Инвентаризация имущества и финансовых обязательств: порядок ее проведения, оформления и отражения в учете

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Письменная консультация разработана по дисциплине «Бюджетный учет и отчетность» по теме «Инвентаризация имущества и финансовых обязательств: порядок ее проведения, оформления и отражения в учете».

Данная письменная консультация составлена для студентов V курса заочного отделения специальности «Финансы» специализации «Государственные и муниципальные финансы».

В соответствии с календарно-тематическим планом тема «Инвентаризация имущества и финансовых обязательств: порядок ее проведения, оформления и отражения в учете» предназначена для самостоятельного изучения студентами-заочниками.

Цель составления консультации – пополнение учебно-методической базы по дисциплине, обеспечение студентов заочного отделения учебно-методическим материалом, а также оказание им помощи при изучении данной темы.

В письменной консультации рассмотрены понятие инвентаризации, нормативная база, цели, виды и объекты инвентаризации. Охарактеризованы подготовительные мероприятия по проведению инвентаризации, раскрыты порядок и способы проведения инвентаризации, порядок оформления результатов инвентаризации, порядок отражения результатов в бюджетном учете.

Кроме того, изложена методика оформления инвентаризационных ведомостей, разъяснен порядок отражения  результатов инвентаризации в бюджетном учете на конкретных примерах.

Понятие, нормативная база, цели, виды и объекты  инвентаризации

Инвентаризация (от латинского inventarium - «опись имущества 
инвентарь») - это периодический переучет имущества с целью проверки его наличия, качественного состояния и сохранности, а так же установления его соответствия данным бюджетного учета. Соответствие данных инвентаризации данным бюджетного учета устанавливают при помощи составления инвентаризационной описи имущества (вещественных ценностей и расчетов). 

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия проведения и оформления результатов инвентаризации, являются:

• Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями);
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России  13 июня 1995 г. № 49. 

Все юридические лица, созданные в соответствии с законодательством Российской Федерации (кроме банков), включая организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, обязаны проводить инвентаризацию в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации.

Основные цели инвентаризации:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бюджетного учета и выявление отклонений;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризация позволяет  оценить состояние имущества, выявить товарно-материальные ценности, которые частично утратили свое первоначальное качество, устарели или не используются.

Наряду с этим инвентаризация позволяет выявить и документировать хозяйственные факты, которые не были учтены или записаны вследствие умышленных и неумышленных ошибок, естественной убыли материальных ценностей и т.п.

Также в ходе инвентаризации проверяется соблюдение условий  и порядка хранения материальных и денежных ценностей, правил содержания и эксплуатации основных средств.

Еще одной целью проведения инвентаризации является подтверждение сумм показателей Баланса главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503130), включая суммы на забалансовых счетах. Исключение могут составлять только сведения об основных средствах, которые разрешается инвентаризировать не каждый год.

В пункте 2 статьи. 12 Закона о бухгалтерском учете, а также  пункте 1.5 Методических указаний по инвентаризации установлены следующие обязательные случаи проведения инвентаризации:

• передача имущества организации в аренду, его выкуп или продажа;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Такая инвентаризация должна быть проведена по состоянию не ранее 1 октября отчетного года.

Исключение сделано  для основных средств, инвентаризация которых может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов - один раз в пять лет, а также для имущества организаций, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях. Такие организации могут проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков. Порядок проведения инвентаризации указанного имущества устанавливает руководитель учреждения своим распорядительным документом;

• смена материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• хищения или злоупотребления, а также порча ценностей;
• стихийные бедствия, пожар, аварии или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
• реорганизация или ликвидация организации;
• другие случаи, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Согласно пункту 2.1 Методических указаний по инвентаризации количество иных инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, определяет руководитель учреждения. Ответственность за организацию бухгалтерского учета, а инвентаризация относится к элементам метода бухгалтерского учета, возложена на руководителя организации. Планируемые им инвентаризации фиксируют в плане контрольно-ревизионной работы.

