Информационно-коммуникационные аспекты государственного и муниципального управления

Национальный  Открытый Институт России

г. Санкт-Петербург

 

Кафедра «Теории и практики государственного и муниципального управления»

Дисциплина «Система государственного и муниципального управления»

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

 

Студента (-тки) группы Г-107 С/2в

 

Рыбалтовской Нины Николаевны

(ФИО)

«Информационно-коммуникационные аспекты государственного и муниципального управления»

(Название  темы)

 

 

 

 

 

 

                                                        Проверил____________________

 

                                                        Дата________________________

                                                                              

                                                               Оценка______________________

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2012

 

Оглавление

 

Введение……………………………………………………………………..……….1

1. Общие понятия о коммуникации и информации………………………...…6

1. Определение и признаки информации……………………………….6

2. Определение и признаки коммуникации……………………………9

2. Сущность и значение информации и коммуникации в системе государственного и муниципального управления……………………….14

3. Перспективы и тенденции развития информации и коммуникации в системе государственного и муниципального управления….……………21

Заключение………………………………………………………………………....32

Список литературы…………………………………………………………...........33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Представленная курсовая работа посвящена теме «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении».

Актуальность  темы данной работы обусловлена тем, что в настоящее время заданная тема привлекает внимание как отечественных, так и зарубежных авторов и хорошо раскрыта во множестве источников. Тема «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении» изучается на стыке сразу нескольких взаимосвязанных дисциплин. В основном материал, изложенный в учебной литературе, носит общий характер, а в многочисленных монографиях по этой тематике рассмотрены более узкие вопросы проблемы. Однако требуется учет современных условий при исследовании проблематики данной темы.

Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении» определяют несомненную новизну исследования. Рассмотрение вопросов связанных с тематикой работы носит как теоретическую, так и практическую ценность.

Объектом  данного исследования является анализ условий проблемы «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении».

При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов, сформулированных в качестве задач данного исследования.

Целью исследования является изучение темы «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении» с точки зрения новейших отечественных и зарубежных исследований по сходной проблематике.

В рамках достижения поставленной цели автором  были поставлены следующие задачи:

1. изучить теоретические аспекты и выявить природу «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении»;

2. сказать об актуальности проблемы «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении» в современных условиях;

3. изложить возможности решения тематики «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении».

4. обозначить тенденции развития тематики «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении».

Работа  имеет стандартную структуру и включает в себя введение, основную часть, состоящую из 3 глав, заключение и список использованной литературы.

Глава первая раскрывает общие вопросы, определяются основные понятия информации и коммуникации. В главе второй рассмотрены содержание и современные проблемы «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении». Глава третья имеет практический характер и на основе отдельных данных делается анализ перспектив и тенденций развития проблемы «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении».

По результатам  исследования был вскрыт ряд проблем, имеющих отношение к рассматриваемой  теме, и сделаны выводы о необходимости  дальнейшего изучения и улучшения состояния вопроса. Таким образом, актуальность данной проблемы определила выбор темы работы «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении», круг вопросов и логическую схему ее построения.

Теоретической и методологической основой проведения исследования явились законодательные  акты, нормативные документы по теме работы. Источниками информации для написания работы по теме «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении» послужили базовая учебная литература, теоретические труды крупнейших мыслителей в рассматриваемой области, результаты практических исследований видных отечественных и зарубежных авторов, статьи и обзоры в специализированных и периодических изданиях, посвященных тематике «Информационно-коммуникационные аспекты в государственном и муниципальном управлении», справочная литература, прочие актуальные источники информации.

 

Глава 1. Общие понятия о коммуникации и информации.

1.1. Определение  и признаки информации.

 

Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации  и регулирования частной и  общественной жизнедеятельности. Информация образует основу процесса управления, поскольку именно она содержит сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческих решений, а управление предполагает воздействие  на объект, осуществляемое путем выдачи управляющих команд, разрабатываемых  на основе анализа имеющихся информационных характеристик ситуации. Отсутствие же информации лишает руководителя любого государственного органа возможности  аргументированных действий, поскольку  именно она служит исходным материалом для практической деятельности управленца.  
Не располагая в каждый данный момент информацией о состоянии системы общества и ее подсистем, об их взаимосвязи между собой, невозможно обеспечить рациональное функционирование государственного управления, сохранение его целостности как управленческой системы. К тому же отсутствие достоверной информации является одной из предпосылок субъективизма, необоснованных решений и действий.

