Исследование системы управление проектами

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

Глава 1. Теоретические основы системы управления проектом……………....6

1.1. Роль системы управления проектами на предприятии…………………….6

1.2. Система управления проектом: понятие и содержание……………………8

1.3. Виды подсистем управления проектом……………………………………11

Выводы по главе 1

Глава 2. Исследование системы управление проектами……………………...19

2.1. Характеристика организации  и ее проектной деятельности и анализ системы управления проектом…………………………………...……………..19

2.2. Основные рекомендации по совершенствованию системы управления 

проектами в организации………………………………………………………..21

Выводы по главе 2

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….27

СПИСОК ЛИТЕРАТРЫ………………………………………………………....28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

На протяжении многих лет человеку доводилось реализовывать большое количество проектов. Растущая сложность проектов, с одной стороны, и накопленный опыт управления, с другой, сделали нужным и вероятным создание систем управления проектами.

 Становление рыночных отношений в российской экономике привело к появлению новейших независимых направлений в отечественном менеджменте, которые появились в итоге напряженного переосмысления передовой зарубежной управленческой теории и практики, формирования оригинальных управленческих подходов, методов и средств. Наиболее важное место в структуре современного российского менеджмента занимает управление проектом.

Управление проектом представляет собой сбор знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту.

Управление проектом – одна из самых развивающихся управленческих дисциплин нашего времени. Осуществление проектов многих предприятий, тесно связанных как с основным производством, так и с улучшением системы управления предприятия, поэтому система является неотъемлемой и стратегически значительной частью их деятельности.

В течение последних лет случается стабильный рост потребностей со стороны самых разнообразных организаций в использовании принципов и систем управления проектом, а также в экспертах в этой области.

Вопросы внедрения прогрессивных систем, подходов и методов в практику управления проектами предприятия приобретают безусловную важность и актуальность, так как система позволяет менеджеру проекта действенно его завершить. Система управления проектом основывается на основе плана, который описывает то, как будет применяться система. Содержание системы гибкое и изменяется в зависимости от особенностей организации, сложности проекта и доступности нужных ресурсов. Система создается так, чтобы максимально соответствовать стратегическим целям и производственным ресурсам организации. Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована. Суть структуризации сливается к разбивке проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.

Методологической основой послужили труды отечественных и зарубежных ученых в области управления проектами, разработки системы управления проектами: Шапиро В.Д. занимался общими вопросами управления проектами. Разу М.Л. подробно изучил систему и подсистемы управления проектом, так же этим вопросом занимались такие ученые как: Шеремет В.В., Павлюченко В.М., Беляева С.А., Ивасенко А.Г., Романова М.В.

Проблема: не эффективное применение системы управления проектами.

Гипотеза: внедрение и применение системы управления проектами позволит обеспечить эффективную организацию управления проектом.

Объектом исследования является проект.

Предметом исследования: система управления проектом.

В соответствии с целью курсовой работы решались следующие задачи:

- показать какое место  на предприятии занимает система  управления проектом;

- дать понятие термину  «система управления проектом»  и раскрыть ее содержание;

- рассмотреть виды подсистем  управления проектом;

- дать характеристику проекта;

- проанализировать построение системы управления проектом в организации;

- предложить мероприятия  по совершенствованию системы  управления проектом.

 

Методы исследования:

1. Теоретический: теоретический анализ литературных и учебно-методических источников, интернет - ресурсов (материалов).
2. Эмпирический (практический): анализ системы управления проектом ЗАО «Регул».

В структуру курсовой работы входит: введение, две главы, разбитые на параграфы, выводы, заключение и список литературы.

В 1 главе рассматриваются теоретические основы понятия системы управления проектом и ее содержание, виды подсистем, и ее место на предприятии.

Во 2 главе рассматривается система управления проектом в организации, анализ существующей системы, и предложения по совершенствованию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы системы управления проектом

1. Роль системы управления проектами на предприятии

Проект – это совокупность временных взаимосвязанных мероприятий, которые предназначены для создания новых продуктов и услуг.

Проекты организации делают стратегию предприятия и ее операционную деятельность беднее. Цели компании, которые описаны в виде общих фраз, требуют конкретизации, которая получается за счет изображения проектов.

Система управления проектами снабжает процессы планирования и контроля, за осуществлением стратегии развития компании. Система управления проектами нужна в первую очередь руководству компании как инструмент осуществления стратегии компании (рис.1) [1, с.206-212.]

