Документы по личному составу. 5

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..2

1 Документы по личному составу

1.1    Работа кадровой службы……………………………………………...…....3

3.    Классификация документов по личному составу ..………………....….…4

1.3    Виды документов по личному составу ……………...…………...……….7

4.    Требования к документам по личному составу…………………………...9

2 Оформление документов по личному составу

2.1 Документация, используемая при приеме на работу ………..…………....11

2.1.1 Резюме…………………………………………………………………..…12

2.1.2 Заявление о приеме на работу………………………………………..…..13

2.1.3 Анкета при приеме на работу……………………………………….…....14

2.1.4 Трудовой договор…………………………………………………….…....16

2.1.5 Приказ о приеме на работу…………………………………………..…....23

2.1.6 Запись в трудовой книжке…………………………………………….…24

2.1.7 Оформление личной карточки и личного дела при приеме на работу………………………………………………………………………..…..25

2. Состав документации, оформляемой при увольнении работника………27

2.3 Приказы по личному составу

2.3.1 Перевод работника на другую работу…………….……………………29

2.3.2 Меры взыскания и поощрения………………….……………………….31

2.3.3 Оформление отпуска…………………………………………………….32

Заключение………………………………………………………………………33

Приложения: Приложение А – резюме……………………………………….34

    Приложение Б – заявление о приеме на работу……………...37

    Приложение В – анкета при приеме на работу……………….38

  Приложение Г – трудовой договор……………………………42

   Приложение Д – приказ о приеме на работу…………………46

    Приложение Е – трудовая книжка…………………………..…47

Список литературы……………………………………………………………..48

Введение

Актуальность выбранной  мной темы заключается в том, что  в настоящее время невозможно представить, как бы функционировала  та или иная организация, будь то государственное  предприятие или коммерческий банк, научно – исследовательский институт или воинская часть, неприметный  частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких  фундаментальных вещей как постановления, решения, приказы, распоряжения. Так  же, каждый квалифицированный «документовед» обязан знать правильность составления и ведения той или иной документации.

Делопроизводство  как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в своей  сфере средства, навыки и приемы обработки документов. При этом предметом  труда является информация в различном  виде, чаще всего содержащаяся в  документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку  информации, качество и высокую производительность труда.

Документирование - процесс подготовки и создания документов. Организация работы с  документами - это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и  хранение документов в делопроизводстве. Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами называют административным делопроизводством. В настоящее  время отдельные авторы термин «делопроизводство» все чаще заменяют термином «документационное  обеспечение». Последнее заслуживает  внимания, так как содержит весь комплекс работ с документами, включая  вопросы их оборота и хранения.

 

 

 

 

 

1. Документы по личному составу и их виды

1.1 Работа кадровой службы

Задачи  управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его  состава можно решать только при  наличии совершенной системы  информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно  совершенствуется и обновляется  на основе применения современных информационных технологий.

Важнейшей функцией кадровой службы (служба персонала) является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные, по социальному обеспечению и другие документы.

Информационные  показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической  информации, позволяющие кодировать анкетно - биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д. Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь, прежде всего, идет о приеме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту  систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

 

 

 

 

 

2. Классификация документов по личному составу

Трудовые  правоотношения работодателя (организации, собственника предприятия) и работника  в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

Документацию  по личному составу можно классифицировать на несколько групп:    

- документы, фиксирующие  трудовую деятельность человека: приказы по личному составу,  записки о приеме, увольнении,    перемещении, списки работников, личные дела,  личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты; 
      - документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения,  документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации,  документы  об установлении персональных окладов, ставок, надбавок; 
      - документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.; 
      - документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий; 
      - документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам,  присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий,  протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней; 
      - учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или  их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния,  книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц,  книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел,  книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д. 
       Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы: 
  – личные работников; 
  – личные (наградные)  дела; 
  – личные дела по аттестации (аттестационные дела); 
  – личные дела  учащихся, студентов, аспирантов; 
  – личные дела по усыновлению детей; 
  – регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице; 
  – личные (учетные) дела пострадавших; 
  – личные дела пенсионеров (пенсионные дела); 
  – персональные дела членов партии; 
  – выездные дела; 
  – судебно-следственные дела; 
  – истории болезней.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Виды документов по личному составу

