Информационные предпосылки документирования

Введение.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. [5]

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино-фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Документирование облегчает решение множества задач в жизни общества. Она является не только способом сохранения качественной определенности информации во времени, но и способом связи между разделенными во времени и в пространстве субъектами, способом фиксации социального опыта, видом коллективной памяти, методом управления структурами общества. Так же документирование предотвращает рассеяние информации в пространстве путем накопления, концентрации ее на материальных носителях.

Данная тема является актуальной для ее изучения. Ведь продукт документирования используется практически во всех областях жизнедеятельности человека. Документированная информация широко применяется в таких сферах как: издательская деятельность;  книготорговая деятельность; средства массовой информации; библиотечное дело; архивное дело; научно-информационная деятельность; музейное дело управление; библиографическая деятельность и многие другие.

Так же, на сегодняшний день, являются актуальными такие проблемы документирования, как проблема вытеснения новыми средствами и способами фиксирования информации старых, не менее эффективных способов; и проблема в непосредственном выборе наиболее рациональных средств ее выражения, с помощью которых создаются документы.

Данные проблемы рассматриваются в работе советского и российского учёного, специалиста в области библиотековедения, документологии, книговедения Столярова Ю. Н. «Соотношение книги с иными видами документа». Ю.Н. Столяров пишет: «Исторический опыт свидетельствует, что с появлением новых средств фиксирования информации прежние, как правило, тоже сохраняются. Старые же, отдав часть своих функций вновь возникшим, обычно начинают новую жизнь, эффективнее выполняя оставшиеся функции. К примеру, потребность в сохранении и распространении знаний, вызвавшая к жизни письменность, не отменила потребности в личном общении, удовлетворяемой устной речью; необходимость в большом числе идентичных экземпляров того или иного произведения, приведшая в середине XV в. к изобретению книгопечатания, не устранила необходимости в рукописях, научной переписке и непосредственном общении ученых между собой. Быстрое развитие газетного дела не привело к отмиранию журналов, а издание журналов нисколько не мешает дальнейшему выпуску книг. Ни кино, ни радио, ни телевидение не только не вытеснили произведения печати как средства научного и художественного познания мира, но, наоборот, сделали их воздействие на читателей более эффективным, а распространение более широким».[17]

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.[10]

К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его раз­вития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.

Задача курсовой работы состоит в рассмотрении и изучении основных положений и стандартов по документированию информации, ознакомлении со способами, средствами, методами создания документов,  а так же со сферами деятельности применения документированной информации.

Исходя из задачи, структура курсовой работы состоит из введения, основной части и заключения, где основная часть включает в себя пять глав, раскрывающих, предпосылки документирования информации, основные понятия, сущность документирования, средства и способы записи информации, области ее применения.

1. Информационные предпосылки документирования.

Информация играет глобальную роль в образовании и развитий человеческого сообщества. Но механизм ее распространения изначально затруднен из-за специфических свойств распространения и психофизиологических особенностей ее восприятия человеком в материальном мире.

Изначально препятствиями являются пространство и время. Поскольку транслирование информации от одного индивида к другому без материального посредника невозможно, то в качестве природных посредников выступают воздушная и электромагнитная среды, в которых протекает наше существование. Для передачи информации индивид видоизменяет, окружающие его воздушную и электромагнитную среды, которые, в свою очередь, вступают во взаимоотношения с другими Субъектами и воспринимают их измененное состояние.

Таким образом, индивид использует кодирование воздуха и света в качестве своих выразительных средств и способов передачи информации, которые принято называть аудиальны-мы и визуальными.

Итак, подавая звуковые сигналы, голосовой аппарат человека или животного изменяет структуру окружающего воздуха, создавая звуковые колебания определенной частоты, которые распространяются на некоторое расстояние. По мере продвижения они затухают, поэтому звук распространяется в ограниченном пространстве и продолжительность звучания ограничена скоростью распространения звуковых волн, т.е. временем, в течение которого воздух способен сохранять измененную структуру.

