Документы организации, регламентирующие электронный документооборот

Документы организации, регламентирующие электронный документооборот

Содержание

Введение

Еще совсем недавно многие организации не представляли работу без документов на бумажных  носителях. В настоящее время электронные документы находят все большее применение. Все чаще  руководители, юристы и бухгалтеры пользуются  электронными государственными услугами, подают документы на регистрацию юридических лиц, обмениваются актами сверки взаиморасчетов с налоговой инспекцией и Пенсионным фондом РФ, используют электронный документооборот при взаимодействии с контрагентами [25, с. 10].

Системы автоматизации документооборота все чаще имеют свой собственный workflow, обеспечивающий передачу дел определенным сотрудникам, а также механизм напоминания о приближающихся событиях. Дополнительно руководству предоставляется возможность отслеживания всех этапов процесса и реагирования в случае возникновения ошибок. Интеграция с производственной системой страховой компании позволяет соединить документацию, касающуюся убытков, с зарегистрированными в системе страховыми случаями. Интегрированный модуль OCR (автоматического распознавания текста) значительно сокращает время ввода и переноса данных с бумажного подлинника в систему электронного документооборота. Внедрение решения для автоматизации документооборота меняет условия функционирования страховой компании, улучшая качество работы сотрудников и обслуживания клиентов [27].

Исходя из всего изложенного, данная тема является актуальной на современном периоде.

Целью курсовой работы является рассмотрение документов организации, регламентирующих электронный документооборот.

Для достижения данной цели необходимо решить ряд задач:

- охарактеризовать виды документов и системы электронного документооборота, основные принципы организации электронного документооборота;

- рассмотреть комплексы документов, образующиеся в деятельности организации;

- рассмотреть регламентацию  электронного документооборота  в организации.

Объектом исследования выступает электронный документооборот, предметом – виды документов, регламентирующих электронный документооборот.

В процессе исследования применялись такие методы, как сбор первичной и вторичной информации, ситуационный анализ, методы системного и сравнительного анализа, а также экономико-математические методы.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения,  двух лав, заключения, списка использованных источников.

1. Теоретические основы системы электронного документооборота

1.1 Сущность электронного  документооборота

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Потребности сокращения количества обрабатываемых и хранимых документов, времени их обработки и т.д. породили электронные тексты, электронные документы и электронный документооборот.

Электронные тексты – электронные (машиночитаемые) данные, хранящиеся на любых электронных носителях, доступные для использования в компьютерных программно-технических устройствах и системах. Электронные тексты входят в состав электронных документов (ЭД).

Электронный документ – документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.

Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях.

В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.

Кроме собственно документов важен и регламент работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования  информационных систем (ИС). Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.

Виды электронного документооборота:

• производственный документооборот;

• управленческий документооборот;

• архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

• кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

• бухгалтерский документооборот;

• складской документооборот;

• секретное и конфиденциальное делопроизводство;

• технический и технологический документооборот.

Преимущества электронного документооборота  

Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.    

Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.    

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.    

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.    

Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса.     Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.     Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.    

Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.

Далее рассмотрим непосредственно систему электронного документооборота и виды документов.

1.2 Основные принципы организации электронного

документооборота

Российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) появился приблизительно в конце 1980-х годов – в это время в министерствах и ведомствах шла разработка первых автоматизированных систем, которые представляли собой одно рабочее место секретаря, делопроизводителя, экспедитора.

Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства [14].

В последней четверти XX века объемы  управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями, а в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или, как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего оно использовалось минимально и применялось по возможности исключительно в пределах одного здания [18].

Собственно, первые системы электронного документооборота были полностью индивидуализированы, т.е. разрабатывались конкретно под определенное предприятие силами собственных программистов и соответственно не могли быть применимы для других организаций. Такие системы документооборота нельзя назвать универсальными, так как любое изменение в процессе электронного документооборота приводило к полному пересозданию самой электронной системы, т.е. система не могла быть масштабной, а охватывала определенный узкий процесс движения документов.

 Таким образом, система электронного документооборота была неразрывно связана с моделью управления организацией. Очень часто предприятие не могло внедрить у себя более прогрессивные формы ведения документов, так как пришлось бы полностью отказаться от существующей системы электронного документооборота. Возникла необходимость создания гибкой и адекватной СЭД, чтобы сделать развитие компании более эффективным.

В 1990-х годах появилось несколько компаний (Электронные офисные системы, ИнтерТраст, АйТи и др.), которые начали заниматься разработкой и продажей первых универсальных решений в области электронного документооборота. Такие решения легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение – подгонка процессов под нужды конкретного заказчика (предприятия, организации). Такой подход позволял снизить стоимость конечных решений, а будучи при этом еще и значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы [18].

Если до середины 1990-х годов СЭД внедрялись только в некоторых коммерческих предприятиях и учреждениях, то в период с 1994 по 2002 г. Правительством Российский Федерации был принят ряд законов и постановлений [см. 2,3,4], которые определили использование систем электронного документооборота в государственных учреждениях и подтвердили сотрудничество с такими странами, как Франция, Казахстан, Индия и др., в области связи и информатизации. Таким образом, использование информационных систем и электронного документооборота в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях было законодательно одобрено и подтверждено, также был введен определенный регламент использования и требования к созданию СЭД [24, с. 70].