Наиболее  многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается: прием, перевод  и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно - биографические данные работника, условия  его приема и оплаты труда. Вся  эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении  анкетно - биографических данных, условий  и оплаты труда. Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием  приема на работу является заключенный  письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется  личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Пишется от руки в произвольной форме, на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Реквизиты заявления: название вида документа; дата; адресат; от кого направлено; текст; подпись.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством.

Основные  условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы; сроке  действия; виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет. В трудовые книжки вносятся следующие данные: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы; взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Требования к документам по личному составу

Конституция РФ гарантирует каждому гражданину право на свободное использование  своих способностей и имущества  для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности (ст. 34, 37 Конституции РФ).

Каждый  имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда, право на защиту от безработицы, а также право на судебную защиту своих трудовых прав. Осуществляя это право, гражданин может заключить трудовой договор. Понятие трудового договора сформулировано в статье 56 «Понятие трудового договора. Стороны трудового договора» ТК РФ.

Работодатель (физическое или юридическое лицо) в соответствии с трудовым договором обязуется предоставить работнику работу по обусловленной договором трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. А работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Работники кадровых служб затрачивают много  времени на составление различного рода документов. Практика показывает, что часто эти документы на предприятиях оформляются по-разному, к ним предъявляются неодинаковые требования со стороны руководителей.

Между тем существуют унифицированные системы документации, внедрение которых облегчает труд кадровиков и дает большую экономию времени. На предприятиях должна использоваться унифицированная документация, обеспечивающая возможность применения вычислительной техники.

В настоящее  время разработаны и используются отдельные унифицированные документы  по личному составу:

- ф. Т-1 - приказ (распоряжение о приеме на работу);

- ф. Т-2 - личная карточка;

- ф. Т-4 - учетная карточка научного работника;

- ф. Т-5 - приказ (распоряжение) о переводе;

- ф. Т-6 - приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

- ф. Т-8 - приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

В процессе управления предприятиями руководители принимают многочисленные решения, в частности при выборе кандидатов на замещение вакантной должности, увеличении оклада, направлении на курсы повышения квалификации, включении в резерв на выдвижение, командировании специалистов за границу, направлении в вуз или в техникум и др. Поэтому и возникает необходимость в разнообразной информации. Этим и объясняется множество различных учетных и отчетных документов по кадрам на предприятиях.

Лица, принимающие  решения по вопросам подготовки, повышения квалификации, переаттестации, использования рабочих и инженерно-технических работников, должны обладать необходимой и достоверной информацией, получаемой в оперативном режиме.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Оформление документов по личному составу

        2.1 Документация, используемая при приеме на работу

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением  документов, указанных на схеме (рисунок 1).

 

 

 

 

         2.1.1 Резюме

Резюме представляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работника. Наряду с официальными данными составитель может указать любую дополнительную информацию, характеризующую его как специалиста и личность.

Установленной формы резюме нет.

Фирмы составляют ее по произвольной форме, которая может содержать следующие реквизиты:

- фамилия, имя, отчество работника;

- год рождения;

- домашний адрес;

- телефон;

- семейное положение;

- наличие детей;

- образование;

- опыт работы, в том числе по специальности;

- последние места работы и должности;

- знание компьютера;

- знание иностранных языков;

- интересующий уровень оплаты труда;

- дополнительные данные.

Резюме  лиц, принятых на работу, хранятся в личных делах сотрудников, а не принятых на работу - хранятся один год, согласно перечню документов с указанием сроков хранения.

Образец резюме представлен в конце курсовой работы (приложение А).

 

 

 

    2.1.2 Заявление о приеме на работу

При поступлении  на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу  о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу составляется в  произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — это формат листов документов личного дела, в которое  подшивается и заявление о  приеме на работу.

