Использование текстовых редакторов при ведении документации и отчетности

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

Институт_Информационных систем___

                   (название института)

Кафедра_Информационных систем управления

                  (название кафедры)

 

Курсовая работа

 

По дисциплине Информатика

 

ТемаИспользование текстовых редакторов при ведении документации и отчетности

 

 

Выполнил(а) студент(ка)

Очной формы обучения

Специальностиэкономика

Специализациифинансы, денежное обращение и кредит

 

 

    1   курса4группы

 

             155/11                          __________          Т.В.Науменко

    № студенческого билета                (подпись)                        (инициалы,фамилия)

 

Проверил преподаватель

Ст. преподаватель                  _____________________           И.Ю. Арефьева    

(уч.степень, звание)                      (подпись)                              (инициалы,фамилия)

 

 

 

Москва – 2011

Оглавление

Введение

1. Типы редакторов 5

2. Назначение текстовых редакторов 6

3. Типовая структура интерфейса 7

4. Простейший редактор Notepad – Блокнот. 10

5. Текстовый процессор WinWord. 11

5.1. Запуск WINWORD. Основные элементы окна 12

5.2. Справочная система WORD 13

5.3. Настройка WINWORD 14

5.4. Набор текста 16

5.5. Работа с файлами 16

5.6. Работа с окнами. 17

5.7. Работа с блоками текста. 17

6. EditPlus 18

7. EmEditor 21

8. UltraEdit 21

9. Crimson Editor 22

10. RJ TextEd 23

11. AkelPad 25

12. jEdit 26

Заключение

Список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов — писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и  т.д. Разумеется, эти документы можно  подготавливать и без компьютера, например на пишущей машинке. Однако с появлением персональных компьютеров  стало значительно проще и  удобнее, а следовательно, и выгоднее подготавливать документы с помощью  компьютеров.

При использовании персональных компьютеров для подготовки документов текст редактируемого документа  выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить  в него свои изменения. Все внесенные  изменения сразу же отображаются на экране компьютера, и потом при  распечатке выводится красиво и  правильно оформленный текст, в  котором учтены все сделанные  пользователем исправления. Пользователь может переносить куски текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов  для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном числе экземпляров.

Удобство и эффективность  применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества  программ для обработки документов. Такие программы называются редакторами  текстов (WordProcessors). Возможности этих программ различны — от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).

Основные функции этого  класса прикладных программ заключаются  в вводе и редактировании текстов. Дополнительные функции состоят  в автоматизации процессов ввода  и редактирования. Для операций ввода, вывода и сохранения данных текстовые  редакторы вызывают и используют системное программное обеспечение. Впрочем, это характерно и для  всех прочих видов прикладных программ, и в дальнейшем мы не будем специально указывать на этот факт.

С этого класса прикладных программ обычно начинают знакомство с программным обеспечением и  на нем отрабатываются первичныенавыки  взаимодействия с компьютерной системой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Типы редакторов

Текстовые редакторы - это программы, позволяющие набирать, хранить, готовить к печати и распечатывать тексты. Этих программ создано великое множество, и все их условно можно разделить  на три группы. Текстовые редакторы первой группы, простейшие редакторы, отражают на экране все, и в том порядке, что содержится в файле, а там может содержаться только 256 символов, среди которых обычно латинские и русские буквы (строчные и заглавные), псевдографика, и некоторые дополнительные символы. Все это одним простейшим шрифтом, в одну строку, без какой-то возможности выделить заголовки, написать математическую или химическую формулу, использовать специальные символы и буквы других алфавитов, применить разные по размеру шрифты, вставить иллюстрацию.

Разумеется, такие возможности  быстро перестали удовлетворять  пользователей. Часть символов была определена как управляющие символы, они не печатались, но подсказывали принтеру, когда надо пропустить страницу, когда переключиться на другой шрифт, когда напечатать символ другого  алфавита. Однако эти непечатные символы  засоряли текст видимый на экране. Поэтому возникли текстовые редакторы второй группы, которые показывали на экране только то, что будет напечатано, но в файл заносили и всю дополнительную информацию. Часто такой файл можно было понять только в данном редакторе. Появилась возможность форматировать текст, но иллюстрация его рисунками, графиками была невозможной.

И, наконец, редакторы третьей группы позволяют включать в создаваемые документы не только текстовую информацию, но и рисунки, фотографии, графики и другие объекты. Редакторы третьей группы принято называть также "текстовые процессоры". Примером такого редактора может служить текстовый процессор WinWORD.

