Документ в управленческой и правовой деятельности

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 

   ВВЕДЕНИЕ                                                                                                         3

   ГЛАВА I. РАЗВИТИЕ   СИСТЕМЫ   ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА                                                                                        7

1.1. Процесс  развития документа в дореволюционной России                     7

1.2. Система  коллежского делопроизводства                                                  9

1.3. Система  министерского делопроизводства                                            12

ГЛАВА II. ДОКУМЕНТ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ И ПРАВОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ                                                                                            16

2.1. Функциональный анализ документа                                                       16

2.2. Юридическая сила и требования к оформлению управленческих документов                                                                                                        20

ГЛАВА III. ИСТОРИЧЕСКАЯ ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТА                       30           

3.1. Экспертиза  ценности документа                                                              30

3.2 Подготовка  документов к архивному хранению                                     33

3.2. Документ  как артефакт                                                                             36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                40

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ                                               43

ПРИЛОЖЕНИЯ                                                                                                45

ВВЕДЕНИЕ 

    Тема правовой, управленческий и исторический аспекты в понятии «документ» имеет большую актуальность, т. к. обусловлена тем, что в настоящее время регламентации делопроизводственных процессов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчетливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Так коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

    Именно  документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать¹, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.

      С древнейших времен дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых  мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных  отношений, складывающихся в те далекие  времена.

      Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. В России термин «документ» был переведен Петром I, как «письменное свидетельство». На всем протяжении XVIII столетия в определении понятия «документ» выделялось, прежде всего, его правовое назначение. В течение длительного времени этот термин почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага». В XIX в. накопленные знания о документах, выделили, помимо правового, также и управленческий аспект документа. К середине XX века получил определенность еще один важнейший аспект документа – исторический ².

    Для общественных наук, в зависимости  от их предмета, целей и задач, в  определении понятия документа  характерно выделение каких-то отдельных  его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере правления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации ³.

    В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном документе. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

    Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом. Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.

    Цель  данной работы состоит в том, чтобы  исследовать возникновение, развитие и место документа в различных сферах деятельности, познакомиться с организацией работы с документами.

    Объект  исследования – документ.

    Предмет исследования – организационно-правовая документация, распорядительная документация, экспертиза ценности документов и дел и дальнейшая передача их в архив.

     Задачи:

     1. Исследовать вопросы возникновения и развития документа.

     2. Проанализировать функции и свойства документа.

     3. Рассмотреть и изучить проведение зкспертизы ценности документа.

     4. Исследовать процесс подготовки документов к архивному хранению.

     5. Рассмотреть виды ценных документов.

     Теоретической базой исследования послужили ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ Р 6.30-2003; статьи из журналов «Справочник кадровика», «Делопроизводство», «Секретарское дело»; Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная  приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; исследования известных авторов в области делопроизводства.

     Используя учебное пособие Н.С. Ларькова, я смогла подробно рассмотреть теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность документа; функции, свойства, признаки, структуру документированной информации. С помощью книги В.А. Кудряева были рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения внутренних документов. Учебное пособие «История государственной службы в России. XVIII-XX века» Архиповой Т.Г., послужило хорошим материалом для анализа развития  документа.

     Цель  и задачи курсовой работы определил  ее структуру. Курсовая работа состоит из трех глав, введения, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.

     В первой главе я описываю формирование и развитие делопроизводства в дореволюционной  России, результаты активной преобразовательной деятельности Петра I, реформы Екатерины II. Проанализированы взгляды на делопроизводство Варадинова Н.В, а также деятельность ветерана-реформатора Сперанского М.М.

     Вторая  глава посвящена правовому и  управленческому аспектам документа, проведен функциональный анализ документа, а именно интересующих меня функций, таких как: управленческая, правовая и историческая. Рассмотрен порядок и правила оформления управленческих документов в соответствии с требованиями государственного стандарта – ГОСТа Р 6.30-2003 от 01.07.2003. Также рассмотрены различные факторы, которые оказывают влияние на приобретение документом юридической силы.

     Третья  глава раскрывает историческую ценность документа. Дано определение экспертизе ценности документов, изучены задачи и функции экспертной комиссии. Рассмотрена подготовка к архивному хранению документов, представляющих интерес для науки и истории. Также рассмотрена группа документов, имеющих социально-культурную значимость и получивших название артефакт.