Связь информации с целями и решениями показана в табл. 1.

 

Таблица 1

Связь характера информации с полнотой решения

Состояние информации	Полная	Неполная
Решение	с определенностью	с риском	с неопределенностью
Объективные ожидания	однозначные	квазиоднозначные	неоднозначные
Субъективные ощущения	уверенность	неуверенность

 

В общепринятом смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее сведения о предметах, событиях, явлениях. Но важно различать понятия «данные» и «информация».

Данные  - это первичные сведения, получаемые методом прямого наблюдения за событиями в процессе или объекте управления, фиксируемые в виде чисел, символов, знаков и слов. Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки данных¹. Другими словами, понятия «данные» и «информация» близки по содержанию, но не идентичны. Данные - это сигналы, из которых извлекается информация. Следовательно, информация – это продукт управленческой деятельности. В теории информации она определяется как конечные сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования.

Как научная  категория информация в управлении характеризуется рядом свойств, к которым относятся:

• самостоятельность данных;
• системность;
• возможность многократного использования данных, сохранения у передающего или получающего субъекта;
• допустимость математического анализа;
• пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;
• коммуникативность.

Информация  выступает связующим звеном между  объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта  управления в статике и динамике и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем более эффективны принимаемые управленческие решения и, соответственно, результаты от их реализации.

Важным этапом обработки информации является ее классификация. Информацию можно классифицировать по разным признакам и свойствам.

Так как управленческая информация представляет собой определенное отражение социальной реальности, ее следует классифицировать в зависимости от степени соотношения с этой реальностью и процессами, протекающими в ней. Классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе, также ее следует ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирования и управления.

Классификационными признаками могут быть:

• способ передачи информации (коммуникации): телеграф, телефон, почта, электронная почта, человек, факс, радио, телевидение;

• вид преобразователя: человек, машина, человек и машина;

• степень достоверности;

• вовлеченность в вычислительные процессы: вычисление исходной, постоянной, переменной, промежуточной, конечной информации;

• алфавит: числа, символы, знаки;

• источник информации: объект, отражением которого является информация или субъект, создающий и распространяющий ее (в зависимости от субъекта различают аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и другую информацию).

Признаками классификации также могут служить функции информации, направления движения, периодичность возникновения и передачи и другие.

Подобная классификации  все же относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация иногда существует в различных видах. Она может изменяться и усложняться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основаниям и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется, если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.

В целом классификация  позволяет получать ценные сведения об информации, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы и ее анализа. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

1.2.Определение и признаки коммуникации.

Воплощение любого решения невозможно без передачи информации, т.е. воплощение любого решения невозможно без коммуникационного  процесса в организации².

Под коммуникацией (от лат. communicatio, communicar - делать общим, связывать, общаться) понимается общение, передача информации от человека к человеку, форма связи. Коммуникация – это процесс обмена и понимания информации между двумя и более объектами. В соответствии с определением, коммуникация обладает рядом свойств и признаков: двух или более участников коммуникативного процесса, владеющих единым способом передачи информации, ситуацию, которую участники пытаются осмыслить, набор символов (тексты, слова, жесты), с помощью которых выражается смысл ситуации. Неотъемлемыми элементами коммуникации также являются мотивы и цели, которые делают общение направленным, рациональным, а также сам процесс передачи информации.

Массовая коммуникация - это процесс сообщения информации с помощью технических средств - средств массовой информации или коммуникации (печать, радио, телевидение, компьютерные сети и т.д.) - численно большим аудиториям. Разновидностью массовой коммуникации является коммуникация в государственных и муниципальных органах, осуществляющих функции государственного и муниципального управления.

По типу используемых для передачи информации средств, выделяют речевую, паралингвистическую (жест, мимика, мелодия), вещественно-знаковую (в частности, художественную) коммуникацию. Кроме  того, в научной литературе выделяют коммуникацию в широком и узком  смысле этого слова. В широком  смысле коммуникация представляет собой  одну из основ человеческой жизнедеятельности  и многообразные формы рече-языковой деятельности, не обязательно предполагающие наличие содержательно-смыслового плана. В узком смысле коммуникация представляет собой информационный обмен в технологически организованных системах, одной из которых является и государство.