Если взять историю введения электронного документооборота в России именно со  стороны государственных органов, то первой была  налоговая служба, которая законодательно закрепила, что налогоплательщикам можно представлять  декларации в электронном виде. Фактически за 10  лет, если взять статистику налоговой службы, 62 %  организаций (это где-то порядка 1 млн 300 тыс.) и  55 % (это тоже где-то около 350—380 тыс.) индивидуальных предпринимателей уже сдают налоговую  отчетность в электронном виде. И не только сдают  отчетность, но и взаимодействуют в электронном  виде. Плюс сейчас уже и Пенсионный фонд РФ  подключился, и Росстат, и ФСС РФ. То есть фактически уже есть почва, на которой электронный  документооборот будет только расширяться, и,  вполне возможно, в ближайшее время будет скачок  с учетом принятия тех же законодательных изменений в тех же электронных счетах-фактурах, которые  позволят более широко взаимодействовать и самими  хозяйствующими субъектами между собой [19, с. 28].

В законодательном план начало электронному документообороту положил Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон  № 1-ФЗ), в котором установлены основные понятия. Он приравнял документы в электронном виде,  подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора. Закон № 1-ФЗ позволил обмениваться  с правовой точки зрения электронными договорами, актами, накладными и иными документами (с 01.07.2012 Закон № 1-ФЗ утратил силу).

Затем вышел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ), который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

Согласно ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее — неквалифицированная электронная подпись), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных  федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами  или соглашением между участниками электронного взаимодействия [1].

По мнению Минфина России, подтверждать  расходы первичными документами, оформленными  в электронном виде, можно, только если они подписаны квалифицированной электронной подписью  (письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2, от 03.11.2011 № 03-07-11/297, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521, от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, от 14.06.2011  № 03-02-07/1-190).

Итак, при введении системы электронного  документооборота и электронной отчетности необходимо: установить в локальном нормативном акте, например в учетной политике, порядок осуществления электронного документооборота: какую отчетность, в каком виде организация предоставляет;  заключить договор с уполномоченной организацией  (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи и установления программного обеспечения; соблюдать формат первичных и отчетных  документов; следить за отсутствием технических ошибок; хранить документы, подтверждающие своевременность передачи электронных документов и отчетности, и, возможно, некоторые из них хранить на бумажном носителе [25, с. 10-12].

Электронный документооборот позволяет увеличить скорость передачи данных, потому что по нормативным документам в той же почтовой службе России доставка корреспонденции по стране составляет от 5 до 35 дней — это официальные нормативы Почты России.

Также электронный документооборот позволяет взаимодействовать фактически круглосуточно, что очень важно с учетом большого пространства России и часовых поясов. Кроме того, электронный документооборот позволяет обеспечивать конфиденциальность документов. Есть различные технологии, сертифицированные программные средства, с помощью которых документ может прочитать только отправитель и только получатель — и никто больше. При этом, если используется электронно-цифровая подпись, то, если кто-то внесет в данный документ какие-то исправления, это сразу будет выявлено. С другой стороны, это гарантированная доставка, потому что технологии обеспечивают возможность фактически мгновенно подтвердить, что данный документ доставлен. Это основные моменты для хозяйствующих субъектов.

Если рассматривать государственные органы, то они тоже заинтересованы в этом, потому что это влияет на оперативность и достоверность поступления информации. С другой стороны, ускоряет процесс обработки документов, снижает очереди, в конце концов и позволяет эффективно использовать ресурсы — и человеческие, и технические.

Электронный документооборот, безусловно, имеет свою специфику. Электронный документ — это не бумажный документ. Какие можно выделить специфические области, на которые необходимо обращать внимание при принятии решения о переходе? Во-первых, любая организация должна быть организационно готова к этому процессу. То есть должны быть соответствующие люди, которые этим процессом управляют. Должны быть соответствующие программно-технические средства, которые умеют работать с этими электронными документами.

Очень непростая область — управление сертификатами электронной цифровой подписи. Это новое понятие. Собственноручная подпись всем понятна — ручка и кисть, электронная цифровая подпись несколько отличается. Самое главное — любой сертификат имеет ограниченный срок действия, и за этими процессами надо следить. Год сертификата истекает, необходимо получать новый, необходимо обновить информацию об изменившихся сертификатах партнеров, потому что они становятся недействительными. И за всем этим надо либо следить самому, либо пользоваться услугами компаний, которые делают это за тебя.

Наверное, довольно сложная проблематика — это хранение. Как хранить в папках, шкафах, складах мы все понимаем. Электронное хранение — интуитивно с ним тоже вроде понятно, но есть какие-то риски: сломался диск у сервера и вдруг весь мой архив за пять лет просто перестал существовать. То есть это тоже необходимо организовывать либо заказывать такие услуги у каких-то организаций, которые такие услуги предоставляют, — электронный архив, резервное копирование [19, с. 28-30].