Развитие редакторов шло не только по пути увеличения информации в файле, но и совершенствованием интерфейса, появились возможности поиска и  замены, работы с несколькими окнами, форматирования текста, проверки орфографии и т.д. Каждая следующая группа редакторов не только предъявляет более высокие требования к ЭВМ, но и создает файлы большего размера.

Простейшие редакторы не потеряли своего значения и в настоящее  время. Прежде всего для создания текстов предназначенных не столько  для печати, сколько для создания различных программ и настроечных  файлов. Такие файлы не должны содержать  каких-то дополнительных символов, не видимых на экране. Поэтому редакторы  систем программирования, такие как  Турбопаскаль, QuickBasic и т.п. простейшие редакторы. Однако они обладают рядом  особых функций, связанных с запуском и работой программ.

К редакторам первой группы относится  например встроенный редактор FAR, редактор NotePad для WINDOWS и другие.

2. Назначение текстовых редакторов

Основное назначение текстовых  редакторов - создавать текстовые  файлы, редактировать тексты, просматривать  их на экране, изменять формат текстового документа, распечатывать его на принтере.

 Набираемый на клавиатуре  компьютера текст воспроизводится  на экране дисплея в рабочем  поле редактора. Специальный значок - курсор указывает то место  на экране, на которое пользователь  в данный момент может оказывать  воздействие (создавать, изменять  символы и т. д.) с помощью  редактора. Работая с текстовым  редактором, можно получить на  экране информацию о текущем  состоянии курсора, т.е. его  координатах на экране (номер  строки и позиции в строке), а также о номере страницы  текста, его формате, используемом  шрифте и т.д. 

Интерфейс практически каждого  текстового редактора позволяет  иметь на экране меню команд управления редактором - изменение режимов работы, обращение за помощью, форматирование текста, печати и т. д. Как правило, меню имеет не только текстовую форму, но и форму пиктограмм, указывающих  на выполняемую команду.

3. Типовая структура интерфейса

Строка меню содержит имена  групп команд, объединенных по функциональному  признаку. Строка меню находится в  верхней части экрана. Выбор режима из строки меню открывает соответствующее  подменю, а выбор определенной опции  в нем обеспечивает доступ к меню более низкого уровня. Такая система  вложенных (ниспадающих) меню составляет основу интерфейса текстового процессора. Команды меню выбираются с помощью  мыши, клавиш управления курсором или  комбинаций нажатия определенных клавиш ("горячих клавиш").

Строка состояния (статуса) содержит имя редактируемого документа  и определяет текущее положение  курсора в этом документе. В строке выводится справочная информация.

Строка подсказки содержит информацию о возможных действиях  пользователя в текущий момент.

Рабочее поле - это пространство на экране дисплея для создания документа  и работы с ним. Максимальный размер рабочего поля определяется стандартными параметрами монитора и составляет 25 строк по 80 знаков каждая.

Координатная линейка  определяет границы документа и  позиции табуляции. Различают вертикальную и горизонтальную линейки. По умолчанию  координатная линейка градуирована в сантиметрах. Нулевая точка  координатной линейки выровнена  по первому абзацу текста.

Линейка прокрутки служит для перемещения текста документа  в рабочем поле окна. Линейка, обеспечивающая вертикальное перемещение текста, называется вертикальной линейкой прокрутки, а  горизонтальное перемещение горизонтальной линейкой прокрутки.

Курсор - короткая, как правило, мигающая линия, показывает позицию  рабочего поля, в которую будет  помещен вводимый символ или элемент  текста. В текстовом режиме курсор горизонтальный, находящийся внизу  знакоместа, на которое показывает. В графическом режиме вертикальный, находится левее места вставки очередного символа. Каждый текстовый процессор имеет свои возможности для обеспечения движения курсора (как и управления интерфейсом вообще). Управление интерфейсом осуществляют при помощи клавиатуры и мыши.

В режиме управления интерфейсом  при помощи клавиатуры четыре клавиши  управления курсором передвигают курсор на одну позицию в направлении  стрелки. Клавиши <Home> и <End> перемещают курсор в начало и конец текста соответственно. Клавиши <PageUp> и <PageDn> перемещают текст на одну страницу (экран) вверх или вниз.

Часто современные текстовые  процессоры, используя различные  комбинации функциональных и обычных  клавиш, дают возможность перемещать курсор на одно слово, предложение или  абзац, направлять его в начало или  конец строки.

В режиме использования мыши перемещение по документу осуществляется щелчком по соответствующей стрелке  на линейках прокрутки или щелчком  по самой линейке прокрутки, а  также перетаскиванием мышью  движка по линейке прокрутки.

