Информационные потоки и информационные системы в логистике предприятия

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ПОТОКИ В ЛОГИСТИКЕ 5

1.1 Характеристика информационной среды 5

1.2 Содержание и классификация информационного потока 8

1.3 Описание информационных потоков в логистике 11

2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ В ЛОГИСТИКЕ 19

2.1 Принципы построения информационных систем в логистике 19

2.2 Использование информационных технологий в логистике 25

3. Методы исследования  информационных потоков 31

3.1 Модуль-метод 31

3.2 Графический метод 31

3.3 Графоаналитический метод исследования потоков информации 33

3.4 Метод функционально-операционного анализа 35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 41

ПРИЛОЖЕНИЕ 42 

ВВЕДЕНИЕ 

     Современное состояние логистики много в  чем определяется бурным развитием  и внедрением во все сферы информационно-компьютерных технологий. Реализация большинства логистических концепций и систем была бы невозможной без использования быстродействующих компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и информационно-программного обеспечения.

     Значение  информационного обеспечения логистического процесса настолько велико, что многие специалисты выделяют особую информационную логистику, которая имеет самостоятельное  значение в бизнесе и управлении информационными потоками и ресурсами. Эту функциональную область логистики часто называют компьютерной.

     Информационная  логистика организовывает поток  данных, которые сопровождают материальный поток, и является тем существенным для предприятия звеном, которое  связывает снабжение, производство и сбыт. Она охватывает управление всеми процессами перемещения и складирования реальных товаров на предприятии, позволяя обеспечивать своевременную доставку этих товаров в необходимом количестве, комплектации, качестве с точки их возникновения в точку потребления с минимальными расходами и оптимальным сервисом.

     Информация  выступает двигателем деятельности логистической системы и держит ее открытой – способной приспосабливаться  к новым условиям.

     Информация  – универсальная общенаучная  категория. С одной стороны, она является субстанциональной основой существующей экономической реальности. Именно это единое общее основание, которое на субстанциональном уровне представляет собой информационное взаимодействие, делает различные экономические явления качественно однородными и сопоставимыми друг с другом. Иными словами, все существующие социально-экономические явления имеют общий субстрат, представляющий собой устойчивую информационную структуру.

     Информация  нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов.

     Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния  и использования информации. В  отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

     В связи с этим одним из ключевых понятий логистики выступает понятие информационного потока.

     Целью курсовой работы является изучение информационных потоков и информационных систем в логистики предприятия.

     Задачи  курсовой работы:

• рассмотрение понятия информационной среды;
• раскрытие содержания и классификации информационных потоков;
• описание информационных потоков в логистике;
• рассмотрение принципов построения информационных систем в логистике;
• анализ использования информационных технологий в логистике;
• раскрытие методов исследования информационных потоков.

      1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ В ЛОГИСТИКЕ 

     1.1 Характеристика информационной  среды 

     Процесс управления невозможно осуществлять без  обладания широкой информацией  об организации в целом, внешнем  окружении, помехах на пути ее функционирования и развития и т.п., то есть о наиболее существенных моментах, влияющих на принятие решения.

     Сначала такая информация существует как  массив несистематизированных сведений, которые могут быть документальными (анкеты, опросные листы, отчеты, справки) или устными (выступления, интервью, беседы, ответы на вопросы и пр). Лишь в результате обработки, группировки, анализа эти сведения превращаются в информацию, которую уже можно использовать в процессе управления.

     У информации могут быть как внутренние, так и внешние источники. К внутренним относится бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования, как плановые, так и проводимые по особому решению руководства.

     Внешние источники более многочисленны  и разнообразны. Прежде всего, здесь  нужно выделить представителей организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного ряда деловых встреч и переговоров). В рамках служебных контактов, бесед, дискуссий, и т.п. они имеют возможность «между делом» осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор сведений об интересующих организацию объектах и процессах, протекающих за ее пределами.

