Документы по личному составу. 4

     МИНИСТЕРСТВО  ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФБУ СПО КОЛЛЕДЖ МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ 
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по  дисциплине

"ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ"

на  тему "Документы по личному составу"

Выполнила - студентка группы 2-4

      Сайфина Л.Р.

      Проверил - преподаватель ДОУ

      Малыгина  В.Д.

      Оценка __________

 

Москва

2012

 

      Содержание

 

Введение 3

Глава 1. Документы по личному составу и их основные виды 5

1.1 Работа кадровой службы 5

1.2 Виды документов по личному составу 6

Глава 2. Распорядительные документы 9

2.1 Распорядительная документация 9

2.2 Приказы по личному составу 9

Заключение 27

Список использованных источников и литературы 28

 

 

      

      Введение

 

      Актуальность  выбранной мной темы заключается  в том, что  
в настоящее время невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк, научно – исследовательский институт или воинская часть, неприметный частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких фундаментальных вещей как постановления, решения, приказы, распоряжения. Так же, каждый квалифицированный документовед обязан знать правильность составления и ведения той или иной документации.

      Цель  данного реферата - подробно рассмотреть  и изучить распорядительную документацию по личному составу.

      Задачи:

• подобрать, изучить, систематизировать и подготовить  
  к изложению литературу по проблеме.
• ознакомиться с составом распорядительной документации.
• представить правильность оформления, ведения документации.
• выявить важность знания правильного оформления приказов, распоряжений, решений по личному составу.

      При составлении реферата были использованы следующие источники:

• статья из журнала «Кадровое дело». В журнале рассматриваются главные вопросы, проблемы и основные способы из решения.  
  Так же в журнале можно найти нормативную базу и все связанные с ней материалы.
• перечень типовых управленческих документов, образующихся  
  в деятельности организаций, с указанием сроков хранения  
  в котором содержится состав документов и сроки их хранения. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо  
  от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности.
• ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.» Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования  
  к бланкам документов.

 

 

      Глава 1. Документы по личному составу и их основные виды

 

      1.1 Работа кадровой службы

 

      Задачи управления трудовым коллективом, формирования  
и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

      Информационные  показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической  информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные  
о работниках, сведения об образовании и т.д.

      Важнейшей функцией кадровой службы является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой кадровой службой, входят первичные учетные, распорядительные, личные,  
по социальному обеспечению и другие документы.

      Самой значительной по объему и важности является документация, связанная с процессом движения кадров в организации. Речь, прежде всего, идет о приёме, переводе и высвобождении (увольнении) персонала. В состав этой документации входят также документы по оформлению трудовых отпусков, командированию, оценке деятельности кадров и некоторые другие.

      При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового  кодекса Российской Федерации (ТК РФ).

      При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться  требованиями государственного стандарта  на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

      Указания  ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются  рекомендациями общегосударственной  инструкции по ведению делопроизводства - "Государственной системы документационного  обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно - распорядительных документов¹.

 

      1.2 Виды документов по личному составу

 

      Наиболее  многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается: приём, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.

      При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приёма и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.

      Приём на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

      Основанием  приёма на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приёме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

      Приказ  по личному составу фиксирует  сведения о кадрах:

      приём на работу; перемещение по работе; увольнение с работы; установление должностных окладов; отпуска; командировки; изменение фамилии; поощрения; взыскания и т.д.

      Заявление - документ, адресованный организации  или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

      Пишется от руки в произвольной форме, на трафаретном  бланке, разработанном на данном предприятии.

      Реквизиты заявления: название вида документа; дата; адресат; от кого направлено; текст; подпись.

      Трудовой  контракт (договор) - соглашение между  трудящимся  
и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу  
по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку,  
а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. Основные условия договора включают соглашения:

      о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы; сроке действия; виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

      Трудовая  книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших  свыше 5 дней. Законом запрещается  иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны  предъявить администрации предприятия  трудовую книжку, сдать её в отдел  кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем  занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

      В трудовые книжки вносятся следующие  данные: сведения  
о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы; взыскания в трудовую книжку не вносятся.

      Личное  дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике  и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа  о приеме на работу.

      Личная  карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава  и учета движения кадров.

 

 

      Глава 2. Распорядительные документы

 

      2.1 Распорядительная  документация

 

      К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся  постановления, решения, приказы, указания.

      Приказы и распоряжения – необходимые  инструменты руководителя,  
с помощью которых он осуществляет свои полномочия по управлению организацией. Важность правильного оформления этих документов трудно переоценить, ведь они всегда затрагивают интересы конкретных людей².

      Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих законодательным  актам.

      Подготовка  основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат  коллегиальной деятельности (постановления  и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

      Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта  документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений  добавляется стадия обсуждения и  принятия этих документов на заседании  коллегиального органа.

      Текст распорядительного документа чаще всего состоит  
из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.

      В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, изложение текста должно идти  
от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

      В распорядительных документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил")³.

 

      2.2 Приказы по личному  составу

 

      Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах: прием на работу; перемещение по работе; увольнение с работы; установление должностных окладов; отпуска; командировки; изменение фамилии; поощрения; взыскания и т.д. Допустимы разные варианты оформления приказа (оговоренные в инструкции). Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам. Заглавие - "По личному составу". Констатирующей части в приказе может не быть. Распорядительные пункты оформляются в последовательности - приём  
на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).