Существуя в воздушной среде, человек в процессе эволюции выработал особое коммуникативное средство — членораздельную речь, в которой передача информации осуществляется с помощью слов — набора звуков, за которыми закреплен определенный смысл.

Слово и есть тот универсальный сигнал, который позволяет облечь логическое содержание человеческой информации в материальную форму, благодаря которой она может формироваться, восприниматься, храниться и передаваться, может использоваться людьми в их разнообразной деятельности, В слове воплотилось большое число понятий, каждое из которых опять-таки средоточие информации. Наличие специфического человеческого сигнала - слова - позволяет человеку кодировать информацию, извлекать из сообщения ее смысловое содержание.

Процесс обучения распознаванию слов, который проходит каждый индивид в детстве, приводит к приданию одинакового смысла тем или иным комбинациям звуков в рамках сообщества, что и является основой создания национальных языков. Членораздельность человеческой речи обеспечивает возможность выразить с помощью ограниченного количества речевых звуков — элементов разной сложности (звуков, слогов, слов, предложений) безграничное многообразие мыслей, намерений и чувств человека.

Манипулируя выразительными средствами, наблюдаемыми визуально, мы тем самым используем другую природную среду, служащую материальным носителем визуальной информации  электромагнитные колебания в определенном диапазоне — световые волны, которые, отражаясь от поверхности предметов, деформируются, изменяют свою длину, а, следовательно, и воспринимаемый цветовой спектр. Из получаемых в результате цветовых комбинаций, тонов и полутонов воссоздаются органами зрения образы наблюдаемых материальных предметов.

Время существования зрительных образов весьма непродолжительно, так как электромагнитные колебания распространяются с огромной скоростью. Перемещение источника информации  объекта отражения - мгновенно вызывает и исчезновение его визуально наблюдаемого образа.  Обе среды в качестве материального носителя информации тут рассматриваться с точки зрения удобства для использования и с точки зрения ограничений, которые они накладывают на коммуникативный процесс.

Человек, да и все биологические существа, эволюционно приспособлены к существованию и функционированию в воздушной и электромагнитной средах. Поэтому они удобны для передачи информации, ибо органы чувств (зрение, слух) идеально им соответствуют. Но одновременно эти среды неудобны, потому что не позволяют хранить и накапливать информацию, а также имеют ограничения в ее пространственном распространении.

Пространственная и временная ограниченность аудиального и визуального способов передачи информации преодолевается природой на уровне конкретного индивида. Эволюционно сформировался головной мозг, в структуре нервных связей которого фиксируются образы воспринимаемой информации, а передвигаясь в пространстве и распространяя информацию, человек сам выступает в роли ее материального носителя. На начальных этапах структуризации общества этого было достаточно.[6]

Но память отдельного человека — ненадежный инструмент. Человек может забыть содержание сообщения, исказить его, не суметь адекватно его передать. Умирая человек, уносит с собой накопленную в памяти информацию. С развитием общества накапливаются и знания, объем которых память отдельного человека вместить не может. Эти причины поставили человеческое сообщество перед необходимостью фиксации информации в структуре какого-либо жесткого материального носителя, позволяющего впоследствии ее неоднократно использовать  для консервации информации или ее документирования.

2. Понятие о документах, способах документирования и о носителях информации.

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.[16]

Документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде.[4]

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин.

Информация - это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.[4]

Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.[13]

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления)[16]

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.[]

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Знак - это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.[4]

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.[16]

Сегодня в практике жизнедеятельности используются следующие способы документирования:

•   предметное документирование;

•   знаковое документирование;

•   изобразительное и чертежно-графическое документирование;

•   фото-документирование;

•   кино-документирование;

•   звуковое документирование;

•   компьютерное документирование

3. Сущность документирования.