Индикаторы - знаки или  символы, отражающие соответствующие  режимы работы программы или компьютера. Индикаторы в строке состояния - это  символы или служебные (ключевые) слова, отражающие режимы работы программы. Индикаторы на клавиатуре отражают режим  работы переключателей клавиатуры, их три: NumLock, CapsLock, ScrollLock.

Переключатель - элемент  экранного интерфейса или команда, используемая для включения или  выключения того или иного режима. Индикатор может оказаться и  переключателем, если по нему щелкнуть мышью.

 

Возможности обычного текстового редактора:

      - Набор  текста.

      -Корректирование набранного текста обычным способом, т.е.  изменениебукв, слов и т.д.

      - Вырезание  кусков текста, запоминание их  в течении  текущего  сеанса  работы, а также в виде отдельных  файлов.

      - Вставка  кусков в нужное место текста.

      - Нахождение  в тексте нужных слов или  предложений.

      - Замена  слов одно на другое частично  или полностью по всему тексту.

      - Форматирование  текста, т.е.  придание  ему   определенного  вида  последующим  параметрам: ширина текстовой колонки,  абзац, поля с обеихсторон,  верхнее  и  нижнее  поле,   расстояние   между   строками, выравнивание края строк.

      - Автоматическая  разбивка текста на страницы  с заданным числом строк.

      - Автоматическая  нумерация страниц.

      - Автоматический  ввод  подзаголовков  в  нижней  или  верхней  части

        страницы.

      - Выделение  части текста жирным, наклонным  или подчеркнутым шрифтом.

      - Переключение  программы для работы с другим  алфавитом.

      - Табуляция   строк,  т.е.   создание   постоянных   интервалов   для

        представления  текста в виде колонок.

      - Распечатка  текста или отдельных его кусков.

 

       Дополнительные возможности мощных  редакторов

      - Возможность  увидеть на экране текст в   готовом  виде,  т.е.  таким,  каким он будет распечатан  принтером.

      - Широкий  выбор шрифтов.

      - Возможность  вставки в текст формул, таблиц, рисунков.

      - Возможность   создания  нескольких  текстовых   колонок   на   одной

        страницы.

      - Автоматический  поиск и исправление грамматических  ошибок.

      - Выбор  готовых стилей и шаблонов.

4. Простейший редактор Notepad – Блокнот.

Блокнот — это несложный текстовый  редактор, используемый для создания текстовых (TXT) файлов или веб-страниц, не требующих форматирования и не превышающих по размеру 64 Кбайт. Блокнот  работает только с файлами в формате ASCII/ANSI/UNICODE (простой текст). Если файл требует форматирования текста или  превышает по размеру 64 Кбайт, следует  использовать текстовый редактор WordPad.

Чтобы запустить блокнот можно  использовать главное меню: Пуск, Программы, Стандартные. Узнать о блокноте больше позволяет команда меню Справка.

Как правило открываемый в Блокноте файл открывается в кодировке ANSI. Если при открытии текстового файла  выводится набор нечитаемых символов, значит файл был создан в другой кодировке ASCII. Для чтения файлов в  кодировке ASCII можно использовать другой шрифт - Terminal. Для смены шрифта используется команда меню Формат-Шрифт.

Чтобы вставить в документ время  и дату в меню Правка выберите команду  Дата/время. Если в первой строке документа  программы «Блокнот», начиная с  первой позиции, ввести (прописные буквы  и точка обязательны): .LOG 
то при каждом открытии этого документа программа «Блокнот» будет добавлять в конец файла текущие значения даты и времени по часам компьютера.

По умолчанию документы Блокнота сохраняются как стандартный  текст ANSI.

 

 

5. Текстовый процессор WinWord.

Это многофункциональная программа  обработки текстовой информации. Она включает в себя многое из того, что было разработано для редакторов предыдущих поколений: многооконность, макросы, возможности работы с блоками, производить поиск и замену. Все  это сочетается с удобным графическим  интерфейсом и системой помощи WINDOWS.

Редактор WINWORD позволяет использовать большое число шрифтов, размер которых  можно изменять произвольно. Для  каждого шрифта можно установить нормальное, жирное, подчеркнутое или  курсивное начертание символов, причем возможно сочетание нескольких признаков. Для написания формул можно использовать введение символов в режиме под- и  надстрочных индексов, вставку специальных  символов.

WINWORD обладает большими возможностями  по форматированию абзацев и  страниц: устанавливается любой  межстрочный интервал, выравнивание  строк, красная строка, колонки  теста, формат бумаги, поля, нумерация  страниц и многое другое. Все  параметры форматирования одного  абзаца можно сохранить как  "стиль", и применить для  других абзацев уже автоматически.  Совокупность стилей документа  может быть сохранена в файле  "шаблона" и использована  для однотипного оформления других  документов. Причем WINWORD предоставляет  пользователю около десятка готовых  шаблонов, которые можно использовать  для создания документов или  для разработки собственных шаблонов.

WINWORD предоставляет пользователю  разнообразные автоматизированные  средства создания и обработки  таблиц, позволяющие быстро, применяя  шаблоны, сформировать таблицу,  заполнить ее и даже использовать  для проведения вычислений (суммы,  средние значения и многое  другое). Численные данные таблиц  могут быть представлены в  виде диаграмм различной формы.  Последние версии (позволяют импортировать  и вставлять в документы WINWORD-а  тексты и иллюстрации созданные  другими программами. Поэтому,  хотя в WINWORD-е нет возможностей  для построения сложных, многоэтажных математических формул, или сложных структурных химических формул, эти объекты могут быть созданы другими программами и "встроены" в документ WINWORD-а.

Многие процедуры форматирования и редактирования осуществляются автоматически - Автоформат, Автотекст и др. Очень  полезна также возможность автоматической коррекции орфографических ошибок. В последней версии WINWORD неверно  набранное слово тут же исправляется или подчеркивается.

Разумеется все это не даром: выше требование к компьютеру (процессор 80486 и больше, 4-8 Мбайт оперативной  памяти, 80-100Мбайт на диске, хороший  монитор). Документ WINWORD-а имеет в  несколько раз больший объем, чем соответствующий текст в  кодах ASCII.

1. Запуск WINWORD. Основные элементы окна

Программа WINWORD может быть запущена через главное меню (обычно в разделе MicrosoftOffice меню Программ), с помощью  ярлыка на рабочем столе или на панели быстрого запуска. Программа  может быть запущена также открытием  документа WORD.

Основные элементы окна WINWORD:

• Заголовок, кнопки управления Строка меню Панель инструментов.
• Рабочая область
• Линейка, движки можно двигать мышкой, устанавливая поля
• линейки прокрутки(внизу и справа)
• Статусная строка - строка подсказок

Справа может открываться  область задач, содержащая команды, отвечающие определенным этапам работы с документом.

=> Особенности Office-2007. Программы,  вошедшие в пакет выпуска 2007 года, в том числе и WORD, обладают  рядом особенностей интерфейса  рабочего окна. Разработчики отказались  от использования меню и почти  полностью заменили его панелями инструментов, объединенных в так называемые Ленты.

Ленты переключаются при щелчке на их названиях, расположенных там, где раньше находилась строка меню. Ленты разбиты на логические группы, предназначенные для решения определенных задач. Некоторые группы содержат специальные кнопки для открытия диалоговых окон.

2. Справочная система WORD

При необходимости получения справочных сведений во время работы можно использовать один из следующих ресурсов:

Поле Введите вопрос служит для быстрого доступа к справочной системе поле Чтобы быстро найти нужные ответы, введите в это поле вопрос. Например, чтобы получить сведения о сохранении, введите: «как сохранить». Ответы выводятся в порядке релевантности, т. е. первым отображается наиболее подходящий ответ на вопрос.

Область задач Справка WINWORD, обеспечивает другие возможности справочной системы. Ее можно вывести с помощью меню Справка, Справка WINWORD. Для выбора определенной темы щелкните ссылку Оглавление.

Кроме того, если установлено подключение  к Интернету, в области задач  Справка WINWORD отображаются обновления разделов справки и шаблонов, наиболее полно соответствующих введенному вопросу, а также ссылки на учебные  курсы, и другие ресурсы на веб-узле MicrosoftOfficeOnline.

Помощник по Office - графический объект для быстрого вызова справки. Чтобы использовать его, в меню Справка выберите команду: Показать помощника. При щелчке на помощнике=> Особенности Office-2007.

Справочная система вызывается нажатием кнопки со знаком вопроса  или клавиши F1. ПолеВведите вопрос находится в окне справочной системы.

3. Настройка WINWORD

Обычно используются следующие  приемы настройки WORD`a:  
Отображение документа:

• Вид: Меню Вид-Обычный, Вид-Разметка страницы
• Масштаб: Меню Вид-Масштаб

Панели инструментов:

• Включить-выключить: Меню Вид-Панель инструментов
• Перемещение: перетаскивание мышкой;
• Добавление кнопок: Меню Сервис-Настройка, вкладка Команды
• Откройте вкладку Команды.
• В поле Категории выберите категорию для команды, которую должна выполнять кнопка.
• Перетащите кнопку нужной команды из поля Команды на отображаемую панель инструментов

Настройку панелей удобно проводить  также с помощью специальной  кнопки в конце панели (Параметры  панелей инструментов) а также  используя контекстное меню панели (команда Настроить).