В заявлении  не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать»  и т.п.).

Для заявления  о приеме на работу характерны следующие  реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Согласие  на прием нового работника дает будущий  непосредственный руководитель. Свое согласие он выражает визированием письменного  заявления претендента.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа  о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю  сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Образец заявления о приеме на работу представлен  в конце курсовой работы (приложение Б).

 

 

 

 

 

         2.1.3 Анкета при приеме на работу

Анкета - это один из документов, посредством  которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет формироваться личное дело работника.

Какой-либо нормативно-закрепленной формы анкеты в настоящее время нет. Невозможно разработать полностью информативную анкету. В каждом конкретном случае, для каждого предприятия она своя, в зависимости от информации, которую работодатель хотел бы получить от работника. Наиболее социально значимые вопросы, такие как место жительства, гражданство, право на работу, судимости, биографические и профессиональные данные должны быть в ней отражены (главное не переборщить с объемом анкеты). Как правило, работник заполняет анкету на этапе собеседования при приеме на работу.

Прежде  всего, правильно заполненная анкета позволяет работодателю оценить  претендента с точки зрения соответствия личностной спецификации, то есть понять, какими качествами обладает человек  для успешного выполнения порученной ему работы.

Анкетирование претендентов во многом зависит от внутрифирменных правил и чаще всего  распространенно в крупных организациях. Как правило, соискателям не сообщается о предстоящем анкетировании, поэтому  отправляясь на собеседование помимо резюме желательно прихватить с собой копии или оригиналы других документов, которые так или иначе могут способствовать успешному трудоустройству.

Обычно  работодатели требуют заполнять  анкету от руки, поэтому опрашиваемому  необходимо подойти к этому процессу со всей ответственностью и постараться  не допускать ошибок и исправлений. Для этого, лучше всего перед  началом заполнения ознакомиться со всеми вопросами, представленными  в анкете, и набросать в уме предварительный план ответов.

Крайне  не желательно оставлять в анкете незаполненные пункты. Так, например, если запрашиваемая информация не имеет  никакого отношения к соискателю, в качестве ответа можно указать "не имеется". Это даст понять людям, которые будут читать анкету, что  претендент не пропустил (сознательно  ИЛИ нет) какой-то вопрос.

Образец анкеты при приеме на работу представлен  в конце курсовой работы (приложение В).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         2.1.4 Трудовой договор

Все работы в организации выполняют члены  трудового коллектива. Разрешено принимать на работу лиц по трудовому соглашению, договору гражданско-правового характера (подряд, поручение, возмездное оказание услуг, агентский договор и др.).

Прием на работу по трудовому соглашению работников оправдан и целесообразен, если среди членов трудового коллектива нет соответствующих специалистов или когда работы не могут быть выполнены в необходимые сроки силами коллектива организации.

Важно знать  разницу между работой по трудовому  и гражданско-правовым договорам, реализация которых также связана с трудовой деятельностью.

Понятие трудового договора сформулировано в ст. 56 Трудового кодекса РФ: «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.»

При исполнении работы по гражданско-правовому договору работник сам организует свой труд, выполняет определенную работу на свой риск, получает вознаграждение за конечный результат работы. По трудовому договору работник выполняет не конкретное задание, а любую порученную ему работу в рамках своей специальности, квалификации, должности, выполняет распоряжения работодателя и получает заработную плату по установленным нормативам. Такое разграничение имеет, прежде всего, практическое значение, поскольку право и обязанности, установленные трудовым законодательством, распространяются только на лиц, заключивших трудовые договоры (предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков, компенсационные выплаты, пособия по социальному страхованию и т. д.).

Для принятия работника на работу с ним необходимо заключить трудовой договор. Согласно статье 67 ТК РФ, «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один  экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой  договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе».

Одновременно  работнику объявляется приказ (распоряжение) о его приеме на работу.