На рисунке показаны виды коммуникаций как социальной технологии в управлении:

Существует так же подход, в соответствии с которым особый вид общения - коммуникационная деятельность - это  деятельность по передаче информации от источника (коммуникатора) к получателю (реципиенту) посредством определенного  канала. Между коммуникатором и реципиентом  может осуществляться "обратная связь", то есть процесс, с помощью которого коммуникатор получает информацию о том, в какой мере и с каким качеством реципиент получил информацию.

Кроме того, в литературе встречается  определение, в соответствии с которым  коммуникация является сложнейшим процессом  с рядом компонентов, а именно:

• субъекты коммуникационного процесса - отправитель и получатель сообщения (коммуникатор и реципиент);
• средства коммуникации - код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики, ноты и т.п.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.п.);
• предмет коммуникации (какое-то явление, событие и т.п.) и отображающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т.д.);
• эффекты коммуникации - выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.

Коммуникационная сеть – это совокупность всех информационных потоков в организации. Направление движения этих информационных потоков может быть:

• вертикальное (нисходящее - передача информации от руководства к подчиненным и восходящее - передача информации от подчиненных к руководству);
• горизонтальное (передача информации между равными уровнями управления).

В зависимости от того, насколько  централизовано управление в организации, коммуникационная сеть также может быть централизованная и децентрализованная.

Чтобы эффективнее управлять информационными  потоками, необходимо знать, из чего состоит  процесс коммуникации:

• этап отправления (отправитель, формулирование информации, кодирование информации);
• канал, по которому передается информация;
• этап получения (получатель, раскодирование информации, то есть ее восприятие, понимание и принятие);
• обратная связь (получатель становится отправителем, а отправитель – получателем).

Эффективность коммуникаций разных видов различна. Данные зарубежных   исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных - 20-25%, (т.е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность  вертикальных как восходящих, так  и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом - около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это свидетельствует о существующих неиспользованных резервах организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения.

В процессе коммуникации на любом ее этапе возможно искажение  смысла передаваемой информации. Это  называется шумом или коммуникативными барьерами. Умение преодолевать эти  барьеры и есть умение управлять  информационными потоками, информацией.

Коммуникативные барьеры условно можно разделить на индивидуальные или межличностные (те, которые зависят от понимания и интерпретации передаваемой информации между людьми) и организационные (те, которые зависят от структуры и управления в организации). Методы их преодоления показаны в табл. 2.

 

Таблица 2

Коммуникационные барьеры  и методы их преодоления

Коммуникационные барьеры		Преодоление коммуникационных барьеров
Индивидуальные	Организационные	Индивидуальные	Организационные
Статус; надежность источника; восприятие; культура; индивидуальный характер.	Структура организации; избыток информации; нехватка времени (цейтнот); организационная культура.	Выслушивание; отбор персонала; перегруппировка персонала; обсуждение в группах; налаживание обратной связи.	Развитие организационной  культуры; структурные изменения; установление горизонтальной коммуникативной связи; создание правил и процедур.

 

 

 

Глава 2. Сущность и значение информации и коммуникации в системе государственного и муниципального управления.

 

Государство является обладателем, носителем  и распорядителем публичной власти. Важным и необходимым условием функционирования власти являются получение, анализ, выдача и эффективное использование информации. Поэтому государственное и муниципальное управление - это, в частности, принятие и реализация решений, основанных на результативности использования современных информационных и коммуникационных технологий.

По разным оценкам специалистов, руководители затрачивают от 30 до 80% своего времени на работу с информацией, что вполне обоснованно, так как наличие достоверной информации и ее своевременная передача являются существенными условиями обеспечения эффективного управления. С позиции кибернетики как науки об общих принципах управления «процесс управления всегда и в любом случае сводится к передаче и обработке информации»³.

Управленческая функция информации проявляется наиболее заметно в  государственном и муниципальном управлении. Здесь информация существует в нескольких формах: как источник власти, как фактор регулирования политических систем и процессов, как момент политического управления и как продукт управленческого процесса.