     Другим  источником данных служат лица, не принадлежащие  к организации. Это могут быть посредники и партнеры – покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений, отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений. Одни из них, например, посредники, сами с готовностью делятся информацией, ибо успех их партнера – их успех. У других (служащие конкурентов) информация часто покупается.¹

     Обширным  источником деловой информации являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и пр. Через какое бы «сито» публикуемые в них сведения ни процеживались, за всем уследить невозможно, и многие данные, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно «всплывают» на поверхность.

     Ряд материалов публикуется в открытой печати в соответствии с требованиями законодательства. Это касается, например, бухгалтерских балансов, отчетов  о проведении годичных собраний в  крупнейших акционерных обществах и т.п. Конечно, детальной информации в них не содержится, но и даже сведений общего характера бывает достаточно? Чтобы подтвердить или опровергнуть уже имеющуюся информацию.

     Сегодня ситуация в деловой сфере, и прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и просто накопление сведений может быть и недостаточно для каких-то определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе информации о научно-техническом, производственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, а так же о личных особенностях, склонностях и даже пороках их руководства. Такая деятельность, получившая название промышленной разведки, позволяет предугадать их будущую политику и соответственным образом приспособиться к ней.

     Процесс промышленной разведки включает в себя такие этапы, как определение  потребностей в конфиденциальных сведениях, организация необходимых условий  для их получения, целенаправленный сбор, анализ и обработка полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передача заинтересованным лицам, совершенствование методики работы.

     Нужно иметь в виду, что вопреки устоявшемуся мнению, большая часть такого рода работы не связана с прямой кражей секретных материалов, и лишь в  отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов.

     Сегодня источники информации настолько  многочисленны, а сама она так  разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной. Поэтому данные должны проверяться  и перепроверяться при помощи различных источников, для чего в крупных организациях создаются специальные подразделения. Они занимаются планированием потребности в информации, ее сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением, рекомендаций для руководства, а так же созданием базы стратегических данных. Такая база состоит обычно из трех разделов.

     В первом характеризуется производственный, технологический, научный, трудовой потенциал  организации, проводимая ею научно-техническая  политика, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства.

     Во  втором разделе дается описание внешнего окружения, которое, как уже говорилось, состоит из фонового и делового. Первое формируется независимо от организации, и влиять на него целенаправленно  она не в состоянии, но знать его  с целью успешного приспособления к нему необходимо. Важнейшими элементами фонового окружения являются партнеры и конкуренты. О последних, например, собираются сведения, характеризующие степень их активности, склонности к риску, преимуществах и возможных стратегиях.

     Кроме того, собирается информация о репутации  фирмы и ее продукта, реальных и  потенциальных потребителях и тенденциях потребления, о направлениях в государственном  регулировании. Она позволяет определить будущие направления развития организации, осуществить выбор продукта и рынка.

     В третьем разделе раскрываются главные  препятствия и возможные помехи в деятельности организации, которые, как и окружение, могут быть внутренними  и внешними. К внутренним относятся  недостаток опыта и знаний руководства  и исполнителей, слабое управление в целом, постоянные служебные конфликты. Внешними помехами являются: негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация, слабые рыночные позиции, несоответствие результатов деятельности общественным потребностям. 

     1.2 Содержание и классификация информационных потоков 

     В общем виде информационный поток  является перемещением в некоторой  среде данных, выраженных в структурированном  виде. С точки зрения логистики информационный поток – это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за логистическими операциями.

     Увеличение  роли информационных потоков в современной  логистике обусловлено такими основными  причинами:

• для потребителя информация о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т.п. является необходимым элементом потребительского логистического сервиса;
• с позиции управления запасами в логистической цепи наличие полной и достоверной информации позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности спроса;
• информация увеличивает гибкость логистической системы относительно того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.

     В логистике выделяют такие виды информационных потоков.

     1. В зависимости от вида систем, которые связываются потоком:

• горизонтальный, которой принадлежит одному уровню иерархии логистической системы;
• вертикальный – от верхнего уровня логистической системы до нижнего.

