Инвентаризация имущества. 2

Глава 1. Инвентаризация имущества и обязательств организации

1.1. Цели и задачи  инвентаризации.

     Инвентаризация  преследует следующие цели, т.е. выявление  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.

Основными задачами инвентаризации являются:

-         выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

-         контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

-         выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

-         выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

-         проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

-         проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

Инвентаризации  проводятся в обязательном порядке:

-         при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;

-         при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;

-         перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период наименьших остатков;

-         при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

-         при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

-         при установлении фактов краж, ограблений - немедленно при установлении таких фактов;

-         после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) - немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;

-         при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные соответствующими документами.

Инвентаризация  должна проводиться в конкретные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества. Эти сроки (периодичность) предусмотрены Положением о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации:

-         основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;

-         капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

-         незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

-         незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;

-         готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

-         малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;

-         нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

-         сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

-         денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

-         расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;

-         расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

-         расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

-         остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего за отчетным годом.

1.2. Понятие инвентаризации. Ее виды и порядок проведения.

     Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Она является способом уточнения показателей учета и последующего контроля над  сохранностью имущества организации.

Для обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить  инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

     Инвентаризации  подлежат все имущество организации  независимо от его местонахождения  и все виды финансовых обязательств.

Виды инвентаризации.  
         В зависимости от полноты охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные. Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года. Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения.  
         Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом. 
Выборочная – это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводится по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов. Плановые инвентаризации проводятся: продовольственных товаров на складах и базах 2 раза в год, расчетов с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей раз в квартал, расчетов с разными дебиторами и кредиторами 2 раза в год. 
       Необходимая – проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже. 
Повторная проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризациии, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней. 
        Контрольно-перепроверочная проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.  
По частоте или переодичности проведения различают ежесменые, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации. 
 
Следует также выделить и рассмотреть текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постояные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу. 
Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей в то время когда их остаток является минимальным.

Порядок проведения инвентаризаций (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и  т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. В частности обязательным является проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года) (см. п.2 ст.1 Закона N 129-ФЗ, п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).  
     Инвентаризации подлежит все имущество организации (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы) независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы).  
     Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.  
     Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждается руководителем организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п.2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).  
     До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам и завизированные председателем инвентаризационной комиссии служат бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.  
     Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. С 1 января 1999 года применяются новые формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 N 88 (например, инвентаризационная опись основных средств (форма ИНВ-1), инвентаризационная опись нематериальных активов (форма ИНВ-1а), инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3), приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26 и др.).  
     В результате проведения инвентаризации может быть выявлено расхождение между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета - излишек имущества либо недостача.  

1.3. Оформление и учет результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации, а также контрольных проверок оформляются документами, которые  можно увидеть в таблице 2.

Таблица 2

Формы для учета  результатов инвентаризации

  Документы по учету  результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных  лиц. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Сличительные ведомости составляются только по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

По окончании  инвентаризации могут проводиться  контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Результаты таких проверок оформляются актом и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

     Данные  результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости  учета результатов, выявленных инвентаризацией.

     Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируются в соответствии с Законом  о бухгалтерском учета и положениями  по бухгалтерскому учету в следующем  порядке:

основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно коммерческой организацией - на финансовые результаты в оценке по рыночным ценам или некоммерческой организацией - на увеличение доходов с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

суммы недостач и порчи имущества списываются  со счетов учета по учетным ценам. В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов учета имущества - в части учетной цены имущества.

     При порче запасов, которые могут  быть использованы  в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.

Недостача запасов  и их порча списываются со счета  «Недостачи и потери от порчи ценностей» следующим образом:

в пределах норм естественной убыли - на счета учета  затрат на производство или (и) на расходы на продажу;

сверх ном - за счет виновных лиц.

     Если  виновные лица не установлены или  суд отказал во взыскании с  них убытков, то убытки от недостачи  запасов и их порчи списываются  коммерческой организацией - на финансовые результаты, некоммерческой организацией - на увеличение расходов. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

     Недостача запасов в пределах установленных  норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками  по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же имеет место недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Взаимный зачет  излишков и недостач в результате пересортицы может производиться  по решению руководства организации  только за одни и тот же проверяемый  период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, указанная разница относится на виновных лиц.

     Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности

1.4. Отражение результатов инвентаризации в учете

     Во  всех случаях расхождения выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

     Имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на финансовые результаты у организации или  увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

     Выявленные  при инвентаризации имущества излишки  приходуются, и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты организации и отражается как увеличение прибыли. При этом они оцениваются по современной стоимости воспроизводства, а сумма износа определяется по фактическому состоянию объектов. Комиссия вносит недостающие сведения в инвентаризационные описи. Данные инвентаризации сравнивают с инвентаризационными карточками путем сопоставления.

     При обнаружении неотраженных в учете  капитальных работ, увеличивающих  стоимость основных средств, или  же частичной ликвидации, уменьшающей  первоначальную стоимость, комиссия составляет соответствующий акт и определяет сумму увеличения или уменьшения первоначальной стоимости объекта.

Излишки приходуются  как ранее не учтенные основные средства, бывшие в эксплуатации, безвозмездно поступившие (по рыночной цене), с определением степени изношенности.

     Недостача и порча имущества в пределах установленных законодательством  норм естественной убыли списываются  на издержки производства или обращения  по распоряжению руководителя организации. При отсутствии норм убыль рассматривается  как сверхнормативная недостача.

