Информационное обеспечения управлением предприятием

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………….3 

ГЛАВА 1

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ ………………………………………………..5

1.1. Анализ  сущности и особенности информационного  обеспечения управления предприятием  …………………………………………………..……...5

1.2. Децентрализованная  и централизованная системы управления  информацией ………………………………………………………………………...9

1.3. Организация  работы отдела информационного  обеспечения компании ….11 

ГЛАВА 2

ХАРАКТЕРИСТИКА  ОСОБЕННОСТЕЙ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  ТУРИСТИЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ  «ЭНЕРГО - ТУР» …………………………………………………………………..16

2.1.Роль  информационных технологий в  управлении турфирмой……………...16

2.2. Особенности  информационных потребностей работников  турфирмы ……19

2.3. Организация  информационного обеспечения турфирмы  «Энерго-Тур»…..21 

ГЛАВА 3

МЕТОДЫ  И СПОСОБЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ  ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТУРИСТИЧЕСКОЙ  ФИРМЫ ……………………………...…24

3.1. Тенденции  развития информационных технологий  ………………………..24

3.2. Проблемы  информационного обеспечения турфирмы и пути их решения .28

3.3.Методы  повышения эффективности информационного  обеспечения турфирмы …………………………………………………………………………..29 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  ……………………………………………………………………32

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ……………………………..34

ВВЕДЕНИЕ 

    Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции. Поэтому проблема совершенствования информационного обеспечения управления предприятием, рассмотренная мной в данной работе, является актуальной.

    Информационное  обеспечение управления – это  связь информации с системами  управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может  рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию  и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические  моменты, присущие информационному  обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время  его общие свойства, что позволяет  направить исследования вглубь.

    В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

    Теоретико-методологической основой работы являются труды Афонина П. Н., Родигина Н. А., Титоренко Г. А., Карминсого А. М. и др., а также материалы периодических изданий Росии и Украины.

    Целью курсовой работы является изучение проблемы совершенствования информационного обеспечения управления организацией. В соответствии с поставленной целью в работе предстоит решить следующие задачи:

    1. Изучить теоретические основы  информационного обспечения управления  предприятием;

    2. Рассмотреть особенности информационного  обеспечения туристического предприятия  на примере турфирмы «Энерго  - Тур»;

    3. Проанализировать методы и способы  совершенствования информационного  обеспечения туристичекой  фирмы.

    Объектом  исследования является информационное обеспечение.

    Предметом исследования является информационное обеспечение турфирмы «Энерго - Тур».

    При написании курсовой работы были использованы следующие методы научных исследований: литературно-описательный, системный, сравнительный.

    Курсовая  работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы (16 наименований) и 2 рисунков.  Общий объем работы 36 страниц.  
 
 
 

    ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 

    1.1. Сущность и особенности  информационного  обеспечения управления  предприятием 

    Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов  и способов накопления, обработки  и передачи информации с помощью  различных технических средств.

    Различные информационно-технические новшества  следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к  совершенствованию системы информационного  обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

    Информационное  обеспечение – это совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой  для обеспечения управленческой деятельности и технологических  процессов [5, с.37]. Оно предусматривает  предварительную аналитическую  обработку документов, их совокупностей, с последующей выдачей не столько  самих документов, сколько содержащейся в них информации.

    Информационное  обслуживание является необходимой  составной частью информационного  обеспечения, конечным результатом  которого является выдача документов или адресов.

    Основным  термином в системе информационного  обеспечения является понятие информации. Существует множество подходов к  определению понятия информации. Однако наиболее подходящим определением является следующее: информация (от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение) – это изменение объема и структуры знания о некоторой предметной области (предметы, факты, события, явления, процессы) воспринимающей системы (человек, организационная структура) независимо от формы и способа предоставления знаний [3, с.14].

      Рис.1.1. Процесс передачи и получения информации

    Составлено  автором по [3,с. 15] 

    В процессе управления постоянно происходит обмен информацией (см. рис. 1.1). Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). Для успешного достижения стратегических целей и тактических задач фирма должна отслеживать все возможные источники попадания информации во внутреннюю среду и обеспечивать её максимальное использование. Это может произойти только в том случае, если все заинтересованные стороны внутри организации получат своевременный доступ к релевантным информационным источникам. В благоприятном случае анализ и использование информации становятся интерактивным процессом, в котором участвуют как представители руководства, так и сотрудники всех уровней управления [3, с. 18].

    Информацию, используемую компанией в процессе принятия решений, можно представить  в виде потока из четырёх основных элементов (см. рис. 1.2). 

          Рис.1.2. Влияние информации на этапы разработки конкурентной стратегии

    Составлено  автором по [3, с.21] 

    Информация  из внешних источников поступает  в организацию при анализе  внешней среды и целевого рынка. Она позволяет оценить влияние, оказываемое на фирму коммерческими (конкуренты), политическими, социальными, экономическими и регулирующими (государство) силами. При этом, однажды попав  во внутреннюю среду фирмы, информация может либо беспрепятственно в ней  циркулировать, либо иметь ограниченное хождение, либо вообще стать секретной. Наконец, она может остаться без  внимания как «нерелевантная». Параллельно  с этим внутри фирмы циркулируют  потоки информации, оказывающей влияние  на формирование конкурентных преимуществ. Они возникают из анализа издержек и функциональной прибыли, а также  из анализа технологических возможностей организации. Информация, касающаяся процесса формирования конкурентных преимуществ, позволяет получить объективную картину относительного конкурентного положения организации на рынке.

    Основными требованиями к организации информационного  обеспечения являются следующие:

    1. системность – удовлетворение  информационных потребностей, возникших  у специалистов в процессе  их деятельности, независимо от  сферы ее приложения; систематическое  обеспечение информацией всех  этапов научно-исследовательских  и иных работ; комплексность  видов информационного обеспечения  с учетом характера деятельности  потребителя;

    2. полнота – оптимальное количество  документов информации, необходимые  потребителям для эффективного  выполнения стоящих перед ним  задач;

    3. дифферецированность – обеспечение  каждого потребителя информацией,  способствующее решения поставленных  перед ним задач с учетом  комплекса объективных условий  (ресурсы рабочего времени, материально  – техническая база, важность  выполненных работ) и его индивидуальных  особенностей;

    4. своевременность – совпадение  сроков предоставления информации  с выполнением потребителем работы, для которой эта информация  предназначается [6, с. 47].

    На  эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

    - качество, достоверность и оперативность получения информации;

    - знания, опыт, личные качества руководителя;

    - квалификационный состав подчинённых;

    - ситуация на рынке [12, с.28].

    Таким образом, сбор, хранение, поиск, переработка, преобразование, распространение и  использование информации в различных  сферах деятельности приобретают решающее значение для успеха в конкурентной борьбе.

    1.2. Децентрализованная  и централизованная  системы управления  информацией 

    В небольших компаниях с невысокой  интенсивностью документооборота (не более 20 документов в день) функции  информационного обеспечения, как  правило, децентрализованы. Это означает, что подразделения в основном занимаются самообеспечением. Централизованная составляющая этой функции сводится к распределительной деятельности секретаря при передаче входящей и отправке исходящей почты, а  также соединении сотрудников с  внешними и внутренними абонентами.

    Традиция  информационного самообеспечения  не обременена сложными технологиями, не отвлекает дополнительные штатные  ресурсы. Ее достоинством является прямой оперативный доступ пользователей  к источникам информации, которая  принадлежит им по целевым и функциональным признакам. При таком положении  дел каждый солидный отдел создает  собственный архив, отвечающий требованиям  данной конкретной службы. Однако при  большом потоке документов и штатной  численности офиса, превышающей 30 человек, недостатки децентрализованной системы  управления информацией становятся заметнее, чем ее достоинства [8, с. 155].

    Во-первых, значительная часть данных, пригодных  для многофункционального применения, становится труднодоступной из-за децентрализованного  способа хранения (в архивах профилирующих  отделов). Например, сведения об исполнении договоров и расходах по их исполнению нужны одновременно бухгалтерии, финансовому, плановому, маркетинговому и экономическому отделам. Поэтому необходимо наладить одновременный доступ к источникам данных для разных специалистов. В  децентрализованной системе это  приводит к множественным взаимным запросам, связанным с поиском, подготовкой  и передачей информации смежникам, что, разумеется, отвлекает сотрудников  от выполнения основных служебных обязанностей. При этом контроль и учет движения документов крайне затруднен, а зачастую и вовсе отсутствует.