Рис.1. Система управления проектом

В наибольших случаях стремление развивать в организации систему управления проектом подразумевает приобретение собственную разработку программного продукта для управления проектами. Система управления проектом должна пронизывать организацию в целом. Поэтому при развитии системы управления проектами необходимо для того, чтобы процессы управления проектами и процессы управления организацией были полностью согласованными. Иначе развитие системы управления проектами может перейти в конфронтацию со сложившимися управленческими процессами и их связями [2, с. 3-4].

Цель системы: принимать оптимальные и эффективные решения, и устремлять ресурсы компании на достижение её стратегических целей.

Важнейшие задачи системы управления проектом: [12,13]

1. Помощь в принятии решений. Решения по развитию компании и осуществления проектов в организации. За счет планирования и тщательного контроля поручений на всех уровнях управления (стратегического, тактического и оперативного) руководитель видит картину полностью со всеми элементами и нюансами и может принять правильное и обдуманное решение.

2. Помощь в решении конфликтов. Конфликты, которые возникают внутри коллектива и команды проекта нередко появляются из-за того, что сотрудники фирмы не видят всей картины целиком, у каждого из участников конфликта зачастую свое видение того, что происходит. Единая схема процесса исполнения позволяет понизить конфликты и привести любые расхождения в русло оперативного и конструктивного обсуждения ситуации. 
           3. Помощь в эффективном распределении ресурсов компании. Достаточно ли ресурсов компании (трудовых, финансовых, материальных) для достижения целей компании? Какие ресурсы являются критическими и как их оптимизировать? Как управлять ресурсами компании так, чтобы с минимумом ресурсов достичь цели компании предельно быстро? Как не трудно заметить, нередко именно руководителям компании и руководителям проектов компании доводится постоянно принимать решения, решать конфликты и распределять ресурсы компании. 
В большой мере система управления проектам нужна руководителю, так как он ответственный перед собственниками и инвесторами за все проекты. Таким образом, место руководителя организации в системе управления проектами предприятия главное и решающие.

Система управления проектами это комплекс, заключающийся из двух взаимодействующих между собой элементов: [3, с.208].

 1. Регламентирующая документация. Документация разделяется по:      

- видам регламентирующих документов: положения, регламенты, сценарии, инструкции, шаблоны документов. 
        - видам процессов: процессы управления проектами, процессы управления портфелем проектов, процессы развития системы управления проектами. 
        - видам областей знаний управления проектами: управление интеграцией, управление содержанием, управление временем, управление ресурсами, управление затратами, управление контрактами, управление качеством, управление взаимодействием, управление рисками. 
         2. Обученный штат. Обученный штат может содержать в себе следующие роли: руководители портфеля проектов, руководители проектов, специалисты по управлению проектами, члены проектных команд.

Резюме: таким образом, целью системы управления является эффективное решение стратегических целей и принятие решений. Систему управления проектами можно представить, как комплекс, состоящий из нескольких элементов.

2. Система управления проектом: понятие и содержание.

Управление проектом как научное течение включает разные подходы и методы, выработанные иными фундаментальными и практическими науками и используемыми в рамках других направлений отечественного менеджмента. Таким образом, управление проектом является аналитической дисциплиной, которая основывается на положениях системного подхода к управлению. Для эффективного управления проектами система должна быть хорошо структурирована.

Смысл структуризации (декомпозиции) приводит к разложению проекта и системы его управления на подсистемы и компоненты, которыми можно управлять.

Проект представляет собой открытую систему из совокупности связанных между собой работ, которая действует с окружающей средой, приобретая от нее необходимые ресурсы и предоставляя полученные результаты. Таким образом, можно выделить три основных элемента любого проекта: [6, с. 55-68]

1) ресурсы;

2) работы;

3) результаты.

Эти базисные составляющие можно отметить как важнейшие объекты управления проектом. Под ресурсами надлежит понимать совокупность материальных, энергетических и информационных объектов, необходимых для выполнения работ.

Есть три основные группы ресурсов, используемых в управлении проектом:

1) человеческие, которые  показывают функциональные субъекты  деятельности, соединенные в системы, которые действуют с друг другом  и иными ресурсами. Человеческие  ресурсы, как функциональные субъекты  деятельности, согласно по соотношению  к друг другу выступают и объектами. С финансовой точки зрения человеческие ресурсы перемещают собственную стоимость на итог действия постепенно, одновременно формируя добавленную стоимость. К человеческим ресурсам причисляют руководителей и работников.