      В приказе (пункте) о приёме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.). При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность даётся ссылка на представление руководителя структурного подразделения.  
При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка  
на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК)  
и дата.

Фамилии, имена и отчества пишутся полностью. Благодарности  
и взыскания оформляются отдельными приказами. К тексту приказа  
по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников. Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров. Приказы вступают в силу с момента их подписания⁴. Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан  
13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября. Нумеруются приказы в течение календарного года. Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления. Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет⁵. Приказы оформляются на бланках  
формата А4. Состав реквизитов приказа по личному составу: наименование министерства или ведомства; название организации; наименование вида документа; место составления; дата, номер; заголовок; текст; подпись; визы; подписи сотрудников, ознакомленных с приказом; отметка о направлении  
в дело.

 

 

      Практическое задание к контрольной работе

 

    ТРУДОВОЙ  ДОГОВОР 

 

 

 

 

    Дата  заключения настоящего трудового договора: «_____» _____________ 200__г.

 

 

    Место заключения настоящего трудового договора: _________________________.

 

 

 

 

    _______________________________________________________________________________,

    (Указывается  фамилия, имя, отчество  работника)

именуем__ далее  Работник, с одной стороны,

    и

 

 

 

 _______________________________________________________________________________,

(Указывается  полное наименование  работодателя- организации 

или фамилия, имя отчество работодателя- индивидуального  предпринимателя)

именуем__ в  дальнейшем Работодатель, в лице __________________________________________,

    (Указывается  должность, фамилия,  имя, отчество  лица, подписавшего 

      настоящий трудовой  договор.  В случае, если работодатель  – 

      индивидуальный предприниматель  сам заключает  и  подписывает 

    настоящий договор, данная графа  не заполняется)

действующ__ на основании ______________________________________________________________,

(Указывается  документ, в силу которого это лицо наделено соответствующими полномочиями,

  например, устав, положение, доверенность, свидетельство, и данные этого документа,

в том числе номер,  дата и место выдачи, кем выдан)

с другой стороны,

заключили настоящий  трудовой договор о нижеследующем.

 

 

 

 1. Предмет трудового  договора. Общие положения. 

 

 1.1. Работник  принимается   в _________________________________________________________

   (Указывается  место работы, а  в случае, когда  работник принимается  для работы в 

   филиале, представительстве  или ином обособленном структурном подразделении  организации,

   расположенном в другой местности, -  место работы с  указанием 

     обособленного структурного  подразделения и  его местонахождения) 

на  работу  ________________________________________________________________________

   Указывается трудовая функция, т.е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы. Если в соответствии с

   федеральными  законами с выполнением  работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано  предоставление компенсаций  и льгот либо наличие  ограничений, то наименование этих должностей, профессий 

   или специальностей должны соответствовать  наименованиям, указанным  в квалификационных справочниках,

   утверждаемых  в порядке, устанавливаемом  Правительством Российской Федерации)

    По  настоящему трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором (в случае его заключения), соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

 

 1.2.    Настоящий трудовой договор заключен на срок:

выбрать подходящее

¨      с «___»_____________200__г. по «___»_____________200__г. 

¨      с «___»_____________200__г.  на время ____________________________________. Сроком окончания настоящего договора является момент: _________________________________________________________________________.

(например, выход на работу  заменяемого временно  отсутствовавшего  работника, подписание  акта сдачи работ,  для выполнения  которых принят  работник)

 

 

    Обстоятельства (причины), послужившие основанием для  заключения срочного трудового договора - _______________________________________________________________________________________

    (Указываются  в соответствии  с Трудовым кодексом  РФ или иным  федеральным законом,  рекомендуется указывать  конкретный пункт,  статью нормативного  акта и в соответствии  с ним точную  формулировку причины) 

 

 1.3. а) Работнику  устанавливается испытательный  срок - _________________________________ .

    (Указывается  количество дней, недель, месяцев) 

           б) Работник принимается без  испытания. 

                   (выбрать нужное)

 

 1.4. Дата начала  работы, то есть дата, с которой  работник обязан приступить к  работе - «___» _____________ ___200__г. 

 

 

1.5. Настоящий трудовой  договор вступает в силу с  момента подписания его обеими  сторонами. 

1.6. Работа по настоящему  трудовому договору является  для Работника ____________________________________________________________________________.

    (основным  местом работы  или работой по  совместительству)

 

 

 

 (Примечание  к параграфам 2 и  3 договора. По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.)

 

  

    2. Права и обязанности  Работника. 

 

 2.1. Работник   осуществляет  свою  деятельность  в  соответствии  с действующим законодательством   Российской  Федерации  о   труде, Правилами внутреннего  трудового распорядка Работодателя, иными локальными нормативными  актами Работодателя, должностной  инструкцией и условиями настоящего  трудового договора.

 

 2.2. Работник подчиняется  _________________________________________________

                    (руководителю структурного подразделения, директору Работодателя)

     2.3. Работник имеет право на:

-        изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

-        предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

-        рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором (при его наличии);

-        своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;

-        отдых, обеспечиваемый установлением соответствующей закону продолжительности рабочего времени, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;

-        полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

-        профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

-        объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;

-        ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений;

-        защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;

-        разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

-        возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

-        обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами;

-        _______________________________________________________________________________

(Указываются  другие права работника  по соглашению  сторон настоящего  договора)

Работник  имеет и иные права, предоставленные  ему трудовым законодательством.

 

 

2.4. Работник обязуется:

-         добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

-         соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;