     2. В зависимости от места прохождения:

• внешний, который циркулирует между логистической системой и внешней средой;
• внутренний, который циркулирует внутри логистической системы или ее отдельного элемента.

     3. В зависимости от направления по отношению к логистической системе: входящий, выходящий.

     4. По виду носителя информации: на бумажных носителях, на электронных носителях и т.д.

     5. В зависимости от назначения:

• директивные (управляющие);
• нормативно-справочные;
• учетно-аналитические;
• вспомогательные.

     Взаимосвязь материального и информационного  потоков является очевидной, однако соответствие одного потока другому  является условным. Собственно говоря, содержание материального потока, как  правило, отображают данные информационного  потока, но по временным параметрам они могут не совпадать.

     На  практике в логистических системах материальные и информационные потоки нередко опережают или опаздывают по отношению друг к другу. Векторное  соответствие материальных и информационных потоков также имеет специфическую особенность, которая состоит в том, что они могут быть как однонаправленными, так и разнонаправленными:

• опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
• опережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о будущем прибытии груза;
• одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;
• вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приема груза по количеству или по качеству, различные претензии, подтверждения.

     Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае может не совпадать с маршрутом перемещения  материального потока.

     Измеряется  информационный поток количеством  обработанной или переданной информации за единицу времени. Информационный поток основан на перемещении  бумажных или электронных документов. В зависимости от этого, он может  измеряться или количеством обработанных и переданных единиц бумажных документов или суммарным количеством срок в этих документах, или количеством информации (бит), которая содержится в том или ином сообщении.

     Информационный  поток характеризуется такими параметрами:

• источник возникновения;
• направление движения потока;
• периодичность;
• вид существования;
• скорость передачи и приема;
• интенсивность потока и др.

     Управление  материальным потоком можно осуществлять следующим образом:

• изменяя направление потока;
• ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
• ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

     1.3 Описание информационных потоков  в логистики 

     Управление  информационными потоками можно  подразделить на внешнее и внутреннее.

     Предприятие в мегасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.

     Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия  в форме множества его параметров.

     Сущность  внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось  в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации.

     На  наш взгляд, внешнее управление состоит  в передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика  ситуационного управления состоит  в том, что управляющие системы направляют информационные потоки не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные потоки, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых информационных потоков или их неправильное истолкование не принимается во внимание.

     Повседневная  деятельность менеджера включает в  себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

     Каждый  шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения.

     Для принятия эффективного управленческого  решения менеджер должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия в рамках требований управляющих систем мегасистемы. Иными словами, менеджер должен выбрать и приобрести все информационные потоки, относящиеся к его деятельности.

     Однако  информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные потоки предприятию, однако, первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений.

     Конкуренты  предприятия находятся с ним  в одном информационном поле, поэтому, чем более умело, организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных потоков, тем выше его конкурентоспособность.

     Внешняя система направляет свои информационные потоки для того, чтобы предприятие  адекватно изменило свое поведение, однако это возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.

     Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания  и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов называется информационным потенциалом

     Обучение, или формирование информационного  потенциала, менеджера осуществляется с помощью информационных потоков, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все информационные потоки на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такого явного деления не предполагают.

     Вырабатывая управляющие информационные потоки, системы не заботятся о том, чтобы  самим же изготавливать адекватные им обучающие информационные потоки. Предполагается, что менеджеры уже  получили их ранее в учебных системах или что какая-то другая система их уже выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда постановления Правительства разъясняются затем налоговой службой или центральным банком.

     Обучающие информационные потоки направляются в  то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с другими управляющими информационными потоками и нейтральными информационными изделиями.

     При подготовке управленческого решения  выработка возможных вариантов  должна согласовываться также и  с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений зависит от вида управляющей системы.