2) материальные – это пассивные ресурсы и объекты деятельности, применяемые с целью выполнения работ. Ресурсы деятельности перемещают собственную стоимость в итог работ постепенно. Предмет работ переносят свою собственную стоимость на результат работ целиком, как правило, меняя собственную естественную форму и материально присутствуя в итогах работ. К средствам работ относят машины и механизмы (активные средства), здания и сооружения (пассивные). К предметам деятельности причисляют материалы и комплектующие.

3) информационные - это управляющие воздействия, направляемые субъектами деятельности на объекты деятельности, определяющие цели и результаты работ. Информационные ресурсы выступают одновременно и как средство, и как предмет управленческой деятельности. К информационным ресурсам следует отнести проектные решения, схемы, управляющие команды (приказы, распоряжения, задания), отчетную документацию и пр.

Работа – это часть деятельности, которая направленная на достижение эффективных результатов с использованием нужных для этого ресурсов. К работам относится деятельность, которая создает вещественные результаты, выработку и передачу управляющих воздействий и обратной связи, перемещению материальных объектов.

Результат – это продукт деятельности, который воплощает в себе поставленные цели. Результаты могут быть такие как: материальные и нематериальные, прямые и косвенные, промежуточные и окончательные.

Прямым и косвенным образом, источником разных возмущений является окружающая среда. Она может действовать как на проект в целом, так и на его элементы. Подобные возмущения можно назвать общим понятием риски. Риск, характеризуется как комплекс наиболее вероятных взаимодействий проекта с окружающей средой.

Базисные составляющие управления проектом тесно взаимодействуют с друг другом. Ресурсы применяются в ходе исполнения работ, далее работы формируют результаты деятельности, а в результатах находятся субстраты ресурсов (экономические и материальные). Риск оказывает влияние на все базисные составляющие. Таким образом проект действует как на окружающую среду, так и на риски.

Деятельность согласно управлению проектом предполагает руководство абсолютно всеми базисными элементами и состоит из нескольких течений. Потому как весь проект как деятельность, которая подвергается управлению, является системой, а управление проектом является приложением системного подхода, в таком случае разные типы (или направления) деятельности можно охарактеризовать как подсистемы управления проектами.

Резюме: управление проектом как наука, основывается на положениях системного подхода к управлению. Проект подвергается управлению и является системой. Разные направления деятельности охарактеризовывают как подсистемы управления проектами.

3. Виды подсистем управления проектом

Деятельность по управлению проектом предполагает управление проектом упомянутыми выше тремя базисными элементами, и кроме того выполнение обозначенных видов управленческой и обеспечивающей деятельности и действий принятия управленческих решений. Помимо этого, управление проектом обладает 8 интегральными направлениями. Потому как управление проектом является фактическим воплощением системного подхода, разные течения управления проектом допускается называть подсистемами управления проектом. К ним относятся: [4, с. 77-167]

- управление содержанием;

- управление продолжительностью;

- управление стоимостью;

- управление качеством;

- управление штатом, или управление человеческими ресурсами;

- управление материально-техническим обеспечением, или управление ресурсами (материальными);

- управление коммуникациями (информационными ресурсами);

- управление рисками.

Каждая из этих подсистем по-разному действует с базовыми элементами. Управление содержанием путем формирования системы целей определяет структуру и состав работ, ресурсов, результатов и рисков.   Управление продолжительностью прежде всего направлено на работы, а также затрагивает ресурсы (так как начало работ означает поступление или начало использования ресурсов), результаты (так как окончание работ означает создание результата) и риски (так как воздействие факторов окружающей среды сказывается на продолжительности проекта). Управление стоимостью и управление качеством направлены на все базисные составляющие. Управление штатом, управление материально-техническим обеспечением и управление коммуникациями прежде всего направлено на соответствующие виды ресурсов (человеческие, материальные и ин. формационные). Управление рисками направлено на оптимизацию взаимодействия всего проекта с окружающей средой. Исполнение управления проектом в рамках каждой подсистемы заключается в создании одной или нескольких управляющих моделей (фаза разработки) и воплощении решений, заложенных в эти схемы (фаза реализации). Схемы служат средствами, обеспечивающими процессы реализации и контроля. На основе первоначальной схемы строится модель, отражающая фактически достигнутые результаты. Таким образом, управляющая модель — это не абстрактное отображение действительности, а реальный инструмент управления.  В таблице 1 показано, какие базисные составляющие затрагиваются при действии каждой подсистемы управления проектом и какие управляющие схемы при этом используются. [5, с. 45-53]

Таблица 1.

Связи подсистем управления проектом, базовых элементов и управляющих моделей.

