Документы по личному составу

                                                                Содержание 
 
 

Введение…………………………………………………………………………………….3

1.Документы  по личному составу…………………………………………………………4

2.Приказ по  личному составу……………………………………………………………...5

      2.1.Выписка из приказа………………………………………………………………...6

3.Заявление………………………………………………………………………………….8

4.Трудовой  контракт………………………………………………………………………..9

5.Трудовая  книжка…………………………………………………………………………11

       5.1.Вкладыш к трудовой книжке………………………………………………….….11

       5.2.Дубликат трудовой книжки………………………………………………………11

       5.3.Внесение изменений в записи трудовой книжки……………………………….12

       5.4.Выдача трудовой книжки при увольнении……………………………………...13

6.Личное дело………………………………………………………………………………14

        6.1.Автобиография……………………………………………………………………15

        6.2.Резюме……………………………………………………………………………..16

        6.3.Характеристика…………………………………………………………………....17

        6.4.Личный листок по учету кадров………………………………………………….17

       6.5.Анкета………………………………………………………………………………18

        6.6.Дополнение к личному листку……………………………………………………18

Приложения………………………………………………………………………………...19

Заключение………………………………………………………………………………….27

Список  литературы………………………………………………………………………...28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

    Термин   «делопроизводство»   характеризует   совокупность   работ   по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в  них

документов. Понятием «документ» определяется  информация,  записанная  любым

способом на любом материале, изданная или полученная  любым  физическим  или

юридическим  лицом,  в  любой  организации   для   использования   в   своей

деятельности.   Таким   образом,   понятия    «управление»,    «информация»,

«делопроизводство»,  «документ»  органически  взаимосвязаны.   Не   случайно

авторы,  изучающие  эволюцию  управленческой  мысли,   начинают   отчет   от

шумерской  письменности  на   глиняных   табличках,   датированных   третьим

тысячелетием  до нашей  эры.  Эти  первые  документы  содержат  информацию  о

коммерческих   сделках   и   законах   Шумера,    являясь    доказательством существования делопроизводства и практики управления  еще  в  древнем  мире. Решение проблем управления  документацией  в  современный  период  прошло  в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг.  В  это  время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и  устарело.

      Однако  второй  этап  делопроизводства   показал,   что   «бумажный»   поток

увеличивается,   и   делается   вывод,   что   существование   традиционного

делопроизводства   и   обработки   документов   на    ЭВМ    будут    весьма

продолжительными.

      Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное  структурное

подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю  предприятия,  либо

его заместителю  по кадровой работе.  В  зависимости  от  вида  и  отраслевой

принадлежности  предприятия,  количества  и  структуры  кадрового  потенциала

изменилась  структура и численный состав самой кадровой службы.

     В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной

экономики своевременное  и правильное решение  стратегических  и  тактических

задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

     Документированная   информация   составляет   основу   управления,   его

эффективность  в  значительной  степени   базируются   на   производстве   и

потреблении информации. В современном обществе информация стала  полноценным

ресурсом производства, важным  элементом  социальной  и  политической  жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях  для  повышения   эффективности   управления   необходимо   уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как  всякое управленческое  решение  всегда  базируется  на  информации,  на   служебном документе.

   Информация фиксируется в документах, которые придают ей  организационную

форму и перемещают  во  времени  и пространстве.  Документы и документная

информация  лежат в основе управленческих решений  и являются их  материальным

воплощением, обеспечивают юридической силой.  Работа  с  документами  должна

иметь настолько  отработанный порядок,  чтобы  работники  не  отвлекались  от

главных производственных целей предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Документы  по личному составу. 

      Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

      Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

     Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено: КЗоТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

     Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности - помещения, сейфы и шкафы отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Приказ  по личному составу 
 

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

- прием на  работу;

- перемещение по работе;

- увольнение  с работы;

- установление  должностных окладов;

- отпуска;

- командировки;

- изменение  фамилии;

- поощрения;

- взыскания  и т.д.  

   Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). 

