Дополнительные справочники НСА

УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВА ОРАГНИЗАЦИИ

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине «Архивоведение»

 

 

Выполнила:

 

Студентка III курса, гр. 646

 

Н.Ю. Никитенко

 

Руководитель:

 

Преподаватель ТЭПК

 

Н.В. Жульева

 

 

Томск – 2006

 

Содержание

 

 

Введение………………………………………………………………………….3

 

Глава 1 Учетные документы  архива……………………………………………4

 

Учет и обеспечение  сохранности документов Архивного  Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5

 

Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации………………………………………………………………………...6

 

Составление учетных документов в архиве………………………….…...7

 

Глава 2 Научно-справочный аппарат  к документам архива…………………10

 

Система научно-справочного  аппарата к архивным документам……..11

 

Глава 3 Классификация архивной документации……………………….……12

 

Распределение дел в соответствии со схемой классификации…….…..15

 

Влияние классификации документов и дел в пределах архивного  фонда на составление архивной описи……………………………………………….15

 

Составление собственно архивной описи дел……………………….….16

 

Составление справочного  аппарата к описи……………………….……17

 

Глава 4 Архивные путеводители…………………………………….………...19

 

Характеристика фондов в  путеводителе……………………….…….…..19

 

Справочный аппарат к  путеводителю…………………………..………..21

 

Глава 5 Обзоры документов и  другие архивные справочники……………...23

 

Характеристика документов в обзоре…………………….……………...23

 

Справочный аппарат к  обзору…………………………….………….…...24

 

Заключение………………………………………………………………….…...25

 

Список литературы……………………………………………………….……..26

 

Введение

 

 

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

 

Учет документов необходим  для:

 

обеспечения сохранности  и ведения контроля за их наличием;

 

для создания систем оперативного поиска документов, в том числе  и с применением персональных компьютеров;

 

для наиболее эффективного использования документов.

 

При наличии в архиве организации  одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При  существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.

 

Учет документов в архиве организаций базируется на четко  отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации  и преемственности. Это значит, что  в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных  архивах применяются единые формы  единиц учета (дело) и единые формы  учета (опись и др.)

 

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные  документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно  в хранилище) в сейфе или металлическом  шкафу.

 

«Основными правилами» предусмотрена  группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для  архива организации:

 

книга учета поступления  и выбытия документов;

 

список фондов;

 

листы фондов;

 

описи дел.

 

Основными видами научно-справочного  аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники  по составу и содержанию документов.

 

Справочники по составу и  содержанию документов архива организации  включают:

 

описи дел;

 

номенклатуры дел;

 

картотеки;

 

исторические справки.

 

Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами  архива и предназначен также для  более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи  дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных  картотек, составленных на стадии делопроизводства).

 

Все виды научно-справочного  аппарата связаны между собой  поисковыми данными документов. Эти  данные закреплены описями дел. К  ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

 

Глава 1 Учетные документы  архива

 

 

К группе учетных документов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись.

 

В книге учета поступлений  и выбытии документов делают отметки  о каждом текущем поступлении (выбытии) дел и изменений в составе  фондов в архиве.

 

Изменение объема дел могут  быть связаны, прежде всего, с приемом  дел от структурных подразделений.

 

Стандартная ситуация в архивах  организации состоит в том, что  объемы дел, хранящихся в архиве будут  ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел  постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу  и дела со сроками хранения свыше 10 лет.

 

Изменения объемов дел  в сторону уменьшения могут быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел  на государственное хранение или  другой архив.

 

Сведения, заносимые в  книгу учета поступлений и  выбытия документов, служат основой  для составления листов фондов.

 

Учет поступления и  выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда.

 

Список фондов служит для  суммарного учета фондов и присвоения им номеров. Его ведут, если архив  хранит два или более фондов.

 

Описи дел служат для поединичного и суммарного учета дел, одновременно выполняя ряд функций. Поединичный  учет ведут, закрепляя за каждым делом  в описи самостоятельного номера.

 

Итоги суммарного учета отражают в итоговой записи к описи. Любое  изменение объема дел в описи  в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой  итоговой записи с обязательной ссылкой  на документ, в котором зафиксированы  те или иные изменения в составе  дел. Затем составляют новую итоговую запись.

 

Например:

 

Дела № 18, 20, 41 выбыли на основании  акта о выделении к уничтожению  дел от 26.08.98 № 3.

 

В описи в графе «Примечание» напротив каждого выбывшего дела пишут или проставляют штамп  «Выбывало».

 

Описи структурных подразделений, по которым дела передавались в архив, служат учетными документами переданных дел до тех пор, пока дела не будут  учтены в годовых разделах описей дел временного хранения.

 

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел временного хранения.

 

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменение в составе и объема фонда. По листу фонда ведут учет поступления и выбытия документов в архиве, если архив хранит один фонд.

