Информационные потоки и документооборот на предприятии

     СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..2

1.Информационные  потоки и документооборот  на предприятии

  1.1.ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ………………………………………………4

  1.2.ИНФОРМИРОВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ — ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ……………………………………………………………………….4

  1.3.ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЙ…………….…..5

  1.4.ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ........6

  1.5.ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ……7

  1.6.АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ…………………………..8

2.ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТеРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»

  2.1.ОПИСАНИЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»……………………………………...11

  2.2.ЭКСПРЕСС АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»………………………………………………………………….12

3.АНАЛИЗ информационных потоков и Документооборота НА ПРИМЕРЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»

  3.1.Составление графика информационных потоков…...25

4.Пути совершенствования информационных потоков и документооборота………………………………………………..……..28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….30

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………...……….32

      ВВЕДЕНИЕ

     Совершенствование методов управления является одной  из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

     Проблемы  своевременного обеспечения руководителей  предприятия оперативной информацией  в значительной степени определяются несовершенством системы информационных потоков предприятия. В курсовой работе рассматриваются типичные проблемы системы информационных потоков российских предприятий и подход к их анализу в концепции контроллинга.

     Цель  курсовой работы - исследовать способы построения эффективного документооборота на предприятии и пути совершенствования системы информационных потоков на примере ООО «Электра-Н».

     Объект  исследования - информационные потоки и документооборот ООО «Электра-Н» специализирущееся в области электронных систем безопасности и жизнеобеспечения в городе В. Новгороде.

     Предмет исследования - эффективность документооборота и совершенствование системы информационных потоков предприятия ООО «Электра-Н».

     Исходя  из поставленной цели, определены следующие  задачи:

1. рассмотреть понятие информационных потоков;
2. рассмотреть типичные информационные проблемы предприятия;
3. рассмотреть организацию системы информационных потоков;
4. проанализировать направленность и интенсивность документооборота на предприятии, а также пути его совершенствования.

     Методической  основой исследования послужили  работы по экономической теории следующих авторов: К. Васенева, Б.П. Бармакова, В.И. Садовникова, П.Л. Эпштейна, А.А. Модина и др. 

     1. Информационные потоки  и документооборот  на предприятии

     1.1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ

     Информационные  потоки — это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.

     Система информационных потоков — совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

     Информационные  потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными  потоками — оптимизация работы предприятия. 

     1.2 ИНФОРМИРОВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ  — ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ

     Руководители  предприятия (генеральный директор, финансовый директор, начальники служб) должны располагать оперативной информацией, чтобы при возникновении отклонений от плана, в первую очередь по затратам, иметь возможность своевременно принять корректирующие решения.

     Традиционно информацию в виде фактической сметы затрат по предприятию предоставляет бухгалтерия. Данные в форме сметы затрат и расчетов на отдельные виды продукции предоставляются после того, как:

     • обработаны счета за электроэнергию, газ, воду;

     • произведен расчет услуг цехов друг другу и сторонним организациям;

     • начислена амортизация основных фондов;

     • распределены накладные расходы  между цехами и видами продукции;

     • начислены налоги в бюджет и произведены  отчисления во внебюджетные фонды.

     После сопоставления фактической сметы  затрат с выручкой бухгалтерия рассчитывает финансовый результат.

     Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового  результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия  определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми.

     Недостаток  этой системы — неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового  результата отнимает у бухгалтерии  столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневная сводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).

     Вышесказанное делает необходимым создание системы  обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы — важная задача службы контроллинга: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках предприятия. 

     1.3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ  ПРЕДПРИЯТИЙ

     Приведенная выше ситуация с обеспечением руководителей  предприятия оперативной информацией  обусловлена недостатками организации  информационных потоков. Среди типичных недостатков системы информационных потоков российских предприятий следует назвать:

     • дублирование предоставляемой информации;

     • отсутствие релевантной (существенной) информации;

     • отсутствие однозначного распределения  ответственности за документы;

     • несвоевременность предоставления информации;

     • информация может не доходить до адресата;

     • после получения информации могут  потребоваться уточнения.

     Важной  задачей службы контроллинга становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения  документов, автоматизация передачи информации.

     Система информационных потоков контроллинга должна органично встраиваться в  общую систему информационных потоков  предприятия, иначе произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им схемы. 
Необходим анализ функционирования существующей на предприятии системы информационных потоков на наличие «узких мест», лишних звеньев (для этого у контроллеров должны быть необходимые полномочия). Внедрение системы контроллинга приводит к перестройке и оптимизации системы информационных потоков — всего экономического документооборота предприятия. 

     1.4 ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ  ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

     Информация, которая собирается в системе  контроллинга для обработки и

     анализа, должна отвечать следующим требованиям:

     • своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

     • достоверности;

     • релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;

     • полезности (эффект от использования  информации должен перекрывать затраты на ее получение);

     • полноте, т.е. не должно быть упущений;

     • понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;

     • регулярности поступления.

     Система контроллинга решает свои задачи и  в области автоматизации на предприятии. Трудоемкость обработки детализированной информации по центрам затрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты цехов (филиалов, складов, магазинов) сразу требуют автоматизировать их труд, так как для них работа в системе контроллинга — дополнительная нагрузка даже в том случае, если сбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информация собирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать и предоставить информацию службе контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируется обработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчет заработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и контроллинговую работу. 

     1.5 ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

     Для создания системы информационных потоков  необходимо:

     • определить структуру информации, которую  необходимо предоставлять;

     • проанализировать существующий на предприятии  документооборот;

     • разработать новую систему документооборота.

     Структура информации включает в первую очередь  классификацию доходов и видов  затрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам).

     В ходе анализа документооборота следует  выяснить: можно ли собирать информацию о видах затрат, например, в середине месяца, какие существуют препятствия, что нужно сделать, чтобы их устранить? Оказывается, что можно обязать кладовщиков сдавать данные по расходу материалов (лимитно-заборные карты) и в середине месяца, а не только в конце; что табельщики могут вводить в программу расчета заработной платы данные из табеля ежедневно и т.д. Служба контроллинга может приказать от имени финансового или генерального директора предоставлять данные чаще.

     Служба  контроллинга должна договориться с  бухгалтерией о вводе данных цехов по затратам, чтобы далее служба контроллинга выбирала информацию из базы данных и обрабатывала ее по своим «контроллинговым правилам», т.е. получала сводные аналитические формы. В результате обработки контроллинговые данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Именно эти достоверные на 95% данные нужны финансовому директору сегодня, а точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя — информация, бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.

     Служба  контроллинга не делает проводок, не пересчитывает  обороты и не меняет сальдо по счетам — это прерогатива бухгалтерии. Служба контроллинга анализирует данные и группирует их по определенным признакам: переменные и постоянные, относящиеся к определенному центру затрат и не относящиеся, и т.д. Поэтому служба контроллинга не мешает бухгалтерии, что позволяет им работать в единой команде. 

     1.6 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ  ПОТОКОВ

     В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

     Цель  анализа информационных потоков  — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

     Наиболее  распространенный и, по-видимому, самый  практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.

     Каждый  информационный поток — единичное  перемещение информации — имеет  следующие признаки:

     • документ (на чем физически содержится информация);

     • проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению  сводных затрат, к планированию и  т.д.);

     • исполнителя (человека, который эту  информацию передает);

     • периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

     На  предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:

     • на уровне предприятия детализация  производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;

     • на уровне цеха (подразделения) предприятия  детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных  с цехом служб.

     Важно соблюдение единых правил, что дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и т.д.). На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных цехов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, так как здесь количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.

     К графику информационных потоков  прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении.

     Составленный  график информационных потоков имеет  существенный недостаток — большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. 

      2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ  ХАРАКТКРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ  ООО «ЭЛЕКТРА-Н»

     2.1 ОПИСАНИЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н» 

     Организация ООО «Электра-Н» территориально расположена  по адресу: Великий Новгород, ул.Б.Санкт-Петербургская, д.80.

     Компания "Электра-Н" основана в 1991 г. Первоначально занималась разработкой специального телевизионного оборудования для научных исследований. С 1993 г. специализируется в области электронных систем безопасности и жизнеобеспечения. В настоящее время в фирме работает более 30 человек. Входит в группу компаний “Электра”.

     Основными направлениями деятельности компании являются:

     - разработка концепций безопасности  объектов;

     - проектирование систем безопасности  для объектов любой сложности;

     - поставка оборудования, монтаж систем  безопасности;

     - технико-эксплуатационное обслуживание  систем безопасности;

     - обучение персонала, консультации  в области электронных систем  безопасности и охранных систем;

     - разработка и производство компьютерных систем регистрации изображений для нужд фотоники, высокоскоростной фотографии и спектрометрии;

     - проектирование и монтаж инженерных  сетей и систем, технологического  оборудования;

     - производство работ по обеспечению  пожарной безопасности зданий и сооружений;

     - проектирование и монтаж ЛВС. 

     Организационная структура ООО «Электра-Н» включает в себя:

     - аппарат управления предприятием

     - финансово-договорной отдел

     - отдел маркетинга и инноваций

     - отдел информационных технологий

     - технический отдел

     - проектный отдел

     - монтажный отдел

     - отдел логистики

     - отдел продаж

     - отдел эксплуатации оборудования. 

     Ответственность и полномочия внутри организации  располагаются сверху вниз, т.е. от вышестоящих  руководителей к нижестоящим  руководителям. В свою очередь нижестоящие  руководители возглавляют специализированные организационные подструктуры по функциональным признакам. Таким образом, это способ организации труда соответствует линейно-функциональной структуре управления.

     Технология  обработки учетной информации и  документооборот  разрабатывает, дополняет или пересматривает сам главный бухгалтер или работники бухгалтерии под контролем главного бухгалтера. 

     2.2 ЭКСПРЕСС АНАЛИЗ  ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ  ООО «ЭЛЕКТРА-Н»

     Анализ  детализированного финансового  состояния предприятия

     Горизонтальный и вертикальный анализ активов предприятия

     Горизонтальный  анализ активов предприятия показывает, что абсолютная их сумма за отчетный период увеличилась на 3912 тыс руб. Это говорит о том, что предприятие  повысило свой экономический потенциал. Вертикальный анализ активов баланса, отражая долю каждой статьи в общей валюте баланса, позволяет определить значимость изменений по каждому виду активов. Полученные данные показывают, что структура активов анализируемого предприятия изменилась не существенно: уменьшилась доля основного капитала на 7,44%, а оборотного, соответственно увеличилась на 7,44%. А оборотные активы в сфере производства и обращения изменились довольно существенно: в сфере производства уменьшились на 14,65% , а в сфере обращения увеличились на 14,65%. Значительный удельный вес занимают монетарные активы в общей валюте баланса, за отчетный год их доля увеличилась на 19,93%. 
 

     Анализ  состояния запасов

     В анализируемый период общее количество запасов уменьшилось на 180 тыс руб, что отрицательно сказывается на деятельности предприятия. Также снизилось количество сырья и материалов на 103 тыс руб и снизились расходы будущих периодов на 3 тыс руб. Доля готовой продукции и товаров для перепродажи на конец года уменьшилась на 25,6%, что является нездоровой тенденцией деятельности предприятия. 

     Анализ  дебиторской задолженности

     Произведенные расчеты свидетельствуют об увеличении дебиторской задолженности в 2 с  лишним раза и составила на конец  года 3814 тыс руб.. Сумма неоплаченных счетов с покупателями и заказчиками также увеличилась в 2 раза. Все данные таблицы свидетельствуют об отрицательных результатах деятельности предприятия в отчетном году. 

     Аналитический баланс предприятия