     Итак, я считаю, что тема моей курсовой полностью раскрыта и всецело выполняет поставленные задачи и вопросы, связанные с созданием и функционированием документов.  
 

ГЛАВА I. РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 
 

     1.1 Процесс развития документа в дореволюционной России 

      Одной из интереснейших тем документоведения является история документа и документации, которая и до настоящего времени еще недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать:

• возникновение;
• изменение;
• сохранение и трансформацию форм документов;
• изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов;
• влияние новых технологий на документ;
• а также устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве.⁴

      Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления превратились  в сложные и постоянные присутственные места – избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой, которая выполняла все важнейшие функции и приказы административного управления⁵. Именно поэтому этот период принято называть приказным периодом, он охватывает время с XV по XVII вв. (приложение 1).

      В делопроизводстве приказов использовалась весьма специфическая форма документа – столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты насчитывали длину до 309 метров (Соборное уложение 1549 г.). Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывании столбца при поиске необходимых сведений. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

      Наряду  со столбцовой формой документа в  приказах зародилась и начала применяться  тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

      В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось  из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошно текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа.

      В заключительной части указной грамоты  обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

      «Писан  в царствующем граде Москве в  наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день»⁶.

      В приказном делопроизводстве процедура  подготовки документов включала следующие  основные этапы:

      - поступление документа на рассмотрение;

      - подготовка дела к «докладу»;

      - рассмотрение и решение дела;

      - оформление документа, содержащего  решение.

      В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются формы документов и приемы их составления.

     В начале XVIII века в России, в период царствования Петра I, происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства – абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточивание в одних руках законодательной и исполнительной власти. Основой деятельности системы слало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства⁷.

      Вся реформаторская деятельность Петра I закреплялась  в форме уставов, регламентов, указов, которые имели одинаковую юридическую  силу. Делопроизводство в эпоху Петра  вступило в новую стадию своего развития и носит название коммерческое делопроизводство. 

     1.2 Система коллежского делопроизводства 

     Административный  хаос, вызванный отсутствием в  прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для  производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства.

     В результате петровских реформ в области  управления сложилась следующая  система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет  и коллегии – в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах.

     Каждая  коллегия состояла из председателя и  нескольких членов. Кроме руководителя в состав коллегий входили: 4 советника, 4 асессора (заседателя), секретарь, актуариус, регистратор, переводчик, подьячие. Дела в каждой коллегии решались по большинству голосов. Коллегии ведали всеми отраслями управления, суда и государственного хозяйства.

      Уже в декабре 1718 г. был принят реестр коллегий:

      1) Иностранных дел;

      2) Военная;

      3) Адмиралтейская;

      4) Камер-коллегия;

      5) Штатс-контора (ведение государственных расходов);

      6) Ревизионная (бюджетная);

      7) Берг-коллегия (промышленная);

      8) Коммерц-коллегия (торговля);

      9) Юстиции;

      10) Казенных сборов;

      11) Главный магистрат;

      10) Мануфактур-коллегия (горнодобывающая).⁸

      Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г., который ввел «коллежскую» систему делопроизводства.

      С изданием Генерального регламента делопроизводство становиться на твердую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется  за самостоятельным подразделением – канцелярией, в центре которой секретарь. Также в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

      Коллежское  делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы  регистрации. Регистрация велась в  специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В – для регистрации документов вышестоящих органов, С и D – для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция; приговоры, указные грамоты; наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные – прошениями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.⁹

     В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета  и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

      Каждую  коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий. Чиновник, занимавший должность секретаря, обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть образованным и знающим свое дело до тонкостей специалистом. Роль секретаря в коллегии была довольно значительна и важна.

      К 1720 г. в Российском государстве сложилась новая система органов власти государственного управления, частично существовавшая еще и в XIX  в. (приложение 2).

        Итак, особенности коллежского делопроизводства  заключаются в следующем:

      - делопроизводство регулировалось  законодательством;

      - начался процесс формирования  штата чиновников как государственных служащих, профессионально работающих с документами;

      - разработана и введена в практику работы технология регистрации документов, контроля их исполнения, текущего и архивного хранения документов. 
 