Содержание трудового договора (т. е. что следует в нем указать) подробно расписано в статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ. В ней закрепляются разнообразные условия труда (место работы с указанием структурного подразделения, наименование должности, специальности, профессии; права и обязанности работника и работодателя; характеристика условий труда; режим труда и отдыха; условия оплаты труда; виды и условия социального страхования), а также может быть включен перечень дополнительных условий (об испытании при приеме на работу; о неразглашении государственной, служебной и коммерческой тайны; об обязанности работника отработать после обучения определенный срок, если обучение проводилось за счет работодателя). При этом дополнительные условия не должны ухудшать положение работника по сравнению со сложившимся в результате регулирования трудовым законодательством, коллективными договорами и соглашениями.

Трудовой договор может  быть заключен на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) или на неопределенный срок, согласно статье 58 «Срок трудового договора» ТК РФ. Причем срочный трудовой договор работодатель вправе заключить с работником только в случаях, предусмотренных статьей 59 «Срочный трудовой договор» ТК РФ.

Форма трудового договора представлена в конце курсовой работы (приложение Г).

Согласно новому Трудовому  кодексу РФ, все организации могут заключать срочный трудовой договор с главными бухгалтерами. А малым предприятиям разрешено заключать трудовые договоры на определенный срок со всеми своими работниками. Согласно кодексу, малым считается предприятие, в котором работает не более 40 человек. А если оно занимается торговлей или оказывает бытовые услуги, то не более 25 человек. Кроме того, организация имеет право заключать срочные трудовые договоры с совместителями, студентами дневных отделений вузов, а также с гражданами, которые будут выполнять определенную работу.

Составление единого документа, включающего в себя все условия трудового договора, позволяет конкретно зафиксировать права и обязанности сторон, предотвратить возможность внесения в него изменений без их обоюдного согласия, исключает фальсификацию отдельных элементов договора одной из сторон при возникновении разногласий. Этот документ также является письменным доказательством существования трудового договора и условий найма.

На практике при поступлении  на работу работнику часто предлагается типовой контракт, разработанный в данной организации. Если работник предлагает включить в трудовой договор условия, не отраженные в типовом контракте, а работодатель не возражает, то в содержание трудового договора могут быть внесены соответствующие дополнения. После подписания трудового договора его условия являются обязательными для работодателя и работника, изменение их в одностороннем порядке не допускается.

Письменное оформление трудовых отношений с лицами, ранее принятыми на работу, производится с их согласия.

В Трудовом кодексе РФ как  синонимы употребляются термины «трудовой договор» и «контракт». На практике под контрактом понимается не любое соглашение между работодателем и работником о приеме на работу с указанием прав и обязанностей сторон. Трудовой контракт договор приема на работу, трудовое соглашение.

Контракты заключаются с  руководителями государственных и муниципальных организаций, с арбитражными конкурсными управляющими при осуществлении процедур, связанных с несостоятельностью (банкротством) организаций и их ликвидацией.

Контрактом может быть предусмотрена повышенная ответственность за результаты хозяйственной деятельности.

Оплата руководителя организации  может состоять из оклада и дополнительного  вознаграждения за положительные результаты производственной и хозяйственной деятельности.

Заключение контрактов оправданно со специалистами, менеджерами, когда необходимо определить конечные результаты, предусмотреть дополнительное вознаграждение.

Дополнительные основания увольнения могут быть предусмотрены только в контракте с руководителем организации (ст. 81 «Расторжение трудового договора по инициативе руководителя» ТК РФ). Например, согласно п. 4 ст. 81 ТК РФ, трудовой договор может быть расторгнут с руководителем организации, его заместителем и главным бухгалтером при смене собственника имущества организации, но не позднее трех месяцев с момента возникновения права собственности на имущество организации у нового собственника. Это новое основание увольнения для указанных категорий работников (ст. 77 ТК РФ «Общие основания прекращения трудового договора»).

Согласно статье 65 «документы, предъявляемые при заключении трудового договора» ТК РФ, организация вправе потребовать от гражданина при приеме на работу следующие документы: