Документы по личному составу. 3

     Саратовский государственный технический университет

     Институт  развития бизнеса и стратегий 
 

     Кафедра менеджмента, маркетинга и логистики 
 
 
 
 

    Курсовая  работа

    по  дисциплине «Делопроизводство» 

    на  тему «Документы по личному составу» 
 
 

                                                               Выполнила: студентка гр. МНЖ-312

                                                               заочной формы обучения

                                                               Уколова А.А.            

                                                                Проверила:

    г. Саратов

    2010 
 
 

     Содержание:

Введение……………………………………………………………………..…3

1. Делопроизводство  по личному составу………………………………..….4

2. Трудовой договор……………………………………………………….......6

3. Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ)……………………….……9

4. Заявление……………………………………………………………………10

5. Трудовая книжка………………………………………………………..…..13

5.1 Личная карточка………………………………………………………..….15

5.2 Личное дело………………………………………………………………..16

6.Подготовка  документов по личному составу  к архивному хранению………………………………………………………………...……..20

Заключение…………………………………………………………………….26

Список использованной литературы……………………………………...…27

Приложения……………………………………………………………………28 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение 

     Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.

     Можно без преувеличения сказать, что  качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных  лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

     Актуальность. Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

       Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

     Обязательное  ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией  по ведению трудовых книжек и т.д. 
 
 
 

1. Делопроизводство  по личному составу 

     Распорядительная  деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора  и расстановки кадров, приема граждан  на работу, перевода на другую работу и  увольнение. Документы, создаваемые  при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

     Значение  кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

     К сожалению, в последнее время  сохранности документов по личному  составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 – не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

     Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников .

     К документам по личному составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• личные карточки формы Т-2;
• лицевые счета по заработной плате и др.

     На  основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4. документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

     В отдельных случаях с учетом специфики  работы настоящим Кодексом, иными  федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

     Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.  

     2. Трудовой договор 

     «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя» (статья 56 ТК РФ).

     Трудовой  договор - это двустороннее соглашение. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

     Работник - физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Работодатель - физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.

     Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключения трудового договора во всех случаях  несет работодатель. При нарушении  установленных ТК РФ и иными федеральными законами обязательных правил при заключении трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы, трудовой договор подлежит прекращению по пункту 11 статьи 77 ТК РФ.

     При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

     Согласно  ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается  в письменной форме, составляется в  двух экземплярах, каждый из которых  подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

     Трудовой  договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или  по поручению работодателя или его  представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

     В трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

     Существенными условиями трудового  договора являются:

• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

     В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

     Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

     В случае заключения срочного трудового  договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

     Трудовые  договоры могут заключаться:

     1) на неопределенный срок;

     2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

     Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

     Если  в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается  заключенным на неопределенный срок.

     В случае если ни одна из сторон не потребовала  расторжения срочного трудового  договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

     Трудовой  договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных  к тому оснований, установленных  органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства. 

     3. Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ) 

     Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании  заключенного договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

     Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

     При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего  распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.  

     4. Заявление

     Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

     При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

     Заявление о приеме на работу составляется в  произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается  и заявление о приеме на работу.

     В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

     Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

     Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу). Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:

     Наименование  структурного Адресат

       Подразделения Резолюция

     ЗАЯВЛЕНИЕ

     01.02.2000

     Прошу перевести меня на должность _________________________

     _________________________________________________________

     Наименование  должности

     _________________________________________________________

     Наименование  структурного подразделения

       в связи __________________________________________________

     Причина перевода

     __________________________ _____________________

     Подпись работника Расшифровка подписи

     Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном  листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

     Заявление о предоставлении отпуска на крупных  предприятиях оформляется на трафаретном  бланке, выполненном типографским способом, а в небольших организациях составляется, например, следующим образом:

     Директору предприятия

     «Адрон»

     Н.И. Крылову

     ЗАЯВЛЕНИЕ

     10.05.2000

     Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2000.

     Начальник цеха Подпись П.С. Филимонов

     Такие виды заявлений, как заявление о  предоставлении учебного отпуска, по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением.

     Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия  к нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному составу. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.

     Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к  тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

     В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.

     Приведем  пример оформления приказа:

     ЗАО «Рябина»

     ПРИКАЗ

     12.04.2000 №36-к 

     Новосибирск

     О приеме на работу

     Григорьевой В.И.

     ГРИГОРЬЕВУ  Валентину Ивановну принять старшим  экономистом с 14.04.2000 с окладом  согласно штатному расписанию. Основание: трудовой договор.

     Директор Подпись Н.И. Петров 

                                             5. Трудовая книжка

     Трудовая  деятельность граждан фиксируется  в трудовых книжках, которые ведутся  на всех предприятиях независимо от формы  собственности.

     Трудовая  книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

     При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

     На  работника, поступающего на работу впервые  и проработавшего в организации  свыше пяти дней, оформляется трудовая книжка и страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

     На  титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.

     Сведения  об образовании (среднее, среднее специальное  или высшее) и специальности или  профессии указываются на основании  документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).

     На  титульном листе обязательно  ставится подпись лица, выдавшего  трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.

     Запись  на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия.

     Оформление  титульного листа  выглядит следующим  образом:

     Трудовая  книжка

     №

     М.П. Подпись лица, ответственного Петрова

       за выдачу трудовых книжек (разборчиво)

       Например: ОАО «Орбита». Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой. Например: АО «ГЕЗ» с 01.01.1999 переименовано в ЗАО «ГЕЗ и Со». В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема (09.10.1994), в графе 3 –указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела), в графе 4 – основание (приказ от 07.10.1999 № 12-к). Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

     Пример  заполнения трудовой книжки:  

     СВЕДЕНИЯ  О РАБОТЕ