Рассматривая трансформацию современных систем электронного документооборота, необходимо проанализировать использование такого рода информационных ресурсов в государственных структурах. На текущем этапе происходит реализация федеральной целевой программы «Электронная Россия», целью которой является повышение качества и эффективности государственного управления, сокращение времени вынужденного ожидания предоставляемых услуг для населения и т.д [2].

Анализируя системы электронного документооборота, действующие в государственных учреждениях, следует отметить, что здесь документы имеют разные направления хождения:

- вертикальное. Документы различного типа (приказы, распоряжения, письма, постановления и т.д.) создаются, проходят согласование в необходимых инстанциях, затем поступают для ознакомления к подчиненным, если это необходимо. Далее следует создание поручений на основании этих документов заинтересованными лицами, обычно из числа руководящего состава, для своих подчиненных сотрудников. Задача анализируется и выполняется. Затем руководитель получает уведомление о завершении исполнения задачи, при этом существует возможность возврата поручения на доработку или утверждения, если оно выполнено корректно;

- горизонтальное. Движение документов между ведомствами или подразделениями. Если представитель населения обращается с каким-либо запросом в государственные учреждения, то он в свою очередь предоставляет определенный набор документов. Соответственно, при следующем обращении эти документы предоставлять не нужно, они могут быть запрошены одним ведомством у другого. Также необходимо обращение одного государственного ведомства к другому для решения совместных задач или получения необходимых документов;

- внешнее – предоставление информации юридическим или физическим лицам. Этот пункт отличает системы электронного документооборота, используемые в коммерческих организациях, от применяемых в государственных учреждениях;

- территориально-распределенное. Каждый субъект Российской Федерации имеет свои государственные учреждения различных видов (образовательные, здравоохранения, культуры и т.д.), все они должны обмениваться между собой информацией, причем их системы электронного документооборота написаны с использованием различного программного обеспечения. Следовательно, при реализации и внедрении такого рода информационных систем следует учесть, что должны существовать определенные правила для документов, передаваемых из одного ведомства в другое, т.е. системы электронного документооборота должны быть взаимоинтегрируемы.

Если рассмотреть возможности различных современных систем электронного документооборота, представленных на рынке программного обеспечения, то можно увидеть, что все они обладают необходимыми для работы возможностями и полезными свойствами, но реализованы на различных платформах и имеют неодинаковую стоимость. Поэтому для каждого предприятия важно сделать правильный выбор оптимальной информационной системы, непосредственно подходящей для определенной организации [24, с. 70-73].

Также стоит отметить, что плюсов внедрения СЭД множество, все и не перечислить, но все-таки попробуем назвать главные из них. Бесспорным является тот факт, что внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

· полностью автоматизировать процесс работы с документами;

· обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;

· обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;

· наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;

· обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;

· повысить эффективность работы с документами;

· повысить корпоративную культуру работы с документами;

· значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;

· значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;

· обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;

· упорядочить процесс регистрации всех видов документов;

· обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

· обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;

· обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;

· обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;

· проследить историю создания документа;

· обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;

· выстроить отлаженную систему поручений;

· обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;

· производить сортировку документов по любым критериям;

· обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;

· обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;

· обеспечить архивное хранение электронных образов документов;

· обеспечить регламентацию прав доступа;

· обеспечить мгновенный доступ к документам;

· уменьшить количественные потери документов;

· увеличить производительность труда;

· сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;

· придать юридическую силу электронным документам;

· сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;

· сократить количество внутренних и внешних курьеров;

· обеспечить ведение информационно-справочной базы.

Минусов гораздо меньше, но они существенные:

· Пробелы в информационной безопасности. Это общая проблема. Рынок наводнен «пиратским» дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого и среднего рынка. Конкуренция – закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

· Резкое увеличение потока документооборота. Как результат – серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

· Увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

Несмотря на минусы, плюсы внедрения СЭД все же перевешивают [22, с. 15].

2. Документы, регламентирующие электронный документооборот

2.1 Виды документов и системы электронного документооборота

На первый взгляд, работа по составлению документов, их оформлению, учету, по контролю за исполнением представляется достаточно рутинной. Однако история развития документоведения и практики делопроизводства, наблюдения за эволюцией форм документооборота показывают, что среда создания и обращения документированной информации является зеркалом, отражающим важнейшие социальные процессы, жизнь общества и каждого человека во всем их многообразии. Документирование информации, создание отдельных документов, их собраний, массивов – процесс творческий. Он самым тесным образом связан как с развитием научно-технического прогресса, так и с историей управления делами государственными, частными и личными.

Стоит напомнить, что первые навыки и традиции в организации государственного (царского) управления в России формировались вокруг составления документов, фиксирующих те или иные события, решения властных структур [26, с. 5].

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на  две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут  составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Организационно – распорядительные документы (ОРД) можно разделить на три группы.

- организационные (положения, устав, инструкция, правила). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждения, организации, предприятий и их структурных подразделений;

- распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;