Документы по личному составу. 2

Содержание: 
 

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬТУРЫ И  СПОРТА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

 ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ  ЛИЦЕЙ №7 
 

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ 

Учащейся Папоновой Татьяны Михайловны

      ^(Ф.И.О.)

группа  № 39 

специальность 230103: «Автоматизированные  системы обработки  информации и управления» 

Тема  курсовой работы (проекта): «Документы по личному составу»     

Срок  сдачи курсового проекта________________________________  
 

Перечень  вопросов подлежащих исследованию или  разработке:  

1. Актуальность и значимость темы
2. Обоснование выбора темы
3. Документы по личному составу
4. Создание резюме с помощью средств офисного пакета MS Office
5. Разработка приказа организации по личному составу

Руководитель:        _______________ Е.В. Пилюзина

Введение

   Делопроизводство  – специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

   Тема  данной работы «Документы по личному составу». Ее актуальность заключается в том, что для организации работы кадрового отдела предприятия необходимо иметь точное представление об оформлении документов по личному составу.

   Цель  работы – научиться правильно оформлять документы, такие, как:

• анкета (или резюме) - документ, отражающий личные сведения о сотруднике, его квалификацию;
• трудовой договор - основной документ, регулирующий отношения между сотрудником и предприятием;
• должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью;
• трудовая книжка, которая заводится при устройстве на первое место работы;
• личная карточка (или личное дело), которая заводится на сотрудника при поступлении на работу, и в ней отражаются этапы его трудовой деятельности на предприятии;
• приказы по личному составу, которые регулируют все трудовые отношения между сотрудником и предприятием;
• штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации.

Глава 1. Документы по личному составу

   Особую  группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу. Личный состав (кадры, персонал) — совокупность всех работников предприятия. При поступлении на работу и в дальнейшей трудовой деятельности каждый человек вступает в трудовые отношения с предприятием. Трудовые отношения между предприятием и работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗОТ) Российской Федерации. Все эти отношения должны фиксироваться в соответствующих документах. Существует установленный государственными органами единый перечень этих документов и порядок их составления. Совокупность документов, относящихся к взаимоотношениям работника и предприятия называются документацией по личному составу.

   Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при составлении и должны сохраняться на протяжении длительного срока, даже после увольнения работника. Сведения личного характера, содержащиеся в этих документах, относятся к категории конфиденциальной информации, не подлежащей разглашению.

   На  крупных предприятиях с большой  численностью персонала существует специальная структура, занимающаяся ведением документации по личному составу - отдел кадров. В небольших учреждениях эту документацию ведет специально назначенный работник или секретарь руководителя. Однако надо заметить, что работа по ведению документов по личному составу связана не только с умением правильно их оформить, но и с глубоким знанием законов и нормативов актов о труде, то есть требует более высокой квалификации, чем секретарь и   делопроизводитель.

   К основным трудовым отношениям между  работником и предприятием, которые следует документально оформлять, относятся:

• поступление на работу;
• повышение должностного оклада;
• перевод на другую должность;
• направление в командировку;
• предоставление отпуска;
• увольнение (прекращение трудовых отношений).

   К основным документам по личному составу  относятся:

• трудовые книжки;
• анкеты;
• трудовые контракты (договоры);
• личные карточки (личные дела);
• лицевые счета по заработной плате;
• приказы по личному составу.

   Все эти документы имеют типовую  форму и оформляются с небольшими различиями в конкретных случаях.

   Трудовая  книжка заводится при устройстве на первое место работы. В ней фиксируются этапы трудовой деятельности на предприятии. При переходе на другую работу (на другое предприятие) гражданин забирает трудовую книжку с предыдущего места работы и предоставляет ее на новое.

   Анкета  — документ, отражающий личные сведения о сотруднике, его квалификацию. Анкету заполняет вновь поступающий сотрудник лично. Он отвечает за достоверность представленных сведений. Сведения, указанные в анкете, должны быть подтверждены официальными документами: паспортом, дипломом об образовании и др. На основании анкеты составляются другие учетные документы на сотрудника.

   Трудовой  контракт является основным документом, регулирующим отношения между сотрудником и предприятием. Трудовой контракт оформляется в двух экземплярах: один хранится на предприятии, другой – у сотрудника.