Руководитель может  запланировать инвентаризации кассы, склада и других мест хранения материальных ценностей, а также пересчет имущества, числящегося за тем или иным материально ответственным лицом. Все случаи проведения инвентаризации должны быть определены в Порядке о проведении инвентаризации.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации все имущество организации, независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств подлежат инвентаризации.

При этом под имуществом понимаются: 

• основные средства; 
• нематериальные активы;
• финансовые вложения;
• производственные запасы;
• готовая продукция;
• товары;
• прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

А финансовые обязательства - это:

• кредиторская задолженность;
• займы и резервы.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Следует помнить, что  инвентаризации подлежат также обязательства и имущество, учитываемые на забалансовых счетах:

• арендованные основные средства;
• материальные ценности, принятые на ответственное хранение;
• бланки строгой отчетности;
• списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов;
• материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению;
• переходящие спортивные призы, кубки и ценные подарки, сувениры;
• спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками;
• экспериментальные устройства.

В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и обязательств.

Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств (например, только денежные средства, материалы и т.п.).

Инвентаризации могут  быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки (в соответствии с графиком проведения инвентаризаций), и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственных лиц. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих организаций, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных органов и др.

В начале деятельности учреждения руководитель утверждает Положение об инвентаризационной комиссии и Порядок проведения инвентаризации. Эти локальные акты нередко разрабатывает главный бухгалтер учреждения.

Всеми вопросами, связанными с проведением любых инвентаризаций, занимается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Она формируется при создании организации на основании Положения об инвентаризационной комиссии.

В Положении об инвентаризационной комиссии устанавливают принципы формирования постоянно действующей инвентаризационной комиссии, ее основные права и обязанности, количественный и качественный состав комиссии, порядок ее учреждения, а также порядок утверждения персонального состава и его изменений.

В состав постоянно действующей  инвентаризационной комиссии можно  порекомендовать включать специалистов, знающих технологию хранения материальных ценностей; инженеров, способных оценить техническое состояние средств; бухгалтеров, экономистов, представителей службы внутреннего аудита, которые хорошо знают вопросы учета.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств приказом руководителя учреждения могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии, которые действуют только в период проведения инвентаризации.

Рабочая комиссия всегда подотчетна постоянно действующей и обязана выполнять ее указания и распоряжения. Данные комиссии подчиняются председателю инвентаризационной комиссии, который контролирует их деятельность.

Персональный состав постоянно действующей и рабочей  инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

Статья 6 Закона о бухгалтерском учете содержит требование об утверждении порядка проведения инвентаризаций и методов оценки видов имущества и обязательств. Этот порядок может быть утвержден руководителем учреждения как самостоятельный локальный акт.

На основании Положения  об инвентаризационной комиссии руководитель своим приказом утверждает персональный состав комиссии. Этот приказ под роспись доводят до председателя и членов инвентаризационной комиссии.

При формировании плана  работы на очередной год руководитель утверждает график проведения инвентаризации. В нем указывают сроки и места проведения инвентаризаций, перечень инвентаризируемого имущества и обязательств и ответственных за проведение инвентаризации.

Подготовительные  мероприятия по проведению инвентаризации

До начала инвентаризации бухгалтерия проводит подготовительные мероприятия. Главный бухгалтер организует проверку наличия и состояния документов, которые потребуются инвентаризационной комиссии. Перечень этих 
документов готовит председатель инвентаризационной комиссии. 
Ими могут быть:

• инвентарные карточки, инвентарные книги и другие регистры аналитического учета;
• технические паспорта (формуляры) или другая техническая документация. Если в регистрах аналитического учета или технической документации обнаруживаются неточности или расхождения, должностные лица бухгалтерии должны внести в них необходимые исправления и уточнения;
• документы на объекты основных средств, учитываемые отдельно на забалансовых счетах (принятые в аренду или на ответственное хранение);
• документы, подтверждающие права учреждения на пользование нематериальными активами;
• документы, удостоверяющие право бюджетного учреждения на пользование земельными участками и другими непроизведенными активами.