Документирование-это фиксация информации в структуре материального носителя для последующего ее использованияВ его основе лежит «замещение» фрагмента реальности моделью-текстом, запечатленном на носителе.[]

Путем документирования производится статистический срез с динамически развивающегося объекта. И этот срез запечатлевает всякими технологически возможными способами то состояние объекта, каким он был на момент осуществления действий по документированию.

Результат документирования- документ как его модель- продолжает хранить тот облик, который был запечатлен. Фиксация фрагмента реальности, пространственного положения объектов, их взаимоотношений, качественных определенностей такими, какие они были в момент фиксации-вот социальная миссия документирования. Поэтому в условиях однонаправленного времени, его непрерывного течения от прошлого к будущему, документирование - единственный способ, позволяющий вернуть утраченное хотя бы частично, сохранить для будущего поколения.

Таким образом, при документировании фрагмент реальности отображается в модели.

Средства документирования, как бы то ни было, упрощают, огрубляют реальность, объемность сводят к плоскостному отображению, многомерность к поверхности, движение к статистике, в результате чего изображение всегда отражает реальность, не адекватно ей.

Но эта проблема частично преодолевается мышлением человека. Мы понимаем, что перед нами не фрагмент реальности, а некая условность, реальность, содержащая лишь те стороны и аспекты, которые были обозначены в процессе документирования. Скорее это «гнесеологический образ» реальности. Он предполагает отвлечение от большего или меньшего числа параметров объекта, их некоторую схематизацию, формализацию, замещение абстрактными единицами. Тем не менее эта модель функционально необходима в разных направлениях деятельности, используется во всех производственных и социальных сферах общества.

Термин «документирование» в ГОСТе  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Термины и определения трактуются как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»[18].

Так же под документированием понимается процесс закрепления (фиксация) информации на материальном носителе. Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией.[14] Документирование-это процесс, который осуществляется по традиционной схеме всех осуществляемых субъектом процессов. Как прцесс он динамичен, осуществляется во времени, развертывается в пространстве и имеет информационную природу.

Информационная природа может быть охарактеризована следующим образом: есть объект документирования-фрагмент отображаемой реальности; есть субъект, который осуществляет это отображение; есть средства которые применяет субъект.

Документирование осуществляет субъект, вооруженный знаниями технологии, орудиями и средствами труда. Документирование начинается в мышлении субъекта и заключается в переводе, имеющейся у него информации о каком либо фрагменте реальности в некоторую последовательность выразительных единиц, формирующих текст. Текст знаменует переход от внутренней мыследеятельности к внешней. Далее действиями субъекта этот текст закрепляется на носителе, в результате чего он обретает стабильную форму.

Документирование представляется прежде всего, как метод, позволяющий оперировать огромным множеством дискретных физических объектов-документов, в результате чего достигается определенная оптимальность информационного взаимообмена. Но сам процесс документирования не един. Он разбивается на подпроцессы, а те, в свою очередь, на операции, различаемые в зависимости от того, какие технологические средства использует субъект.[5]

Поскольку документирование-это процесс, протекающий во времени, то он должен иметь логическое завершение. Появление документированной информации не является завершающей стадией, поскольку после фиксации на носителе она может подвергаться редакции, форматированию, тиражированию, приданию большей достоверности путем наделения юридической силой и т. д. В широком смысле все эти действия тоже попадают в смысловое наполнение термина «документирование». Пока документ «живет» активной жизнью-это все документирование. Думается, что завершение процесса документирования-это либо архивирование, либо уничтожение документированной информации. Архивирование обеспечивает долговременную сохранность, а уничтожение прекращает ее существование.[5]

4. Средства документирования.

Ручные пишущие  средства.

Ручные  пишущие средства являются самыми древними средствами документирования. Их появление было связано с возникновением письменности, с переходом к начертательному способу закрепления, хранения и передачи информации. Самым распространенным средством документирования являлось стило. Это узкая палочка из серебра, кости, меди длиной в 4-5 указательных пальцев с одним концом заостренным, а другим сплюснутым. Плоским концом стирали ошибки, а острым писали. Другое древнее средство документирования – калам. Им писали на папирусе, пергаменте. Калам представлял собой заострённую палочку из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, погружаемую в чернила.