   Личная  карточка заводится на сотрудника при поступлении на работу, и в ней отражаются этапы его трудовой деятельности на предприятии: изменения в должностном окладе, очередные отпуска и т. п. При увольнении анкета и личная карточка передаются в архив предприятия.

   Лицевой счет по заработной плате является бухгалтерским документом. В нем отражаются все денежные выплаты, произведенные сотруднику. При увольнении лицевой счет закрывается и также сохраняется в архиве.

   Все трудовые отношения между сотрудником и предприятием регулируются приказами по личному составу. На основании приказа сотрудники отдела кадров и бухгалтерии делают соответствующие записи в трудовой книжке, личном деле и лицевом счете. 

     1.1. Резюме

   Перед приемом сотрудника на работу руководство предприятия изучает его квалификационные характеристики. В настоящее время, особенно в коммерческих предприятиях, распространена первичная форма знакомства с претендентом на должность в виде резюме (автобиографии).

   Резюме  – документ, содержащий сведения, характеризующие уровень образования, профессиональные навыки и опыт работы претендента на должность. (Приложение 1).

   Квалификационное  резюме отражает ваши профессиональные достижения и включает хронологию трудового  пути. Это своего рода характеристика человеком самого себя.

   Не  существует строгих нормативных  правил, как составлять резюме. Работодатели должны увидеть ваши сильные стороны  и разнообразие ваших талантов. Постарайтесь быть предельно точными и ясными. Помните, лучше всего уместить информацию на одной странице.

   Резюме  содержит несколько разделов. В разделе  «Личные сведения» следует указать фамилию, имя, отчество, домашний адрес, телефон, дату рождения, семейное положение. В разделе «Образование» указывается название учебного заведения, год его окончания, специальность и квалификация по диплому. Если вы окончили несколько учебных заведений и считаете, что есть смысл это отразить, то их следует указать в обратном хронологическом порядке. В разделе «Опыт работы» описываются этапы трудовой деятельности в одной или нескольких организациях (также в обратном хронологическом порядке). Помимо этих основных разделов в резюме можно указать круг интересов, дипломы и сертификаты, а также дополнительные сведения, такие как знание иностранного языка, компьютерная грамотность, наличие печатных трудов, размер предполагаемой заработной платы. Подведите итог своим качествам и наиболее важным способностям. Объясните потенциальным работодателям на конкретных примерах, какой ценный вклад вы могли бы внести в работу организации. Опишите свои уникальные способности. Этот раздел напишите в последнюю очередь –  обычно это самое трудное. 

     1.2. Анкета

   Анкета (фр. Еnquete – расследование) – опросный лист, самостоятельно заполняемый опрашиваемым по указанным в нем правилам. Несмотря на то, что она является одним из основных документов личного дела, утвержденной формы анкеты не существует. Это всегда собственная разработка компании, и в зависимости от того, какому подразделению нужна информация (службе кадров, юридической службе, др.) задающими генеральное направление выступают специалисты этих структурных единиц (кадровики, юристы, др.).

   Для инспектора по кадрам важным являются удобство использования; полнота информации, собранной в одном источнике; исключение дублирования информации в различных документах. При возникновении какого-либо вопроса, нет необходимости «поднимать» все документы личного дела. При желании анкету можно разработать таким образом, чтобы в ней указывалась вся информация, которая может понадобиться при оформлении нового сотрудника. В этом случае она служит неким справочным материалом, предоставляя возможность не «закопаться в бумагах» лишний раз.

   Априори анкета должна содержат следующие пункты:

• общая информация;
• информация о перспективах работы в компании;
• информация об образовании;
• информация об опыте работы;
• информация о профессиональных навыках;
• информация о рекомендациях;
• информация о здоровье;
• информация о хобби, увлечениях;
• информация о самооценке.

   Случай  с анкетированием при приеме на работу не в полной мере подпадает под  действие главы 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса  РФ.

   Ведь  в ней правом на защиту наделяется работник, то есть физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. При анкетировании, осуществляемом с целью подбора персонала, трудовых отношений еще нет. Соискатель в Трудовом кодексе РФ обозначен как «лицо, поступающее на работу». В отношении такого лица каких-либо оговорок глава 14 Трудового кодекса РФ не содержит.