     Отношение управляющих систем к предприятию  определяется их положением в мегасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут быть безусловными (государственные органы), других – условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после взаимодействия с партнерами - договорные отношения).

     Прямой  и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная  система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.

     Если  управляющая система регламентирует поведение предприятия только в случае соответствия его состояния определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие информационные потоки. При этом регламентированное поведение может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие информационные потоки можно разделить соответственно на нормативные и методические.

     Информационный  потенциал менеджера должен обеспечить восприятие всех видов информационных потоков, чтобы его управленческие решения не привели к отрицательным  последствиям для предприятия. Жизнеспособность предприятия напрямую зависит от его информационного потенциала.

     В процессе управления встречаются самые  различные ситуации, весьма сложные  проблемы и задачи. Поэтому менеджеру  приходится принимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.

     При рассмотрении организационно-экономических  решений видно, что принимая решение, менеджер должен выполнить следующие  шаги, обеспечивающие согласованность с требованиями мегасистемы:

• формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие;
• выявить множество систем, управляющих предприятием в данной ситуации;
• классифицировать эти системы по степени их прав в отношении предприятия;
• найти и приобрести обучающие информационные потоки;
• переработать обучающие информационные потоки для увеличения информационного потенциала;
• найти и приобрести управляющие информационные потоки;
• переработать управляющие информационные потоки и зафиксировать ограничения и требования управляющих систем по отношению к предприятию.

     При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного  анализа требований внешней среды.

     В условиях дефицита необходимых управляющих  информационных потоков и соответствующего информационного потенциала менеджер генерирует также и вредные варианты управленческого решения, которые наравне с полезными рассматриваются при выборе рационального решения.

     Выход из положения состоит в том, что  в процессе подготовки решений принимают участие несколько сотрудников. Организационная структура предприятия предусматривает разделение функций между подразделениями и отдельными специалистами и, следовательно, распределение принимаемых решений между ними. Менеджер, лицо, персонифицирующее предприятие и отвечающее за действия своих сотрудников, придает их решениям статус поведения предприятия.

     Однако  метод разделения функций не гарантирует  принятия рациональных решений, особенно это касается стратегических решений.

     Менеджер  не вырабатывает стратегических решений индивидуально, а привлекает, как правило, руководителей функциональных подразделений и отдельных специалистов, поручая им, в дополнение к основной работе, выполнение отдельных компонентов процесса принятия решения. Функциональные руководители, подготавливая решение со своих позиций, как правило, не имеют возможности и потребности согласовывать их с учетом последствий для всего предприятия.

     Чтобы обеспечить возможность распознавания  всех управляющих информационных потоков, главный менеджер может и должен использовать информационный потенциал членов своей команды и других специалистов. Совокупная способность всех членов команды менеджеров преобразовывать поступающее на предприятие множество информационных потоков в процессе принятия управленческих решений называется информационным потенциалом команды менеджеров.

     Направляемые  в глобальное информационное поле обучающие  и управляющие информационные потоки смешиваются с другими источниками  точечной информации. В мегасистеме предполагается, что инициатива в поиске и приобретении информационных потоков должна исходить от самого предприятия. Отсутствие идентифицирующих признаков в информационных потоках создает дополнительные трудности при поиске менеджером необходимых ему информационных потоков и приводит к информационным потерям.

     Недополучение информационных продуктов непосредственно  влияет на величину экономического ущерба, наносимого предприятию управляющими системами в качестве наказания  за нарушение установленных правил.

     Частично  решают проблему приобретения информационных потоков специализированные системы информационного обслуживания (СИО) вне и внутри предприятия.

     Системы информационного обслуживания являются инструментом управления КИС предприятия.

     СИО самостоятельно или по заказу приобретают информационные потоки у управляющих систем или информационных накопителей (библиотек, магазинов), накапливают их, изготавливают дубликаты, часть из которых попадает на переработку непосредственно команде менеджеров или другим специалистам.

     Хранящиеся  в СИО предприятия информационные потоки становятся его информационным ресурсом.