    Во-вторых, отделы, монополизировавшие определенные источники информации, формируют  базы данных с учетом лишь своих, узковедомственных  потребностей. Форматы баз данных, создаваемых в разных подразделениях, как правило, не совпадают. В результате много времени уходит на переоформление, дополнение или коррекцию информации при повторном или параллельном использовании. Часто одни и те же сведения механически переносятся (или даже перепечатываются) из одних  таблиц в другие, по-иному отформатированные.

    В-третьих, в ряде случаев по причине межличностных  и межведомственных противоречий информация попросту утаивается.

    В-четвертых, несопоставимость форматов сужает возможность  использования и извлечения данных и новых знаний для поддержания  функционирования и дальнейшего  развития компании.

    В-пятых, децентрализация в управлении организацией ИТ-комплекса способствует развитию множества несовместимых программных  средств обработки данных. И чем  их больше, тем больше препятствий  для эффективного управления.

    В-шестых, функция поддержания и развития информационной технологии, которая  является основой инфраструктуры управления, в децентрализованной системе не имеет ответственного координатора и развивается спонтанно: в лучшем случае под влиянием ИТ-подразделения, в худшем — инициативных руководителей  непрофильных ведомств, монополизирующих отдельные источники информационных ресурсов [7, с.69].

    В крупных компаниях, где обрабатывается до 100 и более документов в день, отношения "каждый с каждым" в  рамках информационного обмена серьезно запутывают ситуацию. Снижается ответственность  конкретного сотрудника за конечный результат информационной работы: теряются документы, задерживается выполнение заданий, искажаются данные, растет число  проблемных и конфликтных ситуаций. Прежде всего это касается документов, которые инициируют цепочку работ и порождают новые документы. Для устранения этих проблем в компаниях создаются специальные подразделения, секретариаты, канцелярии, орготделы, архивы. Однако без интеграции новых подразделений в общую систему управления компанией, а главное, не объединив потоки директивной и функционально обеспечивающей информации, ослабить остроту проблемы не удастся.

    Вместо несогласованных действий локальных источников и потребителей информации, несовпадения форматов и структур баз данных документов, используемых разными сотрудниками, отсутствия единой базы данных и общего координатора информационной деятельности предлагается технология централизованного управления информационным обеспечением на основе координационно-информационного центра (КИЦ) компании. Этот центр представляет собой главный контрольно-регулирующий и организующий элемент подсистемы оперативного управления, соединяющей и направляющей информационные потоки, трудовые, материальные, финансовые ресурсы для достижения запланированных результатов.

    Система информационного обеспечения неразрывно связана с функцией координации  и включает следующие основные направления: экспертизу информационных носителей, регистрацию, маршрутизацию, комплектование, доставку, архивирование [2, с.19]. 

    1.3. Организация работы  отдела информационного  обеспечения компании 

    Информационные  ресурсы управления представляют собой  некоторые сведения, данные, оформленные  таким образом, чтобы обеспечивать удобство принятия решений в области целевой деятельности.

    Как утверждают известные норвежские ученые Къелл А. Нордстрем и Йонас  Риддерстрале, "проблема большинства организаций — это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают" [3, с. 43]. Знания разбросаны по всей организации, и никому не ведомо, сколько их, как и куда они перемещаются, где они складируются и каков на самом деле интеллектуальный потенциал компании.

    До 60% указаний и распоряжений руководители отдают в устной форме, не оставляя следов на информационных носителях. Как  следствие, выполнение этих указаний контролируется плохо; они слабо координируются с другими мероприятиями и  не всегда обеспечиваются необходимыми информационными материалами, поскольку  выпадают из стандартной технологической  цепочки регистрации и обслуживания [1, с.22].

    Недокументированная информация, выполняющая обслуживающие  функции, также не является технологически адаптированной к формату документов и средствам их обработки и  поэтому не может полностью или  частично учитываться, анализироваться  и контролироваться в рамках формальных процедур. Из-за того что недокументированная  информация, как правило, содержит большой  объем информационных шумов и  не имеет официального статуса (не институциализирована технологическими стандартами, инструкциями и другими нормативными документами), ее использование приводит к дополнительным тратам времени, ошибкам или даже помехам в работе.

    Вовремя доставленная исполнителю релевантная  информация является одним из главных  условий успешного выполнения функций  и эффективного достижения поставленных целей. Важнейшим условием эффективности  и конкурентоспособности становится скорость нахождения, использования  и преобразования исходной информации в решения и действия, направленные на изменение качества или количества продуктов и/или услуг на целевом  рынке. Тенденции роста организаций  и расширения специализации —  это сигнал к преобразованию функций  информационного обеспечения в  специализированную отрасль деятельности, интегрированную с процессами управления.