 

Лист фонда является основным учетным документом, в котором  записывают всю информацию о составе  и объеме дел, количестве и номерах  учетных документов на них.

 

В графе «Название фонда» указывают в хронологической  последовательности все названия и  подведомственность организации фондообразователя  с момента возникновения вне  зависимости от наличия документов за этот период. Далее все изменения  в названиях и подведомственности вносят по мере поступления документов в архив.

 

Сведения о поступлении  или выбытии дел вписывают  в лист фонда только на основании  тех или иных документов,

 

Документы, сообщающие о  поступлении или выбытии дел:

 

1. описи дел структурных  подразделений;

 

2. описи дел постоянного  хранения;

 

3. описи дел по личному  составу;

 

4. описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

 

5. акты приема-передачи  дел в государственный архив;

 

6. акта о выделении  дел к уничтожению;

 

7. акта о необнаружении  дел, пути поиска которых исчерпаны;

 

8. акта о неисправимом  повреждении дел;

 

9. акта проверки наличия  и состояния дел.

 

Лист фонда пересоставляют в том случае, если он неисправимо  поврежден. Старый лист сохраняют и  помещают в дело фонда. На старом и  новом листах делают отметку ”Лист  пересоставлен” с датой пересоставления (в правом верхнем углу).

 

Лист фонда может иметь  лист-продолжение, в правом верхнем  углу которого пишут “продолжение фонда №, лист 2” и т.д. Листы  хранят в порядке их номеров в  папке с клапанами (не подшивая).

 

Архив любой организации  на каждый фонд должен иметь дело фонда.

 

В дело фонда помещают:

 

1. историческую справку;

 

2. старые листы фонда;

 

3. акты передачи или  приема дел в архив;

 

4. акты о выделении  документов и дел к уничтожению;

 

5. акты о неисправимых  повреждениях дел;

 

6. акты о проведениях  проверок наличия дел;

 

7. методические пособия  по обработке дел фонда и  др.

 

Документы в деле фонда  располагают в хронологической  последовательности. Листы документов нумеруют.

 

Акты, фиксирующие изменения  в составе и объеме фонда, помещают в дело фонда только после внесения изменений во все учетные документы  архива.

 

Учет и обеспечение  сохранности документов архивного  фонда Российской Федерации 

Архивист как хранитель  фондов должен знать вверенное ему  документальное богатство с точностью  до каждого дела. Обществу же в целом  необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

 

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в  учетных документах архивов и  архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

 

подсчета количества документов в архиве;

 

регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных  документах архива;

 

заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в  органы управления архивным делом субъектов  федерации;

 

составление в органах  управления архивным делом сводных  документов централизованного государственного учета и представление их в  Росархив.

 

Централизованный государственный  учет документов – это система  учета, основанная на сосредоточении в  органах управления архивным делом  сведений о количестве архивных документов.

 

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

 

централизации учета –  регламентация взаимодействия Федеральной  архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной  части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

 

унификации учета –  преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с  ними (единство учетных документов);

 

динамичности учета –  любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;

 

полноты и достоверности  государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

 

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

 

Единицей учета Архивного  фонда РФ называется единица измерения  количества документов.

 

Единицами учета Архивного  фонда РФ являются:

 

архивный фонд (а также  приравненная к нему архивная коллекция);

 

единица хранения;

 

отдельный обособленный документ.

 

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда  и 3 333 104 единицы хранения.

 

 

Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

 

Государственному учету  подлежат следующие документы:

 

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

 

государственных музеев и  библиотек;

 

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

 

структурных подразделений  организаций, хранящих документы (ведомственных  архивов);

 

негосударственных архивов  юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда  РФ на основе соглашения с Федеральной  архивной службой.

 

Современные правила учета  базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда  РФ, зарегистрированном Министерством  юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил  требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и  организаций, являющихся источниками  комплектования государственных и  муниципальных архивов, а также  негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

 

Практически организация  учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения  учетных документов. У некоторых  неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных  показателей возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.

 

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующей  поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

 

Все учетные документы  делятся на внутренние и централизованного  государственного учета и различаются  по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах  управления архивным делом субъектов  РФ и Росархиве.

 

 

1.3 Составление учетных  документов в архиве

 

 

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой  для всех сводных форм: если первичные  формы составлены небрежно, неточны  или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.

 

К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости  и в зависимости от состава  документов могут также вестись  отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги  учета движения фондов, книги учета  документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.

 

Книга поступлений предназначена  для первичного учета поступающих  в архив документов. С ее помощью  можно узнать, откуда, когда, в каком  состоянии, и в каком количестве получены документы для архива. Можно  установить поступления в архив  фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно  раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

 

В книгу поступлений в  хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным  или вторичным. При ведении книги  необходимо обратить внимание на следующие  моменты: стадчик-фондодержатель может  не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать  их обоих.