На  смену каламам пришли вороновые перья, утиные, гусиные. В Древнем Риме появились перья из меди, бронзы, серебра, железа. На смену железным перьям пришли стальные, потому что железные быстро изнашивались. В середине 19 века в Европе началось массовое промышленное производство стальных перьев, и уже во второй половине столетия насчитывалось свыше 400 их видов.

 В 1809 г. была запатентована  перьевая ручка, которую изобрел  Фредерик Фолш из Австрии. Она представляла собой деревянную цилиндрическую чернильницу с поршнем, который выдавливал порцию чернил на бумагу. В 1884 г. патент на авторучку получил страховой агент из Нью-Йорка Вотерман, который соединил цилиндр-чернильницу и перо тонкой трубочкой с нарезами, дозировавшей поступление чернил.

 Простые орудия письма прошли длительный путь исторического развития, и по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами изобразительного, текстового и ручного документирования. Они отличаются исключительным разнообразием, простотой конструкции, доступностью, надёжностью. Почти все, кому приходилось работать с документами, пользовались ручными пишущими средствами. Однако их использование не обеспечивает высокую производительность в процессе документирования.

 Механические  и электромеханические  средства документирования.

Человечество  долго пыталась механизировать процесс текстового документирования. Первый патент на пишущую машину был выдан в Англии в 1714 г. на имя Генри Милля. Его изобретение не нашло какого-либо практического применения, идея изобретателя о последовательности движения литер легла в основу разработанных в дальнейшем пишущих машин. В 19 веке многие изобретатели пытались создать действующую пишущую машину, но все их модели были громоздкими, несовершенными. Удачнее других оказалась модель К.Шоллса, предложенная им в 1867 г. Купивший на неё патент Ф.Ремингтон после ряда усовершенствований наладил производство пишущих машин, получивших достаточно широкую известность. Правда, они имели существенный недостаток – работавший на них человек не видел текста. Изобретатель Ф.Вагнер, устранив этот недостаток, продал своё изобретение Д.Ундервуду. В результате в 1888 г. появились машинки марки “Ундервуд”, также получившие впоследствии широкое распространение.

С начала 1980-х годов ведущие мировые фирмы-изготовители перешли на выпуск электронных пишущих машин, обладающих памятью, в которой хранятся тексты-шаблоны, адреса, определённые формы документов. Эти машины оснащаются дисплеем для предварительного просмотра и редактирования печатаемой информации, которая может быть записана в память для дальнейшего анализа и использования. Иначе говоря, электронные пишущие машины всё больше напоминают персональные компьютеры, отличаясь в то же время от них простотой эксплуатации, умеренной ценой и некоторыми другими качествами.

В течение некоторого времени для составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов использовались пишущие автоматы, представлявшие собой комплекс электромеханических и электронных устройств. Однако в настоящее время они практически вытеснены персональными компьютерами.[6]

5. Способы документирования информации.
1. Эволюция способов документирования.

Первые попытки документирования информации относятся к эпохе возникновения племенных союзов - 20-30-тысяч лет тому назад. Началом стало предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись побочным значением, символизировали определенные понятия и даже выражали мысли. Греческий историк Геродот свидетельствует о своеобразном документе, переданном персидскому царю Дарию от скифов. «Документ» включал птицу, мышь, лягушку и 5 стрел. Это послание означало следующее: «Если вы, персы, как птицы не улетите в небо, или, как мыши, не зароетесь в землю, или, как лягушки, не поскачете в болото, то не вернетесь назад, пораженные этими стрелами».  [7]                                        

Разновидностью предметного следует считать галечное, ракушечное формы письма. За камешками, ракушками определенного цвета, конфигурации, а также их комбинациями закреплялся определенный смысл. Их передача влекла за собой передачу смысла.                                                                