   Однако, в том случае, если соискатель стал вашим работником, заполненная им анкета становится источником персональных данных, и работа с ней уже должна осуществляться по нормам статей 86 – 89 Трудового кодекса РФ. 

     1.3. Трудовой договор

   Трудовой  договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора. (Приложение 2). Заключение трудового договора с каждым работником – это обязанность работодателя. Оформление договоров обязательно не только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но и в случае совместительства и выполнения работниками определенного объема работ временного характера.

   Трудовой  договор является основанием возникновения  трудовых отношений.

   Трудовой  договор является двусторонним соглашением. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

   Работник  – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. 
Работодатель – юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель или физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.

   Условия трудового договора, составляющие его  содержание, подразделяются на обязательные (необходимые), т. е. условия, без которых  трудовой договор не может считаться  заключенным, и на дополнительные (факультативные), наличие которых определяется исключительно по усмотрению сторон.

   Работодатель  обязан заключить трудовой договор  в письменной форме с каждым лицом, принимаемым на работу. Все договоры заключаются с соблюдением всех обязательных реквизитов и условий, установленных ст. 57 ТК РФ, и заверяются подписями сторон.

   Поправки, внесенные в ТК РФ Федеральным  законом № 90-ФЗ, устанавливают требование об обязательном приведении в трудовом договоре сведений, индивидуализирующих  стороны трудового договора. Это  важно для возложения ответственности на ту и другую сторону трудового договора.

   В отношении работника указываются:

• фамилия, имя, отчество работника;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника.

   В отношении работодателя указываются:

• наименование работодателя (если работодателем является юридическое лицо, то указывается полное наименование организации, содержащее указание на организационно-правовую форму, а также наименование органа или фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего права и обязанности работодателя в трудовых отношениях. 
  Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре указываются его фамилия, имя и отчество);
• сведения о документах, удостоверяющих личность (для работодателей – физических лиц);
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

   Также должны быть указаны такие реквизиты, как место и дата заключения трудового  договора.

   И только после того, как будут указаны  эти сведения, вполне определенное лицо наделяется правами и несет  ответственность по трудовому договору.

   Как правило, иные, индивидуализирующие признаки сторон трудовых отношений указываются в конце текста трудового договора (место жительства работника, юридический и почтовый адрес работодателя и иные сведения). 

      1.4. Трудовая книжка.

   Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. (Приложение 3)

   Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

   Работодатель - физическое лицо не имеет права  производить записи в трудовых книжках  работников, а также оформлять  трудовые книжки работникам, принимаемым  на работу впервые.

   В трудовую книжку вносятся сведения о  работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

   Сведения  о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

   Работодатель  обязан по письменному заявлению  работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику  копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку  из трудовой книжки.

   Оформление  трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

   В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

      а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность;

      б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных  знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

   Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

   Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

   С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

   Записи  в трудовую книжку о причинах прекращения  трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового  кодекса Российской Федерации или  иного федерального закона.

   Сведения  о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника  вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

   В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

1. о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
2. о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

      В трудовую книжку вносятся следующие  сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

1. о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
2. о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
3. о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

   Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и  дате рождения, а  также об образовании, профессии и специальности  работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

   В случае выявления неправильной или  неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту  работы, где была внесена соответствующая  запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

   В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

   Изменение записей производится путем признания  их недействительными и внесения правильных записей.

   Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано  немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

   При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с  настоящими Правилами, в него вносятся:

1. сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
2. сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

   Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения  организации, периодов работы и должностей работника.

   Если  документы, на основании которых  вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

   При массовой утрате работодателем  трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

   Установление  факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

   Работодатель  на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

   При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

   Работодатель  обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью  об увольнении.

   В случае если в трудовой книжке заполнены  все страницы одного из разделов, в  трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. 
 
 

     1.4.1. Ведение трудовых книжек работников.

   Согласно  статье 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

   Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять  администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

   При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется, однако по желанию работника запись в трудовую книжку может производиться.

   Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69). В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.