В бухгалтерии бюджетного учреждения к началу инвентаризации обязаны закончить обработку всех первичных учетных документов, учет по движению имущества и обязательств, отразить их в регистрах учета и определить остатки на день инвентаризации, для того чтобы результаты инвентаризации были сравнимы с данными бюджетного учета. 

В бухгалтерии составляют инвентаризационные описи на объекты инвентаризации.    

В приложении 3 к Инструкции № 25н приведен список регистров, формируемых при инвентаризации бюджетными учреждениями - получателями бюджетных средств, и состав обязательных реквизитов и показателей, которые должны присутствовать в указанных регистрах бюджетного учета.

Большинство учреждений-получателей бюджетных средств, за исключением финансовых органов, формируют следующие инвентаризационные описи:

• Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных 
  средств (ф. 0504082);   
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков 
  строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
• Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088); 
• Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
• Инвентаризационная опись расчетов по доходам (ф. 0504091).

Для федеральных бюджетных  учреждений данные формы регистров бюджетного учета утверждены приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н.

Инвентаризационные описи, передаваемые комиссии, бухгалтерия заполняет частично. А именно заносит полное наименование объекта, признаки, позволяющие определить, о каком именно объекте идет речь, единицу его измерения. Например, признаками для основных средств являются их инвентарные номера, назначение, основные технические и эксплуатационные характеристики. Объекты и единицы, в которых их измеряют, указывают в соответствии с правилами, принятыми в учете учреждения. Количество объектов не указывается. Однако если в учреждении ведется автоматизированный учет, то в инвентаризационных описях допускается указывать данные бюджетного учета о количестве имущества.

Подготовленные для инвентаризации документы бухгалтерия передает председателю комиссии.

Кроме того, до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия получает от бухгалтерии или материально ответственного лица последние приходные и расходные первичные учетные документы по движению имущества до момента инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации

Обязательным условием проведения инвентаризации является участие в процессе инвентаризации материально ответственного лица (заместителя директора по хозяйственной части, завхоза, заведующего складом, кладовщика, кассира), несущего ответственность за инвентаризируемое имущество.

Отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо, на ответственном хранении которого находится проверяемое имущество, дает расписку о том, что все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационных описей всех форм.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Имеющиеся на момент инвентаризации нераспакованные посылки с ценностями подлежат вскрытию (с составлением акта вскрытия) в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Количество материальных ценностей, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании первичных учетных документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.

Если в течение одного дня  невозможно подсчитать материальные ценности и записать их в инвентаризационную опись (сличительную ведомость), то можно  использовать инвентаризационные ярлыки ИНВ-2 (ф. 0317003). Форма утверждена Постановлением Госкомстата № 88. Ярлыки заполняются членами инвентаризационной комиссии в одном экземпляре и хранятся вместе с пересчитанными материальными ценностями. Помещения при уходе инвентаризационной комиссии опечатывают печатями материально ответственного лица и председателя инвентаризационной комиссии. На следующий день одни члены инвентаризационной комиссии продолжают работу по пересчету других ценностей, а другие на основании данных инвентаризационных ярлыков на пересчитанное ранее имущество заполняют инвентаризационные описи соответствующей формы. Таким образом, использование ярлыков может существенно ускорить процесс заполнения инвентаризационных описей.

Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) инвентаризационные описи (сличительные ведомости) должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После проверки ценностей вход в  помещение опломбировывается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

При проведении инвентаризации на складе прием и отпуск материальных ценностей на время проведения инвентаризации приостанавливаются.

Если инвентаризация имущества  проводится более одного дня, то помещения, где оно хранится, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (опломбированы).

При длительном проведении инвентаризации, когда фактический срок работы комиссии превышает цикл нормальной деятельности склада, а также в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя организации и главного бухгалтера материальные ценности могут отпускаться и приниматься материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Данные такого исключительного поступления или 
выбытия заносятся в отдельную инвентаризационную опись (сличительную ведомость), а в расходных первичных учетных документах ставится отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии. В акт о результатах инвентаризации эти данные не включаются, но прилагаются к нему. 