Информация, циркулирующая в органах государственного и муниципального управления, разнородна и разнообразна. Она может относиться к внешнеполитической, экономической, социально-политической и экологической обстановке. Она имеет самостоятельную ценность также для соответствующих региональных управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компетенции. Информационное обеспечение – это база, на которой строится управленческая деятельность государственного аппарата. Информацию здесь нужно рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д.

Государственная информация имеет  самостоятельную ценность, служит в  качестве основы для нормативных  документов, управленческих решений  и действий. Она имеет свои специфические  закономерности функционирования и  развития, способна к опережающему воздействию на государственную  политику, выступает непосредственной причиной, определяющей выбор того или иного варианта административно-политического  решения, поведения различных социальных групп и отдельных граждан, перевода системы государственного и муниципального управления в новое состояние с целью более эффективного воздействия на общественную жизнедеятельность.

Основная цель систем информационного  обеспечения государственного и муниципального управления заключается в получении из собранных исходных данных обработанной, агрегированной информации, являющейся основой для принятия управленческих решений. Та цель достигается решением ряда частных задач, среди которых числится сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями органа управления и их работниками, подготовка к переработке, переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции так далее. При современных потоках информации эффективное решение этих задач невозможно без использования средств вычислительной техники и новых информационных технологий.

Информацию в органах государственного и муниципального управления классифицируют по разным основаниям и признакам. Например, она может разделяться на официальную и неофициальную, общезначимую и региональную, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, в режиме реального времени, прогнозы о будущем). В государственном и муниципальном управлении она рассматривается с точки зрения актуальности, достоверности, оперативности, достаточности и адекватности для принятия соответствующих решений.

Исходя из вышеперечисленного, информацию в структурных подразделениях органов государственного и муниципального управления можно классифицировать по следующим основным признакам:

• функциональное назначение и характер деятельности структурных подразделений;

• отношение сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;

• тип связи структурного подразделения и внешней среды (выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой; анализируются взаимосвязи региональных структур и СМИ, органов государственной власти и т.д.);

• степень комплектности (комплектная документальная, пригодная для использования в первичном виде; некомплектная, применяемая только в связи с другими видами данных и сведений);

• емкость и стабильность (исчерпывающая, не нуждающаяся в дополнении; требующая дополнения; постоянная; переменная; характеризующая вероятность наступления события);

• форма и способ получения (получаемая из органа управления, посредством изучения статей и других публикаций, проведения мониторингов, исследования общественного мнения, обмена опытом работы различных информационных подразделений органов государственного управления);

• упорядоченность (систематизированная; сведения о нормативно-правовых актах, принимаемых государственными структурами; строго регламентированная во времени, пространстве, по лицам, источникам опубликования и содержанию).

Информация и ее потоки в государственном и муниципальном управлении также могут классифицироваться в зависимости от источников, качественного содержания, количественных характеристик.

Специфика текущего периода развития общества, коренное преобразование государственного и муниципального управления, изменение сферы государственного регулирования приводят к модификации потоков и объемов поступающей информации, что согласуется с компетенционным принципом информационного обеспечения в государственном и муниципальном управлении. Характер и объем информации, поступающей в государственный или муниципальный орган, должны соответствовать возложенным на этот орган функциям. Обеспечение указанного соответствия - необходимое условие эффективности государственного и муниципального управления.

Информационное обеспечение становится настолько важным условием функционирования любых субъектов государственного и муниципального управления, что позволяет говорить об их «информационном статусе» как части их общего социального, в том числе и правового, статуса. Информационный статус закрепляется нормами права на федеральном и на региональном уровнях и включает в себя содержание, виды и системы информации, права и обязанности в информационной сфере и так далее. Однако на сегодня правовое регулирование информационного статуса органов государственного и муниципального управления весьма недостаточно.

Основу информационного обеспечения  государственного и муниципального управления составляют информационные ресурсы, под которыми в Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. понимаются «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)». Информационные ресурсы, как следует из определения, являются центральной частью информационных систем. Соответствие информационных ресурсов потребностям органов государственного и муниципального управления в значительной части определяет эффективность создаваемых информационных систем. Если назначение информационной системы состоит в предоставлении государственным и муниципальным органам или руководителям информации, обеспечивающей принятие обоснованных и эффективных решений, то информационные ресурсы предоставляют данные, которые обрабатываются технологическими процедурами, персоналом и преобразуются в информацию для подготовки и принятия управленческих решений.