 

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а  также годы.

 

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

 

Состав документов указывается  на основании сдаточной описи, а  если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами  поступления.

 

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые  они получают по мере их поступления.

 

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя  и официально принятое сокращенное  название.

 

Если название фондообразователя  менялось, то указывается его последнее  наименование. Главная цель списков  фондов – закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается  фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого  его нельзя изменить.

 

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может  быть присвоен другому фонду, так  как прежний номер мог войти  в научный оборот.

 

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе  документов фонда и наличии описей.

 

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава  и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении  и выбытии документов.

 

Лист фонда состоит  из трех основных разделов:

 

сведения о переименованиях  фондообразователя;

 

сведения о местонахождении  фонда и его номере;

 

сведения о движении (поступлении  и выбытии) документов фонда.

 

Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных  и неописанных документов (россыпи).

 

При учете россыпи может  быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных  материалов – только количество единиц хранения.

 

По листу фонда присваивается  номер каждой описи. Если материалы  какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

 

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный  учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

 

Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного  фонда.

 

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке  фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния  документов; акты о неисправном повреждении  документов; копии характеристик  фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

 

Таким образом, из дела фонда  можно получить следующие сведения:

 

о дате создания учреждения;

 

подчиненности;

 

реорганизации;

 

условиях хранения материалов;

 

видов научно-технической  обработки материалов.

 

Каждому делу фонда присваивается  номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

 

Документы о поступлении  и выбытии материалов фонда, о  переименовании фондообразователя  и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включается в дело только после фиксации этих изменений  в списке фондов, в описях, реестре  описей.

 

Все документы, находящиеся  в деле фонда, должны быть подшиты  и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

 

Документы централизованного  государственного учета. Документы  централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

 

Основным документом централизованного  учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт  архива организации, который оставляется  архивами учреждений в зависимости  от состава документов. В него включается данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

 

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно  большее число показателей и  состоит из следующих разделов, которые  показывают его состав и объем:

 

архивные материалы;

 

страховой фонд копий;

 

научно-справочный аппарат;

 

условия хранения документов.

 

Карточка фонда служит основой для создания фондового  каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной  архивной службы. Она содержит сводные  данные из листа фонда.

 

Карточки фонда составляются только в государственных архивах  и архивах отраслевых фондов они  не составляются.

 

Сведения об изменении  в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены  для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов  Федерации и Росархив.

 

В государственном архиве на основе поступивших паспортов  архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций – источников комплектования на 1 декабря каждого года. Они  включают данные о количестве источников комплектования:

 

всего по профилю архива;

 

негосударственных организаций;

 

государственных организаций;

 

а также о наличии в  архивах учреждений номенклатур  дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов.

 

Движение документов централизованного  учета в государственных архивах, музеях и библиотеках, в архивах  учреждений и отраслевых фондов, архивов  системы Российской академии наук, а также документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации последовательно представлено в графическом варианте

 

Глава 2 Научно-справочный аппарат  к документам архива

 

 

Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают  в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов  организаций, наиболее употребляемой  является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем  и т.д.).

 

В зависимости от задач  по использованию документов могут  создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.

 

В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для  писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

 

Целесообразным является создание картотек по личному составу  для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового  характера.

 

Карточки должны содержать  фамилию, имя, отчество сотрудника организации  и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в  которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

 

При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации  и учета документов и дел, как  на стадии делопроизводства, так и  в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.

 

Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении  на новый технический уровень.

 

Особое место среди  архивных справочников занимает историческая справка. Справку составляют при  первом поступлении документов фонда  в архив организации. В последующем  по истечении 5-7 лет целесообразно  составлять дополнение к исторической справке.

 

Историческую справку  составляет и подписывает заведующий архивом. В организациях с небольшим  объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно заменить предисловием к описи дел постоянного хранения.

 

Историческая справка  состоит из трех разделов:

 

истории фондообразователя;

 

истории фонда;

 

характеристики документов фонда.

 

Первый раздел - история  фондообразователя, (в хронологической  последовательности) содержит следующие  сведения:

 

даты, номера и заголовки  распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации;

 

крайние даты деятельности организации;

 

изменения в названии и  деятельности организации;

 

задачи и функции организации  и их изменения;

 

масштаб деятельности организации  и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;

 

структура организации и  ее изменения (с указанием дат).

 

Второй раздел-история  фонда, содержит следующие сведения:

 

Количество дел в фонде  и крайние даты дел фонда;

 

состав документов фонда  и крайние даты каждой группы;

 

время поступления фонда  в архив организации;

 

степень сохранности документов;