Исключительными могут  быть как экстренные случаи, так и сопутствующие нормальной хозяйственной деятельности учреждения. Например, необходимость выдачи медикаментов для оказания срочной помощи сотруднику можно отнести к исключительным случаям из-за его экстренности. А вот выдача продуктов питания со склада для приготовления пищи воспитанникам или поставка химических реактивов, которые необходимо хранить только в специально оборудованных местах, - факты, обусловленные нормальной хозяйственной деятельностью. Однако они не могут быть отложены в силу объективных причин и ничто не должно мешать их совершению. В этом смысле подобные факты также относятся к исключительным.

Способами проверки фактического наличия являются:

• взвешивание;
• пересчет штучных предметов;
• обмер объема, замер горючего в баках машин, резервуарах и другой таре; 
• измерение материальных ценностей, учитываемых в метрах;
• сверка остатков сумм;
• другие способы.

Например, проверка наличных денежных средств (в том числе  в иностранной валюте) и денежных документов проверяется подсчетом. А при инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов.

Инвентаризация расчетов по финансированию, находящихся на лицевых счетах (счетах), открытых в  органах казначейства (кредитных организациях), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на счетах бюджетного учета, с данными выписок органов казначейства (кредитных организаций).

Производственный и  хозяйственный инвентарь, находящийся в эксплуатации, также проверяется путем осмотра каждого предмета по месту его нахождения и по каждому материально ответственному лицу, на хранении у которого он числится.

В ходе работы инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие предметов, подлежащих инвентаризации, заносит сведения в опись или отмечает их наличие в описи, заполненной автоматическим способом.

В процессе работы инвентаризационная комиссия может требовать от материально ответственных лиц представления необходимых справок (сведений) и объяснений, а у бухгалтерии запросить недостающие документы.

Оформление  результатов инвентаризации

Документально оформленная инвентаризация является одним из элементов метода бухгалтерского учета, служит обязательным дополнением к текущей документации хозяйственных операций и позволяет обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности. Перечень унифицированных форм приведен в таблице 1.

Таблица 1

Перечень унифицированных  форм,

применяемых при  проведении инвентаризации

В процессе проведения инвентаризации ответственные лица комиссии заполняют в инвентаризационной описи данные о фактическом наличии имущества.

Инвентаризационные описи  следует заполнять в количестве не менее двух экземпляров четко, без помарок и подчисток.

Запрещается вносить  в инвентаризационные описи данные со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

При обнаружении имущества, пришедшего в негодность и не 
списанного с бюджетного учета, комиссия должна дать рекомендации составить акт на списание такого имущества и сделать отметку об этом в графе «примечание» инвентаризационной описи.

Если в ходе проверки обнаруживается неучтенный объект или данные по какому-либо объекту в регистрах учета отсутствуют или не соответствуют действительности, инвентаризационная комиссия указывает в описях правильные данные или технические характеристики.

Чтобы не допустить внесения недостоверных записей, в описях не допускается оставлять незаполненные строки. Строки на последних страницах, оставшиеся свободными, прочеркиваются. Более того, в отдельных инвентаризационных описях после прочерка требуется указать прописью общее количество сделанных записей.

Товарно-материальные ценности (материальные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносят в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.)

Исправление ошибок производится во всех экземплярах инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) так: зачёркиваются 
неправильные записи и над ними ставятся правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. 

Если материально ответственные  лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), они должны немедленно сообщить об этом председателю инвентаризационной комиссии до вскрытия соответствующих помещений, где хранится имущество. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и, если они подтвердятся, исправляет ошибки в установленном порядке.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) и Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) представлены соответственно в Приложениях № 1 и № 2. Изучите их.

Подведение  итогов инвентаризации

Подведение итогов инвентаризации происходит в несколько этапов.