вноситься на внутрішньому боці обкладинки із зазначенням назви документа, серії, номера; органу, який видав документ та дати видачі. Записи завіряються підписом відповідальної особи за ведення трудових книжок та печаткою.

До трудової книжки вносяться  дані про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.

Окремим рядком вносяться  позначки про час проходження  служби у Збройних силах України, інших військових формуваннях, органах  внутрішніх справ із зазначенням  дати призову та звільнення. Час  навчання в ПТУ, навчальних комбінатах, центрах, курсах, вищих навчальних закладах, перебування в аспірантурі, клінічній ординатурі вноситься до трудових книжок.

Час догляду за інвалідом  І групи, дитиною-інвалідом віком  до 16 років; пенсіонером та людиною  похилого віку (80 років), що, за висновком медичного закладу, потребує постійного стороннього догляду, також вноситься до трудової книжки на підставі медичних довідок.

Державною службою зайнятості заноситься до трудових книжок безробітним  час одержання допомоги по безробіттю, початок виплати та припинення її.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації  усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню [7].

Інструкція про ведення  трудових книжок доповнена новим  пунктом 2.20-1, у якому зазначається, що трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії, тощо), зберігаються безпосередньо у працівників. Зазначені в першому абзаці цього пункту фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості.

Відповідно  до Кодексу законів про працю  України, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Історично сформувались особливі правила її ведення та заповнення.

 

 

1.2. Підготовка до введення трудових книжок та оформлення їх титульного аркуша

Приступаючи до роботи із трудовими книжками, відповідальний за їхнє ведення співробітник повинен  насамперед вирішити наступні основні питання.

По-перше, прийняти по відповідному акті трудові книжки робітників та службовців, наявні в наявності в  кадровій службі.

По-друге, перевірити наявність  і правильність ведення книги  обліку руху трудових книжок і вкладишів  до них. У цій книзі повинні бути зареєстровані всі трудові книжки робітників та службовців, отримані від них при надходженні на роботу, а також оформлені ними уперше (див. Додаток А).

По-третє, перевірити наявність  і схоронність трудових книжок працівників. При виявленні фактів відсутності окремих трудових книжок необхідно з'ясувати причини їхньої відсутності (прийом громадян на роботу за трудовим договором без трудових книжок; втрата трудових книжок працівників з вини адміністрації підприємства; неповернення трудових книжок працівниками, що одержали їх на руки для власних потреб під розписку, і т.п.).

Для розшуку відсутніх  документів створюється комісія, результати роботи якої оформляються актом із вказівкою проведених заходів і  зроблених висновків.

По-четверте, перевірити наявність в організації необхідного запасу бланків трудових книжок і вкладишів до них (п. 6.3 Інструкції). Кількість бланків визначається потребою організації залежно від плинності кадрів і характеристик прийнятих на роботу громадян (наприклад, прийом на роботу випускників шкіл і вузів, яким трудова книжка повинна бути оформлена вперше).

Запасні бланки трудових книжок і вкладишів до них повинні  зберігатися не в кадровій службі, а в бухгалтерії (у касира) і  бути оприбутковані як документи  строгої звітності в спеціальній прибутково-видатковій книзі (пп. 7.1 й 7.2 Інструкції).

У прибутково-видаткову  книгу вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витратою бланків трудових книжок і вкладишів  до них із вказівкою серії й  номера кожного бланка (див. Додаток Б)

Пред'явлення трудової книжки при надходженні на роботу є обов'язковим для робітників та службовців, тому що прийом на роботу без трудової книжки не допускається (п. 1.2 Інструкції). Якщо трудова книжка в громадянина відсутня, потрібно «пред'явити адміністрації довідку про останнє заняття, видану за місцем проживання відповідною житлово-комунальною організацією...» (п. 1.3 Інструкції). Однак у сучасних умовах одержання такої довідки не завжди можливо, а «останнім заняттям» колишнього школяра, студента або військовослужбовця може бути й тривалий пошук роботи за трудовим договором, і робота за цивільно-правовими договорами, що не супроводжується оформленням трудової книжки, і робота в роботодавців - фізичних осіб, яким не дозволено вести трудові книжки осіб, що працюють у них за трудовим договором.

У подібних випадках представляється  цілком логічним пред'явлення громадянином будь-якого наявного в нього документа  про трудову діяльність замість  відсутньої трудової книжки або довідки  з місця проживання. При цьому  виробничий стаж громадянина може підтверджуватися: договорами підряду або договорами доручення (спільний інструктивний лист Пенсійного фонду України і Мінсоцзахисту України від 02.02.92 № ЮСИ-22/ИН; 1-299-17); довідками, розрахунковими книжками, особовими рахунками й відомостями на видачу заробітної плати, а також довідками про сплату страхових внесків у Пенсійний фонд РФ, виданими відповідними відділеннями Пенсійного фонду (лист Мінпраці РФ від 04.02.97 № 28-6).

Трудові книжки в них  можуть бути втрачені в силу обставин, а їхнє відновлення вкрай утруднене по багатьом незалежним від людини причинам.

Оформлення дубліката  по останньому місцю роботи відповідно до вимог Інструкції (п. 5.1) буває  можливо не завжди. Опинившись в  такій ситуації громадянин, мабуть, не зможе пред'явити нічого, крім письмових пояснень своїх життєвих обставин (наприклад, у формі заяви із проханням оформити трудову книжку й вказівкою причин її відсутності).

Таким чином, приймаючи  громадян на роботу, фахівець кадрової служби зіштовхується із двома протилежними ситуаціями: або трудова книжка є й тоді необхідно перевірити її заповнення на відповідність установленому порядку, або трудова книжка відсутня й тоді потрібно її оформити.

Трудова книжка є складним по складу інформації документом і  включає наступні елементи: обкладинку, титульний аркуш, змістовну частину (відомості про роботу, нагородження, заохочення, призначення пенсії).

Обкладинка трудової книжки має не тільки захисну, але  й інформаційну функції: на внутрішню  сторону обкладинки виносять відомості про зміни в записах, зроблених на титульному аркуші. Варто підкреслити, що Інструкція (п. 2.12.) говорить саме про зміну особистих даних працівника по певних причинах, а не про їхнє виправлення через допущені при заповненні титульного аркуша помилок. Зіпсовані при заповненні бланки трудових книжок і вкладишів до них знищуються шляхом спалення на підставі відповідного акту (див. Додаток В)

У титульному аркуші трудової книжки відбиваються основні відомості  про працівника: прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; професія або спеціальність.

Прізвище, ім'я, по батькові й даті народження вказуються на підставі паспорта, а рівень освіти, професія й спеціальність - на підставі документів про утворення (атестат, диплом, посвідчення, студентський квиток, залікова книжка, довідка навчального закладу й т.п.).

Внесення цих, здавалося  б, найпростіших відомостей супроводжується  в практиці значною кількістю  помилок. Нерідкі випадки записування  прізвища, імені та по батькові працівника «на слух», без строгої відповідності даним паспорта («класичним» прикладом такої розбіжності є імена Наталія й Наталя). Рідше, але все-таки зустрічаються скорочення довгих імен та по батькові й навіть заміні їхніми ініціалами, що абсолютно припустимо (п. 2.10. Інструкції).

Дату народження пишуть іноді або шістьома арабськими цифрами (наприклад: 25.04.71 р.), або змішаним буквено-цифровим способом з невірним позначенням року народження (наприклад, 15 травня 52 р.), або римськими цифрами (наприклад, 3/VIII-47 р.), давно виведеними із уживання в трудових книжках. Відповідно до Інструкції (п. 2.3) дата народження записується вісьма арабськими цифрами: число й місяць повинні бути двозначними, рік - чотиризначним, наприклад 08.09.1963, або дата записується змішаним буквено-цифровим способом з обов'язковою вказівкою року чотирма цифрами, наприклад 8 вересня 1963 р. Інформація про рівень утворення працівника в сучасній формі трудової книжки, по-перше, не повинна бути відсутньою, а по-друге, повинна бути вписана над відповідною лінійкою, а не підкреслена під нею.

Іншою помилкою в даній  частині титульного аркуша трудової книжки є відсутність відомостей про спеціальності, незважаючи на напис «вище» у рядку про утворення:

Допускаються помилки  й при заповненні відомостей про  професії або спеціальність.

Громадянинові, що ще не має ніякої професії або спеціальності, нерідко вписують у трудову книжку найменування займаного їм робочого місця або виконуваного виду робіт  замість того, щоб залишити даний  рядок незаповненої до часу одержання  працівником професійного утворення із присвоєнням відповідної кваліфікації.

Правильність внесених у титульний аркуш відомостей перевіряє власник трудової книжки (працівник) і завіряє своїм підписом.

У титульному аркуші передбачається ще один підпис - особи, відповідального за видачу трудових книжок. Працівники кадрових служб нерідко ставлять у правому нижньому куті титульного аркуша особистий підпис (відповідно до паспорта), не звертаючи уваги на позначку «(розбірливо)»: Титульний аркуш трудової книжки обов'язково повинен бути завірений печаткою організації або печаткою відділу кадрів. Трудова книжка без печатки на титульному аркуші є недійсною.

Досить чіткі вказівки Інструкції про порядок заповнення титульного аркуша трудової книжки не рятують від серйозних помилок, що викликають ускладнення при оформленні пенсії, тому працівник кадрової служби, приймаючи трудову книжку від громадянина, що надходить на роботу, зобов'язаний перевірити правильність написання прізвища, імені, по батькові, дати народження й інших відомостей у титульному аркуші, зрівнявши їх з паспортом і документами про утворення. При виявленні помилки, зробленої на колишнім місці роботи й вчасно не виявленої (зіпсований у момент заповнення бланк трудової книжки не був знищений і замінений іншим), адміністрація по-новому (останньому) місцю роботи повинна внести зміни в записі титульного аркуша.

При заміні прізвища, імені, по батькові й дати народження однією рискою закреслюється колишня інформація, а потім записується нова (для  прізвища - нижче, на наступному рядку; для імені, по батькові й дати народження - вище або поруч, на тім же рядку). Неприпустимо при заміні цих даних закреслювати окремі букви або цифри з позначкою "Виправленому вірити", як це нерідко роблять недосвідчені працівники кадрових служб (п. 2.12 Інструкції).

Внесені в титульний  аркуш зміни обов'язково підтверджуються  посиланнями на відповідні документи: паспорт, свідоцтво про народження, свідчення про шлюб і т.п. Посилання  на ці документи даються на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки й засвідчуються підписом керівника організації або працівника кадрової служби й печаткою організації або печаткою відділу кадрів.

У такому ж порядку  при необхідності вносяться зміни  у відомості про утворення, професію, спеціальності. При зміні рівня  утворення дається посилання на документ, отриманий по закінченні навчального закладу. Досить часто працівники організацій і підприємств, одержуючи нові професії або спеціальності, згодом просять вписати їхнього найменування в титульний аркуш трудової книжки. Слід зазначити, що Інструкція цього не припускає, а в титульному аркуші не відведене місце для перерахування знову отриманих професій і спеціальностей. Установлення робітникові другої й наступної професій із вказівкою привласнених розрядів відзначається в розділі "Відомості про роботу", одержання нових спеціальностей не фіксується в трудовій книжці. Змістовна частина трудової книжки має табличну форму, що включає 4 графи: порядковий номер запису, дата (число, місяць, рік), інформація про роботу, або про нагородження, або про заохочення, підстава внесення запису. Без табличної форми, звичайно за допомогою спеціального штампа, заносяться відомості про призначення пенсії (див. Додаток Г, п. 1.)

Як висновок можна  сказати, що у титульному аркуші трудової книжки відбиваються основні відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; професія або спеціальність.

 

 

 

 

 

 

 

2. ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

 

  2.1. Заповнення трудових книжок

Трудові книжки і вкладки до них  заповнюються у відповідальних розділах українською та російською мовами.

Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений  ним  орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку вносять такі відомості:

• про працівника – його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
• про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
• про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
• про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.

Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.

Трудова книжка вперше заповнюється в присутності працівника не пізніше тижневого строку від дня його прийому на роботу. У неї вносяться:

- відомості про працівника, тобто прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, (на підставі  відомостей паспорта) утворення, професія, спеціальність (на підставі диплома), кваліфікація;

- відомості про роботу, тобто прийом на роботу, переклад  на іншу постійну роботу, звільнення  з посиланнями на відповідні  накази;

- відомості про заохочення  й нагородження;

- відомості про відкриття, на якому є в працівника дипломи про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції й про виплачені у зв'язку із цим винагородах.

Отже, трудова книжка відбиває всю оплачувану трудову  діяльність працівника і є основним документом про його трудову діяльність. По трудовій книжці обчислюється загальний, спеціальний і безперервний стаж працівника.

Всі відомості в трудову  книжку заносяться без скорочення - повністю. Прізвище, ім'я, по батькові й  дата народження працівника вказуються на підставі паспорта, утворення (загальне й спеціальне) - на підставі відповідного документа, професія й спеціальність також указуються на підставі документа. Всі зміни в цьому заносяться в трудову книжку на підставі відповідних документів по останньому місцю роботи. Так, якщо робітникові в період роботи присвоюється новий розряд, то в трудовій книжці про це вноситься відповідний запис.

За бажанням працівника в трудовій книжці окремим рядком указується його робота із сумісництва  й про її закінчення.

Студентам, що має трудові книжки, аспірантам і клінічним ординаторам навчальний заклад (наукова установа) вносить запис про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих і середніх спеціальних навчальних закладів.

Період їхньої роботи в студентських загонах, на виробничій практиці й при проведенні науково-дослідної договірної роботи також вноситься в трудову книжку окремим записом на підставі відповідної про це довідки.

З посиланням на дату, номер  і найменування відповідних документів у трудову книжку за місцем роботи до занесення відомостей про роботу на даному виробництві вносяться наступні записи окремим рядком:

- про час служби  в армії, флоті, органах державної  безпеки, внутрішніх справ і  всіх видів охорони;

- про час навчання  у вищому й середньому спеціальному навчальному закладах й аспірантурі, якщо це раніше не було занесене;

- про час навчання  в ПТУ й інших училищах, на  курсах й у школах по підвищенню  кваліфікації й підготовці кадрів;

- про роботу як члена  колгоспу.

Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства й містить посилання на відповідну статтю, пункт закону.

Всі записи про прийняття  на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також  про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення – в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

Дати пишуться арабськими цифрами (число й місяць – двозначними), наприклад: 05.01. 2002.

Записи виконують акуратно, кульковою  ручкою або чорнилом чорного, синього  чи фіолетового кольорів і звіряються печаткою.

З кожним записом, що вноситься  у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2), в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).

В разі потреби власник  або вповноважений ним орган  може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.

Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає – то вищою організацією, якій підпорядковувалось ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості  про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіналові  наказу (розпорядження).

У разі витрати наказу (розпорядження) або невідповідності  його фактичного виконуваній роботи виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Свідчення  осіб не можуть бути підставою для виправлення  внесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) закреслювати рішення внесені неточні або неправильні записи забороняється.

Якщо, наприклад, треба  змінити запис відомостей про  роботу, то після закінчення відповідного порядкового номеру запису й дати його внесення в графі 3 пишуть: «Запис за номером… недійсний. Прийнято на посаду…» і в графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або вповноваженого ним орган, запис якого неправильно внесено в трудову книжку [4].

Так само виправляються недійсні записи про звільнення й переведення  на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, встановленої органом  з питань розгляду трудових суперечок, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номером… недійсний: поновлений на попередній роботі». У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером… недійсний: звільнений…» (зазначають правильне формулювання).

У графі 4 в такому разі робиться посилання  на наказ про поновлення на роботу або про зміну формулювання причини звільнення.

Якщо в трудовій книжці є запис  про звільнення або переведення  на іншу роботу, визначений недійсним, то на прохання працівника видається  дублікат трудової книжки, в який не вноситься цей запис.

Внесення відомостей про працівника.

Відомості про працівника записується  на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказується на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

 Після поставляння дати заповнення  трудової книжки її власник  своїм підписом засвідчує правильність  внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки  підписує особа яка відповідає  за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дати народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.