     При недостаче сверх норм естественной убыли убыток взыскивается с виновных лиц. В тех случаях, когда виновники  не установлены, а также если суд  отказал в иске, то потери списываются  на издержки производства (обращения) у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

Расхождения между  данными инвентаризации и бухгалтерского учета оформляются бухгалтерией путем составления кроме сличительной ведомости - ведомости результатов, выявленных инвентаризацией. 

Глава 2. Проведение инвентаризации на предприятии ООО «Вентос»

     ООО «Лира» - предприятие, занимающееся розничной торговлей продовольственных товаров. У него есть фирменный магазин «К чаю», где представлен широкий ассортимент кондитерских, хлебобулочных изделий и сдобы.

Поставщиками  ООО «Лира» являются как российские производители кондитерских и хлебобулочных изделий, так и зарубежные. В магазине «К чаю» представлены наиболее известные марки данных продовольственных товаров.

Организация имеет  следующие реквизиты:

248021, г. Казань. Московская, 25

ИНН – 7704036302, КПП - 402802001

Р/сч 40702810022240100129, к/сч 30101810100000000612

Казанское ОСБ № 8608 г. Казань

БИК - 042908612

Тел. 55-46-65, 55-46-42, факс - 55-46-52

Одной из главных задач руководство ООО «Лира» считает поддержание репутации и имиджа своего фирменного магазина. Для решения данной задачи одним из основных инструментов является проведение инвентаризаций: как плановых, так и внеплановых.

     Плановые  инвентаризации остатков товарно-материальных ценностей в торговом зале и на складе магазина проводятся один раз в месяц. Основная задача - выявить наличие излишков или недостачи по товарам (главным образом). Обычно расчеты по заработной плате с продавцами производятся после получения результатов инвентаризации.

     Внеплановые инвентаризации проводятся в двух случаях:

1. При смене  торговой бригады торгового зала  и склада;

2. При возникновении  подозрений о нарушении порядка  и хищении имущества, выявлении  фактов хищения, злоупотребления  или порчи имущества.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации в данных случаях проведение инвентаризация является не только внеплановым (для организации), но и обязательным.

В ООО «Лира» разработано специальное положение  по инвентаризации, в котором нормы законодательства по порядку проведения инвентаризации определены для собственной деятельности.

     В данной работе рассмотрен случай проведения внеплановой частичной инвентаризации. Она связана с тем, что произошла  смена торговых работников. Бригада торговых работников (продавцов) несет материальную ответственность за товарно-материальные ценности, находящиеся в торговом зале и на складе фирменного магазина «К чаю» ООО «Лира», денежные средства в кассе торгового зала. Причем материальная ответственность - коллективная.0

Инвентаризации  подверглись:

1. Товары в  торговом зале;

2. Денежные средства  в кассе;

3. Товары на  складе.

     В ООО «Лира» создана специальная инвентаризационная комиссия. Приказом руководителя предприятия утверждается персональный состав  инвентаризационной комиссии, задание, конкретизирующее содержание, объем, порядок и сроки проведения ревизии.

Согласно  приказа № 12 от 11 октября 2011 г., инвентаризационная комиссия обязана провести инвентаризацию товаров в торговом зале и на складе, денежных средств в кассе 12 октября 2011 г. с 8.00 до 12.00. В состав инвентаризационной комиссии входят: работник бухгалтерской службы (помощник бухгалтера), экономист и оператор базы данных.

     С материально ответственных лиц  перед началом инвентаризации берется расписка.

До начала проведения инвентаризации торговыми работниками  были проведены подготовительные мероприятия. Товары рассортированы и разложены  по наименованиям и сортам. В торговом зале проверено наличие ценников на всю продукцию. На складе также была произведена сортировка товаров.

Были закончены  отчет о движении  материальных ценностей (товарный отчет) и отчет о движении денежных средств (кассовый отчет). Выведен остаток денежных средств на начало проведения инвентаризации (по отчету) и плановый остаток товаров на складе и в торговом зале (по данным бухгалтерии).

Акты инвентаризации составлены в трех экземплярах. Один экземпляр передан в бухгалтерию ООО «Лира», второй экземпляр - у бригады материально-ответственных лиц, сдавших ценности, третий экземпляр - у бригады материально-ответственных лиц, принявших ценности.

     На  время проведения инвентаризации магазин  закрывают.

В первую очередь  проводится инвентаризация денежных средств  в кассе. Для этой инвентаризации используется унифицированная форма ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств».

     Во  время инвентаризации наличных денежных средств не допускаются операции по приему и выдаче денежных средств. Также не допускается отсутствие кого-либо из инвентаризационной комиссии. Кроме того, при заполнении акта инвентаризации не допускаются подчистки и помарки любого рода. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

Ниже приведен бланк акта инвентаризации наличных денежных средств.                                                          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Код                                             

 Форма по  ОКУД │0317013│                    

 ООО «Лира»                      

________________________________________________ по ОКПО                    

 организация                          

фирменный магазин  «К чаю»_______________________________              

 структурное  подразделение                 

________________________________________________________                       

 Вид деятельности                                                   

Основание для  проведения  

инвентаризации:  приказ, постановление, номер   12                               

 ненужное зачеркнуть  │дата  │11.10.11│                                                 

 Вид операции                      

 Номер                                              Дата                              

 Документа  ____                               составления____________                                    

 АКТ