    В крупной компании, например, недопустима  ситуация, при которой юрист отвлекается на сбор всевозможных сведений и справок, что затягивает процесс подготовки договора и может привести к потере заказчика. Юридическая работа была бы продуктивнее, если бы необходимые сведения собирала по запросу юристов специальная служба.

    Особенно  важна работа с директивной информацией, которая задает направление изменений  в организационной системе компании и ее процессах. Директивная информация может быть представлена устными  указаниями, письменными приказами  и распоряжениями, резолюциями на документах, протоколами, планами, программами  и т. п. [4, с.37]. Некоторые документы соединяют в себе свойства информации разных типов. Так, ознакомительное письмо может содержать в себе сведения о новых правилах оформления таможенных документов для отдела логистики и резолюцию генерального директора в адрес юридической службы о внесении изменений во внутренние нормативные документы. Поэтому, с одной стороны, копии документа необходимо разослать в соответствующие подразделения, а с другой — поставить на контроль исполнение резолюции генерального директора. Таким образом, один документ инициирует движение информации по нескольким направлениям, каждое из которых должно быть учтено в рамках функций планирования и контроля доставки информации, а также исполнения директив, содержащихся в ней. Очевидно, что такой порядок требует соответствующей организации структур и процессов.

    В крупных компаниях создаются  новые подразделения и должности  для работы с документами, информацией  и техническими средствами поддержки. Однако интеграция функций информационного  обеспечения в систему управления компаний не всегда эффективна. Именно по этой причине механическое наращивание  численности персонала и подразделений  ощутимого положительного результата не дает.

    Процесс работы начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования. Затем осуществляются:

    - регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию);

    - маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом, согласно действующим стандартам);

    - координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;

    - контроль движения документов;

    - составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом [8, с.213].

    Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие  процедуры:

    - отделяет содержательную часть от информационного шума;

    - осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;

    - определяет потенциальных пользователей;

    - составляет примерный план работы, т. е. программу использования информации, содержащейся в документе; согласовывает план с лицами, принимающими решения;

    - передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования [12, с.29].

    Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей, в том числе составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании.

    После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для  документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к  адресату согласно плану маршрутизации  и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения [8, с.21].

    Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки  и интенсивности потока документов.

    ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСОБЕННОСТЕЙ ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ТУРИСТИЧЕСКОЙ ФИРМЫ «ЭНЕРГО - ТУР» 

    2.1.Роль  информационных технологий  в управлении турфирмой 

    Туризм  является одной из крупнейших, высокодоходных и наиболее динамичных отраслей мировой  экономики. Многие страны, несмотря на огромный рекреационный потенциал, до сих пор не включены в постоянные международные туристские цепи. Одна из причин подобного противоречия заключается  в отсутствии надежной и достоверной  информации о состоянии рынка  и сервиса, базирующегося на всех возможностях, обеспечиваемых современными средствами связи. На сегодня, процесс  формирования и отправки туристских групп за рубеж и, наоборот, без  использования информационных технологий является недостаточно эффективным.Особенности  реализации туристского продукта не позволяют говорить о полноценном  рынке без соответствующего информационного  обеспечения [11, с. 17].

    Индустрия туризма является одним из крупнейших потребителей телекоммуникационных технологий, и располагает одним из наиболее высоких уровней компьютерной оснащенности в деловом мире. Частично это вытекает из природы информации, которая используется в индустрии путешествий. Во-первых, эта информация очень чувствительна  ко времени, поскольку очень часто  меняются различные даты — события, расписания и т.п. Во-вторых, информация о туристских продуктах должна быть своевременно доступна из различных точек земного шара. В-третьих, туристский продукт состоит из большого количества составляющих — транспорт, проживание, развлечения — которые также требуют быстрой доставки информации для координирования их удовлетворительной поставки [6, с. 209].

    Производители туристских услуг действуют внутри вполне определенной управляемой структуры, состоящей из правительственных и коммерческих организаций, торговых ассоциаций (например, гостиничных, воздушного транспорта, туристских агентов и т.д.). Производители туристских услуг классифицируются на вполне определенные категории поставщиков (авиакомпании, гостиницы, аренда автомобилей, обслуживание в туристской дестинации), оптовые фирмы (туроператоры) и розничные фирмы (турагенты).