Индейские племена использовали узелковое письмо, не смысловые единицы закреплялись за шнурками разной тещины, разного цвета, а также за узелками и бусинками. Например в узелковом календаре индейцев Перу один узел на шнурке соответствовал одному дню, по праздничным дням шнур вплеталась красная нить, в дни, омраченные несчастьем, — черная.                                                                    

Древние инки использовали «кипу» — к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нитки и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое смысловое значение. Из столицы в провинцию и обратно инки переправляли такие документы «кипу» с сообщениями о сборах налогов, урожае, о размере военной добычи, о числе пленных и т.д.

В Европе и Азии путники широко использовали палочную форму документирования. Наклонно воткнутая палка на обочине дороги информировала путника о длине пути, о возможных препятствиях и опасностях. Наклон палки указывал направление пути, а насечки и метки обозначали те трудности, с которыми придется столкнуться.

Определенным шагом вперед следует считать появление около 5 тысяч лет тому назад пиктографического письма (pictum — нарисованное, grafo-пишу). Уже на заре человеческой культуры люди стали испытывать потребность закрепить сведения о тех или иных событиях. Смысл сообщения был зашифрован в картинках, понятных всему сообществу. Пиктогафические сообщения древние люди оставили потомкам на стенах пещер, скалах, камнях, воссоздавая в рисунках окружающую их действительность.

Пиктограммы просты и понятны. И сегодня они широко используются в дорожных знаках, на этикетках изделий, на упаковочной таре и т.д.

Если первоначально пиктограмма воссоздавала действительность цельными рисунками, то в дальнейшем рисунок стал распадаться на отдельные элементы, образные знаки. Комбинации этих образных знаков составляли уже не рисунок, а текст. Это явление знаменовало переход от пиктографического к идеографическому (логографическому) письму (ideo — мысль). Для данной формы письма характерно упрощение, стилизация, схематизация рисунков и превращение их в графические знаки. Историки считают, что идеографическое письмо впервые ввели в оборот древние шумеры, которые писали тростниковой палочкой на вязкой глине. Этот материал не позволял выводить кривые линии, круги, поэтому знаки их письма состояли лишь из прямых черточек.

Идеографическое письмо шумеров и аккадцев послужило основой для создания египетского иероглифического письма. Иероглиф переводится с греческого как «священный знак, вырезанный на камне». Китайское иероглифическое письмо возникло совершенно самостоятельно. Сначала отдельные слова изображались пиктограммами, но потом схематизировались, утрачивая элемент изобразительности. В иероглифах — знаках предметов — сохранилось лишь отдаленное сходство с самимпредметом. Массе предметов и явлений соответствует масса иероглифов, которые нужно запомнить и воссоздать для передачи мысли. Одновременно создавались специальные иероглифы для абстрактных понятий.

Возникновение фонетического письма знаменует переход к современной письменности. В середине 2 тысячелетия до н.э. финикийцы изобрели новое, упрощенное письмо, состоящее из 22 знаков. Оно было тесно связано с устной речью и получило название «квазиалфавит». Знаки, представлявшие собой геометрические фигуры, обозначали только согласные звуки. Читающий волен был самостоятельно подбирать соответствующие гласные. Кроме того, финикийцы не разделяли слова, в силу чего текст был очень труден для чтения и более походил на тайный шифр.

Согласно легенде в Грецию алфавит привез финикийский купец Кадм, высадившийся на острове Ферос. По гречески «книга» — «библион» происходит от названия крупнейшего торгового города Финикии — Библа, откуда в Грецию завозили папирус. Финикийское происхождение греческого алфавита доказывается начертанием греческих букв и их семитическими названиями: альфа, бета, гамма, дельта и др. Первоначально греки, как финикийцы, читали справа налево, затем изменили направление письма, соответственно зеркально выразив и написание букв.