=> Особенности  Office-2007. 
- Многие из описанных возможностей могут быть реализованы с помощью команд Ленты Вид. Быстро свернуть-развернуть Ленты можно используя сочетание клавиш ctrl-F1.  
- Добавлять и убирать кнопки можно только на Панель Быстрого доступа, для чего используется кнопка настройки панели. 
- Изменять масштаб изображения страницы можно с помощью специального бегунка в нижней части рабочего окна.

Параметры WORDa: Меню Сервис-Параметры

• Вкладка Общие
• Подтверждать преобразование (Возможность выбора преобразователя файлов при открытии файла, созданного в другом приложении.)
• Помнить список из… (Отображение в меню Файл имен последних использовавшихся документов.Чтобы изменить количество документов, отображаемых в меню, введите число в диапазоне от 1 до 9 в поле файлов.)
• Вкладка Сохранение
• Разрешить быстрое сохранение. Ускорение сохранения документа за счет записи только внесенных изменений. После завершения работы с документом снимите этот флажок и сохраните документ полностью. Использование полного сохранения уменьшает размер файла документа.
• Автосохранение каждые. Автоматическое создание копии документа для восстановления с частотой, заданной в поле минут. В этом поле введите число в диапазоне от 1 до 120. В случае сбоя компьютера или отключения питания файл автосохранения будет открыт в момент следующего открытия MicrosoftWord. Файл автосохранения может содержать несохраненные данные, которые были бы потеряна в результате сбоя. Помните, что средство автосохранения не служит заменой команде Сохранить.
• Вкладка «Безопасность»
• Пароли (Если вы забыли или потеряли пароль, открыть документ будет невозможно.)
• Вкладка «Правописание»
• Автоматически проверять орфографию. Автоматическая проверка орфографии при вводе текста и пометка ошибок.

=> Особенности  Office-2007. 
Для настройки параметров WORDa нажмите кнопку Office и в открывшемся меню нажмите кнопку Параметры WORD.

4. Набор текста

Перед набором текста можно провести установку параметров шрифта при  помощи Меню Формат-Шрифт или Панели форматирования. При этом обычно устанавливается:

• Вид шрифта (раскрывающийся список)
• размер (- " - " -)
• начертание ("Ж", "К", "Ч")

Можно сразу определить параметры  абзаца, выравнивание, отступы и  межстрочные интервалы (Меню Формат-Абзац  или Панель форматирования.).

При наборе текста надо уметь переключать  раскладку клавиатуры, вводить под  и над-строчные индексы и символы, отсутствующие на клавиатуре. Для  вставки символов используется Меню Вставка-Символ

=> Особенности Office-2007.  Многие из описанных возможностей могут доступны с помощью команд Ленты Главная, группы Шрифт и Абзац.

 

5. Работа с файлами

Файлы созданные в Worde можно сохранять  как в собственном формате (расширение .doc), так и в некоторых других форматах. Совместимость с другими  программами и безопасность от заражения  вирусами обеспечивает формат RichTextFormat (.rtf). Файлы наименьшего размера  получатся если сохранять только текст (.txt), с этими файлами потом  можно будет работать в Блокноте.  
Три способа сохранения:  
- Панель инструментов(дискета) 
- меню Файл, Сохранить  
- меню Файл, Сохранить Как 
Первые два способа идентичны - сохраняют файл под текущим именем, в текущем каталоге. Последний - более широк, позволяет назначить место хранения файла и дать ему новое имя, сохранить в другом формате. Формат файла устанавливается в поле Тип файла окна сохранения.

=> Особенности  Office-2007.  - Вместо меню Файл используется кнопка Office.  - Программа Word-2007 создает собственный формат файлов, отличающийся меньшими размерами. Расширение файлов этого формата .docx, и предыдущие версии Word не могут прочесть эти файлы без специального конвертора. Поэтому, для возможности работы с разными версиями Word, файлы нужно сохранять в формате для Word-2003 или в формате .rtf

 

6. Работа с окнами.

Используются общие приемы работы с окнами и команды из Меню Окно.

• Переход к нужному окну Ctr-F6, Меню Окно.
• Свернуть и развернуть.
• Изменение размеров и положения.
• Упорядочить (Меню)
• Разделить
• Сравнить