Подсистема управления проектом	Базисные составляющие, затрагиваемые при действии подсистемы	Управляющие схемы
Управление содержанием	Работы, ресурсы, результаты, риски	Дерево целей, структура работ, жизненный цикл проека, технический проект
Управление продолжительностью	Работы	Сетевая модель, календарный график, расписание работ
Управление стоимостью	Работы, ресурсы, результаты, риски	Структура расходов, структура доходов, бюджет, график денежных потоков
Управление качеством	Работы, ресурсы, результаты, риски	Структура продукции, структура потребностей, технический проект
Управление штатом	Ресурсы (человеческие)	Организационная структура, штатное расписание, матрица ответственности, сетевая матрица
Управление материально-техническим обеспечением	Ресурсы (материальные)	Структура ресурсов, график поставок
Управление коммуникациями	Ресурсы (информационные)	Дерево документации, схема информационной системы
Управление рисками	Риски	Дерево рисков, дерево решений

Управление содержание – это деятельность, которая настроена на то, чтобы определить цели, структуру целей, и обеспечить их действенную реализацию. Под сущностью проекта понимают объединение целей, которые поставлены перед проектом и связей между ними.

Управление продолжительностью. Управление продолжительностью – это работа, направленная на максимальное выполнение целей всего проекта в нужные для этого сроки. Проект же показывается на временной шкале и виде взаимосвязанных между собою работ. В данном случаи работа является базовым составляющим временной продолжительности проекта, т.е. работа – это деятельность, которая направлена на достижении цели и на конечный результат, длящуюся в определенное время. По конечным результатам обычно формируют график выполнения работ, который есть на самом деле. Далее вырабатываются предупреждающие и корректирующие меры, если это необходимо.

Управление стоимостью. Деятельность, направленная на определение и оценку нужного финансового результата и его непосредственного достижения. Финансовый результат заключается:

- в следовании принятого  уровня расходов, который отражается в бюджете проекта;

- в достижении нужного  соответствия между доходами  и расходами, ранее формированные  в бюджете;

Управление доходами. В первую очередь доходы связаны с конечными результатами проекта и рисками, которые могут появиться в процессе реализации проекта. Бюджет проекта – это состав, структура статей расходов, нужных для выполнения проекта, и статьей доходов, появившихся в результате. Так же под бюджетом обычно понимают структуру расходов по проекту.

Управление качеством – это получение соответствия результатов выявленным ожиданиям и потребностям, которые были в самом начале. Потребности сводятся: [7, 84-87]

- к жестким требованиям  эксплуатации;

- к функциональным требованиям;

- к надежности;

- к безопасности;

- к экологическим требованиям;

- к экономическим требованиям;

- к эстетике;

- к культуре.

Все эти требования объединяются в одном термине «качество». Из всего выше перечисленного, можно сказать, что качество – это совокупность характеристик определенного объекта, которые относятся к его способности удовлетворять всякого рода потребности. Можно выделить четыре ключевых аспекта качества:

1) качество, обусловленное  соответствием результатов проекта  рыночным потребностям и ожиданиям;

2) качество разработки (проектных  решений) и планирования проекта;

3) качество выполнения  работ по проекту в соответствии  с проектной и плановой документацией;

4) качество ресурсного  обеспечения.

Рассматривая наиболее подробно требования, которые предъявляются к качеству продукции организации, отражаются в документации проекта. Каждый документ формируется в соответствии с уже существующими нормативными документами, такие как: нормы, правила, стандарты. В фазе реализации в основу закладываются соблюдения первых двух аспектов качества. Так же в этой фазе происходят процессы обеспечения и контроля качества, которые направленны на создание продукции, имеющие норма отклонений от ранней заданных параметров, но они в пределах допустимого. В ходе осуществления работ выполняется:

- входной контроль качества. Он нужен для обеспечения качества ресурсов и выполнение начальных условий;

- технологический контроль  качества. Направлен на контроль  соблюдений необходимых технологий  и качества промежуточной продукции;

- результирующий контроль  качества. Проводит оценку соответствия конечных результатов с необходимыми требованиями. 