Особенности приказа по личному составу:

1. оформление  приказа не имеет четких указаний  ГОСТа, поэтому возможны разные  варианты составления этого документа,  которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами;

2. номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит  приказ по, кадрам;

3. заглавие - "По  личному составу";

4. констатирующей  части в приказе может не  быть.

5. распорядительные  пункты оформляют в следующей  последовательности:

- прием на  работу;

- перевод или  перемещение по работе;

- установление  разрядов;

- установление  категорий рабочим и служащим;

- возложение  временного исполнения обязанностей;

- предоставление  отпусков;

- установление  неполного рабочего дня;

- изменение фамилии;

- увольнение  с работы;

- прекращение  работы в связи со смертью;

(по каждому  перечисленному вопросу может  быть издан самостоятельный документ: "О приеме на работу", "О  командировании" и т.д. В организациях, где командировки не носят  массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать).

6. Каждый пункт  приказа обосновывается наличием  другого документа (заявления  сотрудника, докладной записки, распоряжения  и т.д.).

7. В пункте  приказа (приказе) следует указывать:

при приеме на работу -

- на какую  должность; 

- в какое  подразделение; 

- с какой  оплатой; 

- с какого  числа;

- вид работы - постоянная с испытательным  сроком;

со стажировкой;

временная на срок...;

по совместительству;

- особые условия работы -

с принятием  материальной ответственности;

с сокращенным  или неполным рабочим днем и т.д. 
 

8. При переводе  сотрудника на другую работу  в приказе указывают:

- вид и причину  перевода;

- устанавливаемый оклад;

- длительность, в случае временного перевода;

- в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

- при переводе  на вышестоящую должность указывают  на представление руководителя  структурного подразделения. 

     При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - на докладную записку руководителя структурного подразделения.

     При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. 

     При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗоТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии,  имена и отчества пишут полностью.

10. Благодарности  и взыскания оформляют отдельными  приказами.

11. К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников. 
 

2.1 Выписка  из приказа 

Выписка из приказа - копия части подлинного документа. 

Выписка из приказа по личному составу.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

ЗАКРЫТОГО ТИПА "ПРИБОЙ" 
 

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 

03.02.96           № 8-к

г. Псков 

По личному  составу 

2. ПЕРЕВЕСТИ

             2.1. Мишину Татьяну Степановну, нормировщицу  цеха, мастером этого 

же  цеха с  окладом 800 тыс. рублей в месяц с 10.02.96.

Основание. Заявление  Мишиной Татьяны Степановны, докладная  записка главного

инженера. 

Директор завода                   Подпись            М.О.Павлов 
 

Верно 

Инспектор ОК                      Подпись            И.О.Фамилия 

00.00.00 
 
 

Реквизиты ВЫПИСКИ  ИЗ ПРИКАЗА: 

- наименование  организации (наименование министерства  или ведомства) - автора документа; 

- наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

- дата и  номер подлинного документа (приказа);

- место издания  (город);

- заголовок;

- констатирующая  часть (если есть);

- постановляющая  часть - тот пункт приказа, который  необходим;

- подпись - (наименование должности лица, подписавшего  ПРИКАЗ, вместо личной росписи  - слово подпись, расшифровка подписи: инициалы и фамилия);

- заверительная  надпись (через 3 интервала ниже  реквизита "подпись"). 

     Заверительная надпись состоит из слова "Верно", пишется от начального поля с большой буквы, мелко без кавычек и знаков препинания.

     Наименование должности сотрудника, заверившего выписку, пишут от начального (левого) поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатных знаков, 61 деление).

    Дату заверительной надписи пишут от начального поля. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.Заявление 
 

      Заявление - документ, адресованный организации иди должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

      Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. 

Реквизиты ЗАЯВЛЕНИЯ:

- наименование  вида документа - ЗАЯВЛЕНИЕ;

- дата;

- адресат (кому  направлено);

- от кого  направлено;

- текст; 

- подпись;

- отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело. 

Заявление о  приеме на работу. 

     Его нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.

    На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, затем издается приказ.

    Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону. 