 

     1.3 Система министерского делопроизводства 

     Начало  XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

      Новая министерская система управления основана на принципе единоначалия. Министры стали  единоличными исполнителями воли царя, что определило делопроизводство министерств  как «исполнительное». Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 08.09.1802, провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25.06.1811 «Общего учреждения министерств». По названию центральных учреждений вся система получила название министерской¹⁰.

      Первыми министерствами были:  министерство военно-морских сил, министерство иностранных дел, министерство внутренних дел, министерство коммерции, министерство финансов, министерство народного просвещения, министерство юстиции, Государственное казначейство (на правах министерства).

     «Общим  учреждением министерств» вводилось  единообразие  в систему делопроизводства: от создания документов до архивного  хранения. Четко различали два  аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов и движение документов и дел¹¹.

     Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра непосредственно поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и лицами равного звания. На имя министра поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

     Все дела делились на три категории: текущие  дела – донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела; дела, «не терпящие времени», или срочные.

     Документы, создававшиеся в процессе «производства  дела» можно разделить на две  группы: документы, составляющие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, регистрационные  журналы, настольные реестры и др.), и документы поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе «исполнительные бумаги».

     В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением  реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата документа, регистрационный индекс, заголовок к тексту, адресат. Появляется ссылка на поступивший документ, которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на № …» или: «От такого-то …» и т.п.¹²

     Получает  определенную форму удостоверение  документа: подписи и скрепы включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его  личную подпись (приложение 3).

     На  протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная рекомендация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. К этому времени законов в России было так много, что можно считать, будто их вообще нет. Немаловажную роль в российском законодательстве сыграл М.М. Сперанский. Шесть лет Сперанский занимался муравьиным трудом: собирал по архивам и систематизировал законы российской империи. Практически, он написал первые в России гражданский и уголовный кодексы. Было издано 45 томов Полного собрания, а в 1832 года начинают издаваться Своды законов Российской империи в 15 томах, которые содержат четкие законодательные регламентации делопроизводства. Появляется делопроизводственная литература, такая как письмовники – сборники образцов документов; работы Н.В. Варадинова – «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857).

     Делопроизводство  Н.В. Варадинов разделял на теоретическое  и практическое. В теоретическом значении – это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство – это «общий порядок производства дел в присутственных местах  по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг»¹³.

     В конце XIX – начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

     Главная особенность делопроизводства XIX- начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу¹⁴.

     Итак, характеризуя делопроизводство XIX – начала XX в., следует отметить, что:

     - технология делопроизводства определялась принципом единоначалия, положенным в основу организации управления в Российской империи;

     - с 30-х гг. XIX в. для оформления документов начинают применяться бланки;

     - в XIX в. положено начало процессу формирования теории делопроизводства;

     -  в конце XIX в. отдельными ведомствами предпринимались попытки рационализации делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА II. ДОКУМЕНТ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ И ПРАВОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

     2.1 Функциональный анализ документа

     Анализ  блока информационных функций  документа (собственно информационной, социальной, политической и коммуникативной) необходимо дополнить анализом двух других блоков: обеспечивающего процесс управления и культурно-исторического (приложение 4).

     В управленческой функции документ выступает  как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решений; документ выступает как инструмент управленческого труда.

     Из  многообразных средств управления – организационных, экономических, социально-психологических – только организационные в полной мере материализуются в документе.

     Управление  может быть эффективным лишь при  наличии новой, актуальной, в том  числе опережающей, информации, которая  позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер¹⁵.

     Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, они играют большую роль в информационном обеспечении управления. Информацию, обеспечивающую основную функцию управления – регулирование, можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется на нижних уровнях управления. В процессе передачи ее «вверх», то есть при движении от нижних ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на высших уровнях управления.

     Управленческие документы классифицируют в соответствии с элементами государственного управления (планирование, работа с информацией, принятие управленческих государственно-властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (общее руководство, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров и др.). В управленческой функции документ предстоит нам прежде всего в регулятивной, нормативной роли – как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, управления, предприятия, организации.