Контроль качества основывается на использовании контрольных карт, диаграмм Парето и иных более сложных статистических методах [8, 120]

Управление командой проекта. Эта деятельность предоставляет проекту нужный ресурс – человеческий, и его оптимальное и эффективное использование. Человеческий ресурс – это наиважнейший и сложный в управлении вид ресурса. В фазе разработки проекта основываясь на анализе работы формируются потребности в нужных человеческих ресурсах, далее производится проектирование и создание новой схему организационной структуры управления. Более подробные организационные решения прописываются в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, матрицах разделения задач управления, сетевых матрицах. В фазе реализации выполнятся поиск и подбор персонала, их адаптация и дальнейшие обучение. В управление штатом, важное место занимает управление командой проекта. В команде не отменяются формализованная структура подчинения, обязанности распределяются равномерно между участниками команды. Стоит уделить конфликтам отдельное большое внимание при управлении командой. Конфликты являются неотъемлемой частью любой человеческой деятельностью, и содержат в себе возможности развития кадров. Таким образом, опытный руководитель проектом не подавляет конфликты, а стремится ими эффективно управлять.

Управление материально-техническим обеспечением проекта – это деятельность, которая направлена на стремление обеспечить работой всеми нужными материальными и нематериальными ресурсами при соблюдении всех запланированных сроков. В этой подсистеме осуществляется управление материальными ресурсами, такими как: как средства производства и материалы. В подсистеме выделяют управление закупками и поставками. Помимо этого, выделяют управление запасами и техническую комплектацию.

Управление закупками направлено на поиск новых поставщиков ресурсов, которые нам нужны, установление с поставщиками деловых отношений, согласование договорной документации и приобретение прав на использование необходимых ресурсов.

Управление поставками. Понимается деятельность по доставке материальных ресурсов к месту их использования, организацию их приемки, контроля как входного, так и утилизации, хранение и дальнейшей передачи в использовании.  В фазе разработки проекта формируются потребности во всех материально-технических ресурсах, их характеристики и требования к срокам своевременной доставки. Моделью при это служит иерархическая структура ресурсов. Более подробные требования к ресурсам формируется в спецификациях, технических требованиях и объемно-календарных планах поставок. Задачей, которая решается совместно с подсистемами управления продолжительностью и управления ресурсами, является обеспечение своевременности поставок. В фазе реализации проекта решается множество задач по поиску новых поставщиков необходимых ресурсов, по организации и проведению тендеров на поставку, по формированию контрактов и договоров, поставки, приемки, учета, дальнейшего контроля, хранения и передачи ресурсов.

Управление запасами – это совокупность процедур, норм, правил и работ, которые стремятся обеспечить оптимальный запас ресурсов, нужного для непрерывного осуществления работ. Важнейшим аспектом управления ресурсами является производственно-техническая комплектация, направленная на формирование комплектности поставок. Комплектность – это соответствие поставок качественным и количественным требованиям.

Управление коммуникациями проекта. Это деятельность, которая стремится обеспечить сбор, обработку и предоставление достоверной информации, нужной участниками проекта для эффективного и оптимального выполнения работ. В фазе разработки происходит формирование информационных потребностей участников проекта, проектирование структуры документации и баз данных, а также создание новой информационной системы, которая включает схемы аппаратной и программной составляющих. В ходе формулировки и реализации проекта происходит разработка решений, прописанных документах, и эффективное выполнение решений, сопровождаемых накоплением учетных данных и представлением отчетов об окончательных результатах работ.

Управление рисками. Работа, направленная на оптимизацию взаимодействия проекта с внешней средой в целях минимальных отклонений проекта от поставленных раньше целей. Риск – это возможность наступления того или иного события, который является причиной конкретного воздействия на проект, приводящего к отклонениям от заранее поставленных целей, принятых решений. Риски начинают возникать на границе проекта с внешней средой. Факторы риска расположены за границами проекта, даже если негативная ситуация проявляется внутри проекта. Помимо того, работа по выявлению, оценке и анализу рисков продолжается ввиду того, что окружающая среда проекта постоянно находится в состоянии изменений, и то, что ранее было стабильностью, сейчас выглядит как источник некой неопределенности и рисков. К методам, который позволяет снизить риски, в проектном управлении относятся:

- распределение рисков;

- страхование;

- создание резервов, запасов;

- хеджирование;

- предоставление гарантий  или залогов.

Резюме: существует восемь подсистем управления проектом, каждая из которых по-разному действует с базовыми элементами. Между подсистемами управления проектом, базовыми элементами и управляющими моделями есть определенная взаимосвязь.

Выводы по главе 1.

Внимательно изучив систему управления проектом и ее подсистемы, можно сказать, что целью системы управления является эффективное решение стратегических целей и принятие решений. Также систему управления проектами можно представить, как комплекс, которая состоит из нескольких элементов. Управление проектом как наука, основывается на положениях системного подхода к управлению, сам проект подвергается управлению и является системой. Есть восемь подсистем управления, которые тесно взаимодействуют с базовыми элементами, такими как ресурсы, работы, результаты.