Заявление о  переводе на другую должность. 

    Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данный момент должность, а в тексте - причины перевода.

    Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т.п.

    Заявления должны содержать в тексте указания на соответствующие документы - справку с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.п. Без них решение вопроса невозможно. Документы представляют вместе с заявлением. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4.Трудовой  контракт 

      Трудовой контракт (договор) - это соглашение между трудящимся и предприятием, (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством.

     Согласно КЗоТ употребляют термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны сами выбирают термин. 

Различают основные и дополнительные условия трудового  договора (контракта). 

Основные условия  договора (контракта):

- о работе  по одной или нескольким специальностям (должностям);

- о квалификации;

- о конкретной  работе по профессии;

- о должности;

- о месте  работы (предприятии, структурном  подразделении, их местонахождении);

- о сроке  действия и вида трудового  договора (контракта);

- об условиях  оплаты труда;

- об обязанностях  предприятия по охране труда. 

Дополнительные  условия договора (контракта):

- о любых  вопросах труда;

- об испытательном  сроке;

- о совмещении профессий;

- о повышении  квалификации;

- о дополнительном  отпуске;

- о социально-бытовом  обслуживании. 

     В договор (контракт) могут быть включены также условия о соблюдении коммерческой тайны, достижении определенных результатов труда и т.д. 

Контракты заключают:

- на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

- на определенный  срок, не более пяти лет; 

- на время  выполнения определенной работы. 

    Срочный трудовой контракт (договор) заключают в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или интересов работника и т.д.

    Срочные договоры заключают тогда, когда работа не имеет постоянного характера (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске, в командировке и т.д.). День выхода такого работника на работу считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

     Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

     По статье КЗоТ трудовой контракт (договор) должен заключаться в письменном виде. Это дает гарантии сторонам в реализации достигнутых договоренностей. 

     В контракте (договоре) определяют обязанности или дают ссылку на должностную инструкцию. 
 
 

   В контракте (договоре) не могут быть установлены условия, не предусмотренные законодательством РФ.

   Контракт готовят в 2 экземплярах. Его подписывает руководитель и работник. Заверяют подписи печатью организаций. Один экземпляр находится в организации, второй - у работника.

   Трудовые контракты включают в состав личных дел. Если не заводят личные дела, контракты формируют в отдельное дело по алфавиту.

    Трудовые контракты хранят 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения работника при наличии приказа по личному составу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5.Трудовая  книжка 

    Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятиях не зависимо от формы собственности.

    Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие  на работу, обязаны предъявить администрации  предприятия трудовую книжку и в  случае приема на работу - сдать ее.

    Трудовые книжки ведут на всех работников, проработавших свыше 5 дней.

Поступающие на работу впервые предоставляют  документ о последнем занятии; уволенные  из рядов Вооруженных сил - военный  билет. 

Оформление  трудовой книжки

    Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Это основной справочный материал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками.

Заполнение  трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. 

В трудовые книжки вносят сведения:

- о работнике:  фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- о работе: прием, перевод, увольнение;

- о награждениях  и поощрениях;

- об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационализаторских предложениях.  

   Взыскания не вносят в трудовую книжку.

   Все записи в трудовую книжку делают после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должны вестись аккуратно перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом.

Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании  паспорта или свидетельства о  рождении.

  Образование удостоверяют соответствующие документы - дипломы, аттестаты, удостоверения.

  Запись о незаконченном образовании подтверждают справки учебного заведения, зачетная книжка.

  Трудовые книжки ведут только по месту основной работы. Работник организации своей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать. 
 

5.1Вкладыш  к трудовой книжке

   Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то ее дополняют вкладышем.

   Без трудовой книжки вкладыш не действителен.

   При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжке вверху ставят штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш вшивают в трудовую книжку, и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить ее владельца под расписку. 
 

5.2 Дубликат  трудовой книжки 

    Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы. 

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углу титульного листа "Дубликат".

     При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы, то при заполнении раздела "Сведения о работе" делают запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывают суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения. Указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.